تتطلب مبادرات أبحاث السوق الناجحة خططًا متعددة تعمل معًا لإنشاء عملية بحث قوية وشاملة. واحدة من أهم هذه الخطط هي خطة جمع البيانات.
تُعرّف خطة جمع البيانات بأنها وثيقة تفصيلية تحدد بالضبط الخطوات والتسلسلات اللازمة لجمع البيانات لمشروع معين. كما تعتبر خطة تحليل إحصائية تهدف إلى تحقيق تحسينات كبيرة من خلال تقليل التباين والأخطاء.
تصف خطة جمع البيانات كيفية انتقال بيانات المنظمة من مصدرها إلى استنتاجات قابلة للتنفيذ. تساعد عملية إنشاء هذه الخطة على توضيح مصدر البيانات، ومن يمكنه الوصول إليها، وكيف يتم جمعها وتخزينها.
فيما يلي نشرح ما هي خطة جمع البيانات، ولماذا تحتاج إليها، وكيف يمكن استخدامها. كما نستعرض الخطوات الأساسية لإنشاء خطة جمع بيانات لضمان أن تكون بياناتك جاهزة لتوليد رؤى قابلة للتنفيذ تدفع عملك إلى الأمام.
ولنبدأ بالتعريف…
ما هي خطة جمع البيانات؟
خطة جمع البيانات هي وثيقة تفصيلية تُحدد الخطوات الدقيقة والتسلسلات اللازمة لجمع البيانات لمشروع معين. تعتبر هذه الخطة جزءًا من تحليل إحصائي لتحقيق تحسينات جوهرية من خلال تقليل التباين وتقليل الأخطاء.
تضمن خطة جمع البيانات إرسال البيانات بدقة إلى الجهات الرئيسية ذات الصلة في المنظمة، مما يساعدهم على تلبية احتياجاتهم من البيانات. الهدف الأساسي من الخطة هو ضمان أن تكون البيانات التي تم جمعها صالحة ومفيدة.
نحتاج إلى خطة لجمع البيانات لتجنب إهدار الموارد على بيانات غير ضرورية أو غير قابلة للاستخدام. من خلال إعداد خطة لجمع البيانات، يمكننا التركيز على الإجابة على أسئلة محددة تتعلق بالأعمال التجارية.
لماذا تحتاج إلى خطة لجمع البيانات؟
جمع أنواع متعددة من البيانات وتحليلها لن يكون له فائدة كبيرة إذا لم تتمكن من تفسير معناها. تساعد خطة جيدة لجمع البيانات على توفير الوقت والمال، حيث أن جمع البيانات بدون خطة قد يستغرق وقتًا طويلًا، وقد يكون من الصعب الحصول على كل البيانات المطلوبة في الوقت المناسب.
إليك أهم الأسباب التي تجعل عملك التجاري بحاجة إلى خطة لجمع البيانات:
- إعداد خطة لجمع البيانات يساعد الأعمال التجارية على التركيز على الإجابة على أسئلة محددة ذات أهمية كبيرة للعمل.
- يساعد وجود خطة على تنظيم البيانات بطريقة فعّالة، مما يسهم في تحليلها بشكل أكثر دقة وفائدة.
متى وكيف يتم استخدام خطة لجمع البيانات؟
تضمن خطة شاملة لجمع البيانات أن تكون البيانات التي تم جمعها مفيدة ومنظمة بشكل جيد. تُستخدم هذه الخطة لتقييم الحالة الحالية لعملية ما أو لتحسين مشروع أو عملية قائمة. بالإضافة إلى ذلك، تكون مفيدة في المرحلة الأخيرة من المشروع عند إنشاء مقاييس جديدة وإجراءات تقييم ضرورية.
تعني خطة جمع البيانات الجيدة اتباع نهج منهجي يشمل:
- تحديد البيانات التي سيتم جمعها.
- تحديد كيفية جمع البيانات.
- تنفيذ عملية جمع البيانات.
خطوات إنشاء خطة لجمع البيانات
لنستعرض الآن خطوات وضع خطة لجمع البيانات، التي تتضمن ثماني مراحل أساسية:
1. تحديد الأسئلة
الخطوة الأولى هي تحديد الأسئلة التي نريد الإجابة عليها. يجب أن تكون البيانات التي نجمعها مفيدة للمشروع وتعكس الحالة الفعلية للعملية الحالية. يُفضل استخدام مخطط SIPOC كدليل لتحديد هذه الأسئلة. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن نحدد المقاييس أو المعايير التي نريد استخدامها.
2. تحديد البيانات المتاحة
الخطوة الثانية هي تحديد أنواع البيانات التي يمكن جمعها. في بعض الأحيان، قد يوفر نوع معين من البيانات إجابات متعددة. تأكد من تحديد جميع نقاط البيانات التي تحتاجها للإجابة على الأسئلة التي يقوم عليها المشروع.
3. تحديد كمية البيانات المطلوبة
الخطوة الثالثة هي تحديد كمية البيانات المطلوبة لكل عنصر في القائمة. الهدف هو جمع معلومات كافية لإجراء تحليل بيانات دقيق واكتشاف الأنماط والاتجاهات.
4. تحديد طريقة قياس البيانات
الخطوة الرابعة هي اختيار الطريقة التي سنقيس بها البيانات، مثل استخدام جداول الفحص أو استجابات الاستبيانات. يعتمد اختيار الطريقة على نوع البيانات التي نبحث عنها.
إذا كنت بحاجة إلى قياس بياناتك باستخدام الاستبيانات، يمكن التواصل مع QuestionPro، وهو برنامج متخصص في إنشاء وتنفيذ الاستبيانات مع العديد من الميزات.
5. تحديد المسؤول عن جمع البيانات
الخطوة الخامسة هي تحديد الشخص أو الفريق المسؤول عن جمع البيانات. مع توفر برامج جمع البيانات الآلية، قد نحتاج إلى التنسيق مع المسؤول عن البرنامج لضمان أن البيانات تكون بتنسيق صحيح.
6. اختيار مصدر البيانات
الخطوة السادسة هي تحديد مصادر البيانات، والتي قد تشير إلى موقع أو عملية محددة. لا يعني الموقع دائمًا مكانًا ماديًا؛ بل قد يكون المرحلة التي تمر بها العملية. يجب أن توضح الخطة مكان جمع البيانات بوضوح.
7. تحديد عينة البيانات أو المجتمع الكامل
الخطوة السابعة هي اتخاذ قرار بشأن جمع بيانات عينة أو بيانات المجتمع بالكامل. في بعض الأحيان، يكون من غير العملي قياس المجتمع بالكامل. لذلك، يتم جمع عينة بيانات. في هذه الحالة، يحتاج الفريق إلى دراسة طريقة أخذ العينات وحجمها لضمان اتخاذ قرارات دقيقة من الناحية الإحصائية.
8. تحديد طريقة عرض البيانات
الخطوة الأخيرة هي تحديد كيفية عرض البيانات. يمكن عرض البيانات بطرق متعددة، مثل الرسوم البيانية الباريتو أو الرسوم البيانية الانتشارية.
الخاتمة
اكتسبنا فهمًا واضحًا لأهمية خطة جمع البيانات وكيفية تنفيذها في الأعمال التجارية من خلال النقاط السابقة. كما ناقشنا الخطوات التي تساعدك على إنشاء خطة جمع البيانات الخاصة بك.
تحدد خطة جمع البيانات أنواع البيانات التي يجب جمعها، وكيفية جمعها، وأماكن جمعها، ومدى تكرار ذلك، ومن هو المسؤول عن عملية الجمع. يضمن هذا المستند أن جميع الموظفين المعنيين يفهمون متطلبات طرق جمع البيانات.
الآن أصبح لديك المعرفة لتطوير خطة لجمع البيانات لأعمالك. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في وضع خطتك، يمكنك التواصل مع QuestionPro. يقدم QuestionPro برنامجًا لإدارة البيانات وإنشاء الاستبيانات يساعد في إدارة البيانات ويوفر تحليلات في الوقت الفعلي. اطلب نسخة تجريبية مجانية الآن!
