Todas las empresas deben determinar cómo van a utilizar los datos y manejarlos de forma coherente en todos los ámbitos para apoyar los resultados empresariales. Hoy en día, las empresas recopilan enormes cantidades de datos procedentes de diversas fuentes, y la gobernanza de datos contribuye a la gestión de riesgos, la maximización del valor y la reducción de costos.
La gobernanza de datos incluye las personas, los procesos y las herramientas tecnológicas que una empresa necesita para gestionar y proteger sus activos de datos. Todo depende de cómo se gestione la información que recoge la empresa. Cuando es eficaz, garantiza que los datos son correctos, coherentes y se gestionan de forma adecuada.
Constituye el marco para la gestión de los datos en toda la organización y ofrece la oportunidad de utilizar eficazmente datos fiables. En este artículo se define la gobernanza de datos con algunas buenas prácticas.
¿Qué es la gobernanza de datos?
La gobernanza de datos es un conjunto de normas y procedimientos utilizados por las empresas que controlan la gestión, distribución y seguridad de los datos de una organización. Sus tareas incluyen:
- Crear infraestructura y tecnología.
- Establecer y gestionar procesos y normas.
- Averiguar qué empleados o puestos de una organización tienen el poder y la responsabilidad de manejar y conservar determinados tipos de datos.
El cumplimiento se basa en lo bien que se gestionan los datos. Los sistemas se ocupan de cómo se almacenan, trasladan y mantienen seguros los datos. Pero la parte humana se encarga de que se desarrollen las políticas, los procedimientos sean sólidos, se gestione la tecnología y se aseguren los datos.
Componentes clave de la gobernanza de datos
Las organizaciones se benefician de una buena gobernanza de los datos a la hora de tomar buenas decisiones. Un programa bien diseñado incluye un equipo de gobernanza, un comité guía y administradores de datos. También es una norma sobre cómo utilizar los datos.
He aquí algunos componentes clave para un buena gobernanza de datos:
- Honestidad: Todos los participantes en el programa deben ser honestos y abiertos sobre las limitaciones, los retos y otros efectos de las decisiones sobre el gobierno de los datos.
- Calidad de los datos: Sirve de base para la administración de las fuentes de datos. La piedra angular de cualquier organización impulsada por los datos es la recopilación de datos precisos, completos y fiables. La gobernanza requiere datos de alta calidad y un nivel de solidez.
- Seguridad de los datos: La seguridad de los datos es la técnica de categorizar y clasificar las fuentes de datos según los niveles de riesgo que plantean las fuentes de datos. Garantiza el establecimiento de un canal de acceso seguro entre la interacción del usuario y los procedimientos de seguridad.
- Gestión de los datos: Dirige, supervisa y ofrece asistencia en la utilización de las fuentes de datos, y contribuye a la aplicación de datos de alta calidad a los usuarios de la empresa de una manera que les resulte fácil de acceder.
- Claridad de los datos: A efectos de seguridad de los datos, sugiere que la persona que accede y utiliza los datos de la organización es responsable de sus acciones. Los usuarios pueden saber de dónde proceden sus datos en el mundo corporativo.
Ventajas de la gobernanza de datos
La gobernanza de datos es un conjunto de formas para que una organización gestione y controle los datos y cómo se utilizan. Implica la creación de normas y reglas internas de datos y su aplicación para garantizar que los datos son correctos, coherentes y se utilizan correctamente. Estos son algunos de los beneficios que una empresa puede obtener de un sólido programa de gobernanza de datos.
Garantía de calidad
Los datos limpios son el resultado de un programa de gobierno de datos superior. La supervisión de los datos es compartida, se limpia, se actualiza y se desecha regularmente. Tratar con datos es difícil, pero si el personal de gestión de datos mantiene todo actualizado y relevante, el trabajo puede ser un poco más fácil.
Una buena política de datos ayuda a las organizaciones a encontrar y seguir la pista a la información útil y a eliminar la información inútil, antigua o redundante. Cuando varias personas introducen datos, algunos estarán duplicados o serán inexactos. Tus políticas de datos deben ayudar a tu equipo a reducir los errores y producir una única fuente de datos de alta calidad.
Mejor toma de decisiones empresariales
Una sólida gobernanza de datos permite que todos los usuarios autorizados de una organización accedan a los mismos datos, eliminando la posibilidad de que se formen silos de datos dentro de una empresa. Gracias a ello, los usuarios y los responsables de la toma de decisiones tendrán un mayor nivel de confianza en los datos y, en consecuencia, confiarán más en las decisiones basadas en esa información.
Cumplimiento de reglamentos, leyes y normas del sector
Si pones en marcha un sistema, será más fácil para tu empresa seguir los requisitos legales más actuales. Te aseguras de que el personal cumpla la ley y evita que tengas que pagar multas o sanciones por infringir las normas.
Además, al garantizar que se cumplen las normas reglamentarias vigentes, se protege la información empresarial sensible de personas que no deberían tenerla.
Reducción de gastos
La gobernanza de datos hará que las auditorías sean más rápidas y sencillas y mejorará las operaciones diarias. Podrá reducir el despilfarro derivado de decisiones basadas en información errónea u obsoleta. Además, mantener un control de la actividad actual, el inventario y el personal disponible puede ayudarte a servir mejor a tus clientes.
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Mejores prácticas de gobernanza de datos
Es posible llevar a cabo una gobernanza de datos eficaz de forma fluida y eficiente. Debes atenerse a la siguiente lista de algunas de las mejores prácticas más esenciales.
- Empieza por lo pequeño, pero piensa en lo grande: Las personas, los procesos y la tecnología son partes fundamentales de la gobernanza de datos. Debe recordar estos aspectos cuando planifiques y lleves a cabo tu estrategia de datos. Cada parte debe basarse en las anteriores para formar una estrategia de gobernanza de datos completa. Las personas deben ser primero, luego el proceso y, por último, la tecnología.
- Establece objetivos explícitos y cuantificables: Establece objetivos claros, cuantificables y específicos. Lo que no se puede medir no se puede controlar, así de simple. Cuando se cumplan los objetivos, celebra el éxito y utilízalo como motivación para lograr nuevas victorias.
- Involucra a las partes interesadas: Para establecer una política de gobernanza de datos, necesitarás el apoyo de los principales líderes de la empresa. Puedes conseguir que las partes interesadas hagan algo para garantizar que todos los miembros de la empresa utilicen tu plan de gobernanza.
- Establece las funciones del equipo de gobernanza de datos: Hay que establecer funciones, responsabilidades y estructuras de propiedad para que los procedimientos sean eficaces. Las personas que crean y gestionan los datos son las que mejor los conocen. Los gestores de datos deben trabajar con los propietarios para ayudar a guiarlos y facilitar la comunicación. El equipo de gobernanza de datos debe contar con miembros de distintos departamentos y ser capaz de hacer avanzar las iniciativas de gobernanza de datos.
- Ten en cuenta los datos no gestionados: Algunos de tus datos más valiosos están en tus archivos, carpetas y recursos compartidos. Sin embargo, estos datos suelen correr más riesgo que los datos gestionados. Asegúrate de que tu plan de gestión de datos incluye los datos no estructurados.
- Clasifica y etiqueta los datos: Establece normas para los metadatos que ayuden a tu empresa a alcanzar sus objetivos y permitan que los datos se utilicen más de una vez. Uno de los principales objetivos de la gobernanza es la estandarización, que será difícil de lograr sin la clasificación y el etiquetado de los datos.
- Seguimiento del progreso con métricas: El éxito del programa debe medirse. Antes de introducir políticas de datos, define tus mediciones. Esto te permite empezar con tus procedimientos actuales de gestión de datos. Sigue las métricas originales con regularidad. Esto muestra el progreso y garantiza que tus mejores prácticas de gobernanza de datos son efectivas en la práctica, no sólo en la teoría.
- Comunícate con regularidad: La comunicación es fundamental en cualquier parte del programa o los procedimientos de gobernanza de datos. Ya sea destacando los éxitos o reformando después de un fracaso, una comunicación clara y frecuente es esencial para demostrar la eficacia de la estrategia.
- Crear un caso de negocio para ello: Crea un caso de negocio que explique por qué debe hacerse. Determina los beneficios de los distintos grados de madurez de la gobernanza de los datos, incluidos los relativos al crecimiento, el ahorro de costos, el riesgo y el cumplimiento, y luego comunica tus conclusiones.
- Maximiza la automatización: Para garantizar el éxito de tus proyectos de gobernanza de datos, debes automatizar todo lo que pueda ser automatizado, incluidos los flujos de trabajo, los procedimientos de aprobación, las solicitudes de datos, las solicitudes de permisos y cualquier otra cosa que se te ocurra. La automatización no sólo ahorrará tiempo y dinero, sino que también garantizará que la gobernanza se aplique de forma continua.
Conclusión
Un marco de gobernanza de datos permite a tu empresa operar con un mayor nivel de productividad. No es un proyecto de una sola vez; es un proceso continuo. Un programa sólido garantiza que los datos de tu organización sean seguros, estandarizados y precisos. Además, los propios procedimientos deben ser revisados y actualizados periódicamente a la luz del volumen, la naturaleza y el carácter cambiante de los datos que tu empresa maneja.
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