Hoy conoceremos cuáles son los factores clave para una planificación estratégica. Al entender estos componentes clave, las empresas podrán enfrentar los desafíos del mundo empresarial actual y trazar un camino hacia la excelencia estratégica.
¿Qué es la planificación estratégica?
La planificación estratégica es una herramienta muy importante para las empresas, ya que posibilita la formulación de metas, estrategias y acciones para alcanzar un determinado objetivo. El plan tiene validez dentro de un horizonte temporal, y debe hacer una contribución valiosa a los objetivos de largo plazo.
Sin un plan formal, los propósitos de la organización pueden ser malinterpretados, lo cual a su vez puede desembocar en una mala utilización de recursos, rendimientos poco satisfactorios y resultados que no se alinean con la visión empresarial.
En general, se recomienda que el documento del plan estratégico considere mínimamente los siguientes aspectos: 1) cultura organizacional (misión, visión y valores), 2) análisis interno y externo, 3) objetivos y estrategias, 4) presupuesto, 5) plan de acción, y 6) indicadores y KPI’s (key performance indicators).
Muchas empresas no aplican la planificación estratégica porque carecen de una comprensión clara de lo que es una estrategia o un plan estratégico. Llegan a confundir este último con el plan de negocios, o con ideas vagas (“nuestra meta es ser los mejores”, “este año nos hemos propuesto tener más clientes”, etc.) que quizá tienen un contenido motivador, pero que al no estar formuladas de manera estratégica, no son alcanzables ni medibles.
¿Cuáles son los factores clave para una planificación estratégica?
Si te interesa emprender un proceso de planificación para tu empresa, es importante que conozcas los factores críticos que inciden en el éxito de un plan estratégico. Tomar en cuenta estos seis factores ayuda a mejorar las probabilidades de éxito en la transformación de la empresa.
- Institucionalización de la visión y misión
- Administración basada en datos
- Análisis costo beneficio
- Liderazgo y participación
- Evaluación financiera
- Monitoreo para la ejecución estratégica
- Institucionalización de la visión y misión
Como parte del proceso de planificación, la empresa debe reafirmar su misión, visión y valores. Estos elementos constituyen el fundamento sobre el cual se puede formular estrategias y metas. Su importancia tiene que ver con el hecho de que rigen el desarrollo de las actividades de la empresa, y por ello, son el marco general para la elaboración de planes. En términos simples, el plan estratégico debe ser coherente con la misión, visión y valores, y al mismo tiempo, debe establecerlos o ratificarlos de una manera muy clara.
2. Planificación basada en datos
Otro de los factores clave para una planificación estratégica es la planificación basada en datos. Este factor tiene que ver con el hecho de que siempre es mejor tomar decisiones no en base a supuestos, sino en base a datos.
Es común que las personas hagan conjeturas y tengan ciertas nociones preconcebidas sobre su entorno. No obstante, dentro de los procesos de planificación, cuando no se toma como punto de partida la realidad objetiva, los resultados pueden ser distintos de los que esperamos.
Cuando los planes no se fundamentan en datos, las metas y estrategias son formuladas de una manera incongruente con la realidad de la organización. Esto lleva a que el plan no plantee las herramientas apropiadas para abordar los problemas reales de la empresa.
Los datos son importantes porque permiten evitar esa inclinación a crear una imagen ficticia sobre la empresa. De ese modo, ayudan a potenciar la eficacia del plan.
Al recopilarlos, es importante tomar en cuenta tanto la dimensión interna como la externa de la empresa. Los datos internos están referidos a aspectos como ventas, costos, inversiones, el ritmo de crecimiento, los retornos, el desempeño de los empleados, y el cumplimiento de metas. Los datos externos tienen que ver con los fenómenos exteriores que tienen un impacto directo en el desempeño de la organización: indicadores económicos, tipo de cambio, precios, cadena de suministro, impuestos, etc.
Una vez que los datos han sido recolectados, es importante interpretarlos de la manera correcta. Para esto, puede ser útil involucrar a las personas vinculadas con los hechos que los generaron, vale decir, los empleados y gerentes, a través de reuniones participativas. También puede ser beneficioso recurrir a especialistas o asesores profesionales. Los datos deben permitir obtener una visión clara acerca de la efectividad y eficiencia de las políticas y estructuras de la empresa.
3. Análisis costo beneficio
En esencia, este análisis consiste en detallar los costos de ejecutar cada estrategia y explicar los beneficios esperados. Esto es importante porque ayuda a evitar sesgos en el proceso de toma de decisiones. En otras palabras, permite evitar que las decisiones importantes se tomen de manera improvisada, sin partir de una comparación realista de los pros y contras.
En el marco de un proceso de planeación estratégica, para efectuar un análisis costo beneficio, se debe cumplir los siguientes pasos:
- Definir las estrategias que se llevarán adelante como parte del plan estratégico, haciendo una formulación clara y precisa.
- Identificar los costos y beneficios directamente ligados a cada estrategia. Como parte de este ejercicio, se debe definir mínimamente los gastos de capital e ingresos esperados que emergerán de la ejecución de cada estrategia.
- Establecer de manera precisa el valor monetario de los costos y beneficios.
- Determinar la tasa de descuento para obtener el valor presente de los flujos, con el propósito de incluir en el análisis el valor del dinero en el tiempo.
- Calcular el valor presente neto de los costos y beneficios.
- Comparar los resultados para tomar decisiones conforme a le evidencia recogida.
4. Liderazgo y participación
Involucrar a los líderes de la organización es otro de los factores clave para una planificación estratégica. Es importante para lograr el alineamiento de los miembros del equipo con los objetivos y estrategias formuladas. El liderazgo empresarial es un catalizador que posibilita que el plan sea implementado, acorde a lo que se estableció en el documento. Sin líderes que guíen al equipo de trabajo hacia el cambio, el plan se quedará en el papel y todo habrá sido un ejercicio fútil.
Ejercer el liderazgo organizacional para la implementación del plan implica transmitir la visión, los objetivos y las estrategias de manera clara. De esta manera, cada eslabón de la organización entenderá el porqué de los cambios y de ese esfuerzo adicional que es necesario para hacer realidad el plan.
Por otro lado, la implementación práctica de un plan estratégico exige que se establezcan responsabilidades claras, así como metas y métricas para hacer seguimiento de la eficacia en el avance. La asignación de responsabilidades y la formulación de indicadores de seguimiento son más exitosas cuando los empleados y el personal gerencial se involucran en el proceso de manera abierta y participativa. El elemento humano no debe ser dejado a un lado si se quiere lograr cambios verdaderos.
5. Finanzas y monitoreo
Existen cinco áreas de desempeño que intervienen en la planificación estratégica:
- El crecimiento del negocio,
- La administración estratégica de costos,
- Las operaciones de logística y administración tecnológica,
- La satisfacción del empleado y
- La administración de recursos físicos y humanos.
Todas estas áreas son interdependientes y pueden ser transformadas solo de manera conjunta.
La evaluación del impacto financiero del cambio es importante porque posibilita el monitoreo de las áreas de desempeño de manera global, en base a parámetros colectivos. El monitoreo no debe hacerse área por área, de manera independiente, sino adoptando una perspectiva integrada.
Para hacer el monitoreo financiero del impacto de las estrategias implementadas, es necesario utilizar datos relevantes recuperados del sistema de contabilidad de la empresa. El seguimiento debe hacerse a lo largo de varios periodos en el tiempo. Por ejemplo, es importante hacer seguimiento de las variaciones en el gasto laboral, en periodos semanales, mensuales o trimestrales. Asimismo, es importante evaluar los cambios en las disponibilidades, los ingresos, los costos de ventas, los gastos administrativos, capital de trabajo, etc.
6. Mejora continua
En esencia, el propósito de hacer monitoreo y evaluación es posibilitar el control del avance del plan estratégico y la mejora continua.
Ningún plan es perfecto y nada garantiza que no vayan a existir errores que deben ser enmendados a futuro. Asimismo, se debe tener en cuenta que la organización está inmersa en un entorno cambiante e incierto, y debido a ello, un plan que era bueno ayer puede que no lo sea hoy.
Por todo ello, es necesario asumir que el plan debe someterse a una lógica de mejora continua, para el continuo perfeccionamiento de la gestión estratégica.
¿Qué significa aplicar una lógica de mejora continua? Significa que debe haber una evaluación y feedback constante para reorientar las estrategias y metas adoptadas.
Incorporar el enfoque de mejora continua dentro de los planes estratégicos implica establecer todos los aspectos necesarios para la evolución permanente, mediante un enfoque de optimización de procesos y crecimiento.
Después de trabajar en el desarrollo práctico del plan, hay que reflexionar sobre lo siguiente: ¿los objetivos fueron alcanzados? ¿Qué problemas surgieron a lo largo del proceso? ¿En qué aspectos se puede mejorar? Respondiendo a esas interrogantes, se puede tener mayor claridad sobre cómo plantear un mejor plan en el futuro (próximos 3 a 5 años).
Conclusión
La planificación estratégica debe ser utilizada por las empresas como medio para clarificar las certidumbres e incertidumbres que se presentan en el camino hacia realizar la visión. Un buen plan se sustenta en un diagnóstico detallado del escenario en que la empresa se encuentra, asumiendo lo que la realidad revela. Por otro lado, para la implementación exitosa del plan, es necesario tener en cuenta la importancia del liderazgo, la participación, la cultura y el factor humano para dirigir al equipo de trabajo.
Implementando la planeación estratégica de manera integral y fundamentada, la organización podrá mantenerse fuerte, relevante y eficiente, mejorando competitividad y resultados.
Autor: Jorge Eduardo Bolaños Gamarra
Formación: Licenciatura en Ciencias de la Comunicación (Universidad Mayor de San Andrés), MBA en Administración de Empresas (Universidad Privada Boliviana). Especialización en economía y finanzas.
