L’organizzazione dei dati è il processo di suddivisione dei dati grezzi in diverse categorie e di organizzazione degli stessi. Le osservazioni delle varie variabili sono incluse in questi dati grezzi. L’organizzazione dei dati comprende aspetti come l’organizzazione dei voti che gli alunni ricevono per diverse discipline.
Il tempo dedicato alla ricerca di qualsiasi informazione da una fonte di dati che non sia stata precedentemente strutturata cresce con il passare del tempo e con l’aumento della quantità di dati. Sebbene varie forme di organizzazione dei dati possano essere utilizzate anche per i documenti digitali, alcuni professionisti IT applicano questo metodo principalmente ai documenti fisici.
A volte analizziamo le informazioni per molto tempo. Tuttavia, è difficile da ricordare, soprattutto se il materiale è vasto e complicato. La mente umana inizia a immaginare le cose per renderle più memorabili. L’organizzazione dei dati è la stessa. Raccoglie e presenta dati semplici da interpretare. La gestione dei dati, o statistica, è l’approccio migliore per rappresentarli.
IMPARARE SU: Gestione dei dati dei clienti
Questo blog ti spiegherà come organizzare i dati, i migliori consigli e le migliori pratiche.
Come organizzare i dati?
L’organizzazione dei dati è il processo che consiste nell’inserire i dati in gruppi e categorie per renderli più facili da usare, in modo che possano essere consultati, elaborati e analizzati più rapidamente.
Dovrai organizzare i tuoi dati nel modo più logico e ordinato possibile, come quando raccogliamo i documenti più importanti in cartelle, in modo che tu e chiunque abbia accesso a questi dati possa trovare rapidamente ciò che sta cercando.
Ci permette di organizzare le informazioni in modo che siano semplici da leggere e da utilizzare. Lavorare o eseguire analisi su dati grezzi è impegnativo. Quindi, per rappresentare correttamente i dati, dobbiamo organizzarli.
In un mondo in cui gli insiemi di dati sono tra le risorse più preziose possedute dalle aziende in molti settori diversi, le aziende utilizzano questo metodo per utilizzare meglio le loro risorse di dati.
I dirigenti e altri professionisti possono impegnarsi molto nell’organizzazione dei dati come parte di un piano più ampio per ottimizzare i processi aziendali, ottenere una migliore business intelligence e migliorare il modello di business in generale.
Migliori consigli e pratiche per l’organizzazione dei dati
Molti individui hanno suggerimenti diversi per l’organizzazione dei dati. I quattro consigli che seguono sono i più diffusi:
- Stabilisci convenzioni di denominazione precise e affidabili. Dai un nome chiaro e descrittivo ai tuoi file. Se è necessario, si può utilizzare un programma di rinominazione dei file per rinominare automaticamente diversi file.
- I nomi dei file dovrebbero essere più brevi. Se utilizzi delle date, attieniti a un formato coerente. Ignora tutti i simboli.
- Mantenere una versione coerente dei file. Invece di sovrascrivere il file obsoleto, devi crearne uno nuovo con il nome modificato. Il versioning dei file è un altro nome per questo tipo di operazione.
- Crea e utilizza un dizionario dei dati per standardizzare le categorie e definire la funzione di ciascuna. In questo modo tutti gli stakeholder della tua azienda potranno trarre il massimo dai dati raccolti.
Ecco alcune pratiche che possono essere utilizzate per organizzare i dati in modo più efficiente.
Utilizza una denominazione sistematica.
I nomi dei file e delle cartelle devono essere coerenti ma distintivi, in modo da poterli trovare e ordinare facilmente. Riduci al minimo i caratteri speciali e gli spazi (usa invece i trattini bassi). Includere i seguenti elementi:
- Nome del progetto/acronimo
- Tipo di esperimento/strumento
- Informazioni sulla posizione del sito (se applicabile)
- Iniziali del ricercatore
- Data (formattata in modo coerente, cioè YYYY-MM-DD)
- Il numero di versione (ad esempio, v01)
Allo stesso modo, dai un nome logico ai tuoi file e alle tue directory. I file non dovrebbero essere descritti con i nomi delle cartelle perché potrebbero essere riposizionati in futuro. Un breve testo o un file README aggiunto a una cartella può aiutare i futuri lettori (incluso te stesso) a comprenderne il contenuto e il contesto.
Controllo della versione
Mantieni un registro delle versioni se hai bisogno di tornare ai dati originali. Non modificare mai i dati grezzi; conserva sempre un duplicato non danneggiato! Una copia del file originale deve essere solo esaminata, ordinata, perfezionata o alterata.
Formati dei file
Salva una copia dei tuoi dati in formato testo semplice ogni volta che puoi per garantirne la conservazione a lungo termine (ad esempio, .csv o .txt). Il programma che stai usando ora potrebbe essere aggiornato o addirittura chiudere i battenti, lasciando il file illeggibile.
File dettagliati
Descrivi i tuoi dati per preservarne il contesto. I metadati (dati sui dati) diventano sempre più importanti man mano che un numero maggiore di persone utilizza i dati. I metadati rispondono a domande specifiche e generali, come ad esempio chi ha sviluppato i dati, il significato delle abbreviazioni, le unità di misura, ecc.
Conclusione
Comprendere la struttura dei tuoi dati è essenziale per massimizzarne il valore in qualsiasi approccio pratico di organizzazione dei dati. La chiave per una presentazione adeguata dei dati è rimanere organizzati e puliti, quindi non perdere di vista l’obiettivo, indipendentemente dal metodo utilizzato.
Ci sono molti altri modi per tenere organizzati i file, ma l’importante è assicurarsi che i tuoi file di dati siano impostati in modo da renderli facilmente accessibili.
A seconda delle esigenze dell’utente, esistono diversi metodi di organizzazione dei dati. A volte i valori ripetuti nei dati vengono riuniti per determinare la modalità dei dati stessi, mentre altre volte le informazioni vengono disposte in ordine crescente o decrescente.
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