المعرفة أمر حيوي لأي منظمة. فمن دون التقاط المعرفة وإدارتها بفعالية، يصبح من الصعب اتخاذ قرارات مستنيرة والتعلم من التجارب السابقة وابتكار منتجات جديدة. على الرغم من أن إدارة المعرفة ليست جديدة، إلا أنها تطورت بشكل كبير مع التقدم في التكنولوجيا وتخزين المعلومات. وقد أثرت هذه التغييرات على كيفية تنفيذ مبادرات إدارة المعرفة واستدامتها بمرور الوقت.
يعد إنشاء نظام ناجح لإدارة المعرفة مهمة معقدة تتطلب التخصيص لتناسب الاحتياجات الفريدة لمؤسستك. وهو ينطوي على هيكلة النظام بفعالية، وتوقع العقبات المحتملة والتغلب عليها، واختيار الأدوات الأنسب لدعم التنفيذ.
ما هي إدارة المعرفة؟
إدارة المعرفة (KM) هي العملية المنهجية التي تستخدمها لالتقاط المعرفة وتطويرها ومشاركتها والاستفادة منها بفعالية داخل مؤسستك. يضمن تطبيق إدارة المعرفة وصول المعلومات والرؤى القيّمة إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. كما أنه يعزز كفاءة مؤسستك وابتكارها وقدراتها على اتخاذ القرارات.
من خلال التركيز على هذه الجوانب من إدارة المعارف، يمكنك تحسين عملية صنع القرار، وخلق الابتكار، وزيادة الكفاءة، والحفاظ على المرونة في بيئة تنافسية.
أهمية إدارة المعرفة
تُعد عملية إدارة المعرفة أمرًا بالغ الأهمية لمؤسستك لأنها تعمل على تحسين استخدام المعرفة الجماعية، مما يؤدي إلى فوائد متنوعة تعزز الأداء العام والقدرة التنافسية. إليك سبب أهمية إدارة المعرفة لمؤسستك:
يزيد من الكفاءة والإنتاجية
وفرت إدارة المعارف الوقت من خلال عدم البحث في أنظمة متعددة عن المعلومات المبعثرة في أنحاء مختلفة:
- الدردشات
- وثائق
- رسائل البريد الإلكتروني
يوفر برنامج مركزي لإدارة المعرفة مصدراً موثوقاً للحقيقة، مما يقلل من الحاجة إلى عمليات البحث المتكررة والانقطاعات. وهذا يعزز الكفاءة التشغيلية بشكل كبير، ويوفر الوقت لفرق الخدمة وتكنولوجيا المعلومات، ويزيد من الإيرادات.
إدارة المعرفة تمكنك من اتخاذ قرارات مستنيرة
تضمن المشاركة الشفافة للمعرفة أن كل شخص في المؤسسة لديه إمكانية الوصول إلى نفس المعلومات. هذه المواءمة تمكّن الموظفين من اتخاذ قرارات مستنيرة بشكل جماعي استناداً إلى بيانات دقيقة ومحدثة.
يقلل من المعلومات المكررة أو القديمة
تحول مركزية المعرفة دون خطر استخدام معلومات قديمة أو غير موثوقة. ويضمن وجود مصدر واحد للحقيقة أن تكون جميع المعلومات حديثة، مما يسهل التكيف السريع والمرونة مع التغييرات.
إدارة المعرفة يمنع صوامع الشركة
تكسر الإدارة الفعالة للمعرفة صوامع المعلومات من خلال تعزيز الشفافية والتواصل بين الأقسام. وهذا يضمن حصول جميع الفرق على المعرفة اللازمة للتعاون بفعالية والعمل على تحقيق أهداف الشركة المشتركة.
أنواع إدارة المعرفة
دعنا نستكشف ثلاثة أنواع أساسية لإدارة المعرفة: الصريحة والضمنية والضمنية والضمنية. سيساعدك فهم هذه الأنواع على الاستفادة من معارفك المؤسسية بفعالية أكبر ودفع عجلة الابتكار والكفاءة.
1. إدارة المعرفة الصريحة
تشير المعرفة الصريحة إلى المعلومات الملموسة والمدونة التي يمكن توثيقها وتخزينها ومشاركتها بسهولة. يركز هذا النوع من إدارة المعرفة على جمع وإدارة أصول المعرفة الصريحة مثل الأدلة والإجراءات وقواعد البيانات والتقارير. الهدف الأساسي هو جعل المعلومات الهامة متاحة بسهولة للموظفين. فهو يمكّنهم من اتخاذ قرارات مستنيرة وأداء مهامهم بكفاءة.
فوائد:
- يقلل من وقت البحث عن المعلومات ويقلل من ازدواجية الجهود.
- يضمن الاتساق في العمليات والامتثال للمعايير التنظيمية.
- تسهيل عملية التأهيل السريع للموظفين الجدد ودعم مبادرات التحسين المستمر.
2. إدارة المعرفة الضمنية
المعرفة الضمنية هي المعرفة الشخصية والتجريبية التي تكمن في أذهان الأفراد ويصعب التعبير عنها أو إضفاء الطابع الرسمي عليها. يركز هذا النوع من إدارة المعرفة على التقاط ومشاركة الرؤى والخبرات وأفضل الممارسات المترسخة بعمق في تجارب الموظفين وحدسهم. تُعد تقنيات مثل التوجيه ورواية القصص والمنصات التعاونية ضرورية لنقل المعرفة الضمنية بفعالية عبر المؤسسة.
فوائد:
- يشجع على حل المشكلات الإبداعية والابتكار.
- يعزز التعلم والتطوير من خلال مشاركة الخبرات القيمة.
- الحفاظ على المعرفة المهمة التي قد تضيع عند مغادرة الموظفين.
3. إدارة المعرفة الضمنية
تشير المعرفة الضمنية إلى المعرفة المتضمنة في العمليات التنظيمية والإجراءات الروتينية والثقافة المؤسسية ولكنها غير موثقة أو غير مفصّلة بشكل صريح. يركز هذا النوع من إدارة المعرفة على تحديد المعرفة الضمنية والاستفادة منها لتحسين الأداء المؤسسي وصنع القرار. وهو ينطوي على التعرف على الأنماط وفهم الديناميكيات التنظيمية واستكشاف الذكاء الجماعي لدفع عجلة التحسين المستمر.
فوائد:
- يستخدم الرؤى المستقاة من الإجراءات والممارسات المؤسسية الروتينية التنظيمية لإثراء القرارات الاستراتيجية.
- تسهيل التعلم التكيفي والمرونة التنظيمية.
- يحافظ على الثقافة والهوية المؤسسية ويعززها.
ما هي عملية إدارة المعرفة؟
سنستكشف هنا استراتيجية إدارة المعرفة الكاملة (KM)، مع تسليط الضوء على خطواتها وفوائدها الهامة للشركات الحديثة.
1. اكتشاف المعرفة وإنشاء المعرفة
تبدأ العملية بتحديد المعرفة الجديدة وابتكارها. ويمكن أن يحدث ذلك من خلال البحث الرسمي أو مبادرات الابتكار أو حتى الاكتشافات العرضية خلال العمليات اليومية. على سبيل المثال، قد يكتشف الفريق نهجًا أكثر كفاءة في خدمة العملاء استنادًا إلى تحليل التغذية الراجعة المستمرة.
2. الحصول على المعرفة
بمجرد توليد المعرفة الصحيحة، يجب تسجيلها بطريقة منظمة. وتشمل إدارة المعرفة هذه ما يلي:
- توثيق الرؤى
- أفضل الممارسات
- الدروس المستفادة وغيرها من المعلومات القيمة.
يضمن توثيق المعرفة الاحتفاظ بها للرجوع إليها في المستقبل ويمكن مشاركتها عبر المؤسسة.
3. تنظيم المعرفة وتخزينها
تنظيم المعرفة وتخزينها أمر بالغ الأهمية لسهولة الوصول إليها واسترجاعها. غالبًا ما تستخدم أنظمة إدارة المعرفة الحديثة منصات قائمة على السحابة تتيح التخزين الآمن والاسترجاع السريع للمعلومات. يساعد تصنيف المعرفة على أساس الصلة أو القسم أو المشروع على تبسيط الوصول ويضمن أن يتمكن الأشخاص المناسبون من العثور على المعلومات الصحيحة عند الحاجة.
4. تشجيع مشاركة المعرفة
مشاركة المعرفة هي المكان الذي تظهر فيه القيمة الحقيقية لإدارة المعرفة. حيث تعزز المشاركة الفعالة للمعرفة التعاون وتمنع ازدواجية الجهود وتسرّع الابتكار. تتضمن هذه الخطوة إنشاء منصات أو منتديات أو مجتمعات حيث يمكن للموظفين تبادل الأفكار ومناقشة التحديات والتعلم من تجارب بعضهم البعض.
5. تطبيق المعرفة
الهدف النهائي لإدارة المعرفة هو تطبيق المعرفة لتحسين عملية صنع القرار وتعزيز الأداء التنظيمي. وتتضمن هذه الخطوة استخدام الرؤى والمعلومات التي يتم جمعها من خلال عمليات إدارة المعرفة لحل المشاكل وابتكار منتجات أو خدمات جديدة وتحسين العمليات التشغيلية.
حالات استخدام إدارة المعرفة
دعنا نستكشف العديد من حالات الاستخدام المقنعة التي تثبت فيها إدارة المعرفة أنها لا تقدر بثمن:
إدارة المخاطر
في الصناعات ذات المتطلبات التنظيمية الصارمة، تلعب أنظمة إدارة المعرفة دورًا حاسمًا في ضمان الامتثال وتخفيف المخاطر. فمن خلال جعل السياسات والإجراءات والمبادئ التوجيهية التنظيمية مركزية، يمكن للمؤسسات ضمان وصول الموظفين إلى أحدث المعلومات. كما تعمل أدوات الإدارة أيضًا على تسهيل عمليات التدقيق والتفتيش من خلال توفير وثائق شاملة ومسارات تدقيق، وبالتالي تقليل مخاطر الامتثال والعقوبات المحتملة.
عمليات دعم العملاء
تُحدث إدارة المعرفة ثورة في دعم العملاء من خلال تزويد الوكلاء بمستودع شامل للحلول وأدلة استكشاف الأخطاء وإصلاحها ودراسات الحالة. من خلال تمكين الوصول السريع إلى المعلومات ذات الصلة، يمكن للوكلاء حل استفسارات العملاء على الفور.
يؤدي ذلك إلى ارتفاع معدلات حل المكالمات الأولى وتحسين رضا العملاء. بالإضافة إلى ذلك، تعمل أنظمة إدارة المعرفة على تسهيل التعلّم المستمر وتطوير المهارات بين فرق الدعم، مما يضمن بقاءهم على اطلاع دائم بأحدث المعارف المتعلقة بالمنتجات وتحديثات الخدمة.
إدارة المشاريع
تدعم إدارة المعرفة إدارة المشروع من خلال استخلاص الدروس المستفادة وأفضل الممارسات من المشاريع السابقة.
من خلال توثيق الاستراتيجيات الناجحة والجداول الزمنية للمشاريع والتحديات التي واجهتها، يمكن للمؤسسات تحسين تخطيط المشاريع وتنفيذها. تمكّن مستودعات المعرفة فرق المشاريع من الوصول إلى البيانات التاريخية وتجنب الأخطاء السابقة وتكرار النتائج الناجحة، مما يؤدي إلى تنفيذ المشاريع بكفاءة أكبر ورضا العملاء.
الابتكار والتعاون في مجال البحث والتطوير
تلعب إدارة المعرفة دورًا أساسيًا في دفع الابتكار وبناء التعاون داخل فرق البحث والتطوير (R&D). فمن خلال مشاركة نتائج الأبحاث وبراءات الاختراع والرؤى العلمية عبر الأقسام والمكاتب العالمية، تحفز المؤسسات على توليد الأفكار وتسريع ابتكار المنتجات.
تعمل منصة إدارة المعرفة على تسهيل التعاون متعدد الوظائف، مما يمكّن العلماء والمهندسين والمصممين من التعاون في المبادرات الجديدة وتطوير النماذج الأولية وأبحاث السوق، مما يؤدي في النهاية إلى تحقيق ابتكارات رائدة وريادة في السوق.
أفضل ممارسات إدارة المعرفة
إليك بعض أفضل الممارسات البسيطة التي يمكنك اتباعها في إدارة المعرفة:
ضبط الهيكل التنظيمي الخاص بك
فكر في كيفية تأثير هيكلية شركتك على تدفق المعرفة. فالفرق المنعزلة تجعل من الصعب مشاركة الأفكار. على الرغم من عدم وجود نهج واحد يناسب الجميع، إلا أن الهياكل المسطحة واللامركزية تدعم بشكل عام إدارة المعرفة بشكل أفضل. ابحث عن العوائق في هيكلية شركتك التي قد تعيق تدفق المعرفة وقم بإجراء التغييرات وفقاً لذلك.
تعزيز ثقافة المشاركة:
خلق بيئة تشجع على مشاركة المعرفة. قم بمواءمة معتقدات شركتك وقيمها مع جهود إدارة المعرفة. كافئ الموظفين على مشاركة الأفكار عبر فرق العمل. يمكن أن يؤدي إنشاء “مجتمعات ممارسة” غير رسمية حيث يتعاون الخبراء ويتبادلون المعرفة إلى تعزيز جهود إدارة المعرفة.
تطوير استراتيجية الاحتفاظ بالمعرفة:
حافظ على المعرفة القيّمة داخل مؤسستك. حدد المعرفة المهمة، وقم بتقييم ما قد يكون معرضاً لخطر الضياع، واتخذ الخطوات اللازمة للحفاظ على إمكانية الوصول إليها. حدد أفضل الطرق لالتقاط المعرفة وتخزينها وإتاحتها بسهولة للموظفين.
استخدام أنظمة إدارة المعرفة سهلة الاستخدام ودعم التبني:
تنفيذ أنظمة سهلة الاستخدام تندمج بسلاسة في العمل اليومي للموظفين. وهذا يزيد من القبول على مستوى الشركة والاستخدام المستمر. الحصول على الدعم من القيادة وتعيين أبطال يمكنهم تدريب الموظفين وتعزيز استخدام النظام بفعالية.
التماس آراء الموظفين وإدماجها:
أشرك الموظفين في مبادرات إدارة المعرفة منذ البداية. اجمع ملاحظاتهم لتحسين قابلية استخدام النظام وملاءمته. قم بتنفيذ ميزات مثل:
- استخدمها
- الإبلاغ عنها
- إصلاحه
- أضفها
يعمل باستمرار على تحسين قاعدة معارفك بناءً على مدخلات المستخدم في الوقت الفعلي.
كيف يعزز QuestionPro InsightHub إدارة المعرفة؟
تُعد منصة QuestionPro InsightHub واحدة من المنصات القوية لإدارة المعرفة، حيث تقدم مجموعة من الميزات التي تزيد من مشاركة المعرفة والتعاون والاحتفاظ بها داخل المؤسسات. فيما يلي كيفية مساهمة InsightHub في الإدارة الفعالة:
1. الاستطلاعات واستطلاعات الرأي
يتيح InsightHub للمستخدمين إنشاء استبيانات واستطلاعات رأي لجمع رؤى وملاحظات قيّمة من الموظفين أو أصحاب المصلحة. تساعد هذه البيانات في تحديد الثغرات المعرفية وتقييم احتياجات التدريب وجمع الآراء حول الموضوعات ذات الصلة المهمة لاستراتيجيات إدارة المعرفة.
2. منتديات المناقشة
يوفر InsightHub منصة لاستضافة منتديات النقاش حيث يمكن للموظفين طرح الأسئلة ومشاركة الخبرات وتبادل المعرفة بشكل غير رسمي. وتؤدي هذه المنتديات دورًا أساسيًا في الحصول على المعرفة الضمنية وتعزيز التعلم المستمر في جميع أنحاء المؤسسة.
3. مشاركة المحتوى
يمكن للمستخدمين مشاركة المستندات والمقالات والموارد المعرفية بسهولة من خلال InsightHub. تضمن هذه الميزة وصول الموظفين إلى المعلومات ذات الصلة، مما يسهل التعلم المستمر والتطوير المهني.
4. تحليل البيانات
يوفر InsightHub إمكانات متقدمة لتحليل البيانات، بما في ذلك أدوات تحليل وإعداد تقارير قوية. يمكن للمؤسسات الاستفادة من هذه الميزات للكشف عن الاتجاهات والأنماط والرؤى القابلة للتنفيذ من البيانات التي تم جمعها، مما يمكّنها من اتخاذ قرارات مستنيرة في مبادرات إدارة المعرفة.
5. أدوات التعاون
بفضل مساحات عمل الفريق وميزات إدارة المشاريع وخيارات الدردشة في الوقت الفعلي، يعمل InsightHub على تعزيز التعاون بين الموظفين العاملين في مشاريع الإدارة. تعمل هذه الأدوات على تبسيط التواصل وتنسيق المشاريع، وبناء فريق إدارة المعرفة.
6. آليات التغذية الراجعة
يُمكّن InsightHub المؤسسات من جمع الملاحظات من الموظفين حول عمليات إدارة المعرفة وأدواتها ومبادراتها. وتساعد حلقة التغذية الراجعة هذه على تحسين فعالية نظام إدارة المعرفة وتحسينه بمرور الوقت، مما يضمن التوافق مع الأهداف المؤسسية.
7. قدرات التكامل
يتكامل InsightHub بسلاسة مع الأنظمة والأدوات الأساسية الأخرى المستخدمة داخل المؤسسات، مثل أنظمة إدارة التعلم (LMS) وبرامج إدارة علاقات العملاء وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات. ويضمن هذا التكامل تدفق البيانات بسلاسة عبر الأنظمة الأساسية، مما يعزز الكفاءة والفعالية الإجمالية لمنظومة إدارة المعرفة.
استنتاج
تساعد إدارة المعرفة المؤسسات على استخدام معارفها بفعالية. فمن خلال تنظيم المعلومات ومشاركتها بطريقة منظمة، يمكن للشركات أن تعمل بشكل أفضل، وتخرج بأفكار جديدة، وتنمو بشكل مطرد.
مع تغير التكنولوجيا، تصبح إدارة المعرفة أكثر أهمية لنجاح الشركات. من الضروري للشركات التركيز على الاستراتيجيات الجيدة لإدارة المعرفة بشكل جيد والاستثمار فيها.
من خلال استكشاف منصة QuestionPro InsightHub، يمكن للمؤسسات تعزيز ممارسات إدارة المعرفة وتعزيز التعلم التعاوني. وهذا يساعد على بناء التحسين المستمر على جميع مستويات المؤسسة. اتصل بـ QuestionPro للحصول على مزيد من المعلومات!
