La gestion des dossiers et des documents est nécessaire au fonctionnement quotidien d’une entreprise. Il s’agit d’un élément important pour l’organisation et la gestion de votre entreprise. Mais les entreprises négligent souvent la gestion des documents.
La gestion des documents peut aider votre entreprise à organiser ses documents les plus importants, à les conserver en lieu sûr, à les suivre et à les contrôler, à les auditer et à les examiner, et à les éliminer en toute sécurité lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.
Dans ce blog, nous discuterons de ce qu’est la gestion d’un dossier, de son processus et des meilleures pratiques. Commençons.
Qu’est-ce que le Records Management ?
La gestion des dossiers est le processus qui consiste à garder une trace des dossiers du projet et à les stocker correctement. Il s’agit d’un système qui organise, planifie et conserve les dossiers des projets afin que les personnes puissent y accéder et les utiliser à l’avenir. Les dossiers sont des listes de détails qui sont importants pour le projet et qui doivent être conservés pour gérer le projet.
Lorsque vous pensez à la gestion des documents, vous devez décider quel type d’information doit être conservé et comment il doit l’être. Vous devrez savoir comment traiter et rassembler les documents et combien de temps ils doivent être conservés et stockés. Les dossiers d’élimination ou de protection sont également liés à des événements extérieurs.
Processus de gestion des archives
Le processus de gestion des documents est le cycle de vie d’un document, depuis sa création jusqu’à sa destruction ou son stockage dans une archive. Nous examinons ici les étapes du processus de gestion des documents :
- Identification et catégorisation des enregistrements
L’identification et la classification des documents archivés nécessitent d’identifier les documents et informations importants qui doivent être gérés et classés en fonction de leur type, de leur contenu et de leur importance.
- Tenue et organisation des dossiers
Cette étape consiste à trouver un endroit approprié pour stocker les documents et à les organiser de manière à ce qu’ils soient facilement accessibles et récupérables. Il peut s’agir de systèmes d’archivage physiques, de bases de données numériques ou d’une combinaison des deux.
- Conservation et protection des archives
La conservation et la protection des documents implique de s’assurer que les documents sont conservés en toute sécurité et qu’ils seront utilisables aussi longtemps qu’ils seront nécessaires. Il peut s’agir d’utiliser des matériaux de stockage protecteurs, d’effectuer des sauvegardes régulières et de prendre d’autres précautions pour éviter les dommages ou les pertes.
- Obtention et utilisation de documents
Cette étape de la gestion des documents consiste à accorder l’accès aux documents à ceux qui en ont besoin et à s’assurer qu’ils sont accessibles et utilisables en cas de besoin. L’utilisation des documents peut faire appel à des outils de recherche, à des index et à d’autres outils destinés à aider les personnes à trouver les informations dont elles ont besoin.
- Destruction des documents
Cette étape permet de s’assurer que les documents périmés sont éliminés conformément aux lois et réglementations en vigueur. Il peut s’agir de déchiqueter des documents papier, de supprimer des documents électroniques ou de recourir à d’autres méthodes d’élimination.
Meilleures pratiques en matière de gestion des documents
Certains documents sont essentiels à toute entreprise. Pour travailler efficacement à l’avenir, ils doivent les conserver. Voici les meilleures pratiques en matière de gestion des documents :
- Définir les objectifs de l’entreprise
Chaque organisation doit décider de ce qu’elle doit faire de ses archives. Il s’agit d’examiner les systèmes de stockage déjà en place et de déterminer comment ils sont utilisés. Il permet de déterminer ce qui sera nécessaire à l’avenir.
La gestion des documents doit comporter des étapes claires pour la création, la destruction et l’élimination des documents. Ce processus permet aux entreprises d’établir des documents juridiques corrects. Il aide également les entreprises à tenir des registres sur la base de règles de conservation.
- Identifier et documenter vos documents de manière systématique
La recherche et l’organisation des documents constituent une étape cruciale du processus de gestion des documents. La plupart du temps, les archives déterminent quels documents doivent être conservés. Mais d’une manière générale, tout document pouvant être utilisé pour prouver quelque chose doit toujours être conservé. La première étape compliquée de la gestion des documents consiste à choisir ceux qui seront archivés.
- Établir un calendrier pour la tenue des registres
Un calendrier de conservation des documents vous aidera à éviter les coûts et les risques liés à leur perte. Il décide de la durée particulière de conservation des documents. Voici le calendrier des différents types d’enregistrements :
- Le personnel
Gérer les dossiers des employés une fois par an est suffisant.
- Financier
Selon le type d’enregistrement financier, le calendrier peut être défini pour différentes périodes. Par exemple, les documents fiscaux et comptables nécessitent généralement plus de temps que les documents personnels pour satisfaire aux règles de l’IRS.
- Juridique
La durée de conservation des documents juridiques dépend du type de document et du type d’entreprise.
- Révision et mise à jour des politiques de gestion des documents
Il ne suffit pas d’élaborer une politique de gestion des documents. Les entreprises devraient revoir et mettre à jour de temps à autre leur politique en matière de traitement des documents. Il garantit que les dossiers sont exacts, faciles à trouver et confidentiels. Tous les documents doivent être conservés dans une zone soumise à la politique de conservation des documents établie.
- Création d’une équipe de gestion des archives
Pour réussir dans ce domaine, une entreprise doit mettre en place une équipe dédiée à la gestion des documents. L’équipe doit être chargée d’assurer le suivi et le stockage de tous les documents. Ils doivent également veiller à ce que les dossiers soient conservés en lieu sûr aussi longtemps que nécessaire. L’équipe devrait également être chargée de se débarrasser des anciens documents pour libérer de l’espace.
- Créer un flux de travail simple pour l’équipe
Les organisations devraient se concentrer sur la création d’un flux de travail de gestion des documents afin de conserver les documents de manière appropriée. Les facteurs suivants doivent être pris en compte dans l’efficacité du flux de travail:
- Obtenir et stocker les données
- Conserver les données dans un endroit clé de l’entreprise
- Contrôle de l’accès aux dossiers.
La gestion des archives se déroulera sans heurts grâce à une procédure organisée.
- Choix d’un lieu sûr
Une partie essentielle de la gestion des documents consiste à déterminer où stocker les dossiers d’une organisation. Trouvez un bon emplacement pour la gestion des documents en tenant compte des facteurs suivants :
- Tout endroit doté de plusieurs niveaux de sécurité, comme les locaux d’une ambassade ou la chambre forte d’une banque.
- Une entreprise comme un service d’informatique en nuage qui s’occupe de vos fichiers numériques.
Le bon emplacement empêche l’accès indésirable aux dossiers de l’entreprise. Les entreprises qui stockent des données sensibles doivent choisir un endroit approprié.
- Registres de suivi et de contrôle
Les documents sont constamment déplacés dans et hors des installations de stockage. Les dossiers sont également transférés entre les départements et les employés. Un système de contrôle doit permettre de s’assurer qu’aucun fichier n’est perdu pendant la transmission.
L’enregistrement des opérations quotidiennes de l’organisation est important pour l’élaboration des décisions et des processus futurs. L’accès aux registres est nécessaire pour permettre à l’entreprise de déterminer si elle est sur la bonne voie. Le suivi et la surveillance des enregistrements aideront les organisations à réussir à l’avenir.
Conclusion
En utilisant des systèmes efficaces de gestion des documents, les entreprises et les personnes peuvent s’assurer que les informations importantes sont faciles à trouver et à obtenir en cas de besoin. En outre, une bonne gestion des documents peut contribuer à empêcher la perte ou la détérioration d’informations importantes et aider les organisations à respecter les lois et les règles en vigueur.
La gestion des dossiers est un élément clé d’une bonne organisation professionnelle et personnelle. Elle peut contribuer à améliorer l’efficacité et à réduire les risques. Alors, sans tarder, créez-en un pour votre entreprise afin de vous démarquer. Contactez QuestionPro si vous avez besoin d’aide.
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