{"id":119531,"date":"2021-07-06T02:00:15","date_gmt":"2021-07-06T09:00:15","guid":{"rendered":"https:\/\/www.questionpro.com\/blog\/?p=119531"},"modified":"2023-02-20T04:29:00","modified_gmt":"2023-02-20T04:29:00","slug":"gestion-de-quejas-reclamos-y-sugerencias","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.questionpro.com\/blog\/es\/gestion-de-quejas-reclamos-y-sugerencias\/","title":{"rendered":"Gesti\u00f3n de quejas, reclamos y sugerencias. \u00bfC\u00f3mo realizarla?"},"content":{"rendered":"
Prever los deseos y necesidades de cada cliente es muy dif\u00edcil. Tendr\u00e1s clientes realmente satisfechos con tu producto o servicio, pero habr\u00e1n otros que tengan problemas. Es por eso que hoy hablaremos de c\u00f3mo realizar una correcta gesti\u00f3n de quejas, reclamos y sugerencias de los clientes<\/strong>.<\/span><\/p>\n Es importante que establezcas un proceso que garantice una buena relaci\u00f3n con el cliente incluso despu\u00e9s de que se haya cometido un error y que evite que se vaya de tu empresa enojado. <\/span><\/p>\n Lo m\u00e1s importante es que los comentarios de los clientes lleguen al departamento adecuado para que el producto sea a\u00fan mejor en el futuro.<\/span><\/p>\n Conozcamos algunos de los factores que debes de considerar para atender de manera eficiente las quejas, reclamos y sugerencias y tu audiencia.<\/span><\/p>\n El t\u00e9rmino gesti\u00f3n de reclamaciones describe la gesti\u00f3n de las quejas de los clientes en una empresa. Su objetivo es reforzar la <\/span>lealtad del cliente<\/span><\/a>, as\u00ed como la garant\u00eda de calidad.<\/span><\/p>\n Se supone que las cr\u00edticas se eval\u00faan de forma sistem\u00e1tica y ordenada, y se utilizan para crear un impacto positivo. Tambi\u00e9n se supone que se resuelve el problema que provoc\u00f3 la cr\u00edtica del cliente. <\/span><\/p>\n Casi todas las empresas reciben quejas de sus clientes, nadie es completamente inmune a ellas. A medida que una empresa crece, el n\u00famero de reclamos tambi\u00e9n suele crecer. <\/span><\/p>\n Eventualmente, el n\u00famero de quejas es tan elevado y la estructura de la empresa tan compleja que hay que introducir un proceso de gesti\u00f3n de quejas y reclamos.<\/span><\/p>\n Un <\/span>cliente insatisfecho<\/span><\/a> del cual no se toma en cuenta su opini\u00f3n probablemente dejar\u00e1 de confiar en tu oferta y tambi\u00e9n contar\u00e1 a otros lo frustrado y enojado que est\u00e1. Recuerda que en la era del Internet, las quejas suelen llegar a lugares inimaginables.<\/span><\/p>\n La gesti\u00f3n de las quejas, reclamos y sugerencias consiste en gestionar met\u00f3dicamente las cr\u00edticas de los clientes. Hay que desarrollar estrategias y determinar d\u00f3nde deben recibirse, c\u00f3mo hay que reaccionar ante ellas y a qu\u00e9 departamentos o personas deben remitirse la informaci\u00f3n obtenida. <\/span><\/p>\n La asignaci\u00f3n de responsabilidades tambi\u00e9n entra dentro de la gesti\u00f3n de las quejas. S\u00f3lo cuando est\u00e9 claro qui\u00e9n debe reaccionar en cada caso, se podr\u00e1 transformar una cr\u00edtica negativa en algo positivo.<\/span><\/p>\n Estas son 5 razones para conocer las <\/span>quejas del cliente<\/span><\/a>.<\/span><\/p><\/blockquote>\n <\/p>\n La gesti\u00f3n de reclamaciones forma parte de la gesti\u00f3n de las relaciones con los clientes. El proceso completo de gesti\u00f3n de quejas, reclamaciones y sugerencias nos permite alcanzar dos objetivos:<\/span><\/p>\n Los objetivos mencionados anteriormente influyen en las tareas y, en consecuencia, tambi\u00e9n en los procedimientos de gesti\u00f3n de quejas y reclamaciones. <\/span><\/p>\n De acuerdo con los objetivos de satisfacci\u00f3n del cliente y de garant\u00eda de calidad, las tareas pueden agruparse en dos \u00e1reas. De este modo, hay varias tareas que, en su mayor\u00eda, contribuyen a una relaci\u00f3n positiva con el cliente.<\/span><\/p>\n Estos son algunos de los <\/span>canales de comunicaci\u00f3n con el cliente<\/span><\/a> m\u00e1s utilizados.<\/span><\/p><\/blockquote>\n <\/p>\n Por otra parte, una reclamaci\u00f3n o queja presentada tambi\u00e9n deber\u00eda tener un efecto a largo plazo en los procesos de la empresa ya que s\u00f3lo as\u00ed se puede mejorar la calidad del desempe\u00f1o de forma sostenible.<\/span><\/p>\n Para poder dominar con \u00e9xito las tareas de gesti\u00f3n de reclamaciones se deben cumplir ciertas condiciones generales.En primer lugar, se requiere una estructura organizativa. <\/span><\/p>\n Por ello, la gesti\u00f3n de quejas, reclamos y sugerencias debe ser un componente fijo dentro de la empresa y tambi\u00e9n ser reconocida como un factor importante por los directivos de la misma. <\/span><\/p>\n Luego, vale la pena encontrar al personal adecuado y capacitarlo como es debido. Esto se refiere especialmente al contacto directo con el cliente. Los empleados deben ser capaces de lidiar con situaciones de estr\u00e9s, ya que no todos los clientes son constructivos en sus cr\u00edticas.<\/span><\/p>\n Por \u00faltimo, una infraestructura funcional tambi\u00e9n forma parte de las condiciones generales. Esto se refiere principalmente a la implementaci\u00f3n de un <\/span>software de experiencia del cliente<\/span><\/a> que ayude a obtener retroalimentaci\u00f3n y accionar tras obtener alg\u00fan comentario negativo o positivo.<\/span><\/p>\n Para que el cliente pueda presentar una queja tu empresa debe establecer opciones sencillas para dar retroalimentaci\u00f3n. <\/span><\/p>\n Puede tratarse de una l\u00ednea de atenci\u00f3n telef\u00f3nica, un chat o una direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico, pero las opiniones tambi\u00e9n pueden enviarse a trav\u00e9s de <\/span>formularios web<\/span><\/a>. <\/span><\/p>\n Las empresas siempre deben indicar expl\u00edcitamente estas opciones. De este modo, se alienta a los clientes a dar su opini\u00f3n.<\/span><\/p>\n Despu\u00e9s de esto, se procesa la reclamaci\u00f3n. Aqu\u00ed, la amabilidad y la comprensi\u00f3n por parte del empleado capacitado juegan un papel importante. Aseg\u00farate de que tus clientes tambi\u00e9n conozcan las medidas se tomar\u00e1n despu\u00e9s de su cr\u00edtica. <\/span><\/p>\n En la medida de lo posible, el cliente debe poder entender qu\u00e9 tipo de consecuencias tendr\u00e1 su queja. Sin embargo, en ocasiones la comunicaci\u00f3n continua sobre un asunto concreto no es econ\u00f3micamente viable. <\/span><\/p>\n Por ello, los profesionales de la empresa deben evaluar qu\u00e9 tipo de respuesta sigue teniendo sentido en ese momento y qu\u00e9 ser\u00eda una respuesta razonable.<\/span><\/p>\n El siguiente paso es gestionar la reclamaci\u00f3n del cliente. Esto incluye tambi\u00e9n canalizarlo al departamento correspondiente. <\/span><\/p>\n Para muchos clientes es suficiente saber que su opini\u00f3n ha sido aceptada con aprecio y que dar\u00e1 lugar a un cambio. Otros, sin embargo, necesitan m\u00e1s acciones para estar satisfechos. <\/span><\/p>\n Para ello, tus empleados de soporte deben disponer de los recursos adecuados. En este paso, el empleado responde directamente al cliente y le ofrece un descuento, un cambio de producto, una reparaci\u00f3n o alguna otra ventaja.<\/span><\/p>\n Al mismo tiempo, comienza la ejecuci\u00f3n de las tareas internas. La reclamaci\u00f3n entrante se analiza y categoriza, y de este modo se obtiene informaci\u00f3n sobre lo que debe cambiarse en la empresa. <\/span><\/p>\n Posteriormente, se llevan a cabo las tareas de auditor\u00eda y elaboraci\u00f3n de informes, es decir, se revisa el propio proceso de gesti\u00f3n de reclamaciones. <\/span><\/p>\n Al mismo tiempo, tambi\u00e9n se eval\u00faa la eficacia: \u00bfLa satisfacci\u00f3n del cliente est\u00e1 representada adecuadamente por la reclamaci\u00f3n recibida? En este contexto, una soluci\u00f3n puede ser fomentar la estimulaci\u00f3n de las quejas.<\/span><\/p>\n La informaci\u00f3n de la auditor\u00eda se prepara y se presenta a los ejecutivos de la empresa o a otros responsables de la toma de decisiones. Luego, esta rama de la gesti\u00f3n de reclamaciones tambi\u00e9n se ocupa de la ejecuci\u00f3n. <\/span><\/p>\n Los datos recopilados y preparados deben utilizarse para mejorar la gesti\u00f3n de la calidad. <\/span><\/p>\n Puede tratarse de detalles relacionados a una peque\u00f1a fase de la producci\u00f3n y que pueden aplicarse r\u00e1pidamente. Sin embargo, a largo plazo es posible iniciar cambios estructurales que repercutan en toda la empresa.<\/span><\/p>\n Estos son algunos consejos para que puedas ganarte a tus clientes ofreci\u00e9ndoles un excelente servicio. <\/span><\/p>\n Un cliente que se queja no es una molestia, sino una oportunidad de mejora. De sus comentarios se obtiene informaci\u00f3n importante sobre tus productos o servicios. <\/span><\/p>\n Cuando su enojo disminuye y recibe un apoyo satisfactorio de tu parte, lo m\u00e1s probable es que perciba que tu empresa est\u00e1 orientada al cliente. <\/span><\/p>\n Los clientes insatisfechos que ni siquiera te avisan son mucho peores. Por este motivo, es absolutamente necesario pedir la <\/span>retroalimentaci\u00f3n del cliente<\/span><\/a>.<\/span><\/p>\n Sin duda, a todo el mundo le gusta recibir comentarios positivos, pero el desarrollo continuo funciona mejor cuando se se\u00f1alan los defectos. Por ello, debes facilitar lo m\u00e1s posible que tus clientes te planteen sus inquietudes. Hazles sentir que su opini\u00f3n realmente importa. <\/span><\/p>\n Si un cliente expresa su descontento, lo primero que hay que hacer es dejar que exprese su preocupaci\u00f3n. Muchas veces el cliente no puede especificar la causa exacta de su enojo. <\/span><\/p>\n Por ello, las <\/span>preguntas de seguimiento<\/span><\/a> tambi\u00e9n se consideran una parte esencial de la escucha. De este modo, le demuestras al cliente que est\u00e1s interesado y se puede obtener informaci\u00f3n importante para mejorar el producto.<\/span><\/p>\n Pocas cosas molestan tanto a un cliente insatisfecho como quedarse atrapado eternamente esperando al tel\u00e9fono. Pero eso no significa que las empresas solo deben responder lo m\u00e1s r\u00e1pidamente posible a los clientes que se ponen en contacto con ellas. <\/span><\/p>\n Tambi\u00e9n deben enfocarse en responder lo m\u00e1s r\u00e1pido posible a los clientes que expresan sus preocupaciones por correo electr\u00f3nico y en las redes sociales. De lo contrario, la <\/span>fricci\u00f3n con el cliente<\/span><\/a> sigue creciendo y acaba llegando al punto en que ya no es posible controlar los da\u00f1os. <\/span><\/p>\n Sin embargo, si una empresa ha establecido un sistema claro de gesti\u00f3n de reclamaciones, este tipo de problema no deber\u00eda ocurrir.<\/span><\/p>\n Estas son algunas buenas opciones para mejorar tu <\/span>sistema de atenci\u00f3n al cliente online<\/span><\/a>.<\/span><\/p>\n De vez en cuando parece que el problema no se origin\u00f3 en tu empresa o producto, sino en el propio cliente. Sin embargo, nunca debes decirles esto. <\/span><\/p>\n Obviamente, no es buena idea culpar a los clientes que ya est\u00e1n molestos y enfadados, especialmente porque est\u00e1n contribuyendo al \u00e9xito de tu empresa con su pago. <\/span><\/p>\n En segundo lugar, su queja tambi\u00e9n puede contribuir a mejorar tu oferta. Tal vez las instrucciones de uso puedan hacerse m\u00e1s sencillas o deba mejorarse la comunicaci\u00f3n en general. En cualquier caso, debes asumir toda la responsabilidad del problema.<\/span><\/p>\n Por un lado, a un cliente insatisfecho le gustar\u00eda descargar su frustraci\u00f3n en ti. Pero, por otro lado, necesita una soluci\u00f3n a su problema. Por eso no basta con mostrarse comprensivo. <\/span><\/p>\n Ofrece soluciones sensatas, preferiblemente antes de que el cliente plantee sus propias exigencias. As\u00ed mantendr\u00e1s el control y tambi\u00e9n podr\u00e1s determinar mejor los costos de compensaci\u00f3n acumulados. Independientemente de la importancia del cliente, tambi\u00e9n puedes personalizar la soluci\u00f3n en funci\u00f3n de \u00e9l.<\/span><\/p>\n Una buena gesti\u00f3n de quejas, reclamos y sugerencias significa realmente querer ayudar y conocer la opini\u00f3n de los clientes<\/a>, y reconocer esta retroalimentaci\u00f3n como una oportunidad para mejorar tu empresa. <\/span><\/p>\n Si adem\u00e1s consigues esto, los clientes insatisfechos se convertir\u00e1n en clientes habituales.<\/span><\/p>\n QuestionPro cuenta con las herramientas necesarias para escuchar la <\/span>voz del cliente<\/span><\/a> y atender sus necesidades. Solicita una demostraci\u00f3n de nuestra plataforma de experiencia del cliente QuestionPro y descubre todo su potencial.<\/span><\/p>\n <\/p>\n\u00bfQu\u00e9 es la gesti\u00f3n de quejas, reclamos y sugerencias?<\/span><\/h2>\n
Pasos para la gesti\u00f3n de quejas, reclamaciones o sugerencias del cliente<\/span><\/h2>\n
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Tareas para gestionar los reclamos y quejas de los clientes<\/span><\/h3>\n
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\n<\/span>Solo cuando la cr\u00edtica justificada del cliente te sea comunicada primero a ti, podr\u00e1s hacer uso de la queja de forma positiva.<\/span><\/span><\/li>\n
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\n<\/span>Para conseguirlo, el personal especialmente capacitado debe aceptar las cr\u00edticas y hacer sentir al cliente insatisfecho que su opini\u00f3n es importante.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n\n
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\n<\/span>Que el descuento en el precio o el cambio de producto sea adecuado depende de cada caso. Sin embargo, hay que determinar de antemano cu\u00e1les son las diferentes opciones (si las hay).<\/span><\/li>\n<\/ul>\n\n
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\n<\/span>La informaci\u00f3n adquirida suele proporcionar puntos de referencia para asegurar la calidad y puede contribuir posteriormente a mejorar el rendimiento de la producci\u00f3n y el servicio.<\/span><\/li>\n<\/ul>\nCondiciones generales<\/span><\/h3>\n
Procedimientos para atender las quejas, reclamos y sugerencias de los clientes<\/span><\/h3>\n
Consejos para la gesti\u00f3n de quejas reclamos y sugerencias<\/span><\/h2>\n
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Inv\u00edtalos a dar su retroalimentaci\u00f3n<\/span><\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n
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Escucha atentamente lo que tus clientes tienen que decir<\/span><\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n
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Responde r\u00e1pidamente<\/span><\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n
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Asume la culpa<\/span><\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n
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Piensa en soluciones<\/span><\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n
Conclusi\u00f3n<\/span><\/h2>\n