Per comprendere l’assenteismo sul lavoro, dobbiamo prima capire cosa significa essere assenti. L’assenza dal lavoro è un momento o un evento in cui non si è al lavoro. Le persone non sono al lavoro perché sono ammalate, perché sono stressate dal lavoro o per altri motivi.
Le assenze dei dipendenti possono non sembrare un grosso problema a prima vista. Dopotutto, le crisi si presentano. Trovare una o due sedie vuote nella tua azienda è una cosa comune per te che sei uno staff HR o un manager.
I turni vengono cambiati e vedere il tuo team aiutare un collega malato può essere piacevole. Ma le cose peggiorano quando le persone si assentano dal lavoro senza un valido motivo più spesso, come almeno una volta al mese o addirittura una volta alla settimana.
Di tanto in tanto si trasforma in uno schema. Ed è ancora più spaventoso quando lo stesso gruppo di dipendenti inizia a fare assenze frequenti senza una buona ragione. Prima di parlare delle cause dell’assenteismo lavorativo, ne analizzeremo la definizione e le tipologie.
Che cos’è l’assenteismo lavorativo?
Innanzitutto, parliamo di cosa significa assenteismo lavorativo o mancato arrivo al lavoro. L’assenteismo lavorativo si verifica quando un dipendente non arriva ripetutamente al lavoro in orario. Questo vale sia per i lavoratori a tempo pieno che per quelli a tempo parziale.
L’assenteismo dei dipendenti di solito avviene per caso, come quando qualcuno si ammala, ma può anche essere pianificato durante uno sciopero o di proposito. Questa definizione dipende dal fatto che la persona doveva lavorare.
Ciò significa che le ferie, i permessi personali, i turni di giuria e altre assenze non vengono conteggiate come assenze. L’assenteismo dei dipendenti viene spesso definito come assenteismo, malattia, assenza o congedo.
Anche se è normale assentarsi dal lavoro una volta ogni tanto a causa di una malattia o di un’emergenza, è un problema quando accade ripetutamente. Inoltre, quando riguarda più di un dipendente.
Tipi di assenteismo lavorativo
L’assenteismo sul lavoro può manifestarsi in varie forme, ognuna con le proprie cause e implicazioni. Ecco alcuni tipi comuni di assenteismo lavorativo:
Assenze autorizzate
Queste assenze comprendono ferie, appuntamenti, permessi personali, congedi di paternità o maternità, congedi per motivi di salute e qualsiasi altro periodo concordato tra il dipendente e il suo capo.
Una volta che un dipendente ha chiesto un periodo di ferie e lo ha approvato, la sua assenza non dovrebbe essere un problema. Tutti i lavori e le responsabilità possono essere organizzati in base all’assenza consentita del dipendente, con una preparazione adeguata da parte del singolo e del suo team.
Assenze effettive e non programmate
Tuttavia, non è sempre possibile pianificare una mezza giornata, una giornata intera o più di un giorno di assenza dal lavoro. Le assenze reali e non programmate fanno parte della vita, anche se possono causare problemi al lavoro. Ad esempio, se sei malato, se hai un’emergenza familiare o se hai avuto un incidente.
Assenze non autorizzate
È qui che l’assenteismo sul posto di lavoro diventa un problema. Le assenze non autorizzate e disoneste sono spesso le più frustranti per chi deve svolgere il lavoro del dipendente e gestire l’assenza nel suo complesso. Ne sono un esempio la partecipazione a uno sciopero o la decisione di non recarsi al lavoro senza un motivo reale o approvato.
Quali sono le cause dell’assenteismo dei dipendenti?
L’assenteismo eccessivo minaccia la perdita di produttività della tua azienda. È quindi importante capire quali sono le principali cause di assenteismo sul posto di lavoro. Vediamo di seguito alcuni punti chiave delle cause:
Malattia o infortunio
Spesso l’assenteismo sul posto di lavoro è inevitabile a causa di malattie o infortuni. Il problema sorge quando i dipendenti non dicono ai loro capi che non possono fare il loro turno a causa di una malattia.
Anche se ti comunicano la loro assenza ore dopo l’inizio del turno o non la comunicano affatto, è importante sapere che spesso si tratta di un problema semplice da risolvere.
Utilizzando un sistema in cui i dipendenti possono facilmente comunicare al team delle Risorse Umane il loro ritardo o la loro assenza, saranno più propensi a comunicare il loro stato non appena lo sapranno. In questo modo il team delle Risorse Umane potrà riempire i buchi e coprire i turni rapidamente.
Problemi di pendolarismo
Se vai al lavoro in auto ogni giorno, sai già che molte cose possono andare storte durante il tragitto. I dipendenti spesso perdono ore di lavoro a causa del maltempo, dei ritardi dei mezzi pubblici, dei lavori in corso, di problemi all’auto o di incidenti.
Problemi di salute mentale
Ogni anno, oltre 11 milioni di giornate lavorative vengono perse a causa dello stress dei dipendenti, che può essere causato da burnout, superlavoro, problemi familiari, finanziari o personali. Oltre allo stress lavorativo, i problemi di salute mentale come la depressione, l’ansia o altri disturbi possono far sentire un lavoratore a ore così male da spingerlo a lasciare il lavoro.
Principali malattie e condizioni a lungo termine
Quando un dipendente ha una malattia grave, di solito ha bisogno di molto tempo libero per riprendersi e di un piano chiaro per tornare a lavorare nel suo ruolo.
Quando si tratta di una condizione medica a lungo termine, un dipendente potrebbe aver bisogno di un ambiente di lavoro personalizzato o di una maggiore flessibilità nei suoi orari per poter prendere appuntamenti medici regolari.
Problemi personali
Alcuni capi dicono ai loro dipendenti di lasciare i loro problemi personali alla porta, ma non è sempre facile. Situazioni e circostanze difficili, come un divorzio, un problema urgente a scuola di un bambino, un membro della famiglia che si ammala o la mancanza di un aiuto sufficiente per la cura dei figli, possono portare a emergenze di cui i dipendenti devono occuparsi.
Congedo concesso
I permessi concessi sono inclusi nella categoria delle assenze approvate e pianificate e spesso sono più semplici da gestire. Comprende i permessi retribuiti per ferie, maternità, paternità e lutto. Anche questa è considerata una delle principali cause di assenteismo lavorativo.
Problemi di gestione e di squadra
Quando un dipendente non rispetta o non è d’accordo con il proprio gruppo dirigente, si arrabbia dopo una brutta esperienza con la leadership o non è d’accordo con le decisioni dell’azienda, può smettere di preoccuparsi e saltare il lavoro per evitare la situazione o lo stress che ne deriva. Questa è una delle principali cause di assenteismo lavorativo.
Come ridurre l’assenteismo dei dipendenti sul posto di lavoro?
In ogni luogo di lavoro, l’assenteismo è una sfida comune che può avere un impatto sulla produttività e sulle dinamiche di squadra. Tuttavia, con un approccio ponderato e alcune strategie proattive, i datori di lavoro possono gestire efficacemente l’assenteismo e creare un ambiente di lavoro più sano. Vediamo alcuni modi semplici ma d’impatto per affrontare questo problema.
- Comunicazione chiara: Definire le giuste aspettative è fondamentale. Comunica chiaramente a tutti i dipendenti le politiche di presenza, comprese le modalità di segnalazione delle assenze e il periodo di preavviso richiesto. Quando tutti comprendono le regole, affrontare i problemi e mantenere un approccio equo e coerente diventa più facile.
- Crea un ambiente positivo: Una cultura positiva sul posto di lavoro può contribuire a ridurre le assenze eccessive. Riconosci e apprezza i tuoi dipendenti per i loro sforzi. Quando le persone si sentono apprezzate e motivate, sono più propense a presentarsi e a dare il loro contributo al team.
- Abbraccia la flessibilità: Prendi in considerazione l’idea di offrire modalità di lavoro flessibili. Permettere ai dipendenti di modificare i loro orari o di lavorare da remoto può aiutarli a bilanciare meglio il lavoro e gli impegni personali.
- Programmi di assistenza ai dipendenti (EAP): Implementa programmi di assistenza ai dipendenti che forniscano supporto per le sfide personali e lavorative. Avere a disposizione risorse per la consulenza e l’orientamento può fare la differenza nell’aiutare i dipendenti a superare le difficoltà e a rimanere impegnati sul lavoro.
- Iniziative per la salute e il benessere: Promuovi il benessere dei dipendenti attraverso programmi di salute e benessere. Iniziative semplici come corsi di fitness, controllo delle malattie, seminari sul benessere o screening sanitari possono incoraggiare uno stile di vita più sano, riducendo la probabilità di assenze per motivi di salute.
- Monitoraggio e feedback regolari: Stabilisci un sistema per monitorare e tenere traccia delle tendenze dell’assenteismo. Analizza i dati per identificare eventuali modelli o reparti con tassi di assenteismo più elevati.
- Opportunità di formazione e sviluppo: Investi nella crescita e nello sviluppo dei tuoi dipendenti. I programmi di formazione non solo migliorano le competenze, ma contribuiscono anche alla soddisfazione sul lavoro.
- Incentivare le buone presenze: Implementa programmi di incentivazione che premiano le buone presenze. Piccoli bonus, ferie extra o altri premi tangibili possono motivare i dipendenti a mantenere una buona presenza.
Come utilizzare QuestionPro per prevenire l’assenteismo sul lavoro?
QuestionPro è una piattaforma completa di sondaggi e ricerche che può essere utilizzata efficacemente per prevenire l’assenteismo sul lavoro. Sfruttando le sue caratteristiche, puoi raccogliere preziose informazioni dai dipendenti, identificare potenziali problemi e implementare strategie mirate. Ecco una guida passo passo su come utilizzare QuestionPro per prevenire l’assenteismo sul lavoro:
Progettare un’indagine completa
Crea un’indagine all’interno di QuestionPro che copra vari aspetti legati all’assenteismo. Includi domande sulla soddisfazione lavorativa, sull’equilibrio tra lavoro e vita privata, sulla salute e sul benessere e sull’efficacia delle attuali politiche di presenza. Usa un mix di domande a scelta multipla, scale di valutazione e domande aperte per raccogliere risposte dettagliate.
Valutare la soddisfazione dei dipendenti
Includi domande che riguardano direttamente la soddisfazione dei dipendenti. Scopri la loro percezione dell’ambiente di lavoro, del supporto del management e della cultura generale del luogo di lavoro. Queste informazioni possono aiutarti a identificare le aree che possono contribuire all’assenteismo.
Domande di esempio:
- “Su una scala da 1 a 10, quanto sei soddisfatto del tuo attuale ambiente di lavoro?”.
- “Ti senti supportato dalla direzione nel mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata?”.
Esplora la salute e il benessere
Includi domande sulla salute e sul benessere dei dipendenti per scoprire eventuali fattori legati alla salute che contribuiscono all’assenteismo. Questo può aiutare a progettare programmi di benessere che rispondano a esigenze e preoccupazioni specifiche.
Domande di esempio:
- “Come valuteresti la tua salute generale su una scala da eccellente a scarsa?”.
- “Sei a conoscenza dei programmi di benessere offerti dall’azienda e li trovi utili?”.
Valutare l’equilibrio tra lavoro e vita privata
Valutare l’equilibrio tra lavoro e vita privata percepito dai dipendenti. Capire quali sono le loro difficoltà nel conciliare lavoro e vita privata può rivelare potenziali motivi di assenteismo.
Domande di esempio:
- “Ritieni che il tuo carico di lavoro sia gestibile e che consenta un sano equilibrio tra lavoro e vita privata?”.
- “Quali sono le sfide che devi affrontare per mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata?”.
Esaminare la percezione delle politiche di partecipazione
Includere domande relative all’efficacia delle politiche di presenza esistenti. Cerca di capire se i dipendenti le trovano chiare, eque e di supporto. Queste informazioni possono guidare le modifiche alle politiche o l’introduzione di nuove misure.
Domande di esempio:
- “Quanto sei soddisfatto delle attuali politiche di partecipazione in vigore?”.
- “Ritieni che le politiche di presenza supportino adeguatamente i dipendenti nella gestione di situazioni impreviste?”.
Analizzare le risposte al sondaggio
Utilizza gli strumenti di analisi di QuestionPro per analizzare le risposte dell’indagine. Identifica modelli, tendenze e aree che richiedono attenzione. Cerca le correlazioni tra soddisfazione dei dipendenti, salute e benessere e assenteismo.
Attuare interventi mirati
Sulla base dei risultati dell’indagine, implementa interventi mirati per affrontare i problemi specifici che contribuiscono all’assenteismo. Ciò potrebbe comportare l’adeguamento delle politiche, l’introduzione di programmi di benessere o il miglioramento dei canali di comunicazione.
Revisiona e aggiorna regolarmente
Conduci periodicamente indagini di follow-up per valutare l’impatto degli interventi implementati. Usa QuestionPro per raccogliere feedback sull’efficacia dei cambiamenti e identificare eventuali nuove sfide emerse.
Conclusione
La discussione precedente ci ha dato un’idea chiara dell’assenteismo sul lavoro, delle sue tipologie, delle cause e di come prevenirlo. L’assenteismo è sempre un problema, ma ha un picco in particolari stagioni dell’anno.
Questo potrebbe essere dovuto al maltempo, allo stress stagionale o all’aumento delle esigenze finanziarie. In ogni caso, devi indagare sulle cause di fondo dell’assenza.
QuestionPro Workforce è uno strumento per gestire l’esperienza dei dipendenti. Ti aiuta a comprendere i dati, i dati demografici e le abitudini dei dipendenti. È un ottimo modo per imparare a ricevere regolarmente i feedback dei dipendenti e iniziare ad aiutare la tua azienda.
QuestionPro workforce ti permetterà di identificare i problemi e di intraprendere azioni strategiche per migliorare il benessere dei dipendenti e diminuire l’assenteismo. Quindi, iniziamo subito con QuestionPreo!
