L’organisation des données consiste à trier les données brutes en plusieurs catégories et à les organiser. Les observations des différentes variables sont incluses dans ces données brutes. L’organisation des données permet par exemple d’organiser les notes obtenues par les élèves dans plusieurs disciplines.
Le temps consacré à la recherche d’informations à partir d’une source de données qui n’a pas été préalablement structurée augmente avec le temps et la quantité de données. Bien que diverses formes d’organisation des données puissent également être utilisées pour les documents numériques, certains professionnels de l’informatique les appliquent principalement aux documents physiques.
Il arrive que nous analysions des informations pendant une période prolongée. Pourtant, il est difficile de s’en souvenir, surtout si la matière est vaste et compliquée. L’esprit humain commence à se représenter les choses pour les rendre plus mémorables. L’organisation des données est la même. Il recueille et présente des données simples à interpréter. La gestion des données, ou statistiques, est la meilleure approche pour représenter les données.
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Ce blog explique comment organiser les données, les meilleurs conseils et les meilleures pratiques.
Comment organiser les données ?
L’organisation des données est le processus qui consiste à classer les données dans des groupes et des catégories afin de les rendre plus faciles à utiliser et d’y accéder, de les traiter et de les analyser plus rapidement.
Vous devrez organiser vos données de la manière la plus logique et la plus ordonnée possible, de la même manière que nous rassemblons les documents essentiels dans des dossiers, afin que vous et toute personne y ayant accès puissiez trouver rapidement ce qu’ils recherchent.
Il nous permet d’organiser l’information de manière à ce qu’elle soit facile à lire et à utiliser. Il est difficile de travailler avec des données brutes ou d’effectuer des analyses à partir de celles-ci. Ainsi, pour représenter correctement les données, nous devons les organiser.
Dans un monde où les ensembles de données constituent l’un des actifs les plus précieux des entreprises dans de nombreux secteurs différents, les entreprises utilisent cette méthode pour mieux utiliser leurs données.
Les cadres et autres professionnels peuvent consacrer beaucoup d’efforts à l’organisation des données dans le cadre d’un plan plus large visant à rationaliser les processus d’entreprise, à obtenir une meilleure intelligence économique et à améliorer le modèle d’entreprise en général.
Conseils et pratiques pour l’organisation des données
De nombreuses personnes ont des suggestions différentes pour l’organisation des données. Les quatre conseils suivants sont les plus largement acceptés :
- Établir des conventions de dénomination précises et fiables. Nommez vos fichiers de manière claire et descriptive. Un programme de renommage de fichiers peut être utilisé pour renommer automatiquement plusieurs fichiers si nécessaire.
- Les noms de fichiers devraient être plus courts. Si vous utilisez des dates, respectez un format cohérent. Ignorer tous les symboles.
- Maintenir une version cohérente des fichiers. Au lieu d’écraser le fichier périmé, vous devez en créer un nouveau avec le nom révisé. Le versionnage des fichiers est un autre nom pour cela.
- Créer et utiliser un dictionnaire de données pour normaliser les catégories et définir la fonction de chacune d’entre elles. Cela permettra à toutes les parties prenantes de votre entreprise de tirer le meilleur parti des ensembles de données que vous avez recueillis.
Voici quelques pratiques qui peuvent être utilisées pour organiser les données de manière plus efficace.
Utiliser un système de dénomination systématique.
Les noms des fichiers et des dossiers doivent être cohérents mais distinctifs afin de pouvoir les retrouver et les trier facilement. Limitez au maximum les caractères spéciaux et les espaces (remplacez-les par des caractères de soulignement). Inclure les éléments suivants :
- Nom du projet/acronyme
- Type d’expérience/instrument
- Informations sur la localisation du site (le cas échéant)
- Initiales du chercheur
- Date (formatée de manière cohérente, c’est-à-dire AAAA-MM-JJ)
- Le numéro de la version (par exemple, v01)
De même, nommez logiquement vos fichiers et vos répertoires. Les fichiers ne doivent pas être décrits à l’aide de noms de dossiers, car ils peuvent être déplacés à l’avenir. Un court texte ou un fichier README ajouté à un dossier peut aider les futurs lecteurs (y compris vous-même) à comprendre le contenu et le contexte.
Contrôle des versions
Conservez un enregistrement des versions si vous devez revenir à vos données d’origine. Ne modifiez jamais les données brutes ; conservez-en toujours un double intact ! Une copie du dossier original ne doit être examinée, triée, affinée ou modifiée.
Formats de fichiers
Enregistrez une copie de vos données au format texte simple chaque fois que vous le pouvez afin d’assurer leur conservation à long terme (par exemple, .csv ou .txt). Le programme que vous utilisez actuellement pourrait être mis à jour ou faire faillite, ce qui rendrait le fichier illisible.
Dossiers détaillés
Décrivez vos données afin de préserver leur contexte. Les métadonnées (données sur les données) prennent de plus en plus d’importance à mesure que de plus en plus de personnes utilisent les données. Les métadonnées répondent à des questions à la fois spécifiques à une discipline et générales, telles que l’auteur des données, la signification des abréviations, les unités de mesure, etc.
Conclusion
Il est essentiel de comprendre la structure de vos données pour maximiser leur valeur dans le cadre de toute approche pratique de l’organisation des données. La clé d’une bonne présentation des données est de rester organisé et propre, donc de ne pas perdre le fil, quelle que soit la méthode utilisée.
Il existe de nombreuses autres façons d’organiser les fichiers, mais l’important est de veiller à ce que vos fichiers de données soient organisés de manière à en faciliter l’accès.
Selon les besoins de l’utilisateur, il existe de nombreuses méthodes d’organisation des données. Parfois, les valeurs répétées dans les données sont rassemblées pour déterminer le mode des données, et d’autres fois, les informations sont classées par ordre croissant ou décroissant.
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