يرغب الجميع في تقديم تجربة رائعة للعملاء. إنها أحد أهم العوامل التي ستحدد ما إذا كنت ستحقق المزيد من المبيعات في المستقبل أم لا. تُعد لوحات أو إطار عمل كانبان طريقة بسيطة وفعالة لتحسين تجربة العملاء لأنها توفر نظامًا مرئيًا سهل الاستخدام لتنظيم المهام وتحسين الاتصالات وتقليل الاختناقات وزيادة الإنتاجية.
ستناقش هذه المدونة 5 طرق يمكن أن يساعدك بها استخدام لوحات كانبان في تحسين تجربة عملائك! ولكن أولاً…
لماذا تستخدم نظام لوحات كانبان؟
عندما يتعلق الأمر بتحديد فرص التحسين، فإن أعضاء فريقك المشغولين هم من بين الأشخاص الذين يمكنهم تقديم أكبر قدر من البصيرة.
ولكن قد لا يبدو أن سحب هؤلاء الأشخاص من مهامهم وتسهيل مدخلاتهم أمرًا ممكنًا: ففي النهاية، من سينجز العمل أثناء قيامهم بالعصف الذهني وتنفيذ التحسينات؟
هذه المشكلة هي وضع مؤسف حقًا تجد العديد من الفرق نفسها فيه – لأنهم مشغولون جدًا بالمهام العادية بحيث لا يمكنهم إجراء تغيير مؤثر أو بسبب ظروف أخرى مثل ضيق الوقت أو الموارد. فما هي الخطوة التالية؟
تُعد أنظمة كانبان نقطة انطلاق رائعة للفرق التي ترغب في تحسين كفاءتها. من خلال تتبع العمل وإدارته بطريقة منظمة، تقدم كانبان تحسينات منهجية لسير عمل أي فريق.
كانبان هو نهج منهجي لتتبع العمل وإدارته، وعند استخدامه بشكل صحيح، فإنه من الطبيعي أن يسلط الضوء على فرص التحسين. يمكن للفرق تنفيذ هذه الحلول على نفس لوحة كانبان التي كانوا يستخدمونها في جميع مراحل العملية.
وبفضل هذه الطريقة في القيام بالعمل وتحسين كيفية القيام به في آن واحد، أصبحت الفرق قادرة على تبني التحسينات المستمرة بكفاءة أكبر من أي وقت مضى!
1. تصوّر لوحات كانبان لدورة حياة التذاكر
يمكن أن تصبح لوحات كانبان المعيار الجديد لتصور التقدم المحرز في دورة حياة التذكرة.
فبدلاً من رؤية التذاكر وهي تمر من البداية إلى النهاية، يراها مطورو Kanban وهي تمضي قدماً أثناء إكمالها واحدة تلو الأخرى باستخدام نظام ترميز الصور والألوان فقط.
الآن يمكنك بسهولة معرفة أين تقف كل تذكرة في رحلتها دون الحاجة إلى البحث في الخطوات الفردية!
2. تسريع سير عمل خدمة العملاء
توفر لوحات كانبان طريقة سهلة لجعل خدمة العملاء أكثر كفاءة. تساعد لوحات Kanban في الحصول على فهم أفضل لعملية الدعم، حيث يتم تقديم البيانات في بطاقات قابلة للتنفيذ مرتبة في أعمدة ذات معنى.
كما أنها تدمج جميع أنشطة الفريق وهي جيدة للتعاون مع الفرق الأخرى.
3. زيادة مشاركة موظفي الدعم
تعمل لوحات Kanban على سد فجوات التواصل بين أعضاء فريق الدعم، مما يسهل عليهم التعاون وخدمة عملائهم بشكل أفضل.
يساعد ذلك فرق العمل على الاستجابة بشكل أسرع عند حدوث أخطاء حتى يتمكنوا من منع حدوث تعطل غير ضروري أو خطر اختراق البيانات.
بالإضافة إلى ذلك، توفر لوحات كانبان رؤية ثرية لما يعمل بشكل جيد مع المستخدمين بدلاً من التركيز فقط على المجالات التي تحتاج إلى تحسين.
4. تحسين ترتيب أولويات مهام الدعم
بمساعدة التذاكر ذات الأولوية، يصبح من الأسهل على وكلاء الدعم تحديد التذكرة التالية التي يريدونها.
على سبيل المثال، إذا كانت هناك أربع مشكلات حرجة وعشر مشكلات غير حرجة في قائمة انتظار للطلبات الواردة التي تحتاج إلى معالجة؛ فعند تمثيل هذه المهام عبر الأولويات يمكن للمستجيبين الأوائل اتخاذ قرار مستنير بشأن المهمة التي يجب معالجتها.
وهذا يضمن ألا تستغرق الحوادث ذات الأولوية القصوى وقتًا طويلاً أو أن تختفي المشاكل ذات الأهمية المنخفضة في طي النسيان!
5. تعاون أفضل بين وكلاء الدعم
يساعد Kanban الفرق المختلفة داخل قسم الدعم على التعاون بطرق جديدة والتحكم في جميع مشكلات العملاء، بغض النظر عن حالة تعقيدها.
Kanbans هي أدوات بسيطة لكنها قوية تسمح للوكلاء من مختلف الأقسام داخل الشركة بالعمل بشكل أكثر تعاوناً عبر الحدود مع الحفاظ على الاستقلالية الفردية في مهام مثل إرسال التذاكر الواردة أو إدارة أعباء عمل الفريق.
حان الوقت لتجربة لوحات كانبان لتلبية احتياجات تجربة العملاء. إذا كنت تبحث عن طريقة لتحسين سير عمل خدمة العملاء وتسريع مهام الدعم، فهذا خيار ممتاز!
لقد قدمنا بعض المزايا المفضلة لدينا في منشور المدونة هذا حتى تتمكن من معرفة مدى أهميتها لشركتك.
ضع هذه الأفكار في الاعتبار عند اتخاذ قرار ما إذا كانت لوحات كانبان مناسبة لك أم لا، فنحن نعلم أنها ستحدث فرقاً كبيراً في أداء فريقك!
