Ya sean presenciales, híbridas o totalmente online, las conferencias, foros y seminarios están, todavía, de moda en el mundo empresarial. Sin embargo, la mayoría de ellos, si no todos, tienen un gran problema. Algunos ponentes simplemente no están a la altura, o al menos no están en sintonía con el tema principal de la conferencia. Es por ello que hoy conoceremos la importancia de contar con un instrumento de evaluación de ponencias.
Todos sabemos que algunos ponentes reutilizan y reciclan sus presentaciones o no pueden manejar a los participantes. También es posible que no sepan realmente que han fracasado en una charla, porque nadie ha medido su eficacia.
Sigue leyendo para ver cómo contar con un instrumento de evaluación de ponencias puede ser una solución rápida para mejorar tus eventos y hacer que el público participe de manera efectiva.
¿Qué es un instrumento de evaluación de ponencias?
Un instrumento de evaluación de ponencias, cursos o talleres puede ser un formulario o encuesta que se utiliza, por ejemplo, para recopilar datos sobre la eficacia de un orador en su discurso y su efectividad para el público, o en recopilar datos sobre el nivel de satisfacción del lugar o contenido del evento.
Esta retroalimentación puede ser esencial tanto para el orador como para los organizadores de la charla para tener un contenido de calidad, inspirador y agradable para los asistentes.
Las organizaciones también utilizan encuestas para eventos para que los asistentes puedan dar su opinión. Estos comentarios ayudarán a la organización a elaborar un mejor plan para garantizar su éxito y mejorar sus eventos basándose en datos precisos y no en opiniones individuales.
¿Por qué es importante disponer de un instrumento de evaluación de ponencias?
Un buen formulario de evaluación puede ser una herramienta esencial para medir la eficacia de un evento. Además, puede utilizarse para medir la contribución que hace a los objetivos de una organización, ya sean educativos, de marca, de generación de contactos o cualquier otro.
Por último, es esencial para medir que los esfuerzos realizados están llegando correctamente a la audiencia.
Te compartimos algunos consejos para generar interacción en conferencias online.
Elementos para la evaluación de ponencias
Existen diversos factores que debes de considerar para que tu instrumento de evaluación de ponencias sea efectivo, por ejemplo, que las preguntas tengan una valoración en escala de Likert, excepto las preguntas abiertas.
Estos son algunos aspectos que debes incluir:
- Nombre del ponente y/o nombre del evento
Esto permitirá a los asistentes saber qué sesión o ponente están evaluando. Siempre es conveniente que esta parte sea lo más clara posible, para que los asistentes sepan de inmediato a quién están evaluando y para evitar confusiones entre el público.
Ejemplo:
Nombre de la sesión «Cómo escribir correctamente»
Nombre del ponente «María Parra».
- Valoración de la sesión del ponente
Haz saber a la audiencia que esta sección está pensada para ayudar a mejorar la calidad de las futuras presentaciones. Aquí, tu público tendrá que calificar los conocimientos del ponente sobre el tema y su capacidad de presentación.
Es importante añadir siempre la pregunta «¿Esta presentación ha cumplido sus expectativas?» y dejar una pregunta abierta para los que no les haya gustado.
Ejemplo:
«¿Esta presentación cumplió con sus expectativas?» [Si no lo hizo, por favor, díganos por qué [inicio de la pregunta abierta].
- Calificación general del evento
Disponer de una valoración global del evento te ayudará a conocer la medida de satisfacción de todos los asistentes con una única visión.
Ejemplo:
«Evaluación general de esta presentación» [valoración en escala Likert]
Si necesita más ideas de preguntas, aquí puedes encontrar algunas para crear tu propio instrumento de evaluación de ponencias:
- Cómo evaluar cursos en línea
- Encuesta para cursos y talleres
- Cuestionario para evaluación de eventos
¿Qué hacemos cuando recibimos las respuestas de nuestra evaluación de ponencias?
Una vez recogidos los formularios, los organizadores del evento deben reunir los resultados en un informe que los resuma para medir la eficacia con la que el evento satisfizo las necesidades del público y lo que se puede hacer en el futuro para mejorarlo.
Las 4 preguntas principales a las que debe responder este informe son:
- ¿Qué hemos hecho bien?
- ¿Qué podría haberse hecho de forma diferente?
- ¿Qué es lo que no debemos hacer en futuros eventos?
- ¿Qué podemos mejorar para futuros eventos?
Resumir los resultados es una forma excelente de informar a los planificadores del evento y de idear acciones basadas en las ideas recolectadas en la encuesta.
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