نحن نعلم أن العمال يرغبون في الحصول على تعليقات مستمرة ولكنهم لا يحصلون عليها دائما. “لا تنتقد أو تدين أو تشكو فحسب ، بل تقدم ملاحظات بناءة بدلا من ذلك” – ديل كارنيجي
يعد تقديم الملاحظات والتحقق بانتظام أمرا مهما ولكنه ليس كافيا. لن تنجح هذه الأنواع من المحادثات إذا لم يفهم الموظفون كيفية ارتباطهم بأهداف العمل ونمو وظائفهم.
تقول دراستنا: “الشيء الرئيسي الذي يجب استخلاصه من هذا هو أن معظم الناس لا ينجزون المهمة بالأدوات والأساليب التي لديهم الآن”. “ليس من المستغرب أن 39٪ فقط من الموظفين يقولون إن عمليات تسجيل الوصول الحالية تعمل بشكل جيد بالنسبة لهم.”
دعنا نتحدث عن كيفية اختلاف التعليقات المستمرة عن نماذج التعليقات التقليدية ، وكيف يمكن أن تساعد شركتك ، وكيف يمكنك وضع واحدة في مكانها بشكل جيد.
ما هي التغذية الراجعة المستمرة؟
يتم تعريف التغذية الراجعة المستمرة على أنها آلية أو عملية يتلقى فيها الموظف ملاحظات مستمرة من الموظفين ويتم توجيهه بطريقة منهجية من خلال مناقشة نقاط القوة والضعف لدى الموظف علانية.
رأس المال البشري هو أحد الأصول لأي منظمة ، ويجب الاهتمام بهذه الأصول. وبالتالي ، تحتاج المنظمات إلى آلية يتم فيها توعية الموظفين بما يقومون به بشكل جيد ونطاق التحسين حتى يتمكنوا من أداء مهامهم بشكل جيد.
على سبيل المثال ، دعنا نفكر افتراضيا في أنك تدير مؤسسة بها عشرة آلاف موظف يعملون في مناطق جغرافية مختلفة. لنفترض أنك تأخذ على دراية بالسفر إلى المواقع المختلفة وإعطاء الموظفين التعليقات التي ترغب في تقديمها لهم ، ولكن هذا مجرد إجراء لمرة واحدة. ماذا بعد؟
الدافع وراء التغذية الراجعة هو أنه يجب أن يكون مستمرا. لذلك ، من الضروري للمنظمات أن تجعل التعليقات المستمرة ممارسة منتظمة. التغذية الراجعة هي عملية دورية وليست عملية خطية. تتأكد الدورة من استيعاب المحتوى وتنفيذه وتكراره.
لا تقتصر هذه العملية على عالم الشركات فحسب ، بل تحظى أيضا بتقدير كبير في مجال الرياضة. الرياضيون منفتحون على نظام التغذية الراجعة المستمرة ، ولماذا لا؟
في كل مرة يكونون فيها في الميدان ، يكون هذا تحديا جديدا بالنسبة لهم ، لكنهم يتذكرون تحدياتهم السابقة وتكتيكات الفوز التي طبقوها. وبالتالي فإن ردود الفعل المستمرة في الرياضة واضحة تماما.
تعرف على المزيد: أهم 20 سؤالاً في استبيان مشاركة الموظفين
أهمية التغذية الراجعة المستمرة
يمكن أن تساعد التعليقات المستمرة شركتك على معرفة ما يحدث مع موظفيك. لدى المديرين فكرة أفضل عن أداء عمالهم ، ولا يتعين على الموظفين الانتظار لمدة تصل إلى عام لمعرفة ما يقومون به بشكل جيد وما يمكنهم تحسينه.
في الواقع ، العمال حريصون على سماع كيف يفعلون حتى يتمكنوا من التحسن.
يمكن أن تساعد هذه العملية المستمرة الناس على التحدث مع بعضهم البعض بشكل أفضل ، وفهم وظائفهم وأهدافهم ، والقيام بوظائفهم بشكل أفضل ، وأن يكونوا أكثر سعادة في العمل. مع هذه المكاسب ، يمكن للشركات الوصول إلى أهدافها السامية وتحسين المشاركة والاحتفاظ في نفس الوقت.
يمكن أن تساعد التعليقات المستمرة عملك بثلاث طرق مهمة.
تعزيز مشاركة الموظفين والاحتفاظ بهم
تعمل التغذية الراجعة المستمرة على تحسين العلاقات بين المدير والموظف ، مما يقلل من الاستنزاف ونفقات التوظيف.
يحفز المديرون الجيدون العمال ويستبقونهم. يؤثر المديرون على مشاركة الفريق بنسبة 70٪ ، وفقا لمؤسسة غالوب. للمديرين التأثير الأكبر على رفاهية الموظفين.
يزيد دعم المدير من مشاركة الموظفين وولائهم للشركة. يظهر المديرون الذين يساعدون العمال في بناء خطة تطوير مهني التزام الشركة بمستقبلهم. قد يفشل الموظف الجديد دون مساعدة.
ومع ذلك ، فإن الشخص الذي يتلقى ملاحظات مستمرة ومستمرة يشعر بالدعم ويمكن أن ينمو وينجح.
تقديم رؤى في الوقت الفعلي
تعني التغذية الراجعة المستمرة أنه لا يتعين على أي شخص الانتظار حتى المراجعة السنوية لتقديم ملاحظات سلبية أو إثارة أسئلة حيوية. تسمح عمليات تسجيل الوصول الفردية للموظفين بالتصرف بناء على التعليقات على الفور. يمكن للمديرين أيضا مساعدة الموظفين في وضع الحواجز.
هذا يمنع الأخطاء من التراكم. يمكن أن تساعد التعليقات في الوقت الفعلي في تقليل تحيز الحداثة ، والذي يحدث عندما يفكر المديرون فقط في أحدث أداء للموظف. تساعد عمليات تسجيل الوصول المتكررة المديرين على فهم الموظفين كعمال وأشخاص.
يمكن أن تساعد هذه الحوارات والأهداف أيضا قادة الموارد البشرية في تقييم أداء الشركة وأوجه القصور.
تعزيز تطوير الموظفين
تتيح التعليقات المستمرة للموظفين معرفة ما يقومون به بشكل جيد ، وما يمكنهم تحسينه ، وما هي الاحتمالات التي تنتظرهم. هؤلاء العمال مرتاحون لطلب الدعم أو تمديد المهام من الإدارة.
إذا لم يتمكن البائع من إقناع عميل محتمل واعد بالرد على المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني ، فيمكنه طلب المشورة من إدارته عند تسجيل الوصول التالي.
قد يستخدم مديرو الموارد البشرية هذه الأفكار لبناء مسارات التعلم والتطوير التي تساعد هؤلاء الأشخاص على التقدم مع تحقيق أهداف العمل الأساسية ، مثل المهارات المفقودة التي ستحتاجها المنظمة في المستقبل.
نموذج ونظام التغذية الراجعة المستمرة
يعرف نموذج التغذية المرتدة المستمرة أيضا باسم عجلة ديمنج ، حيث طورها المستشار الإداري الشهير الدكتور إدواردز ديمنج في خمسينيات القرن العشرين. يعتمد النموذج على أربع سمات:
1. الخطة:
تحتاج إلى تحديد وفهم أين تكمن المشكلة حتى قبل أن تخطط لتقديم ملاحظات للموظفين. يجب أن تستند ملاحظاتك إلى الحقائق والإحصاءات وليس إلى ذاكرتك للتجارب السابقة التي ربما تكون قد مررت بها مع الموظف (الموظفين). يجب عليك أولا استكشاف المعلومات وتحديد ملاحظاتك وإنشاء أفكار لتقديم الملاحظات ثم تنفيذ الملاحظات.
2. افعل:
بمجرد تحديد نقاط القوة والضعف لدى الموظفين ، فقد حان الوقت أولا للتحقق من النظام بمشروع تجريبي صغير الحجم قبل تنفيذ النظام في المؤسسة بأكملها. سيسمح لك ذلك بتقييم ما إذا كانت التغييرات المقترحة قد حققت النتيجة المرجوة بأقل قدر من الاضطراب.
3. تحقق:
يمكنك تحليل نتائج المشروع التجريبي في هذه المرحلة مقابل توقعاتك المحددة. إذا كانت التوقعات جنبا إلى جنب مع الواقع ، فقد حان الوقت لتنفيذ الخطة. انتقل إلى المرحلة النهائية من التنفيذ فقط عندما تكون راضيا تماما عن النتائج.
4. العمل:
هذه هي المرحلة التي تنفذ فيها العملية. تذكر أن هذه عملية مستمرة، وملفقة، وليست عملية خطية لها بداية ونهاية. هذا يعني أن عمليتك المحسنة أصبحت الآن نقطة انطلاق لمواصلة تحسين العملية لموظفيك على فترات متساوية.
تعرف على المزيد: 30 سؤالا عن رضا الموظفين لا يمكنك تفويتها!
إدارة أداء التغذية الراجعة المستمرة
وفقا لدراسة أجرتها مجلة فوربس ، يعتبر ما يقرب من 75٪ من الموظفين أن التعليقات مهمة ، لكن أقل من الثلث يتلقونها. هذا هو عصر التكنولوجيا ، والتغيير هو الثابت الوحيد هنا. شهدت الموارد البشرية وكيفية عملها خلال العقد الماضي تغييرا في التغذية المرتدة بزاوية 360 درجة .
تم تنفيذ هذا التغيير لأن الموظفين لم يعودوا مهتمين بالمراجعات السنوية ، فهم يريدون تعليقات مستمرة ، ويريدون ذلك الآن. لذلك ، تحتاج المؤسسات إلى تغيير النظام بأكمله لكيفية ومتى يتلقى الموظفون ملاحظاتهم.
في هذا العالم الذي تحركه التكنولوجيا ، يجب أن تكون المنظمات منتبهة للتركيز أكثر على العمليات والبرامج المصممة لجذب المواهب والاحتفاظ بها. كان استنزاف الموظفين مشكلة تعاملت معها المنظمات لفترة طويلة. التغذية الراجعة المستمرة هي الحل لزيادة مشاركة الموظفين.
دعونا ننظر إلى هذه الآلية من منظور الموظف. تخيل أنك ترتدي جهاز لياقة بدنية ، ويمنحك جهازك عدد خطواتك في نهاية العام وليس يوميا. لن يكون لديك أي أسباب لتغيير خطة نظامك الغذائي أو روتين التمرين ، وستكون النتائج التي ترغب في الحصول عليها حلما بعيد المنال.
مما لا يثير الدهشة ، يشعر الموظفون بالحاجة إلى ملاحظات الموظفين في الوقت المناسب والاعتراف الواجب. إنها سمة تتطلب منهم أداء أفضل في العمل. إنهم يرون هذا كفرصة لأخذ حياتهم المهنية في الاتجاه الصحيح.
يسمح طرح برنامج نظام إدارة أداء التغذية الراجعة المستمرة للمؤسسات بمنح الموظفين ما يريدونه حقا حتى يتمكن الموظفون من الاستفادة من التعليقات المستمرة.
فيما يلي الإجراءات التي يتخذها قادة الموارد البشرية في جميع أنحاء العالم لتنفيذ إدارة أداء التغذية الراجعة المستمرة:
1. لا تجعلها عملية مخيفة:
إنه علم بسيط ، الدماغ البشري شديد الحساسية لأي شيء يعتقد أنه تهديد. في المنظمات التي يخاف فيها الموظفون من الاعتراف بأخطائهم ، يؤدي هذا فقط إلى ثقافة الشك. لن ترغب أي منظمة في الترويج لثقافة لا تثق فيها القيادة بموظفيها أو العكس.
لتجنب ذلك ، لا تجعل عملية التغذية الراجعة مخيفة. هذه ليست فرصة للإشارة إلى الأخطاء أو أخذ اعترافات من الموظفين حول سبب عدم تمكنهم من تحقيق أهدافهم.
بدلا من ذلك ، إنها عملية لمساعدة كل من الموظفين والمنظمة على التحسن. اجعل الأمر بسيطا واجعله خفيا في بعض الأحيان. احتفظ بها كتعليقات غير رسمية للمساعدة في تحقيق نتائج أفضل.
2. إعطاء ملاحظات مستمرة في كثير من الأحيان:
الغالبية العظمى من الموظفين يريدون تعليقات من مديريهم ، لكن حفنة منهم فقط يتلقونها بالفعل. من الضروري للمديرين تقديم ملاحظات فعالة وفي الوقت المناسب حول أداء الموظفين. يمكن لدورات قصيرة مستمرة من التغذية الراجعة أن تنشط القوى العاملة وبالتالي سيتم شربها في النظام في النهاية ، مما يؤدي إلى التحسين المستمر.
تقوم العديد من المنظمات بنجاح بتغيير مراجعاتها السنوية إلى عملية تغذية مرتدة مستمرة. من خلال هذه العملية ، يمكن للمديرين مساعدة الموظفين على التحسن في العمل ومساعدتهم أيضا على شق طريق لأهدافهم طويلة الأجل.
3. إزالة أي تحيز من ردود الفعل:
يمكن أن يؤدي الاحتفاظ بأي تحيز على أساس الجنس أو العرق أو التوجه الجنسي أو حتى التجارب السابقة مع الموظف (الموظفين) إلى إعاقة تدفق التعليقات المفيدة. يعتبر المديرون الذين يعتمدون على ذاكرتهم لإجراء المراجعات بدلا من تتبع التقدم الفعلي للموظفين تحيزا.
يجب أن تستند العملية إلى الحقائق والإحصاءات والسمات ذات الصلة لإزالة أي تحيز من التعليقات.
4. يجب أن يكون المديرون مدربين:
لا يمكن للمديرين أن ينجحوا في مساعدة موظفيهم على التحسن إذا لم يكن لديهم ذلك في أذهانهم ، تماما كما لا يمكن للمدرب مساعدة رياضي على الفوز في كل معركة في الملعب إذا لم يكن النجاح في ذهنه. من الضروري أن يفكر المديرون كما يفعل المدربون.
التغذية الراجعة هي قاسم مشترك بين المديرين والموظفين. إنه يمنح المديرين القدرة على تدريب موظفيهم على الأداء بشكل أفضل في وظائفهم. عندما يتعلم المديرون كيفية تقديم الملاحظات في الوقت الفعلي ، يصبح من الأسهل على الموظفين تنفيذها.
تعرف على المزيد: 8 استراتيجيات للاحتفاظ بالموظفين تمنع الاستنزاف
فوائد التغذية الراجعة المستمرة
يمكن أن تأتي التعليقات من العديد من المشرفين أو المديرين ، مما يترك مجالا لسوء الفهم. عندما تؤسس منظمة ثقافة التغذية الراجعة المستمرة ، من الضروري أن يكون الجميع على نفس الصفحة.
إنه حوار. هذا لا يعني فقط أن المنظمة تحصل على ملاحظات للموظفين ، ولكن يمكن للموظفين أيضا تقديم ملاحظات للمؤسسة. هذا يساعد في تحديد المشاكل المحتملة وتوليد استجابة سريعة لها. فيما يلي فوائد التغذية الراجعة المستمرة:
1. يساعد على خلق ثقافة صحية في مكان العمل:
من المهم أن يكون الموظفون على استعداد لمناقشة نقاط القوة والضعف لديهم على أساس منتظم. هذا يسهل ثقافة التعلم والتطوير المستمر داخل المنظمة. سيساعد تنفيذ التعليقات المستمرة الموظفين على التفوق في مكان العمل.
2. يساعد الموظفين والمؤسسة على تحديد أهداف أفضل:
تميل المنظمات التي تضع أهدافا ربع سنوية إلى تحقيق نتائج أفضل بنسبة 30-35٪ من المنظمات التي تحدد أهداف المراجعة السنوية. تساعد التعليقات المقدمة للموظفين والعكس صحيح في تحديد أهداف قابلة للتحقيق.
3. يرفع الروح المعنوية:
إن توفير القدرة لموظفيك على تقديم الملاحظات لا يعزز معنوياتهم فحسب ، بل يشعرون بمسؤولية شخصية تجاه المنظمة. عندما يشعر الموظفون بأنهم مسموعون ، فإنهم يشعرون بالثقة في تنفيذ ملاحظاتهم.
4. تقدير العملاء:
لا ينبغي أن تقتصر التغذية الراجعة المستمرة على التحسين الداخلي فقط ، ولكن يجب أيضا السماح للعملاء والعملاء بتقديم ملاحظات مستمرة حتى تستمر المنظمة في التحسن. إذا كانت أي تغييرات في الأنظمة أو العمليات تؤثر بشكل مباشر على العملاء ، فيمكن أخذ التعليقات منهم قبل تنفيذها.
مزيد من المعلومات: صافي نقاط الترويج للموظف (eNPS)
برامج وأدوات التغذية الراجعة المستمرة – تطبيق مراجعة نبض QuestionPro
لماذا تقدم ملاحظات لموظفيك مرة واحدة في السنة بينما يمكنك القيام بذلك في أي وقت وفي أي مكان باستخدام تطبيق QuestionPro Pulse Review؟ يتم تحميل هذا التطبيق البقعة مع الميزات التي تمكن المدير / المشرف من إجراء الاستعراضات في الوقت الحقيقي. باستخدام تطبيق مراجعة Pulse ، يمكنك إجراء المراجعات في أقل من 3 دقائق!
من خلال أطر الكفاءات المصممة من قبل الخبراء والسمات المرمزة بالألوان لوصف الأداء المعني ، يمكنك بسهولة إنشاء تقرير فوري على لوحة المعلومات الخاصة بك. وفر الجهود المرهقة والوقت الثمين والإحباط الغامر باستخدام تطبيق مراجعة النبض الخاص ب QuestionPro اليوم!
اكتب إلينا في [email protected] مع سطر الموضوع “مراجعة النبض” ، وسنكون سعداء لتبدأ مع برنامج التعليقات المستمرة.
