I dati dei clienti sono importanti per un buon servizio clienti. Non puoi trattare qualcuno con i guanti bianchi se non sai nulla di lui. Le aziende hanno bisogno di utilizzare i dati dei clienti per prendere decisioni commerciali migliori e crescere, soprattutto nel mondo odierno basato sui dati. Tuttavia, alcune organizzazioni hanno problemi perché le loro informazioni non sono aggiornate o non sono sufficienti. Altri marchi ottengono molti dati ma non riescono a metterli insieme perché si trovano in posti diversi. Entrambe le cose possono causare dei silos di dati.
Le aziende devono sapere come si formano i silos informativi e come eliminarli. Questi silos portano all’inefficienza e rendono più complesse le interazioni con il servizio clienti, il che rende gli agenti del servizio clienti stressati e i clienti insoddisfatti. Anche i team di vendita, prodotto e marketing potrebbero perdere informazioni importanti sui clienti.
In questo blog parleremo della definizione di silos di dati e dell’impatto negativo che hanno sulla tua organizzazione. Scopriremo inoltre come è possibile abbattere i silos.
Cosa sono i silos di dati?
I silos di dati sono luoghi separati in cui alcuni gruppi di un’organizzazione possono archiviare i dati. Non possono condividere i dati con altri sistemi e possono essere utili solo per una funzione aziendale. I silos di dati sono come i silos di una fattoria dove i dati (di grano) vengono conservati separatamente.
Purtroppo questi silos che non condividono le informazioni hanno una cattiva fama. Sono una delle principali preoccupazioni di alcune organizzazioni. Per i leader aziendali è più difficile vedere il quadro d’insieme e la condivisione delle informazioni è più difficile.
Nel corso degli anni le aziende hanno speso molti soldi in software per migliorare i loro processi aziendali. Hanno creato molti sistemi, processi e applicazioni che generano dati per le loro ragioni. Così facendo, hanno creato il loro pezzo di verità separato dal resto. Quindi non è difficile capire perché la maggior parte delle organizzazioni ha ancora il problema dei silos.
Il 72% delle aziende afferma che è difficile mantenere diversi sistemi CRM tra i vari silos tecnologici. In un’altra indagine condotta da Adobe su 1.000 responsabili IT, il 37% ha dichiarato che i silos di dati rappresentano il problema principale per ottenere una visione unica dei clienti. Puoi anche condurre indagini relative ai silos di dati utilizzando il software per sondaggi QuestionPro.
Da molto tempo si criticano i silos di dati perché danneggiano la qualità dei dati e rendono più difficile il lavoro. Molte aziende si accorgono che limitano la visibilità tra le diverse aree verticali, rendendo più difficili le decisioni basate su informazioni valide.
Perché si formano i silos di dati?
I silos di dati si verificano a causa della mancanza di una governance e di una gestione efficaci dei dati, con conseguente dispersione dei dati nei vari reparti e sistemi di un’organizzazione. Questi silos rendono difficile l’identificazione dei dati e ostacolano la condivisione dei dati e l’integrazione dei dati dei clienti.
I silos di dati sono problematici perché causano inefficienze e opportunità mancate di prendere decisioni basate sui dati, in quanto le informazioni cruciali rimangono inaccessibili o scollegate all’interno dell’organizzazione.
L’impatto negativo dei silos di dati
Un silo di dati è costituito da isole di dati separati l’uno dall’altro, il che rende difficile ottenere i dati e utilizzarli. Quando ci sono dei silos di dati, non puoi vedere tutti i dati della tua azienda contemporaneamente o analizzarli completamente. Di seguito analizzeremo alcuni impatti negativi di queste situazioni:
Le informazioni e le idee frammentate derivano da silos di dati
Rendono difficile l’analisi dei dati nel loro complesso perché creano visioni scollegate. Quando le informazioni e le idee dei tuoi team sono disperse, è naturale che le loro decisioni non siano ben ponderate.
Prendere decisioni è come guardare la punta di un iceberg galleggiante in un mare di sistemi di dati disconnessi. Il rischio reale è che i tuoi utenti aziendali, gli utilizzatori dei dati o addirittura i dirigenti aziendali non vedano il quadro completo. Hanno bisogno di trarre vantaggio da informazioni importanti e più profonde che possono aiutare la tua azienda a crescere fortemente.
La maggior parte delle aziende desidera avere una visione a 360° dei propri clienti perché consente di agire in modo proattivo e di inviare messaggi pertinenti e personalizzati a molti clienti in ogni fase del customer journey. Con i silos di dati, ottenere una visione unica del cliente è quasi impossibile.
I silos riducono la qualità e l’affidabilità dei dati
Mantenere le informazioni aziendali in sistemi di dati separati le rende meno preziose. Quando i dati vengono conservati in silos, diventano rapidamente obsoleti o sbagliati, il che può causare una cattiva integrità dei dati nella tua organizzazione.
I silos di dati che non sono collegati tra loro possono non essere mai aggiornati o controllati perché non sono collegati tra loro. Questo può portare a dati imprecisi e vecchi. Se la tua azienda o gli utenti dei dati utilizzano quotidianamente queste informazioni sbagliate, ciò potrebbe causare ulteriori problemi.
I team aziendali possono memorizzare informazioni duplicate nei loro sistemi di archiviazione in altre situazioni. I team di marketing e vendite potrebbero duplicare piccole parti del pubblico che si vuole raggiungere per un progetto specifico. Poiché molte fonti di informazioni sono solo parzialmente complete, questa pratica di duplicazione dei dati abbassa la qualità dei dati rilevanti.
I silos di dati riducono la velocità di azione
Abbiamo già detto che la velocità e la flessibilità sono le chiavi del successo di un’azienda. Per avere successo nel mondo degli affari, le aziende devono considerare immediatamente ogni aspetto dei loro clienti e soddisfare le loro esigenze il prima possibile per rimanere davanti alla concorrenza.
Quando le informazioni sono divise, i tuoi team aziendali devono fare un lavoro a cubo. I diversi team possono finire per ripetere la stessa serie di compiti perché questi non sono chiaramente definiti. In queste situazioni il rapporto tempo/valore è elevato e alla fine si manifesta la “stanchezza da dati”.
Con i silos di dati, è difficile prendere decisioni rapide e ben informate. I team aziendali e di dati devono prima raccogliere ed elaborare i dati da molte fonti diverse. A questo punto, il fatto di esserti mosso per primo non sarà più un vantaggio. Inoltre, con i silos di dati, potresti prendere decisioni basate su informazioni non aggiornate.
I silos di dati ostacolano l’allineamento organizzativo
L’allineamento organizzativo è una chiave comprovata per il successo aziendale. Allinea i team operativi e funzionali intorno a un obiettivo chiaro e significativo. Assicura che tutte le parti dell’azienda, sia operative che strategiche, lavorino insieme al meglio.
I team con un percorso chiaro ottengono risultati migliori in tempi brevi e con meno sforzi, perché sono più flessibili e sensibili ai cambiamenti dell’ambiente operativo.
Questi silos sono ostacoli all’allineamento organizzativo. Impediscono ai dati e ai team aziendali di prendere decisioni in modo rapido, con più informazioni e agilità. A lungo andare, inoltre, ostacolano lo sviluppo continuo, l’apprendimento e la valorizzazione dei talenti.
A causa dei silos di dati, non c’è abbastanza coordinamento e cooperazione tra i diversi team, il che rallenta la produttività e rende meno efficiente l’uso delle risorse.
Per risolvere i problemi di collaborazione, devi ottimizzare le applicazioni aziendali che lavorano insieme e centralizzare i dati in un data warehouse cloud o in un data lake. In questo modo i team che si occupano di dati e di business possono standardizzare le informazioni e avere una visione completa dei dati della tua organizzazione.
Come si identificano i silos di dati?
Identificare i silos di dati è fondamentale per affrontare le loro sfide in modo efficace. Ecco alcuni punti chiave per aiutarti a riconoscere la presenza di questi silos:
Dati incoerenti
Spesso esiste quando diversi reparti o team archiviano e gestiscono i propri dati in modo indipendente. Le incoerenze nei formati, nelle definizioni o nei valori dei dati tra questi sistemi di archiviazione possono segnalare la presenza di silos.
Accesso limitato ai dati
Se i team o i singoli incontrano difficoltà nell’accedere a tutti i dati di cui hanno bisogno per le loro attività, ciò indica la presenza di potenziali silos di dati. Le limitazioni nell’accesso ai dati possono ostacolare il processo decisionale e l’efficienza operativa.
Isolamento dell’archiviazione dei dati
I dati archiviati in database o sistemi separati e specifici per ogni reparto, anziché in un archivio centralizzato, possono creare dei silos di dati. L’identificazione dei luoghi di archiviazione dei dati isolati è fondamentale per risolvere questi silos di dati.
Inefficienze e problemi
I silos di dati sono problematici perché ostacolano l’integrazione, la condivisione e la collaborazione dei dati. Se noti inefficienze, ridondanze o errori derivanti dall’archiviazione e dalla gestione di dati isolati, è segno che esistono dei silos di dati.
Capire il “perché”
Per abbattere efficacemente i silos di dati ed evitare di crearne di nuovi, è importante capire perché esistono questi silos. Identificare le cause principali, come la struttura organizzativa, le scelte tecnologiche o i fattori culturali, può aiutare a sviluppare strategie per eliminare i silos e prevenire il loro ripetersi.
Riconoscere questi segnali e capire le ragioni che stanno alla base dei silos è il primo passo per implementare soluzioni che permettano di abbattere questi silos e creare un ambiente di dati più integrato e collaborativo all’interno della tua organizzazione.
Come rompere i silos di dati?
I silos di dati rendono più difficile per un team aziendale vedere quanto stanno facendo bene e quanto sono organizzati. Questo danneggia i risultati dell’azienda e ne limita la capacità finanziaria. Abbattendo queste barriere di dati, i dipartimenti possono imparare di più sul loro efficiente flusso di lavoro e i dati saranno più affidabili.
Qui parleremo di alcuni modi per abbattere i silos di dati:
Integrare i sistemi di gestione dei dati
Le aziende che utilizzano più di un sistema di gestione dei dati possono avere dei silos di dati. Ad esempio, se un rivenditore utilizza sistemi software diversi per la gestione dei punti vendita e dell’inventario, i dati chiave sulle vendite, i ricavi e i livelli delle scorte non saranno sincronizzati.
Per abbattere questi silos di dati, i manager dovrebbero verificare i diversi sistemi di gestione e il modo in cui ogni reparto raccoglie i dati. Poi, dovrebbero verificare come i dipendenti utilizzano le informazioni e vedere se i dati sono utili per gli altri team.
Molte organizzazioni passano a un sistema centrale di gestione dei dati o utilizzano una soluzione di integrazione dei dati per collegare i loro software. I manager dovrebbero anche parlare con i propri dipendenti per capire se hanno problemi a gestire i sistemi di dati. Con tutte queste informazioni, sarà più facile determinare se i sistemi possono essere combinati o se è necessario implementare nuove soluzioni.
Cambia la cultura aziendale
Spesso deriva dai reparti di un’organizzazione che non si parlano o non lavorano insieme. I dirigenti possono porre fine a questa situazione creando una cultura aperta e onesta sul lavoro. Possono aiutare le persone di diversi reparti a lavorare insieme e sostenere i diversi team che collaborano.
Inoltre, i silos di dati possono essere efficacemente eliminati se vengono implementate procedure che consentono ai dipendenti di condividere liberamente le informazioni del proprio team con i partner più importanti.
I dirigenti dovrebbero mettere per iscritto ciò che si aspettano dagli altri e ciò che apprezzano nella collaborazione e nella comunicazione. I dipendenti saranno più propensi a lavorare insieme e a condividere le metriche necessarie con gli altri team eliminando la sensazione di competizione tra i reparti.
Includere la collaborazione nella strategia aziendale
Le organizzazioni possono abbattere i silos di dati rendendo questo aspetto prioritario nella strategia e negli obiettivi aziendali. Se un’azienda sta andando avanti, il suo management dovrebbe esaminare il modo in cui è organizzata.
Questo aiuterà a capire dove la comunicazione e i dati aziendali devono fluire senza problemi tra i vari reparti. Se viene individuato un silo, il team aziendale potrebbe voler ripensare al modo in cui organizza la propria strategia.
Si suggerisce inoltre ai titolari di aziende di creare degli indicatori chiave di prestazione (KPI) che tengano conto del livello di collaborazione tra i dipendenti. Ad esempio, i manager possono tenere traccia di quanti progetti che coinvolgono più reparti vengono portati a termine in un determinato trimestre.
Oppure, possono tenere traccia della frequenza con cui ogni reparto invia rapporti sui dati agli altri team. Tenendo d’occhio regolarmente questi indicatori chiave di prestazione, le aziende possono vedere come i diversi livelli dell’organizzazione lavorano bene insieme.
Migliorare l’infrastruttura tecnologica dell’azienda
Le aziende dovrebbero investire in una trasformazione digitale invece di utilizzare vecchi sistemi che devono lavorare meglio insieme. La tecnologia è stata sviluppata per combinare fonti di dati provenienti da sistemi diversi in un’unica posizione centrale.
Alcune piattaforme sono anche in grado di funzionare con altri software, eliminando così la necessità di creare dei silos. Semplificando il processo di integrazione dei dati, i brand possono risparmiare denaro e lavorare in modo più efficiente.
Informazioni su: Gestione dei dati dei clienti
Conclusione
I silos di dati possono verificarsi naturalmente in un’organizzazione a causa di problemi strutturali, tecnici e culturali. Per molte aziende, abbattere questi silos e combinare tutti i dati operativi e di esperienza è una priorità assoluta. In questo articolo abbiamo analizzato diversi motivi per cui i silos di dati sono un problema.
I problemi causati dai silos di dati possono sembrare complicati, ma non è necessario essere perfetti per vederne i benefici. Inizia con poco, trova i silos di dati ed elimina quelli vecchi o sbagliati. Una volta che avrai una buona conoscenza dell’ambiente attuale, potrai iniziare a modificare la tua infrastruttura, ad esempio riducendo il numero di applicazioni, integrando i sistemi e incoraggiando la collaborazione.
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