Las evaluaciones 360 se han convertido en una herramienta poderosa para el desarrollo personal y profesional dentro de las organizaciones. En este artículo, explicaremos cómo implementar una evaluación 360 y las claves para hacerlo de manera exitosa, basándonos en la experiencia compartida por Martha Sánchez García en un reciente webinario con QuestionPro.
¿Qué es una evaluación 360?
Para aquellos que no están familiarizados, la evaluación 360 es un método integral de evaluación del desempeño que incluye retroalimentación de diversas fuentes. A diferencia de las evaluaciones tradicionales que generalmente se limitan a los supervisores, la evaluación 360 recopila opiniones de superiores, compañeros, subordinados e incluso una autoevaluación.
«La evaluación 360 no es más que una herramienta muy poderosa para el desarrollo personal y profesional de una persona. Porque la evaluación 360 tiene esta mirada integral. Evaluamos desde diferentes perspectivas: superiores, compañeros, subordinados y autoevaluación.»
La premisa fundamental es que aquello que no se mide no puede mejorar. La evaluación 360 permite obtener una visión completa del desempeño de una persona desde múltiples ángulos, promoviendo así una mejora continua en su trabajo y habilidades.
Conoce más de las características de una evaluación 360.
Objetivos y beneficios de la evaluación 360
El objetivo principal de una evaluación 360 es fomentar el desarrollo integral del empleado, abordando tanto su desempeño profesional como su crecimiento personal. Este enfoque holístico asegura que se identifiquen y aborden las áreas de oportunidad desde una perspectiva amplia y diversa.
«La intención no se trata de perseguir o de generar una cultura de miedo por la evaluación, sino de medir para poder mejorar.«, comentó Martha Sánchez García.
Objetivos claves:
- Desarrollo integral: No solo se mide el desempeño profesional, sino también el desarrollo personal.
- Perspectiva integral: Recoger feedback de diferentes niveles y áreas de la organización.
- Identificación de áreas de mejora: Destacar tanto las fortalezas como las oportunidades de desarrollo.
Factores a considerar para una evaluación 360
Antes de pensar cómo implementar una evaluación 360, es crucial analizar diversos factores y necesidades para asegurar su éxito. Martha compartió varios puntos clave a considerar durante el proceso de planificación.
Destacó varios factores clave para implementar exitosamente una evaluación 360:
1. Antecedentes de evaluación
Es fundamental conocer si la organización ha realizado evaluaciones anteriormente y cómo fue esa experiencia. Esto permite comprender el contexto y las expectativas de los empleados respecto a las evaluaciones.
«Una de las primeras necesidades a detectar es cuáles son los antecedentes de una evaluación del personal. Es decir, en la organización ya se ha hecho con anterioridad una evaluación o es la primera vez que se están enfrentando a una evaluación.«
2. Responsable o patrocinadores
Identificar a los responsables o patrocinadores del proyecto y asegurar su compromiso es esencial. Estos patrocinadores suelen ser las primeras líneas de toma de decisiones o puestos directivos.
«Normalmente partimos de que hay una intención por parte de los patrocinadores o las primeras líneas de toma de decisiones. Ellos son los que en algún momento nos dicen que tenemos que evaluar el desempeño.»
3. Tiempo estimado y ciclo organizacional
Alinear la implementación de la evaluación con los tiempos y ciclos naturales de la organización es crucial para evitar conflictos y asegurar una participación efectiva.
«Es importante que nosotros no atropellemos los tiempos implementando una evaluación. Si no atendemos el ciclo natural de lo que va viviendo la organización, seguramente vamos a tener una mirada de resistencia.»
4. Número de participantes
Determinar si la evaluación será para toda la organización o solo para ciertas áreas es fundamental. Esto también afecta la logística y el tiempo requerido para la implementación.
Martha: «Hay que ver si la evaluación se quiere hacer solo para un área o se quiere hacer para toda la organización, porque eso también me va a dar a mí la noción de cuál será mi estima en el tiempo de trabajo que yo le invierta.»
5. Estructura organizacional
Revisar la estructura organizacional para identificar posibles áreas de oportunidad y la relación evaluador-evaluado. Esto ayuda a asegurar que la evaluación sea precisa y relevante.
«La estructura organizacional te da mucha visibilidad de cuando tú vayas a querer elegir quién es la relación entre evaluador y evaluado, de pronto la misma estructura te empieza a decir que hay ciertas posiciones que de pronto reporta de manera bilateral o a lo mejor reporta de manera directa en lo formal, pero no lo informal, eso te va a dar mucha luz de qué tanto tiempo le vas a invertir a revisar esta relación de valor entre evaluador y evaluado.»
6. Filosofía y cultura organizacional
Entender la cultura y el liderazgo de la organización es vital para adaptar las sesiones de feedback y asegurar que la evaluación sea aceptada y efectiva.
«Es importante que tú te empapes precisamente en la filosofía y en el tema de cultura de la organización. Necesitas saber qué tipo de liderazgo tiene la organización, formal o informal, si se trabaja en campañas de liderazgo o no, esa es la forma en que vas a ir perfilando cómo serían estas sesiones de retroalimentación.»
8. Modelos de competencias
Antes de pensar en cómo implementar una evaluación 360, también es importante saber si la organización cuenta con un modelo de competencias, esto es importante porque en la evaluación también va a estar considerado este tema. Si no se tiene, hay que valorar si se puede adoptar uno, ya sea estándar o adaptado a la medida.
7. Recursos disponibles (económico y talento)
Considerar los recursos económicos y tecnológicos disponibles es esencial para llevar a cabo la evaluación de manera efectiva. Esto incluye plataformas tecnológicas y presupuestos asignados.
«De pronto los patrocinadores te dicen, yo quiero la evaluación 360 para toda mi organización, pero cuentas con presupuesto mínimo, no tenemos ninguna plataforma, no tenemos un modelo de evaluación, nos dan un tiempo muy corto. Entonces la evaluación por naturaleza va a salir estresada y con resultados superficiales y seguramente se va a guardar en el cajón de un escritorio.»
¿Cómo saber si necesito o no implementar una evaluación 360?
Para comenzar, debes valorar sus pros y contras de llevar a cabo una evaluación 360, por ejemplo:
- Te da una perspectiva más completa
- Tienes un feedback diverso
- Ayudan al desarrollo personal
- Te ayuda también a evaluar el clima organizacional
- Existe una imparcialidad relativa porque tienes una visión general
Aqua hay 7 ventajas de la retroalimentación de 360 grados.
Entre sus desventajas destacan:
- La complejidad y tiempo de implementación
- Falta de confidencialidad
- Hay interpretación subjetiva sino hay KPIs y competencias no definidas
- Hay tensión interpersonal
- Sesgo de selección de evaluadores
Claves para el éxito en la implementación de la evaluación 360
Saber cómo implementar una evaluación 360 requiere una planificación detallada y una ejecución cuidadosa. Aquí se presentan las claves que Martha ha identificado como esenciales para el éxito.
1. Definición de objetivos y alcance del proyecto
Definir claramente los objetivos y el alcance de la evaluación es el primer paso crucial. Esto implica reuniones detalladas con los patrocinadores para asegurarse de que todos estén alineados con los propósitos de la evaluación.
Al cuestionar sobre cuánto tiempo debe o debería llevar un proceso de 360 completo, nuestra especialista comentó: «Primero un mes para levantar todo un diagnóstico, luego dos o tres semanas para responder la evaluación, y finalmente un trabajo de gabinete donde obtienes los resultados para analizar y entregar resultados… En total, alrededor de dos meses si es que contamos con todos los recursos.»
También comentó que el tiempo se prolonga si se requieren informes individuales, por ejemplo. ¿Cómo sé si se le aplica a todos los empleados o algunos? Eso depende de los objetivos, enfatizó.
2. Análisis de la Institución y requerimientos
Es vital realizar un análisis exhaustivo de la institución para identificar las necesidades específicas y los recursos disponibles. Esto incluye revisar si existen descripciones de puestos, modelos de competencias y estructuras organizacionales actualizadas.
Evaluar si la organización cuenta con descripciones de puestos actualizadas, un modelo de competencias, y una estructura organizacional clara.
3. Diseño del plan de trabajo colaborativo
Se desarrolla un plan de trabajo colaborativo que involucra a todos los interesados. Se establecen roles y responsabilidades, se definen los métodos de evaluación de empleados, se seleccionan las herramientas y se establecen los plazos por cada etapa.
4. Definición y desarrollo de la aplicación
Seleccionar una solución tecnológica adecuada es esencial para facilitar el proceso de evaluación. La herramienta debe ser intuitiva y accesible para todos los empleados, teniendo en cuenta sus diferentes niveles de familiaridad con la tecnología.
Elegir una solución tecnológica adecuada que sea intuitiva y accesible para todos los empleados, considerando sus habilidades tecnológicas.
Conoce más de las ventajas de usar una herramienta para feedback de 360 grados.
5. Capacitación para el soporte a usuarios
Capacitar a los usuarios y contar con soporte técnico adecuado garantiza que todos los participantes puedan completar la evaluación sin inconvenientes, minimizando así el riesgo de errores y resistencias.
Capacitar a los usuarios y contar con soporte técnico para resolver cualquier duda o problema durante la evaluación.
6. Campaña de sensibilización
Una campaña de sensibilización efectiva es crucial para fomentar la participación y reducir la resistencia. Esto implica comunicar claramente los objetivos y beneficios de la evaluación a todos los empleados.
Fomentar la participación y reducir la resistencia a través de una comunicación clara y continua sobre los objetivos y beneficios de la evaluación.
7. Implementación y despegue
Se implementa la evaluación 360° en la organización. Se distribuyen los cuestionarios, se establecen los plazos para la evaluación y se monitorea el proceso de forma continua.
“Se invierte mucho tiempo y mucha energía queriéndolo hacer manualmente, cuando ya existen plataformas que no son tan costosas y que sí te las pueden comprar para que no te desgaste tanto en esto. Si les recomiendo esta parte, no se desgasten, hagan uso de una herramienta”.
Te comparto algunas herramientas de feedback 360 que te pueden ser de utilidad.
8. Monitoreo y mejora
Se monitorea el proceso de evaluación 360° de forma continua. Se recopilan datos sobre la participación, la satisfacción y la efectividad de la herramienta. Se realizan ajustes y mejoras según sea necesario.
Acércate y pregunta si todo va bien con el uso de la herramienta.
9. Evaluación y análisis de resultados
Se analizan los resultados de la evaluación 360°. Se identifican las fortalezas, las áreas de mejora y las oportunidades de desarrollo para cada individuo y para la organización en general.
“Mi recomendación es que , aunque la plataforma te de los resultados, no se vale descargarlos y así entregarlos. Es nuestro trabajo traducirlo al lenguaje de nuestros directivos”.
10. Entrega de resultados del proyecto
La entrega de resultados es un momento crítico en el proceso de evaluación 360. Es importante planificar cuidadosamente cómo se presentarán los resultados para maximizar su impacto positivo.
«En las sesiones grupales, compartan los resultados colectivos y desarrollen planes de trabajo grupales, pero no señalen áreas de oportunidad individuales. Estas deben tratarse en sesiones uno a uno con el líder directo.»
Después de la entrega de resultados, es esencial desarrollar un plan de acción para abordar las áreas de oportunidad identificadas y fomentar la mejora continua.
«Después de entregar los resultados, necesitamos definir un plan de trabajo. ¿Qué vamos a hacer con los resultados obtenidos? ¿Qué acciones vamos a tomar para mejorar?»
Te dejo estos consejos para hacer una evaluación 360.
¿Cómo establecer un plan de acción después de hacer una evaluación 360?
El plan de acción es la manera en que se entregan los resultados. Para ello, se deben seguir los siguientes pasos:
Definir alcance de resultados
Se establecen expectativas claras y medibles para cada uno de los stakeholders involucrados, asegurando que todos tengan una visión compartida de los resultados esperados al finalizar esta etapa.
Campaña de comunicación
Se genera un diálogo abierto y transparente con todos los participantes, manteniéndolos informados sobre el avance del proyecto y recibiendo sus aportes y retroalimentación de manera constante.
“Se trata de dar a conocer los resultados y viene un periódo de reuniones uno a uno o grupal”
Sesiones de retroalimentación
Se crea un espacio seguro y de confianza para que los participantes puedan reflexionar sobre sus fortalezas, áreas de mejora y planes de desarrollo individual, recibiendo retroalimentación constructiva de sus pares y líderes.
“Yo les recomendaría, para los primeros ejercicios, y si es una organización grande,les recomiendo mucho más las sesiones grupales, porque de ahí van a ir aprendiendo las personas que después van a dar retroalimentación”
Plan de trabajo por grupo
Se asegura la participación activa de todos los stakeholders, definiendo responsabilidades y plazos claros para el cumplimiento de las actividades planificadas en esta etapa.
Capacitación a líderes
Se enseña a los líderes y facilitadores técnicas de feedback 360 grados efectivo, para que puedan guiar adecuadamente a los participantes durante el proceso de evaluación y desarrollo.
Planes de desarrollo
Se establecen objetivos y acciones específicas de desarrollo para cada uno de los participantes, enfocadas en fortalecer sus competencias clave y alinearlas con las necesidades de la organización.
Seguimiento de compromisos
Se monitorea el progreso de los planes de desarrollo individual y se brinda el apoyo necesario para asegurar el cumplimiento de los compromisos adquiridos por los participantes.
Posteriormente se calendarizan reuniones de seguimiento para ajustar y cumplir con lo pactado.
Checa estos ejemplos de evaluación 360.
Conclusión
Implementar una evaluación 360 puede ser un desafío, pero siguiendo estos pasos y recomendaciones, se puede garantizar un proceso exitoso que no solo mida el desempeño, sino que también fomente un desarrollo integral y continuo de los empleados. Como señala Martha Sánchez García, la clave está en medir para poder mejorar, y en hacerlo con empatía y claridad en cada etapa del proceso.
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