Nous savons que les travailleurs souhaitent un retour d’information continu, mais qu’ils ne l’obtiennent pas toujours. « Ne vous contentez pas de critiquer, de condamner ou de vous plaindre, donnez plutôt un retour d’information constructif » – Dale Carnegie
Il est important de donner un retour d’information et de prendre régulièrement des nouvelles, mais ce n’est pas suffisant. Ces discussions ne fonctionneront pas si les employés ne comprennent pas comment elles sont liées aux objectifs de l’entreprise et à l’évolution de leur propre emploi.
« La principale conclusion à tirer de cette étude est que la plupart des gens ne parviennent pas à faire leur travail avec les outils et les méthodes dont ils disposent aujourd’hui », indique notre étude. « Il n’est donc pas surprenant que seuls 39 % des employés déclarent que leurs check-ins actuels fonctionnent bien pour eux.
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Voyons en quoi le retour d’information continu diffère des modèles de retour d’information traditionnels, comment il peut aider votre entreprise et comment vous pouvez bien mettre en place un tel modèle.
Qu’est-ce que le retour d’information continu ?
Le retour d’information continu est défini comme un mécanisme ou un processus dans lequel un employé reçoit un retour d’information continu et est guidé de manière systématique en discutant ouvertement des forces et des faiblesses de l’employé.
Le capital humain est un atout pour toute organisation et il convient d’en prendre soin. Les organisations ont donc besoin d’un mécanisme qui permette aux employés de savoir ce qu’ils font bien et ce qu’il est possible d’améliorer pour qu’ils puissent s’acquitter correctement de leurs tâches.
Par exemple, considérons que vous dirigez une organisation qui compte dix mille employés travaillant dans différentes zones géographiques. Supposons que vous preniez la décision de vous rendre sur les différents sites et de donner aux employés le retour d’information que vous souhaitez, mais ce n’est qu’une action ponctuelle. Quelle est la prochaine étape ?
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Le motif du retour d’information est qu’il doit être continu. Il est donc essentiel que les organisations fassent du retour d’information continu une pratique régulière. Le retour d’information est un processus cyclique et non linéaire. Ce cycle permet de s’assurer que le contenu est absorbé, mis en œuvre et répété.
Ce processus ne se limite pas au monde de l’entreprise, il est également très apprécié dans le domaine du sport. Les athlètes sont ouverts au système de retour d’information continu, et pourquoi pas ?
Chaque fois qu’ils sont sur le terrain, c’est un nouveau défi pour eux, mais ils se souviennent des défis précédents et des tactiques gagnantes qu’ils ont appliquées. Le retour d’information continu dans le domaine du sport est donc tout à fait évident.
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Importance d’un retour d’information continu
Un retour d’information continu peut aider votre entreprise à savoir ce qui se passe avec vos employés. Les managers ont une meilleure idée des performances de leurs collaborateurs, et les employés n’ont pas à attendre jusqu’à un an pour savoir ce qu’ils font de bien et ce qu’ils peuvent améliorer.
En fait, les travailleurs sont impatients de savoir comment ils s’en sortent afin de pouvoir s’améliorer.
Ce processus continu peut aider les gens à mieux se parler, à comprendre leur travail et leurs objectifs, à mieux faire leur travail et à être plus heureux au travail. Grâce à ces gains, les entreprises peuvent atteindre leurs objectifs ambitieux tout en améliorant l’engagement et la fidélisation.
Un retour d’information continu peut aider votre entreprise de trois manières importantes.
Stimuler l’engagement et la fidélisation des employés
Le retour d’information continu améliore les relations entre les managers et les employés, réduisant ainsi l’attrition et les frais d’embauche.
Les bons managers motivent et retiennent les travailleurs. Selon Gallup, les managers influencent l’engagement de leur équipe à hauteur de 70 %. Ce sont les managers qui ont le plus d’impact sur le bien-être des employés.
Le soutien des managers augmente l’engagement des employés et leur fidélité à l’entreprise. Les cadres qui aident les travailleurs à élaborer un plan de développement professionnel démontrent l’engagement de l’entreprise à l’égard de leur avenir. Un nouvel employé peut échouer sans aide.
En revanche, une personne qui reçoit un retour d’information continu se sent soutenue et peut se développer et réussir.
Fournir des informations en temps réel
Le retour d’information continu signifie que personne n’a besoin d’attendre l’évaluation annuelle pour donner un avis négatif ou soulever des questions essentielles. Les contrôles individuels permettent au personnel d’agir rapidement sur le retour d’information. Les cadres peuvent également aider les employés à surmonter les obstacles.
Cela permet d’éviter l’accumulation d’erreurs. Le retour d’information en temps réel peut contribuer à réduire le biais de récence, qui se produit lorsque les managers ne prennent en compte que les performances les plus récentes d’un employé. Des contrôles fréquents aident les managers à comprendre les employés en tant que travailleurs et en tant que personnes.
Ces dialogues et ces objectifs peuvent également aider les responsables des ressources humaines à évaluer les performances et les lacunes de l’entreprise.
Promouvoir le développement des employés
Un retour d’information continu permet aux employés de savoir ce qu’ils font bien, ce qu’ils peuvent améliorer et les possibilités qui s’offrent à eux. Ces travailleurs sont à l’aise pour demander de l’aide ou des tâches supplémentaires à la direction.
Si un vendeur ne parvient pas à persuader un prospect prometteur de répondre à ses appels et à ses courriels, il peut demander conseil à sa direction lors de sa prochaine visite.
Les directeurs des ressources humaines peuvent utiliser ces informations pour élaborer des parcours d’apprentissage et de développement qui favorisent la progression de ces personnes tout en répondant aux objectifs essentiels de l’entreprise, tels que les compétences manquantes dont l’organisation aura besoin à l’avenir.
Modèle et système de rétroaction continue
Le modèle de retour d’information continu est également connu sous le nom de roue de Deming, car le Dr Edwards Deming, célèbre consultant en gestion, l’a mis au point dans les années 1950. Le modèle est basé sur quatre attributs :
1. Le plan :
Vous devez identifier et comprendre où se situe le problème avant même d’envisager de donner un retour d’information aux employés. Vos commentaires doivent être fondés sur des faits et des statistiques et non sur vos souvenirs des expériences passées que vous avez pu avoir avec le(s) employé(s). Vous devez d’abord explorer l’information, définir votre retour d’information, générer des idées pour fournir le retour d’information, puis mettre en œuvre le retour d’information.
2. Faire :
Une fois que vous avez identifié les forces et les faiblesses des employés, il est temps de vérifier le système dans le cadre d’un projet pilote à petite échelle avant de le mettre en œuvre dans l’ensemble de l’organisation. Cela vous permettra d’évaluer si les changements proposés ont permis d’atteindre le résultat souhaité avec un minimum de perturbations.
3. Vérifier :
À ce stade, vous analysez les résultats du projet pilote par rapport aux attentes que vous avez définies. Si les attentes des employés correspondent à la réalité, il est temps de mettre en œuvre le plan. Ne passez à la phase finale de la mise en œuvre que lorsque vous êtes entièrement satisfait des résultats.
4. Agir :
C’est l’étape de la mise en œuvre du processus. N’oubliez pas qu’il s’agit d’un processus continu, d’une boucle, et non d’un processus linéaire avec un début et une fin. Cela signifie que votre processus amélioré devient un tremplin pour continuer à améliorer le processus pour vos employés à intervalles réguliers.
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Retour d’information continu sur la gestion des performances
Selon une étude réalisée par Forbes, près de 75 % des salariés considèrent que le retour d’information est important, mais moins d’un tiers d’entre eux le reçoivent. Nous sommes à l’ère de la technologie et le changement est la seule constante. Les ressources humaines et leur mode de fonctionnement au cours de la dernière décennie ont connu un changement à 360 degrés.
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Ce changement a été mis en œuvre parce que les employés ne sont plus intéressés par les évaluations annuelles, ils veulent un retour d’information continu, et ils le veulent maintenant. Par conséquent, les organisations doivent modifier l’ensemble du système concernant la manière et le moment où les employés reçoivent leur retour d’information.
Dans ce monde dominé par la technologie, les organisations doivent être attentives à se concentrer davantage sur les processus et les programmes conçus pour attirer les talents et les retenir. L’attrition des employés est un problème auquel les organisations sont confrontées depuis longtemps. Le retour d’information continu est la solution pour accroître l’engagement des employés.
Examinons ce mécanisme du point de vue de l’employé. Imaginez que vous portiez un appareil de fitness et que celui-ci vous donne votre nombre de pas à la fin de l’année et non pas quotidiennement. Vous n’auriez aucune raison de modifier votre régime alimentaire ou votre programme d’exercices, et les résultats que vous souhaitez obtenir ne seraient qu’un rêve lointain.
Il n’est pas surprenant que les employés ressentent le besoin d’un retour d’information opportun et d’une reconnaissance appropriée. C’est un attribut qui leur permet d’être plus performants au travail. Ils y voient l’occasion d’orienter leur carrière dans la bonne direction.
La mise en place d’un système de gestion des performances avec retour d’information continu permet aux organisations de donner aux employés ce qu’ils veulent vraiment, afin qu’ils puissent bénéficier d’un retour d’information continu.
Voici les mesures prises par les responsables des ressources humaines du monde entier pour mettre en œuvre une gestion des performances fondée sur un retour d’information continu :
1. N’en faites pas un processus effrayant :
C’est une science simple : le cerveau humain est hypersensible à tout ce qu’il considère comme une menace. Dans les organisations où les employés ont peur d’admettre leurs erreurs, cela ne fait qu’engendrer une culture du doute. Aucune organisation ne souhaite promouvoir une culture dans laquelle les dirigeants ne font pas confiance à leurs employés et vice versa.
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Pour éviter cela, ne rendez pas le processus de retour d’information effrayant. Ce n’est pas l’occasion de souligner les erreurs ou de demander aux employés de confesser les raisons pour lesquelles ils n’ont pas atteint leurs objectifs.
Il s’agit plutôt d’un processus visant à aider les employés et l’organisation à s’améliorer. Restez simple et parfois subtil. Il s’agit d’un retour d’information informel qui permet d’obtenir de meilleurs résultats.
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2. Donner plus souvent un retour d’information continu :
Une écrasante majorité d’employés souhaitent recevoir un retour d’information de la part de leurs supérieurs, mais seule une poignée d’entre eux en bénéficient réellement. Il est essentiel que les responsables fournissent un retour d’information efficace et opportun sur l’évaluation des performances des employés. Des cycles courts et continus de retour d’information peuvent revitaliser une main-d’œuvre et seront donc intégrés au système à terme, ce qui entraînera une amélioration continue.
De nombreuses organisations ont réussi à transformer leurs entretiens annuels en un processus de retour d’information continu. Grâce à ce processus, les managers peuvent aider les employés à s’améliorer au travail et à tracer la voie vers leurs objectifs à long terme.
3. Éliminer tout préjugé dans le retour d’information :
Tout préjugé fondé sur le sexe, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou même les expériences passées avec un ou plusieurs employés peut entraver l’obtention d’un retour d’information utile. Les managers qui s’appuient sur leur mémoire pour mener des évaluations au lieu de suivre les progrès réels des employés sont considérés comme biaisés.
Le processus doit être basé sur des faits, des statistiques et des attributs pertinents afin d’éliminer toute partialité dans le retour d’information.
4. Les managers doivent être des entraîneurs :
Les managers ne peuvent pas réussir à aider leurs employés à s’améliorer s’ils n’ont pas cela à l’esprit, tout comme un entraîneur ne peut pas aider un athlète à gagner toutes les batailles sur le terrain s’il n’a pas le succès à l’esprit. Il est essentiel que les managers pensent comme les entraîneurs.
Le retour d’information est un dénominateur commun entre les managers et les employés. Il donne aux managers la capacité d’accompagner leurs employés pour qu’ils soient plus performants dans leur travail. Lorsque les managers apprennent à donner un retour d’information en temps réel, il est plus facile pour les employés de le mettre en œuvre.
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Avantages du retour d’information continu
Le retour d’information peut provenir de plusieurs superviseurs ou responsables, ce qui laisse la place à une mauvaise communication. Lorsqu’une organisation instaure une culture du retour d’information continu, il est essentiel que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
Il s’agit d’un dialogue. Cela signifie que non seulement l’organisation peut donner un retour d’information aux employés, mais que les employés peuvent également donner un retour d’information à l’organisation. Cela permet d’identifier les problèmes potentiels et d’y apporter une réponse rapide. Les avantages d’un retour d’information continu sont les suivants :
1. Contribue à créer une culture d’entreprise saine :
Il est important que les employés soient disposés à discuter régulièrement de leurs forces et de leurs faiblesses. Cela favorise une culture d’apprentissage et de développement continus au sein de l’organisation. La mise en œuvre d’un retour d’information continu aidera les employés à exceller sur le lieu de travail.
2. Aide les employés et l’organisation à fixer de meilleurs objectifs :
Les organisations qui se fixent des objectifs trimestriels ont tendance à obtenir des résultats supérieurs de 30 à 35 % à ceux des organisations qui se fixent des objectifs annuels. Le retour d’information vers les employés et vice-versa permet de fixer des objectifs réalisables.
3. Stimuler le moral des troupes :
En donnant à vos employés la possibilité de donner leur avis, vous stimulez non seulement leur moral, mais vous leur donnez aussi le sentiment qu’ils ont une responsabilité personnelle vis-à-vis de l’organisation. Lorsque les employés se sentent écoutés, ils sont convaincus que leurs commentaires sont pris en compte.
4. Appréciation des clients :
Le retour d’information continu ne doit pas se limiter à l’amélioration interne, mais les clients doivent également être autorisés à donner un retour d’information continu afin que l’organisation continue de s’améliorer. Si des changements dans les systèmes ou les processus affectent directement les clients, il est possible de leur demander leur avis avant de les mettre en œuvre.
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