يواجه مديرو الموارد البشرية يوميا العديد من التحديات ، لا شيء أكثر حدة من التوظيف وتأهيل الموظفين. الطلب لا يشبع ، لكن مجموعة المواهب تتقلص باطراد.
على الرغم من نقص المواهب ، أصبح العثور على المرشح المناسب أكثر أهمية من أي وقت مضى. ومع ذلك ، يبدأ التحدي الأكبر بمجرد العثور على الشخص المناسب.
بعد ساعات لا حصر لها من البحث عن المواهب المناسبة وتحديدها وإجراء المقابلات معها وتوظيفها ، إذا غادر الموظف الجديد إلى مرعى أكثر خضرة ، فستذهب كل جهودك سدى ، وستعود إلى المربع الأول.
ماذا لو قبل المرشح عرضا ، وأكد فترة الإشعار ، ووافق على تاريخ البدء ولكن بعد ذلك ألغى في اللحظة الأخيرة؟
هل يمكن لعملية إعداد الموظف الأكثر تنظيما بناء على عملية إعداد الموظف المحددة أن تمنع حقا شيئا كهذا؟ هل يزيد حقا من مشاركة الموظفين ، ويغرس الولاء في الموظفين الجدد ، وبالتالي يحسن الاحتفاظ بالموظفين؟
نتيجة لذلك ، فإن فترة الإعداد هي المكان الذي يتم فيه بناء العلاقة بين صاحب العمل والموظف.
في هذه المدونة ، سنلقي نظرة على إعداد الموظفين بمزيد من التفصيل. سنعلمك كل ما تحتاج إلى معرفته. سيمنحك هذا جميع المكونات السرية اللازمة لإنشاء عملية إعداد غير عادية ووضع الأساس لعلاقة سعيدة وطويلة الأمد مع موظفيك الجدد.
فهرس المحتوى
- ما هو إعداد الموظف؟
- أنواع إعداد الموظفين
- لماذا يتم استخدام استبيان إعداد الموظف؟
- أسئلة استبيان إعداد الموظف الرئيسي
- أفضل الممارسات لعملية تأهيل الموظفين الجدد
- استنتاج
ما هو إعداد الموظف؟
إعداد الموظفين هو عملية لمساعدة الموظفين الجدد على التكيف مع الجانب الاجتماعي والأداء للمؤسسة التي تم تعيينهم فيها مؤخرا.
تساعد هذه العملية الموظفين الجدد على التكيف مع وظيفتهم الجديدة بسرعة وكذلك تعلم المواقف والمعرفة والمهارات وما إلى ذلك ، المطلوبة للعمل بكفاءة داخل المنظمة.
ربما تكون قد واجهت شكلا من أشكال تأهيل الموظفين إذا كنت قد تم توظيفك. من اللحظة التي تدخل فيها إلى المنظمة ، هناك العديد من الوجوه الجديدة لمقابلتها والترحيب بها ، والعديد من العمليات التي تعتاد عليها ، والتكنولوجيا لا تمنحك السلام ، وجبل من الأعمال الورقية.
كل هذا يمكن أن يكون ساحقا ، خاصة إذا كانت هذه هي وظيفتك الأولى. لذلك ، لتخفيف كل التوتر حول هذا الأمر ، تضمن عملية الإعداد أن يبدأ المنضمون الجدد بالقدم اليمنى.
تم تصميم أسئلة استبيان إعداد الموظفين لجمع التعليقات من الموظفين الجدد حول تجاربهم أثناء عملية الإعداد.
استبيان إعداد الموظف هو مسح منهجي يستخدم للموظفين الذين وظفتهم المؤسسة مؤخرا. يقيس هذا الاستطلاع الرضا الوظيفي للموظفين عن عملية الإعداد والخبرة العامة والتعليقات ذات الصلة.
مورد مجاني: أسئلة مسح الرضا عن التوظيف + نموذج نموذج الاستبيان
أنواع إعداد الموظفين
يمكن تقسيم إعداد الموظفين إلى فئتين:
- إعداد الموظف الرسمي: تتضمن هذه العملية مهمة وإجراءات منظمة تساعد الموظفين الجدد بشكل فعال على التكيف مع مناصبهم. يطلق عليها عملية قانونية لأنه في هذه العملية ، يتم فصل الموظفين الجدد بشكل منهجي عن الموظفين الحاليين للخضوع لعملية توجيه مماثلة للتدريب داخل الفصل الدراسي.
- إعداد الموظف غير الرسمي: هذه العملية هي نشاط شبه منظم يتعلم من خلاله الموظف الجديد من زملائه الأكثر خبرة داخل المنظمة. يتضمن هذا عادة تظليلهم ، والتدريب الفردي المرتجل ، والعمليات المماثلة ، وإكمال جميع عمليات الموارد البشرية.
يعتمد ذلك على ثقافة عمل المؤسسة وعملية الإعداد التي يرغبون في اتباعها: رسمية أو غير رسمية.
وفقا للدراسات ، تنفق الشركات ما يصل إلى 30٪ من راتب الموظف الجديد على الإعداد. ومع ذلك ، يجب تنفيذ عملية لمساعدة الموظفين الجدد على الشعور بالراحة في يومهم الأول في العمل. ما يقلقني هنا هو إذا كنت تستثمر كثيرا ، فدع النتيجة تتحدث بشكل إيجابي.
مزيد من المعلومات: قوالب مجانية لتقييم الموظفين ومسح الموارد البشرية
لماذا يتم استخدام استبيان إعداد الموظف؟
يمكن أن تتسبب عملية الإعداد الصحيحة في زيادة هائلة في إنتاجية الفريق ، وبالتالي ، المنظمة لأنها تأخذ أفضل جوانب الموظف الجديد وتطابقها مع جوانب المنظمة وتخلق وصفة للنجاح.
هذا يجعل ردود الفعل لهذه العملية ذات أهمية قصوى لمزيد من النجاح وتسوية أي مكامن الخلل قد يكون البرنامج. بعض أكبر الأسباب وراء إجراء استبيان إعداد الموظف هي:
- افهم ما يفكر فيه الموظف حول عملية الإعداد والشركة.
- قم بقياس ما إذا كان الموظف الجديد يفهم دوره جيدا ومجهزا جيدا للوفاء بمسؤوليته الأساسية.
- اجعل الموظف الجديد على اطلاع على توقعات الفرد وما هي توقعات المنظمة من الموظف.
- لتعيين ما إذا كانت هناك حاجة إلى مزيد من المعلومات أو التدريب حتى يتمكن الموظف من الأداء الجيد في الدور.
- يمكن استخدامه أيضا لاستكشاف أي مشكلات يواجهها الموظف وإصلاحها.
يعد استبيان إعداد الموظفين أيضا أحد أقوى الأدوات لجمع التعليقات حول عملية الإعداد وسد أي ثغرات .
تعرف على المزيد: أفضل 15 سؤالا في استطلاع مشاركة الموظفين لاستبيانك التالي
أسئلة استبيان إعداد الموظف الرئيسي
في هذا القسم ، من المهم سؤال الموظفين الجدد عن جودة المعلومات التي تمت مشاركتها أثناء التوظيف لفهم تصورهم للمنظمة وملاحظاتهم على عملية التوظيف.
يجب طرح أسئلة استبيان الموظفين هذه خلال الأسبوع الأول على الموظفين ، ويجب مراعاة التعليقات التي تم جمعها من خلال ردودهم.
أسئلة توظيف الموظفين
1. أثناء عملية التوظيف ، تم تزويدي بالقدر المناسب من المعلومات حول [Organization name].
- هذا سؤال مهم يجب طرحه على الموظفين لمعرفة ما إذا كانت عملية التوظيف قوية. لا ينبغي أن تكون العملية ساحقة للموظفين. يجب أن تكون المعلومات المقدمة أثناء العملية مثالية ، وليس أقل ، وليس أكثر. من خلال طرح هذا السؤال ، ستكون على دراية بالموقف.
2. ما هي الأشياء الثلاثة التي كان بإمكاننا القيام بها بشكل مختلف لتحسين عملية التوظيف؟
- سيساعدك هذا السؤال المفتوح على جمع قدر كبير من التعليقات والمعلومات حول تحسين عملية توظيف الموظفين . تذكر أن التغذية الراجعة هي عملية دورية وليست عملية خطية. لذلك ، من الجيد التحسين والتطور باستمرار. بناء على التعليقات المقدمة من المنظمات يمكن أن تتطور أيضا.
أسئلة صنع القرار للموظفين
3. من فضلك قل لنا الأسباب الثلاثة للانضمام [Organization name].
- من خلال طرح هذا السؤال ، ستعرف ما هي السمات الإيجابية لمؤسستك التي تجذب الناس ليكونوا موظفين في المنظمة. هذا سؤال أساسي يجب أن يكون جزءا من مسح .
4. أين كنت تعمل قبل الانضمام إلى هذه المنظمة؟
- يمكن أن يمنحك فهم وجهة نظر الموظف الجديد حول الانضمام إلى مؤسستك قدرا كبيرا من المعلومات حول مبادراتك التسويقية وقيمة مؤسستك وسمعتك في السوق والمكان الذي تكرس فيه جهود التوظيف الخاصة بك.
أسئلة تجربة إعداد الموظفين (الأسبوع 1)
5. أشعر بالترحيب في [Organization name].
- إنها بداية إيجابية عندما يشعر الموظف أنه مرحب به في المنظمة. طرح هذا السؤال سيعطي وضوحا للمنظمة من منظور الموظف.
6. أنا سعيد للغاية أن أكون مرتبطا ب [Organization name]
- لنفترض أن الموظف سعيد بأن يكون جزءا من المنظمة. في هذه الحالة ، من المحتمل أن يظهر الموظف مستويات أعلى من مشاركة الموظفين في الأشهر المقبلة ، لذلك من المهم معرفة كيف يشعر الموظف.
أسئلة مشاركة الموظفين
بعد أن أتيحت الفرصة للموظفين الجدد للاستقرار وبضعة أسابيع من الروتين ، حان الوقت الآن لنشر استبيان آخر يمكنه جمع ملاحظاتهم وخبراتهم في العمل مع المنظمة حتى الآن. يجب أن تركز الأسئلة في الأسبوع 5 على فهم مستويات مشاركة الموظفين ، والشعور بالانتماء في المنظمة ، وما إلى ذلك.
7. على مقياس من 0-10 ، ما مدى احتمالية أن توصي [Organization name] به لعائلتك أو أصدقائك؟
- هذا هو سؤال صافي نقاط الترويج للموظف ؛ من خلال طرح هذا السؤال ، ستعرف مدى استعداد الموظف لإحالة مؤسستك إلى عائلته أو أصدقائه.
8. منذ الوقت الذي انضممت فيه [Organization name]، نادرا ما أفكر في الانضمام إلى أي منظمة أخرى.
- لن يبحث الموظف السعيد باستمرار عن خيارات للمضي قدما. إذا كان الموظف سعيدا بالانضمام إلى مؤسستك ويرى مستقبلا واعدا للمؤسسة ، فهو يريد البقاء لفترة أطول في المنظمة.
9. أرى في [Organization name] السنوات الخمس أسفل الممر.
- المالية لتنفيذ عملية التوظيف. ليست حقيقة أقل شهرة أن توظيف الموظفين هو عملية واسعة تتطلب الكثير من الموارد والتفاني. يمكن أن يكون مؤلما للغاية إذا كان على المنظمة الاستمرار في القتال استنزاف الموظفين. من الجيد معرفة خطط الموظفين طويلة الأجل.
10. يحفزني الفريق على تجاوز ما هو متوقع مني لتقديمه.
- إذا كان أعضاء الفريق داعمين ويساعدون الموظف الجديد على فهم الثقافة التنظيمية والعمل على الفور ، من المرجح أن يستقر الموظف بسرعة ويؤدي بشكل أفضل. هذا سؤال جيد لجمع المعلومات.
11. أتلقى بانتظام تعليقات من مديري حول المهام الموكلة إلي.
- نقدر دائما التعليقات البناءة ، سواء كانت من موظف متمرس أو موظف جديد. تأكد من حصول الموظف الجديد على تعليقات في الوقت المناسب من مديره. سيساعدهم ذلك على تحسين مهاراتهم والتكيف بشكل أفضل مع البيئة الجديدة.
12. يمكنني إدارة التوازن بين العمل والحياة بشكل جيد للغاية.
- من المهم ، كمؤسسة ، أن تطرح أسئلة استبيان موظفيك التي تساعدهم على تحديد ما إذا كانوا يبلون بلاء حسنا في مكان العمل وفي حياتهم الشخصية. يمكن أن تكون الوظيفة الجديدة مربكة وأحيانا متطلبة أيضا. يجب أن يكون هذا السؤال جزءا من الاستبيان الخاص بك لمساعدة موظفيك على إدارة هذا التوازن.
أسئلة تعريف الموظف
13. أنا واثق من استخدام البرامج / الأدوات / الأنظمة المطلوب مني استخدامها في هذا الدور.
- من المهم أن تكون صادقا مع الموظفين الجدد أثناء الإعداد ، وشرح أدوارهم ومسؤولياتهم لمساعدتهم على تحليل دورهم ، والتأكد من أن لديهم مجموعة المهارات الأساسية التي تناسب الدور. هذا سؤال مهم ويجب أن يكون جزءا من استبيان إعداد الموظف الخاص بك.
14. لقد تلقيت تدريبا كافيا للتعود على وظيفتي.
- إذا كانت تقنية أو برنامجا جديدا تتوقع أن يعمل به موظفك الجديد ، فقم بتزويده بالتدريب المطلوب لاستخدام التكنولوجيا دون أي تردد. ستحدد الإجابة على هذا السؤال ما إذا كان برنامجك التدريبي للموظفين الجدد فعالا.
15. تلقيت معلومات مفيدة بخصوص المنتجات / الخدمات وتاريخ المنظمة في التعريف.
- تهدف عملية التعريف إلى مشاركة جميع المعلومات الضرورية مع الموظف الجديد. في التوجيه ، تأكد من تزويد الموظف بجميع المعلومات لمساعدته على الاستقرار في المنظمة.
أسئلة تجربة إعداد الموظفين (الأسبوع 5)
16. أشعر بالترحيب والتقدير من قبل الفريق.
- بالنسبة للموظف الجديد ، من المهم أن تكون وتشعر بأنك جزء من الفريق. يعتمد الأمر كثيرا على أعضاء فريقه وزملائه في العمل لجعله يشعر بالراحة في مكان العمل. من خلال طرح هذا السؤال في الاستبيان الخاص بك ، يمكنك معرفة عمليات تفكير الموظفين أثناء وجودهم في فريق.
17. أشعر بإنتاجية العمل في [Organization name]
- شعور الموظف بالثقة والإنتاجية أمر جيد له وللمؤسسة. الموارد البشرية هي أحد الأصول للمنظمة. العمل الجاد والموظفين ذوي الأداء الجيد هما ما تهدف المنظمة دائما إلى توظيفه.
18. كان الوصف الوظيفي والمسؤوليات الموضحة لي دقيقة.
- من المهم أن تكون صادقا مع الموظفين الجدد أثناء الإعداد ، وأن تشرح لهم بوضوح أدوارهم ومسؤولياتهم لمساعدتهم على تحليل دورهم ، والتأكد من أن لديهم مجموعة المهارات الأساسية التي تناسب الدور. هذا سؤال مهم ويجب أن يكون جزءا من استبيان إعداد الموظف الخاص بك.
19. لقد تلقيت لمحة عامة عن مسار حياتي المهنية والتقدم المحرز في هذه المنظمة.
- من الجيد أن تشرح لموظفيك الجدد مسارهم الوظيفي قبل انضمامهم إلى المنظمة ، وهذا سيضمن مشاركة الموظفين ، وإذا كان مسارهم الوظيفي يتماشى مع أهداف المنظمة ، فسيكون ذلك مفيدا للطرفين.
20. ما هو الشيء الوحيد الذي كان بإمكاننا القيام به بشكل مختلف لتحسين تجربة الإعداد بشكل عام؟
- المجموعة التالية من أسئلة الاستطلاع يجب أن يسأل خلال الأسبوع الخامس / الأسبوع السادس. يجب أن يكون الأسبوع الخامس والأسبوع السادس أكثر تفصيلا وأن يغطيا الأسئلة المتعلقة بمشاركة الموظفين وتصور الدور وتجربة الإعداد. بحلول هذا الوقت ، يستقر الموظف الجديد وسيكون لديه أي تعليقات أخرى حول تجربته الإجمالية داخل المنظمة.
تعرف على المزيد: 30 سؤالا لرضا الموظفين لا يمكنك تفويتها
أفضل الممارسات لعملية تأهيل الموظفين الجدد
عند نشر استبيان تأهيل الموظف ، يجب توخي أقصى درجات الحذر للتأكد من أن البيانات الناتجة قابلة للتنفيذ ، وأن يشعر الموظفون بالراحة في تقديم ملاحظات صادقة وغير متحيزة ، وأن يتم جمع ملاحظات الموظفين في الوقت المناسب وتكون ذات صلة.
عندما تبدأ في إعداد الاستطلاعات ونشرها لموظفيك الجدد ، إليك بعض أفضل الممارسات التي ستساعدك على تحقيق نتائج أفضل.
- قم باستطلاع رأي موظفيك في الوقت المناسب: الاستطلاع الصحيح
يجب إرسالها في الوقت المناسب. الشيء نفسه ينطبق على استطلاع إعداد الموظف. ما هو الوقت المناسب لإرسال الاستبيان – بعد يومهم الأول أو أسبوعهم الأول في العمل أو الشهر الأول أو بعد ثلاثة أشهر من انضمامهم؟
بغض النظر عن الوقت الذي تقرر فيه إرسال الاستطلاع ، فقط تأكد من أنه لم يفت الأوان بعد لإرسال استطلاع الإعداد ، وإلا هزيمة الغرض الأساسي من إرسال الاستطلاع. الانتظار لفترة طويلة لإرسال استطلاع يعني فقدان رؤى قيمة.ينصح بمناقشة العملية وأتمتتها للبقاء في النظام. سيساعد إرسال الاستبيان على الفور الموظفين على تذكر التعليقات وتدوينها.
- اجعلها قصيرة وبسيطة: لا ينبغي أن يكون إكمال هذه الاستطلاعات مثل القيام بالأعمال اليومية ، والتي يمكن أن تكون مرهقة. اجعل هذه الاستطلاعات قصيرة ومباشرة تماما.
يجب أن تحتوي الاستطلاعات على 10 أسئلة ذات صلة كحد أقصى. يجب أن يكون معظمها مغلقا مع خيارات إجابة مناسبة و 3 أسئلة مفتوحة على الأكثر. تذكر أنها ليست مقالة جامعية يعملون عليها.
- قياس التجربة: لا تغفل عن سبب طرح هذه الأسئلة على الموظفين الجدد. تحتاج إلى التأكد من أن الموظفين الجدد يتناسبون مع النظام بسرعة وكفاءة. في النهاية ، يجب تصميم الاستطلاع الخاص بك مع مراعاة النتيجة النهائية.
- كن مباشرا في نهجك: اطرح أسئلة مباشرة ، وامنح الموظفين القدرة على تقييم خبراتهم وتشكيل مسار حياتهم المهنية في المنظمة. من خلال الضرب حول الأدغال ، لن يتم حل هذا الغرض بالتأكيد. بدلا من ذلك ، اطرح أسئلة يمكن أن تساعدهم في تقييم أدائهم والتفكير قبل أنفسهم.
- اطرح الأسئلة الأكثر صلة: سيؤدي تخصيص أسئلتك أو تخصيصها لتناسب احتياجات الاستطلاع إلى الحصول على إجابات أفضل. في حين أن مجموعة الأسئلة العامة يمكن أن تعطي نقطة انطلاق جيدة ، فمن المستحسن القفز إلى النقطة في وقت قريب بما يكفي لتجنب ارتفاع التسرب من الاستطلاع. يجب أن يقتصر موضوع وأسئلة الاستبيان على إعداد الموظفين في جميع الأوقات.
تعرف على المزيد: برنامج استبيان الموظفين
استنتاج
سيتوسع تأهيل الموظفين إلى ما هو أبعد من الامتثال والتكامل الثقافي في مستقبل العمل. إنه عندما تنشئ رابطة قوية بين صاحب العمل والموظف. عملية الإعداد سيئة التنظيم لها عواقب وخيمة من حيث التكلفة.
هناك العديد من العوامل التي يجب مراعاتها عند إنشاء برنامج إعداد فعال. بالطبع ، هناك جانب عملي ، مثل ضمان حصول الموظفين الجدد على جميع الأجهزة والبرامج التي يحتاجونها في يومهم الأول.
الجانب الآخر من الإعداد لا يقل أهمية. تلك التي تنطوي على التعامل مع الموظفين الجدد من اللحظة التي يوقعون فيها ، وتحديد التوقعات ، وتعريفهم بثقافة شركتك وقيمها ، ومساعدتهم على التعرف على زملائهم في العمل.
إذا سمحت ميزانيتك ، يمكنك أتمتة وتبسيط إعداد الموظفين. القيام بذلك يوفر الوقت ويضمن أن يبدأ موظفوك الجدد بداية جيدة. وزيادة احتمال نهاية سعيدة.
يوفر QuestionPro Workforce منصة لتطوير وإدارة إجراءات الإعداد ، والتي تتضمن تخصيص وأتمتة العديد من الواجبات مثل برامج التوجيه والأعمال الورقية والتوثيق وتدريب الموظفين والتقييم.
يمكن أن يؤدي ذلك إلى توحيد وتبسيط إجراءات الإعداد ، مما يجعلها أبسط وأكثر فعالية لفرق الموارد البشرية مع ضمان حصول الموظفين الجدد على تدريب ودعم كامل ومتسق طوال الأسابيع القليلة الأولى في العمل.
