إنها مشكلة قديمة في العمل: أنت تريد أن تنمو شركتك وتضع استراتيجيتك موضع التنفيذ ، لكن عليك أن تعرف أين أو كيف تضع أموالك لتحقيق ذلك. يبدوا مألوفا؟ يجب عليك إجراء تحليل الفجوة إذا كان هذا هو الحال.
تحتاج المنظمة إلى تحقيق أقصى استفادة من مواردها وأموالها وتقنياتها للوصول إلى إمكاناتها الكاملة. يمكن أن يساعد تحليل الفجوة في هذه الحالة.
يُعد تحليل الفجوة ، الذي يُطلق عليه أيضًا تحليل الاحتياجات ، أمرًا مهمًا لأداء أي مؤسسة. إنه يتيح للشركات معرفة مكانهم الآن وأين يريدون أن يكونوا. من خلال تحليل الثغرات ، يمكن للشركات النظر إلى أهدافها مرة أخرى لمعرفة ما إذا كانت على المسار الصحيح لتحقيقها.
لذلك ستشرح هذه المدونة تحليل الفجوات وأساليبه ونموذج تحليل الفجوات والمزيد.
سوف تقرأ بالتفصيل عن أدوات تحليل الفجوات الخمس التي قد يحتاجها عملك لتعلم وتحديد الفجوات في عملك والتفوق من خلال تحليل البيانات التي تم جمعها باتباع الخطوات الخاصة بكيفية إجراء تحليل الفجوات. دعونا نفهم أولاً الأدوات اللازمة لإجراء تحليل للفجوات.
تحليل الثغرات: التعريف
يشير مصطلح “فجوة” إلى المسافة بين “أين نحن” (الحالة الحالية) وأين “نريد أن نكون” (الحالة المستهدفة). يقوم تحليل الثغرات بتقييم الاختلافات بين الأداء الفعلي والمتوقع في المؤسسة أو الأعمال التجارية. يمكن أن يطلق عليه أيضًا تحليل الحاجة أو تقييم الاحتياجات أو تحليل فجوة الحاجة.
في الثمانينيات ، غالبًا ما تم استخدام تحليلات الثغرات جنبًا إلى جنب مع تحليلات المدة. يعد استخدامه أصعب وأقل شيوعًا من تحليل المدة ، ولكن لا يزال من الممكن استخدامه لتحديد مدى تعرضك للتغييرات المختلفة في مصطلح البنية.
ضع في اعتبارك افتراضيًا ، كمنظمة ، وقمت بتصنيع المنتج أ. لقد وصل هذا المنتج إلى الجمهور المستهدف في السوق. يتمتع المنتج “أ” بجميع الصفات التي تمكنه من التفوق في السوق ، بما في ذلك الميزات الصحيحة وهامش التسعير والطلب. ومع ذلك ، لم يكن أداء المنتج جيدًا في السوق لسبب ما.
تعرف على المزيد: ما هي أبحاث السوق؟
يمكن إجراء تحليل الثغرات على:
- المستوى الاستراتيجي – لمقارنة حالة أو مستوى شركتك بمستوى معايير الصناعة
- على المستوى التشغيلي – لمقارنة الحالة الحالية لشركتك أو أدائها مع ما كنت ترغب فيه.
هنا حيث يمكن لعملية تحليل الفجوة أن تلعب دورًا حاسمًا في فهم العوامل الداخلية والخارجية ، وأين يوجد المنتج وما ينقصه ، وأين يجب أن يكون لتأمين مكانه في السوق وإعطاء معركة قوية لأي منافس آخر يقدم منتج مماثل.
أهمية تحليل الفجوة
فيما يلي بعض النقاط الرئيسية التي توضح أهمية تحليل الفجوة:
- يساعد تحليل الثغرات في العثور على مجالات للتحسين في عملياتك أو منتجاتك أو خدماتك.
- يساعد على وضع خطط جيدة لسد الفجوات بين ما يريدون القيام به وما يفعلونه.
- يساعد في تحديد الأولويات وتخصيص الموارد بشكل فعال.
- تساعد الإشارة إلى المجالات التي تحتاج فيها المؤسسات إلى أن تكون أكثر امتثالًا على ضمان الامتثال للقواعد واللوائح.
- يمكن أن يساعد ذلك في تحسين الأداء وزيادة الكفاءة وخفض التكاليف.
- يعزز عملية صنع القرار ويمكّن الشركات من اتخاذ خيارات ذكية من خلال توفير رؤى قائمة على البيانات.
- من خلال تحديد الفجوات في السوق أو احتياجات العملاء ، يمكن أن تجد فرصًا للنمو والتوسع.
- يمكن تتبع فعالية مبادرات التحسين بمرور الوقت باستخدامها لقياس التقدم.
يعد تحليل الثغرات مفيدًا للشركات التي ترغب في تحسين الأداء وإنجاز المزيد وتحقيق أهدافها.
أنواع تحليل الثغرات
يمكن للشركات استخدام أنواع مختلفة من تحليل الفجوات ، اعتمادًا على احتياجاتهم وأهدافهم. فيما يلي بعض من أشهرها:
1. تحليل فجوة الأداء
يكتشف هذا النوع من التحليل الفرق بين الأداء المتوقع للمؤسسة أو الشخص والأداء الفعلي.
2. تحليل فجوة المنتج
يكتشف هذا التحليل الفرق بين ميزات وقدرات المنتج وما يريده العميل.
3. تحليل فجوة السوق
يفحص هذا التحليل الفجوة بين احتياجات السوق ومنتجات الشركة أو خدماتها.
4. تحليل فجوة الامتثال
يوضح هذا التحليل الفرق بين المعايير التنظيمية المطلوبة وما تفعله المنظمة.
5. تحليل الفجوة الاستراتيجية
يساعد هذا النوع من التحليل المؤسسات في العثور على الفجوة بين مكانها الحالي والمكان الذي تريد أن تكون فيه في المستقبل فيما يتعلق بأهدافها وغاياتها الاستراتيجية.
من خلال اختيار النوع الصحيح من تحليل الفجوة ، يمكن للشركات معرفة أشياء مهمة حول أدائها ، والعثور على أماكن للتحسين ، وتطوير خطط فعالة للوصول إلى الحالة التي تريدها.
متى تستخدم تحليل الفجوة؟
يمكن استخدام تحليل الفجوة في العديد من المواقف ، بما في ذلك:
- تحسين العملية: عندما تريد شركة ما تحسين عملياتها أو عملياتها ، يمكن أن يجد تحليل فجوة الربح مجالات عدم الكفاءة أو الأداء التي تحتاج إلى إصلاح.
- تطوير المنتج: يمكن استخدامه لتقييم احتياجات العملاء وتوقعاتهم لضمان تلبية منتج جديد لاحتياجاتهم.
- الامتثال وإدارة المخاطر: يمكن أن يساعد في العثور على الثغرات التنظيمية والتأكد من أن المنظمة تتبع جميع القوانين والقواعد.
- التغيير التنظيمي: عندما يتغير هيكل الشركة ، يمكن أن يساعد في العثور على مجالات الاختلال أو الفجوات في المهارات أو المعرفة أو الموارد التي يجب معالجتها.
- إدارة الأداء: يمكن أن تساعد في العثور على المجالات التي لا يؤدي فيها الموظفون أو الفرق أو الأقسام أداءً جيدًا كما ينبغي ، ووضع خطط لتحسين الأداء والإنتاجية.
في هذه الحالات ، يمكن للشركات استخدامه للعثور على المجالات التي تحتاج إلى تحسين ، وتحديد الإجراءات التي يجب اتخاذها أولاً ، وتطوير التخطيط الاستراتيجي الفعال للوصول إلى أهدافهم.
كيف تفعل: قالب تحليل فجوة من 5 خطوات مع مثال
يوضح قالب تحليل الفجوة للموظفين حيث يمكن لشركتك أن تتحسن من خلال إظهار الفرق بين الواقع والهدف. إنها طريقة رائعة لتصور البيانات وتوضيح المكان الذي تعاني فيه شركتك وتتفوق فيها.
في مناقشتنا لقالب تحليل الفجوة أدناه ، سنغطي خطوات إجراؤه التي يمكن تطبيقها داخل قسم أو شركتك بأكملها أو عملية معينة. ستساعدك المراحل الأربع في النموذج أدناه على تحديد مشاكلك وحلها.
يمكن اتباع الخطوات التالية لإجراء نموذج تحليل الفجوات لتحليل وتحديد الحلقات في عملك بالكامل:
الخطوة 1: حدد المنطقة التي يجب التركيز عليها-
عليك أن تعرف أين تركز. سيكون هذا هو الشرط الأساسي الخاص بك. سواء كانت المشكلة تتعلق بالتمويل أو جودة المنتج أو التسويق وما إلى ذلك ، كن محددًا بحيث يمكنك التركيز بشكل أفضل.
على سبيل المثال ، افترض أنك تريد تحديد الثغرات في أعمال الكاتشب. في هذه الحالة ، عليك أن تقرر ما إذا كنت ستركز على جودة المنتج أو التسويق لتحديد تلك الثغرات والقضاء عليها.
الخطوة 2: حدد الأهداف التي تريد تحقيقها-
الآن بعد أن عرفت المنطقة التي يجب التركيز عليها ، حدد هدفك أو أهدافك. مجموعة واقعية أهداف ذكية وتأكد من مواءمتها مع أهداف واحتياجات عملك.
على سبيل المثال ، تهدف أعمال تصنيع الكاتشب إلى إنتاج 162000 وحدة من الكاتشب وبيعها في العام المقبل مقارنة بـ 120000 وحدة تم بيعها هذا العام.
الخطوة 3: تعرف على حالتك الحالية-
قبل أن تذهب أبعد من ذلك ، تعرف على مكانك الحالي. من خلال النظر في تقارير الأعمال الخاصة بك ، سوف تعرف وضعك الحالي في السوق ، وطرح الأفكار وجمع أكبر قدر ممكن من البيانات حول الأداء الحالي لعملك.
في هذه الحالة ، تبيع ماركة الكاتشب حاليًا حوالي 100000 وحدة شهريًا.
الخطوة 4: حدد المكان الذي تريد أن تكون فيه في المستقبل-
حدد وحدِّد المعلمات الخاصة بك ، وتذكر أنك حددت أهدافًا ذكية. من خلال تحقيق هذه الأهداف ، ستتمكن من تحقيق المركز المطلوب لعملك في المستقبل.
على سبيل المثال ، بالنسبة لعلامتك التجارية من الكاتشب ، أجب عن السؤال التالي في هذه الخطوة:
أين تتوقع أعمال تصنيع الكاتشب في العام المقبل؟ – يمكن أن تكون الإجابة على الأرجح زيادة بنسبة 35٪ في مبيعات الوحدات الشهرية.
الخطوة 5: فهم الفجوات بين الدولتين-
الآن بعد أن أصبح لديك فهم واضح لسمات المكان الذي تقف فيه حاليًا (الحالة الحالية) والمكان الذي ترغب في أن تكون فيه في المستقبل (الحالة المرغوبة) ، أصبح من السهل عليك الآن تحديد ما الذي يمنعك من تحقيق أهدافك. بعد أن تحدد الفجوات الخاصة بك ، كن مستعدًا لسد تلك الفجوات.
أنت بحاجة إلى فهم عيوب وضعك الحالي مقارنة بتطلعاتك. افهم عوامل مثل: ما هي الجهود المبذولة لتحقيق النجاح؟ أم أن هناك محاولات لتحسين جودة المنتج؟ أو ما هي ملفات الأنشطة التسويقية التي يتم إجراؤها لزيادة حجم المبيعات؟
يحتاج الإنتاج إلى تكثيف جنبًا إلى جنب مع زيادة أنشطة التسويق والمبيعات. يتعين على العديد من الفرق العمل في انسجام تام لبيع 135000 وحدة شهريًا مقارنة بـ 100000 وحدة موجودة حاليًا. يحتاج مديرو التسويق إلى تطوير استراتيجيات فعالة للتحسين على أساس نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات المحددة في العمل.
تعرف على المزيد: التحليل المتقدم باستخدام QuestionPro
أدوات تحليل الثغرات
إذا كنت صاحب عمل ، اسأل نفسك
- إلى أي مدى وصلت إلى العمل الذي خططت له في بداية العام؟
- ما المنتجات أو الخدمات التي وعدت بطرحها؟
- هل هم بالفعل على الأرض؟
- هل لديك فكرة عما نجح وما لم ينجح؟ و لماذا؟
هذا النوع من يمكن أن تساعدك الأداة في مقارنة الأداء الفعلي لعملك أو مشروعك بالأداء الذي خططت لتحقيقه. بهذه الطريقة ، يمكنك معرفة ما الذي يناسبك وما الذي لم ينجح ، وما هو القرار الذي اتخذته بشكل صحيح وما الذي لم يكن صحيحًا!
تعرف على المزيد: البحث الكمي للسوق
فيما يلي أدوات تحليل الفجوات الثلاث التي يمكنك استخدامها عند إجراء تحليل فجوة لعملك أو مؤسستك:
- كدح
كدح يركز على نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات في تحليل البيئة الداخلية والخارجية ، على التوالي. يساعدك تحليل SWOT على تحديد وضعك الحالي في الصناعة أو السوق.
كيف يتم تنفيذ SWOT لتحليل الفجوة؟
- اجمع فريقًا من الخبراء من القسم المعني حتى تساعدك خبراتهم في تحديد المشكلة والثغرات على الفور.
- قم بإنشاء مصفوفة تحليل SWOT .
- بعد ذلك ، قم بتدوين جميع نقاط القوة والضعف الداخلية.
- دوّن الفرص والتهديدات التي قد تسببها البيئة الخارجية.
- أعد ترتيب كل نقطة على حدة حسب الأولوية القصوى في الأعلى والأقل أهمية في الأسفل.
- حلل كيف يمكنك استخدام نقاط قوتك لتقليل نقاط الضعف واستخدام أفضل الفرص المتاحة لتجنب التهديدات أو القضاء عليها.
الشكل: مصفوفة تحليل SWOT
تعرف على المزيد: التحليل الاستراتيجي لبحوث الأعمال
- ماكينزي 7s
يمكن أن تساعدك McKinsey 7s في غرض تحليل الفجوات التالي:
- لمساعدتك على فهم الثغرات الواضحة والتي قد تظهر
- لمساعدتك في تحديد المجالات لتحسين الأداء وتعزيزه
- لمواءمة العمليات ذات الصلة أثناء عملية الدمج أو الاستحواذ ، إذا كان لديك واحد مؤخرًا أو تخطط للحصول عليه.
- يساعدك على فحص نتائج التغييرات المستقبلية في العمل.
تعرف على المزيد: كيفية القيام بأبحاث السوق لخطة العمل
يشير السبعة إلى العناصر الأساسية المترابطة للمؤسسة. هم انهم:
- إستراتيجية
- الأنظمة
- بناء
- القيم المشتركة
- مهارات
- طاقم عمل
- أسلوب
تنقسم هذه العناصر إلى مجموعتين متميزتين: العناصر الصلبة (العوامل الملموسة التي يمكن التحكم فيها) والعناصر اللينة (العوامل غير الملموسة التي لا يمكن السيطرة عليها)
العناصر الصلبة هي كما يلي:
- الإستراتيجية – الخطة التي ستساعد شركتك على اكتساب ميزة على أي من منافسيك .
- الهيكل – الخطة أو التخطيط الذي سيحدد الهيكل التنظيمي بأكمله.
- الأنظمة – المعرفة التجارية والتقنية التي يستخدمها موظفوك بالفعل لإكمال مهامهم اليومية.
تعرف على المزيد: استبيان تقييم الموظف
العناصر اللينة هي كما يلي:
- القيم المشتركة – هذه هي مجموعة المعتقدات أو السمات التي تقدرها المنظمة.
- الأسلوب – أسلوب القيادة الذي يحدد ثقافة المنظمة.
- الموظفون – الأشخاص الذين يشكلون العمود الفقري أو أصل المنظمة.
- المهارات – الأداة التي يمتلكها الموظفون لمساعدتك على النجاح.
كيفية تطبيق McKinsey 7s؟
- ابدأ بجمع فريق كفء.
- ابحث عن الثغرات ونقاط الضعف وقم بمحاذاة العلاقة بين العناصر.
- اذكر أين سيتم محاذاة العناصر على النحو الأمثل. عندما نتحدث عن العناصر ، فإننا نشير إلى العناصر السبعة.
- ضع خطة عمل مناسبة لإعادة تنظيم العناصر.
- قم بتنفيذ التغييرات أو الحل الذي توصلت إليه وقم بتقليل الفجوة.
تعرف على المزيد: استطلاعات الموارد البشرية
- نموذج تطابق نادلر توشمان
يعتمد هذا النموذج على مبدأ أن أداء الأعمال هو نتيجة 4 عناصر رئيسية: العمل ، والأفراد ، والهيكل ، والثقافة .
كيف يتم تطبيق هذا النموذج؟
- أولاً وقبل كل شيء ، اجمع كل البيانات التي توجهك نحو أي أو كل أعراض الأداء الضعيف.
- حدد المدخلات ، أي ما إذا كانت البيئة أو الموارد أو التاريخ هي التي تسبب هذا الأداء الضعيف.
- حدد المخرجات المطلوبة على المستوى التنظيمي حتى تتمكن المنظمة من تحقيق جميع الأهداف الإستراتيجية.
- قم الآن بتقييم درجة التطابق بين جميع المكونات المذكورة.
- ضع إستراتيجية و ضع خطة عمل.
تعرف على المزيد: البحث النوعي للسوق
عملية تحليل الثغرات باستخدام برنامج الاستطلاع QuestionPro
برنامج QuestionPro لمسح أبحاث السوق هي منصة تساعدك على تحديد الفجوات في عملك من خلال إتاحة قالب تحليل الفجوات. تمت إضافة نوع سؤال جديد إلى QuestionPro نظام المسح لإجراء مقارنات بين التوقع والتسليم على وجه التحديد.
في معظم الحالات ، يدرك ذلك عن طريق مطالبة العملاء / المستجيبين المحتملين بتقييم سمات مختلفة (خدمة العملاء ، التسليم في الوقت المحدد ، وما إلى ذلك) على مقياس الأهمية وتقييم الرضا. نسمي هذا سؤال المصفوفة جنبًا إلى جنب (الاسم البديل هو مصفوفة متعددة الأبعاد) – اثنان أساسًا (أو أكثر) أسئلة المصفوفة وضعت بجانب بعضها البعض. اتبع هذه الخطوات البسيطة لتشغيل ملف عليه .
كيف يمكنك الوصول إلى تحليل الثغرات؟
- تسجيل الدخول »استطلاعات الرأي» تقارير »اختيار النمذجة
- حدد GAP Analysis .
حدد السؤال من القائمة المنسدلة وحدد خيار تحليل الفجوة.
بمجرد تحليل السؤال ، يمكنك أيضًا تنزيل التقرير في Excel أو PowerPoint أو حتى طباعته.
اعرف المزيد: تحليل الاتجاه
استنتاج
يعد تحليل الثغرات أحد أكثر الطرق فعالية لإيجاد فرص النمو. يمنح شركتك إستراتيجية تستند إلى البيانات ومعايير الصناعة الخاصة بك.
إن تلبية توقعات الناس ليس بالأمر السهل أبدًا ، لكن التحليل يساعدك على وضع خطة من خلال اتخاذ الأشياء خطوة واحدة في كل مرة. هو – هي هي عملية شاملة خطوة بخطوة تمنحك خطة عمل مفصلة. يمكنك استخدامه لإصلاح مشكلة معينة أو لمجرد أن تكون استباقيًا بشأن وضع استراتيجيات جديدة.
يحتوي QuestionPro على أدوات مفيدة يمكن أن تساعدك في إجراء تحليل جيد للفجوات. باستخدام أدوات المسح والبحث ، يمكن للشركات معرفة أين يمكنهم تحسين وتطوير خطط لسد الفجوات في أدائهم.
تجعل واجهة QuestionPro سهلة الاستخدام والميزات القابلة للتخصيص منه حلاً كاملاً للشركات التي ترغب في تحسين عملياتها والنمو. لذا قم بالتسجيل الآن لتحصل على النتيجة المرجوة!
