Un mapa de stakeholders es una herramienta clave para desarrollar y mantener relaciones óptimas con todos las personas involucradas en el logro de un proyecto empresarial, y van desde los socios fundadores hasta los clientes y los empleados.
En este artículo hemos reunido en qué consiste, cuáles son sus ventajas y cómo crearlo de forma correcta para ayudarte a lograr los objetivos de tu organización.
¿Qué es un mapa de stakeholders?
Un mapa de stakeholders es un documento o representación visual en el que se identifican y clasifican las principales partes implicadas en el logro de los objetivos de una organización y, potencialmente, la evolución de esta relación a lo largo del tiempo.
Este mapa ayuda a evaluar las relaciones con las partes interesadas para que se puedan organizar las estrategias de comunicación organizacional y los esfuerzos de compromiso en función del lugar que ocupa cada uno en el mapa de partes interesadas.
Los stakeholders (traducido comúnmente como grupos de interés, personas o partes interesadas) son las personas que forman parte de una organización o que se vinculan con ella de manera directa o indirecta para el logro de sus objetivos.
El mapeo de stakeholders es un aspecto crítico para medir el compromiso de cada una de las partes interesadas, ya que muestra tanto el impacto que pueden tener en una organización como el impacto que la organización puede tener en ellas.
Un mapa de stakeholders se suele ilustrar como un gráfico de dos ejes con el nivel de influencia de la parte interesada a lo largo del eje X y el nivel de interés a lo largo del eje Y.
El cuadrante del mapa que ocupa la parte interesada determina la intensidad, la frecuencia y los tipos de compromiso necesarios.
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¿Por qué es importante un mapa de stakeholders?
Identificar y evaluar a las partes interesadas de un proyecto empresarial es un paso importante para elaborar un buen plan de participación de cada una,
No identificar a las personas u organizaciones que pesan en la balanza podría llevar a tu equipo a asignar tiempo y recursos valiosos a lugares equivocados. También podría provocar paros en el trabajo y un grave daño a tu imagen corporativa.
Sin embargo, el mapeo de stakeholders sirve para muchos propósitos más allá de simplemente ilustrar la relación entre las partes interesadas y la empresa o tu proyecto.
También facilita la identificación de las principales partes interesadas y su clasificación por orden de prioridad.
Disponer de este tipo de información te permitirá crear un plan y unas tácticas de participación de stakeholders más refinadas y, cuando se reasignen periódicamente dichas partes, podrás visualizar cómo cambia su nivel de interés o influencia a lo largo del tiempo.
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Ventajas de utilizar un mapa de stakeholders
Algunas de las principales ventajas de utilizar un mapa de stakeholders en una organización son:
- Identificar a los principales actores de un vistazo, lo que significa saber a quién dirigirse, supervisar o informar en cada fase del proyecto.
- Tomar decisiones rápidamente o realizar consultas sin pasar por alto a las partes interesadas importantes.
- Evaluar el poder y comprender los intereses de cada parte interesada para definir estrategias y el plan de comunicación organizacional en consecuencia.
- Ayuda a evaluar el éxito de un nuevo producto o servicio en el mercado.
- Ayuda a implementar todo tipo de estrategias de marketing, como un programa de fidelidad o una campaña publicitaria.
- Facilita la realización de estudios de mercado para entrar en un nuevo país o región.
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Tipos de stakeholders
Existen diferentes tipos de partes interesadas que deben incluirse en un mapa de stakeholders. Ahora te presentaremos cuáles son:
Stakeholders internos
Los stakeholders internos son todas las personas que forman parte directa de la realización del proyecto empresarial. Entre estos se encuentran:
- Patrocinador del proyecto: Es la persona por la que se lanzó el proyecto y que define su alcance y objetivos. Supervisa el desarrollo del proyecto y elabora una estrategia.
- Director del proyecto: Su función es pilotar el equipo del proyecto. Es responsable de los resultados obtenidos por el equipo del proyecto.
- Miembros del equipo del proyecto: Se encargan de desarrollar el proyecto. Están bajo la autoridad del director del proyecto.
- Directivos de la C-Suite y/o de alto nivel de la organización: Son los que toman las decisiones finales en la empresa. Apoyan al patrocinador y al director del proyecto asignando recursos al proyecto y confiriendo autoridad a sus decisiones.
- Otros departamentos de la empresa: Como el financiero, el de marketing, el de I+D o cualquier otro con el que el equipo del proyecto deba ponerse en contacto o colaborar.
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Stakeholders externos
Los stakeholders externos son todas las personas e instituciones externas que podrían verse afectadas o ser objeto del proyecto. También incluyen a todos los actores que tienen el poder de influir en el desarrollo o el resultado del proyecto.
A continuación encontrarás ejemplos de partes interesadas externas comunes:
- Clientes o usuarios finales: Deben incluirse en el proyecto como partes interesadas, en la medida en que son, en última instancia, los destinatarios de los resultados de tu proyecto. Que el resultado de tu proyecto se adapte o no a sus necesidades determinará su éxito.
- Proveedores: Participan en la fluidez del proceso de desarrollo proporcionando las materias primas, la tecnología y los servicios necesarios para completar el proyecto.
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- Gobierno y las autoridades locales: Los legisladores ejercen un poder considerable sobre cualquier proyecto, ya que debe atenerse a las normas u obtener una aprobación específica.
- Influyentes y grupos de acción: Tu proyecto puede ser apoyado u obstaculizado por activistas, asociaciones o líderes de opinión, por lo que es importante tomarlos en cuenta.
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¿Cómo crear un mapa de stakeholders?
Para comenzar el proceso de creación de un mapa de stakeholders es recomendable seguir estos cuatro pasos:
1. Identificar las partes interesadas
Puede haber muchas partes interesadas en un proyecto. La lista que elabores dependerá de tu organización, del impacto del proyecto y de sus objetivos. Eso significa que tal vez tengas que revisar la lista a lo largo del proyecto.
2. Analiza a detalle a las partes interesadas
El siguiente paso requiere un cierto análisis. Esto te ayudará a averiguar la relevancia que tienen para el proyecto, así como la perspectiva que aportan. Para ello, define qué tipo de partes interesadas son, cuánto podrían contribuir al proyecto y su legitimidad para hacerlo. ¿Están dispuestos a participar? ¿Qué grado de influencia e implicación tienen en el proyecto?
3. Traza un mapa de stakeholders
En este punto se crea el recuadro y se divide en cuatro, con el eje Y midiendo el nivel de influencia de bajo (abajo) a alto (arriba). En el eje de las abscisas, se traza el nivel de interés, de bajo (izquierda) a alto (derecha). Utilizando tu lista de interesados y el análisis que has realizado, traza los mismos en función de los dos ejes.
4. Prioriza a las partes interesadas
Ahora que has enumerado, analizado y representado a las partes interesadas en el mapa, puedes empezar a diseñar un plan sobre cómo te relacionarás con ellas a lo largo del proyecto.
Dependiendo de la posición que ocupen en el mapa, los gestionarás de cerca o simplemente los supervisarás. Este es el comienzo de tu plan de comunicación con las partes interesadas y de la gestión general de las mismas.
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