La comunicazione organizzativa è uno dei pilastri più importanti per garantire una chiara comprensione degli obiettivi di un’organizzazione e delle strategie per raggiungerli.
Tuttavia, molte aziende spesso non danno la giusta importanza alla comunicazione con i dipendenti. comunicazione con i dipendenti. Questo porta a un sistema di comunicazione inefficace che fa perdere tempo, risorse, produttività e, in ultima analisi, profitti.
Scopri qui di cosa si tratta e perché dovresti farlo nella tua organizzazione per condurla al raggiungimento dei tuoi obiettivi.
Che cos’è la comunicazione organizzativa?
Per comunicazione organizzativa si intendono i canali e le forme di comunicazione che avvengono all’interno delle organizzazioni, siano esse aziende, istituzioni accademiche, organizzazioni no-profit o enti governativi.
Include sia la comunicazione all’interno dell’organizzazione che quella verso il pubblico esterno.
La comunicazione organizzativa si concentra soprattutto sulla creazione di relazioni e sull’interazione con i membri interni dell’organizzazione e con gli stakeholder esterni.
In genere esistono due modi di vedere la comunicazione organizzativa:
- Comunicazione all’interno delle organizzazioni (dove la comunicazione fa parte dell’organizzazione).
- Comunicazione come organizzazione (cioè le organizzazioni sono il risultato della comunicazione dei loro membri).
È importante sottolineare che la comunicazione non riguarda solo la trasmissione di messaggi tra mittenti e destinatari, ma è un processo complesso di significati, costruzione di significati e negoziazione di norme. processo complesso di significati, costruzione di significati e negoziazione di norme creato dalle persone creato dalle persone coinvolte in un determinato contesto, che in questo caso si riferisce a un’organizzazione.
A cosa serve la comunicazione organizzativa?
La comunicazione organizzativa ci aiuta a:
- Definire tutti i passaggi necessari per svolgere con successo i compiti legati a ruoli e responsabilità specifici di vendita, assistenza e produzione.
- Affrontare i cambiamenti inaspettati attraverso la creatività e l’adattamento individuale e collettivo.
- Completa i compiti attraverso lo sviluppo di politiche, procedure e regolamenti chiari che supportino le operazioni quotidiane e continuative.
- Sviluppare migliori relazioni interpersonali tra i membri dell’organizzazione, tenendo conto degli aspetti emotivi, etici e sensibili.
- Coordinare, pianificare e controllare le operazioni dell’intera organizzazione in conformità con gli obiettivi stabiliti dalla direzione.
- Creare un clima organizzativo e una cultura organizzativa positivo, cioè che sia consapevole e promuova gli atteggiamenti, i valori e gli obiettivi che caratterizzano l’organizzazione e i suoi membri.
- Sviluppare strategie organizzative che tengano conto delle esigenze dei dipendenti, al fine di evitare il burnout sul lavoro e i problemi di questa portata.
Importanza della comunicazione organizzativa
La comunicazione organizzativa favorisce la gestione aziendale attraverso la generazione di strategie e canali di comunicazione efficaci che portano a produttività, qualità e integrazione del lavoro collettivo..
Gli studi sulla comunicazione organizzativa dimostrano che le organizzazioni dipendono da una comunicazione efficace e da competenze comunicative efficienti. capacità di comunicazione efficace dei loro membri.
In effetti, diverse sondaggi indicano l’efficacia della comunicazione orale e scritta come la più le competenze più ricercate da chi dirige le organizzazioni.
Per prosperare in un’organizzazione, i dipendenti devono essere abili nella presentazione in pubblico, nell’ascolto e nella comunicazione interpersonale.
Oggi le organizzazioni cercano persone che sappiano seguire e dare istruzioni, ascoltare con precisione, fornire feedback utili, andare d’accordo con colleghi e clienti, fare rete, lavorare bene in team, risolvere i problemi in modo creativo e critico e presentare le idee in modo comprensibile.
Una comunicazione organizzativa efficace implica saper creare e scambiare informazioni, lavorare con gruppi o individui diversi, comunicare in circostanze complicate e mutevoli e avere la capacità o la motivazione di comunicare in modo appropriato.
Tipi di comunicazione organizzativa
Ora che sai cos’è la comunicazione organizzativa e quanto è importante, ti presenteremo alcuni dei tipi in cui viene solitamente classificata:
Comunicazione direzionale
La comunicazione organizzativa può essere intesa in base alla sua direzione: le informazioni possono fluire verso il basso, verso l’alto o orizzontalmente.
- Comunicazione direzionale a valle. Dai manager e dirigenti ai dipendenti in prima linea.
Questo tipo di comunicazione di solito include istruzioni o compiti da svolgere da parte dei dipendenti, e può anche includere politiche organizzative o valutazioni delle prestazioni.
Sebbene la maggior parte delle comunicazioni dall’alto verso il basso avvenga per iscritto, come e-mail, promemoria e direttive, può anche avvenire verbalmente attraverso riunioni e telefonate.
- Comunicazione direzionale verso l’alto. In questo tipo di comunicazione, i messaggi passano dai dipendenti di livello inferiore a quelli di livello superiore.
Questo tipo di comunicazione può includere progetti o risultati che i dipendenti devono condividere con i loro manager. Ad esempio, attraverso un sondaggio di feedback sul lavoro, i dipendenti possono inviare ai loro superiori commenti e suggerimenti sul loro lavoro, sulle loro prestazioni o sull’attività dell’azienda.
Questo tipo di comunicazione spesso fornisce alla direzione informazioni e dati che vengono utilizzati per prendere importanti decisioni aziendali. - Comunicazione direzionale orizzontale. Questo tipo di comunicazione avviene tra dipendenti che si trovano allo stesso livello gerarchico.
Possono appartenere allo stesso reparto o ad altre aree dell’azienda. Come la comunicazione informale, questo tipo di comunicazione è rapida e spesso spontanea.
La maggior parte della comunicazione orizzontale è verbale e non scritta.
Comunicazione interna ed esterna
Le tipologie di comunicazione organizzativa più conosciute sono quella interna e quella esterna, che possono essere intese come segue:
Comunicazione interna
Si svolge tra i membri dell’organizzazione.
Può riguardare l’intera azienda o piccoli gruppi di persone, come i dipartimenti o i team di progetto.
La comunicazione interna possono essere formali e informali.
Le informazioni formali sono solitamente scritte e comprendono le valutazioni delle prestazioni, gli aggiornamenti aziendali e i risultati delle vendite.
Questo tipo di informazioni è solitamente riservato ai dipendenti e non è disponibile per le persone esterne all’organizzazione.
La comunicazione interna contribuisce a creare un’atmosfera amichevole e a stimolare le attività lavorative, aiutando i dipendenti a conoscere e a familiarizzare con l’organizzazione.
Inoltre, favorisce il riconoscimento delle prestazioni dei dipendenti per incoraggiare la condivisione delle informazioni all’interno dell’organizzazione.
Comunicazione esterna
Si rivolge in particolare a persone esterne all’organizzazione, come clienti, potenziali clienti, partner, media, concorrenti o enti normativi come il governo.
Le aziende dedicano tempo a creare con cura i messaggi rivolti al pubblico esterno per assicurarsi che l’azienda sia percepita in una luce positiva.
La maggior parte della comunicazione esterna è formale e strutturata e viene inviata attraverso canali specifici in modo che il pubblico riceva il messaggio.
Ad esempio, le promozioni di vendita ai potenziali clienti possono essere inviate attraverso una campagna e-mail mirata, mentre la notizia della nomina di un nuovo CEO può essere inviata ai media e al governo attraverso un comunicato stampa.
Comunicazione formale e informale
La comunicazione organizzativa può essere classificata in base al livello di formalità utilizzato.
- Comunicazione formale. Di solito ha una struttura organizzativa specifica e un messaggio standardizzato e accuratamente elaborato.
L’azienda si assicura che la comunicazione passi attraverso un canale adatto al pubblico.
Ad esempio, le notizie ufficiali dell’azienda possono essere inviate ai clienti tramite un comunicato stampa ufficiale.
Tuttavia, le notizie formali dell’azienda ai dipendenti possono essere inviate tramite un promemoria o trasmesse durante una riunione. - Comunicazione informale. Si verifica nelle interazioni quotidiane che avvengono tra i membri di un’organizzazione in modo non ufficiale.
Di solito si tratta di una comunicazione casuale e spontanea che avviene in un ambiente di lavoro comune o tra persone che condividono affinità e gusti.
Barriere alla comunicazione organizzativa
Sebbene qualsiasi manager o leader di un’organizzazione voglia stabilire una comunicazione organizzativa efficace, ci sono alcune barriere che potrebbero impedire un adeguato flusso di informazioni.
Le barriere alla comunicazione organizzativa includono:
Mancanza o assenza di pianificazione
Questa barriera si presenta molto spesso all’interno delle organizzazioni, soprattutto in quelle in cui manca una buona leadership e la definizione delle strategie e degli strumenti più appropriati per la comunicazione organizzativa.
Affinché la comunicazione organizzativa sia adeguata e raggiunga i suoi obiettivi, deve essere il risultato di una pianificazione basata su analisi, obiettivi e finalità. una pianificazione basata sull’analisi, sugli obiettivi e sulle finalità dell’organizzazione. dell’organizzazione.
Ipotesi o fatti confusi
La comunicazione è spesso incompleta e porta a interpretare in modo errato alcune situazioni all’interno di un’organizzazione.
Quando le ipotesi o i fatti non vengono chiariti tra le parti coinvolte, si può creare confusione e talvolta problemi più gravi.
Informazioni espresse male
Un’altra barriera comunicativa comune si verifica quando il mittente delle informazioni potrebbe aver scelto le parole sbagliate, o non aver spiegato alcuni termini o aver travisato le informazioni, anche se il mittente delle informazioni mostra chiaramente le idee.
Dobbiamo fare attenzione al nostro messaggio perché un fraintendimento può causare grossi problemi.
Barriere del contesto internazionale
Quando si comunica, bisogna tenere conto di fattori come la cultura e la lingua per comunicare in modo efficace e far passare il messaggio in modo corretto.
Un esempio è quando si cerca di tradurre slogan aziendali o di comunicare concetti di lavoro che possono variare notevolmente da una cultura all’altra e in alcuni casi possono risultare offensivi se non vengono gestiti bene.
Perdita di informazioni a causa della conservazione limitata
Questo inconveniente si verifica quando le informazioni condivise da un individuo all’altro diventano meno precise nel corso delle trasmissioni, dando luogo a malintesi che possono causare gravi problemi di comunicazione all’interno dell’organizzazione.
In questi casi è importante effettuare il backup di tutte le informazioni preziose, la replica dei dati e l’utilizzo di canali ufficiali attraverso i quali è possibile registrare meglio le azioni.
Uso non strategico dei canali di comunicazione
L’uso di vari mezzi di comunicazione che non fanno parte dei canali di comunicazione ufficiali può creare confusione nella trasmissione delle informazioni ai dipendenti.
Ad esempio, se un’organizzazione non ha stabilito l’uso dei gruppi WhatsApp come parte delle sue politiche e un leader trasmette un ordine importante attraverso questo mezzo, la conseguenza sarà che l’ordine non raggiunge tutti i dipendenti o che questi decidono di non seguirlo.
Diffidenza o paura nella comunicazione
Quando i leader non si sono preoccupati di mantenere un sano clima organizzativo clima organizzativo favorevole. Quando i leader non si preoccupano di mantenere un clima organizzativo favorevole, la fiducia e l’ambiente di lavoro possono diventare troppo ostili o minacciosi, generando sfiducia e un atteggiamento di paura che può bloccare la comunicazione.
Sovraccarico di informazioni
Quando il flusso di informazioni è eccessivo, può essere difficile per i lavoratori assimilarle.
Per questo motivo il contenuto delle informazioni deve essere progettato con cura, in modo che sia conciso e basato su obiettivi e finalità chiare, in modo che si possa agire sulla base di queste informazioni.
Relazione tra comunicazione e cultura organizzativa
La cultura e la comunicazione sono agenti che si rafforzano a vicenda all’interno dell’organizzazione. La cultura si diffonde attraverso la comunicazione e stabilisce il sistema di valori che si tiene in considerazione all’interno dell’organizzazione. e stabilisce il sistema di valori che vengono presi in considerazione all’interno dell’organizzazione.
In alcune organizzazioni è la comunicazione a costruire la cultura e a stabilirla come comunanza tra i diversi livelli, mentre in altre è la cultura a stabilire le basi della comunicazione.
In base alle percezioni o alle letture che gli individui fanno dell’organizzazione attraverso la comunicazione, costruiranno una cultura organizzativa come simbolo e questa avrà un significato più importante, aumentando l’impegno dei dipendenti verso l’organizzazione. L’impegno dei dipendenti e la percezione dei benefici che l’organizzazione offre.
È importante che la cultura organizzativa non si trovi solo sui manifesti appesi alle pareti, ma che sia implicita in ognuno degli individui che fanno parte dell’azienda, sapendo che ognuno di loro è una parte fondamentale dell’azienda e comprendendo l’organizzazione nel suo complesso.
Attività che promuovono la comunicazione organizzativa
Lo sviluppo di una strategia di comunicazione è fondamentale per lo sviluppo organizzativo.
Se stai affrontando questo processo o sei alla ricerca di idee che ti aiutino a realizzarlo, alcune delle attività che puoi intraprendere sono:
Riunioni di squadra
Le riunioni di team sono una parte importante della comunicazione organizzativa.
Tutti i team dovrebbero condividere regolarmente le idee, sollecitare il feedback ed esprimere liberamente le proprie opinioni.
Formazione a distanza per il lavoro
La comunicazione organizzativa può essere più difficile quando i dipendenti non condividono lo stesso spazio di lavoro.
Per questo motivo le migliori aziende offrono una formazione sul lavoro a distanza per garantire che tutti i dipendenti sappiano come comunicare.
Feedback dei dipendenti
Un’azienda di successo crea un ambiente in cui la comunicazione con i dipendenti è una priorità.
Per questo motivo, cerca sempre di migliorare le capacità di comunicazione dell’organizzazione e di incoraggiare una feedback dei dipendenti.
Utilizan datos cualitativos y cuantitativos para mejorar la empresa y los sistemas de comunicación.
Eventi e dinamiche di gruppo
Organizzare eventi sociali e dinamiche di squadra aiuta a costruire relazioni aperte e a mostrare ai dipendenti modi nuovi ed efficaci di comunicare e interagire.
Un’organizzazione di successo promuove l’atteggiamento dei dipendenti organizzando incontri sociali e incoraggiandoli a interagire.
Questi incontri creano una cultura organizzativa positiva e sollevano il morale dei dipendenti.
Un esempio di questo tipo di attività sono i quiz online che ti permettono di fare trivia gratuitamente e in modo dinamico tra i tuoi team di lavoro.
Strumenti di comunicazione organizzativa
Alcuni strumenti che puoi implementare come parte della tua strategia di comunicazione organizzativa sono:
- Indagini sulla comunicazione organizzativa.
- Indagini sul clima lavorativo.
- Sondaggi per i dipendenti.
- Un software per misurare la cultura del lavoro.
Conclusione
Abbiamo raccolto alcuni dei punti più rilevanti sulla comunicazione e sulla cultura organizzativa, ma è importante che tu possa implementare gli strumenti migliori per migliorare questo fattore nella tua azienda e affrontare con successo le sfide di oggi.
Se vuoi avere un sistema completo che ti aiuti a capire tutto ciò che serve per migliorare la comunicazione, il clima e la cultura della tua organizzazione, ti invitiamo a conoscere QuestionPro Workforce una piattaforma appositamente studiata per aiutare le aziende a migliorare il fattore più importante: i loro dipendenti.
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