La encuesta de salida se ha convertido en una práctica cada vez más habitual en las empresas que buscan mejorar su clima organizacional y reducir la rotación de personal. Este tipo de encuestas no solo proporcionan una valiosa retroalimentación sobre la experiencia de los empleados durante su tiempo en la empresa, sino que también revelan las razones principales por las que deciden abandonar la organización.
En este artículo, exploraremos el objetivo de las encuestas de salida, ejemplos de preguntas clave, cómo analizar los resultados y qué medidas puedes implementar para evitar la rotación de personal.
¿Qué es una encuesta de salida?
Una encuesta de salida de empleados es un proceso para conducir una discusión entre una persona del departamento de Recursos Humanos y un empleado que haya sido despedido o renuncie de manera voluntaria.
La entrevistas de salida de personal es un proceso establecido en varias organizaciones y se han convertido en parte de las actividades del Departamento de Recursos Humanos cuando una persona deja la compañía.
La razón por la que se realiza este tipo de encuesta es para obtener retroalimentación útil que puede ser de gran ayuda para la manera en la que se trabaje a futuro, y para mejorar el reclutamiento y la retención de empleados.
Las encuestas se realizan en persona, por teléfono, o través de correo electrónico. Como prática, la encuesta de salida de empleados es una herramienta muy útil para las organizaciones.
Objetivo de una encuesta de salida
El objetivo principal de una encuesta de salida es recopilar información de primera mano sobre los motivos que llevaron a un empleado a dejar la empresa. Esta retroalimentación ofrece una oportunidad para identificar áreas de mejora en la cultura organizacional, el ambiente laboral, las políticas internas y las oportunidades de crecimiento dentro de la organización. Además, proporciona una visión clara de posibles tendencias negativas que, si se abordan a tiempo, pueden ayudar a mejorar la retención del talento.
Preguntas para una encuesta de salida de empleados
Las preguntas de una encuesta de salida pueden ser diferentes para cada organización. Normalmente las preguntas que se incluyen son una mezcla de preguntas abiertas y de preguntas de opción múltiple.
Con un cuestionario de Recursos Humanos para empleados puedes conocer la opinión sobre el tiempo que pasaron en la organización y por supuesto, ayuda a la compañía a recolectar insights.
Aunque se espera que las compañías estén bien preparadas para tales entrevistas, al mismo tiempo es importante que estas no parezcan completamente planeadas. Por lo tanto, es muy importante estructurar las preguntas de la encuesta de salida de empleados de tal manera que no evoquen ningún problema y que se puedan obtener de los empleados respuestas sinceras.
Igual de importante es saber cuales son las preguntas que no debes realizar, por ejemplo, no hacer preguntas relacionadas con problemas personales o cualquier otro tema que el empleado no quiera discutir.
Si el empleado habla de problemas personales asegúrate de compartir con él las políticas de privacidad.
Por ejemplo, pueden haber ciertos casos en los que un empleado hable sobre un problema de acoso sexual, por lo que debes de asegurarte de abordar el tema de manera correcta teniendo en cuenta las políticas de privacidad.
Nunca “alimentes” los chismes de oficina, no digas nada que pueda malinterpretarse, no te metas en los problemas personales del empleado y no intentes convencer al empleado para que permanezca en la compañía. Siempre asegúrate de mantener la conversación lo más profesional posible.
Si llevas a cabo encuestas de satisfacción laboral de manera periódica, evitarías muchos de estos problemas, ya que tendrías conocimiento de los factores que afectan a tu fuerza laboral y los podrías resolver a tiempo para mantener a tus empleados felices y por consecuencia más productivos.
Checa estos ejemplos de encuestas de salida.
Las encuestas de salida deben ser concisas y enfocarse en aspectos que puedan aportar información valiosa. Aquí algunos temas clave y ejemplos de preguntas:
- Satisfacción con el trabajo:
- ¿Qué tan satisfecho/a estabas con tus responsabilidades diarias?
- ¿Sentías que tenías las herramientas y el apoyo necesarios para hacer tu trabajo?
- Oportunidades de desarrollo profesional:
- ¿Crees que la empresa ofreció suficientes oportunidades de crecimiento y desarrollo?
- ¿Por qué decidiste aceptar otra oferta laboral? ¿Qué te motivó?
- Cultura organizacional y ambiente laboral:
- ¿Cómo describirías el ambiente laboral dentro de tu equipo/departamento?
- ¿Te sentías valorado/a por tus superiores y colegas?
- Motivos para dejar la empresa:
- ¿Cuál fue el factor principal que te llevó a tomar la decisión de irte?
- ¿Qué podría haber hecho la empresa para evitar tu salida?
- Recomendaciones de mejora:
- ¿Qué sugerencias darías para mejorar la experiencia de los empleados?
Consejos para crear una encuesta de salida
- Mantén la confidencialidad: Asegúrate de que los empleados sepan que sus respuestas serán tratadas de manera confidencial. Esto les permitirá ser más honestos en sus respuestas.
- Hazla corta y específica: Las encuestas largas pueden desincentivar la participación. Elige preguntas claras y directas que aborden los temas más importantes.
- Incluye preguntas abiertas: Aunque las preguntas cerradas ayudan a cuantificar datos, las preguntas abiertas ofrecen un panorama más amplio de las opiniones y sentimientos del empleado.
- Utiliza una herramienta digital: Las plataformas en línea permiten recopilar y analizar los datos de manera más eficiente. Además, facilitan el seguimiento de las tendencias a lo largo del tiempo.
¿Por qué las organizaciones deberían aplicar entrevistas y encuestas de salida?
Aunque hay bastantes cosas que hacer para evitar la rotación de personal, la comunicación es la más importante. Estar en contacto constante ayuda a detectar el riesgo a tiempo.
Un riesgo de desgaste es siempre una oportunidad de retención. Sin embargo, esto es más fácil de decir que de hacer. Mucho depende del tamaño y tipo de la organización, la naturaleza del negocio, etc. Eventualmente perderás empleados.
Lo que es esencial y extremadamente crucial es que los empleados sean entrevistados cuando dejen la organización para comprender porqué está dejando su puesto en la organización.
La razón puede ser diferente en cada empleado, algunas veces puede ser porque no sentían que tenían las suficientes responsabilidades en su trabajo y porque perciben que los directivos no reconocen su esfuerzo, y otras porque tienen otra oferta de empleo. El punto es que es importante saber la razón.
La mayoría de los empleados generalmente tienen miedo de dar retroalimentación honesta a la gerencia. Pero los empleados que decidieron renunciar a la compañía no tienen nada que perder o porque temer.
Es por eso que es importante realizar encuestas de satisfacción laboral, para tener una opinión e insights de las razones por las que un empleado no se siente a gusto y decide salirse de la organización.
Hacer una encuesta de salida de empleados ayudará a la gerencia a recolectar la información correcta para tratar cualquier problema que pueda existir en la organización. Información que normalmente no se puede obtener de un empleado actual.
Otra razón muy importante por la cual una organización necesita considerar tales entrevistas es porque estas ayudan a obtener información que te puede ser de utilidad para retener a los empleados.
La retención de empleados es complicada. Gestiona el sentido de pertenencia de empleados, si las organizaciones actúan con prontitud basándose en la información obtenida en dicha entrevista de salida de personal, sabrán que “no hacer” en el lugar de trabajo y por consiguiente tendrán una mayor retención y a empleados contentos.
Como mencione anteriormente, las encuestas de salida de empleados deben ser un proceso comunicativo. Por lo tanto, al momento de planificarlas, las preguntas correctas son la clave para obtener los comentarios o datos necesarios.
¿Cómo encuestar a los empleados que dejan tu empresa?
Es importante que el empleado tenga conocimiento completo de todo el proceso de retroalimentación a su salida y haya transparencia en este. Es por eso que es importante que las organizaciones planeen correctamente las encuestas o entrevistas, para no cometer ningún error.
Algunas organizaciones realizan encuestas de salida inmediatamente cuando el empleado anuncia su renuncia, y esta puede ser mucho antes de su fecha de salida.
Lo más recomendable es esperar hasta los últimos días en que el empleado esté trabajando en la organización e incluso cuando ya se haya ido.
Con QuestionPro Workforce, puede realizar encuestas de salida de empleados, recopilar datos y comprender verdaderamente las razones de su partida.
Ahora puedes agregar una dirección de correo electrónico alternativa de los empleados en el sistema.
Muchas herramientas no tienen esta opción, lo que impide a los gerentes de Recursos Humanos obtener datos cruciales una vez que el empleado se ha ido.
Un empleado que abandona la organización es una pérdida significativa, por lo que debes saber y entender la razón que hay detrás de ello.
Ahora puedes estar en contacto con los empleados que anuncian su salida, conocer las razones de la misma y ayudar a bajar este número.
Con QuestionPro Workforce:
- Puedes subir direcciones de correo electrónico alternativas cuando quieras. Tienes la opción de importarlas o hacer una importación masiva manualmente.
- Puedes tener las direcciones de correo electrónico alternativas como modo de contacto secundario para mandarles la encuesta cuando ya no estén.
- Puedes establecer reglas, como que sólo las encuestas de salida irán a la dirección de correo electrónico.
- Puedes seleccionar entre una serie de plantillas que tenemos en la plataforma.
Mientras que el desgaste del personal no sea cero, las organizaciones pueden ciertamente contenerlo. Los líderes y gerentes de Recursos Humanos pueden reducir el desgaste del personal realizando ciertos esfuerzos y lograr la retención del personal.
¿Cómo analizar los resultados de una encuesta de salida laboral?
El análisis de los resultados debe ir más allá de la simple recopilación de respuestas. Aquí algunos pasos clave para realizar un análisis efectivo:
- Identificar patrones y tendencias: Agrupa las respuestas similares para identificar patrones comunes entre los empleados que abandonan la empresa. Esto te ayudará a detectar problemas recurrentes, como la falta de oportunidades de crecimiento o insatisfacción con la gestión.
- Segmentar por departamentos o equipos: Un análisis detallado por departamentos puede revelar problemas específicos que afecten a ciertas áreas de la organización, permitiéndote implementar soluciones personalizadas.
- Comparar con otros datos de recursos humanos: Combina la información obtenida en las encuestas de salida con otros datos de recursos humanos, como evaluaciones de desempeño o índices de rotación, para obtener una visión más completa.
- Toma de decisiones: Utiliza la información para ajustar las políticas de la empresa, mejorar los programas de capacitación y desarrollo, o cambiar prácticas que generen insatisfacción entre los empleados.
Consejos para evitar la rotación de personal
Una vez que has identificado las razones principales de la rotación de personal a través de las encuestas de salida, es hora de implementar estrategias para reducirla. Aquí algunas recomendaciones:
- Ofrecer oportunidades de crecimiento: Asegúrate de que tus empleados tengan acceso a programas de desarrollo profesional, mentorías y oportunidades de ascenso.
- Promover una cultura de reconocimiento: Los empleados valoran ser reconocidos por su trabajo. Implementa sistemas de reconocimiento que refuercen comportamientos positivos y logros.
- Mejorar la comunicación interna: Mantén una comunicación abierta y honesta con tus empleados, escuchando sus inquietudes y actuando en consecuencia.
- Evaluar y ajustar los paquetes de compensación: Asegúrate de que los salarios y beneficios sean competitivos en el mercado, y que los empleados perciban que su trabajo es valorado.
- Fomentar un ambiente de trabajo positivo: La cultura organizacional influye directamente en la retención. Asegúrate de que el ambiente de trabajo sea inclusivo, colaborativo y respetuoso.
Conclusión
Las encuestas de salida son una herramienta esencial para comprender por qué los empleados deciden abandonar una empresa. Implementar cambios basados en estos resultados puede tener un impacto significativo en la retención del talento y en la mejora del ambiente laboral. Al abordar las causas subyacentes de la rotación, las organizaciones pueden crear un entorno donde los empleados se sientan valorados y motivados a quedarse a largo plazo.
QuestionPro cuenta con las herramientas necesarias para obtener la retroalimentación de tus empleados. Solicita una demostración y conoce todas sus funciones.
