El diagrama de Pareto puede ser de gran utilidad para la toma de decisiones en una organización, ya que permite evaluar el nivel de prioridad de las acciones que debes tomar para llegar a los resultados que esperas.
Si todavía no conoces en qué consiste esta técnica y cómo puedes implementarla, en este artículo encontrarás todo lo que debes tomar en cuenta.
¿Qué es el Diagrama de Pareto?
Un diagrama de Pareto es una técnica que permite clasificar gráficamente la información de mayor a menor relevancia, con el objetivo de reconocer los problemas más importantes en los que deberías enfocarte y solucionarlos.
Esta técnica se basa en el principio de Pareto o regla 80/20, la cual establece una relación de correspondencia entre los grupos 80-20, donde el 80 % de las consecuencias provienen del 20 % de las causas.
El diagrama de Pareto, también conocido como curva de distribución ABC, consiste en una gráfica que clasifica los aspectos relacionados con una problemática y los ordena de mayor a menor frecuencia, con lo que permite visualizar de forma clara cuál es la causa principal de una consecuencia.
Muchos negocios no comprenden que la manera de aumentar las ganancias no siempre es aumentando la variedad de los productos. A veces, nosotros mismos podemos ser el peor enemigo de nuestros productos quitándole ventas para ofrecer otros.
Entonces, la función del diagrama de Pareto es que las empresas puedan reconocer cuáles son las necesidades más importantes a las que debería dirigir sus esfuerzos y no malgasten recursos en asuntos poco relevantes, de ahí la importancia de siempre hacer un análisis de datos.
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Características de un Diagrama de Pareto
Las características más importantes del diagrama de Pareto son:
- Es una técnica de cálculos simples.
- Analiza las características de un grupo y reconoce los puntos más importantes dentro de él para darles prioridad.
- Observa los elementos y enfoca los esfuerzos hacia un solo objetivo.
- Permite tomar decisiones objetivas que se basen en los datos y no en opiniones personales.
- Analiza los elementos y la frecuencia con la que sucede cada uno de los datos.
Ventajas del Diagrama de Pareto
El Diagrama de Pareto permite definir las prioridades y enfocarse en conocer las causas raíz para llegar a la solución de problemas de forma efectiva. Al usar esta herramienta puedes tomar decisiones objetivas que le traigan más beneficios a tu organización.
Entre las ventajas de utilizar el Diagrama de Pareto para la toma de decisiones destacan:
- Identificación de los problemas principales: El diagrama de Pareto permite identificar rápidamente los problemas principales que afectan a un proceso, producto o servicio. De esta forma, se pueden centrar los esfuerzos de mejora en las áreas más críticas y obtener resultados significativos en un corto período de tiempo.
- Priorización de los esfuerzos de mejora: Al identificar los problemas principales, el diagrama de Pareto ayuda a priorizar los esfuerzos de mejora. Se pueden enfocar los recursos en los problemas que tienen el mayor impacto en el desempeño del proceso o en la satisfacción del cliente.
- Visualización de la importancia relativa: El diagrama de Pareto proporciona una representación visual de la importancia relativa de cada problema. Esto ayuda a comprender mejor la naturaleza del problema y su impacto en el desempeño general.
- Comunicación efectiva: El diagrama de Pareto es una herramienta de comunicación efectiva que puede ayudar a involucrar a las partes interesadas y a fomentar la colaboración en el proceso de mejora continua.
- Ahorro de tiempo y recursos: Al priorizar los esfuerzos de mejora y enfocar los recursos en las áreas más críticas, el diagrama de Pareto puede ayudar a ahorrar tiempo y recursos.
Para qué se utiliza un Diagrama de Pareto
El diagrama de Pareto puede utilizarse para:
- Analizar los diferentes productos y servicios que ofreces y mejorar su calidad.
- Observar la producción de productos en tiempo y volumen.
- Identificar qué productos generan mayores ventas y cuáles tienen más tiempo almacenados.
- Reconocer las oportunidades de mejorar tu negocio.
- Identificar cuáles son las razones por las que ocurren algunos problemas y priorizar las soluciones.
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Usos del diagrama de Pareto en una organización
El diagrama de Pareto se puede aplicar en todas las áreas de una empresa. A continuación, te mostraremos algunas de ellas:
- Control de inventarios. El sistema de control de inventarios ABC se basa en el principio de Pareto, considerando que el 20 % de los artículos del almacén generan el 80 % de los movimientos de inventario, por lo que es en los que más atención hay que poner.
- Ventas. El 80 % de las ventas cerradas provienen del 20% de los productos, y el 20 % de los clientes más fieles son los que generan el 80 % de las ganancias totales, a partir de lo cual se pueden desarrollar estrategias comerciales y de marketing más efectivas.
- Servicio al cliente. Se considera que el 20 % de las fallas de un producto representa el 80 % de las quejas de clientes, por lo que ayuda a priorizar en la optimización precisa para la disminución de incidentes.
- Control de producción. El uso del diagrama de Pareto ayuda a estudiar cuál es el 20 % de los defectos en una producción que producen el 80% de las consecuencias negativas de los procedimientos, con lo que ayuda priorizar en el programa de mejoramiento.
- Recursos Humanos. En el área de desarrollo organizacional, la regla 80/20 se puede aplicar para identificar problemáticas como el absentismo, ya que el 80 % de las ausencias se deben principalmente al 20 % de los colaboradores.
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¿Cómo elaborar un Diagrama de Pareto?
Para elaborar un Diagrama de Pareto debes realizar los siguientes pasos:
- Investiga cuál es el problema, recolecta los datos y selecciona los que se analizarán.
- Clasifica la información por orden de prioridad, desde la mayor hasta la menor.
- Estructura los datos en una tabla de mayor a menor y calcular el porcentaje de cada uno.
- Traza la gráfica. Primero los ejes verticales y horizontales, posteriormente, traza la línea vertical izquierda para la frecuencia.
- Traza una por cada grupo de mayor a menor.
- Traza la línea derecha que representa el porcentaje acumulado.
- Traza una curva que una los puntos con el fin de representar el total de cada grupo.
- Ponle al diagrama los datos correspondientes: título, fecha, período que abarca, la fuente de información, etc.
- Analiza la gráfica y establece cuáles son los puntos vitales y que necesitan ser atendidos con prioridad.
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Elementos que conforman el Diagrama de Pareto
Los elementos que conforman el diagrama de Pareto son:
- Categorías o elementos: son los elementos que se están analizando y que se agrupan en categorías según su naturaleza.
- Frecuencia o magnitud: es la cantidad de veces que se presenta cada categoría o elemento en el proceso o sistema.
- Porcentaje acumulado: representa el porcentaje acumulado de la frecuencia de cada categoría o elemento, que va aumentando de forma progresiva.
- Línea de Pareto: es una línea curva que representa el porcentaje acumulado de la frecuencia en relación con el eje vertical derecho. Se utiliza para comparar la contribución relativa de cada categoría o elemento en el proceso o sistema.
- Eje vertical izquierdo: representa la frecuencia o magnitud de cada categoría o elemento.
- Eje horizontal: representa las categorías o elementos que se están analizando.
Ejemplo de diagrama de Pareto
El siguiente ejemplo consiste en una empresa que se dedica a la venta de diferentes marcas de harina. A continuación presentamos las ventas por cada una:
El total de las ventas es de un total de 160,651,000.00. Por lo tanto el porcentaje de cada uno es el siguiente:
El siguiente paso es ordenar de mayor a menor y agregar el porcentaje de frecuencia acumulada.
| Ventas por marca de harina | |||
|---|---|---|---|
| Marca | Ventas en miles | Porcentaje | |
| Esfera Azul | $72,858.00 | 45.4% | 45.4% |
| Hércules | $34,716.00 | 21.6% | 67.0% |
| El Rey | $22,085.00 | 13.7% | 80.7% |
| Luna de oro | $17,131.00 | 10.7% | 91.4% |
| La niña | $8,370.00 | 5.2% | 96.6% |
| El Yaqui | $4,511.00 | 2.8% | 99.4% |
| Abuela Josefa | $980.00 | 0.6% | 100.0% |
Por último el siguiente proceso es registrar la frecuencia en una gráfica de barras y la frecuencia acumulada con una gráfica lineal. De lado izquierdo de la gráfica veremos el porcentaje de la primera gráfica y del lado derecho el de la segunda.
Con este resultado se puede concluir que la mejor decisión es permanecer con las marcas Esfera Azul, Hércules y El Rey, ya que representan poco más del 80% de las ventas, mientras que las otras representan menos del 20% del total de las ventas.
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Consejos para elaborar un Diagrama de Pareto
Elaborar un Diagrama de Pareto y seleccionar los asuntos prioritarios no es siempre una tarea fácil. A continuación te presentaremos algunos consejos que puedes tomar en cuenta:
- Evalúa la validez de la información recolectada. Antes de realizarlo, considera que la información recolectada en corto tiempo puede dar resultados equivocados. Si no controlas los datos, pueden cambiar de un momento a otro y no representar el nivel de prioridad que se ha establecido.
- Clasifica las categorías metódicamente. Si no observamos el diagrama de la forma correcta, los resultados no serán útiles. Elige los criterios con cuidado y prioriza los más importantes.
- Enfócate en los problemas frecuentes. Esto reducirá la cantidad de puntos que necesitan repararse. No quiere decir que olvides los problemas menores, pero arreglar los más grandes te ayudará a aumentar los recursos financieros.
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Conclusión
El diagrama de Pareto puede ser de gran utilidad para la toma de decisiones y el desarrollo de estrategias efectivas que ayuden a cumplir los objetivos prioritarios de una organización.
Para obtener resultados precisos y útiles, es importante garantizar que los datos recopilados sean precisos, completos y relevantes, y que se utilicen técnicas apropiadas para analizarlos. En resumen, el Diagrama de Pareto es una herramienta valiosa que puede mejorar significativamente la calidad y la eficiencia de la recolección de datos y el análisis.
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