Tutte le aziende hanno bisogno di acquistare beni e servizi per soddisfare le loro esigenze quotidiane. Se non hai un metodo formale di acquisto di beni e servizi, potresti spendere più del necessario. Qui entra in gioco il processo di acquisto.
Il modo in cui imposti il tuo processo di acquisto influisce in modo significativo sulla tua attività, non solo in termini di gestione dei costi e delle spese, ma anche in termini di efficienza. Imparare e utilizzare alcuni passaggi e best practice per il tuo processo di acquisto può aiutarti a ridurre gli sprechi e a proteggere la tua azienda da rischi e costi inutili.
Inoltre, puoi creare flussi di lavoro che sfruttano al meglio ogni dollaro speso in termini di efficienza, profitti e valore recuperato.
Qual è il processo di acquisto?
I passi che un’azienda compie per effettuare un acquisto sono chiamati processo di acquisto. Di solito le aziende devono seguire un processo formale quando acquistano qualcosa. Inoltre, quando vogliono acquistare qualcosa, possono avere bisogno di fare ricerche, ottenere input da diversi dipartimenti, negoziare e inviare pagamenti.
Il processo di acquisto prevede procedure semplici ed essenziali che le organizzazioni e gli individui utilizzano per acquistare gli oggetti di cui hanno bisogno.
Le fasi di questo processo possono variare a seconda del modo in cui l’azienda lavora e delle sue esigenze, ma di solito sono le seguenti:
- Esaminare e approvare le richieste di acquisto
- Creazione e invio di un ordine di acquisto
- Negoziare prezzi, contratti o modalità di pagamento
- Tenere traccia delle spese
Nel processo di acquisto sono coinvolte molte persone, come i team di approvvigionamento e finanza, i richiedenti, gli approvatori, i venditori/fornitori e i reparti acquisti e contabilità.
L’importanza di un processo di acquisto
Il processo di acquisto formale è davvero importante per te per molti motivi. Vediamo alcuni punti chiave per comprenderne l’importanza:
Risparmio sui costi
Il processo di acquisto è come il tuo supereroe del risparmio. Ti permette di confrontare i prezzi, cercare sconti e negoziare le offerte. Questo significa che puoi ottenere il massimo per il tuo denaro. Con un processo ben strutturato, puoi evitare gli acquisti impulsivi e assicurarti di spendere il tuo denaro in modo saggio.
Garanzia di qualità
Vuoi essere sicuro che ciò che acquisti valga il tuo denaro. Un processo di acquisto corretto ti permette di ricercare e valutare la qualità dei prodotti o dei servizi. In questo modo potrai prendere decisioni informate, evitando di ritrovarti con articoli non all’altezza o servizi scadenti che potrebbero deluderti.
Protezione legale
Il moderno processo di acquisto funge da scudo legale. Definisce i termini e le condizioni dell’acquisto, che possono essere fondamentali in caso di problemi. Assicura che sia tu che il venditore siate sulla stessa lunghezza d’onda, riducendo le possibilità di incomprensioni o controversie. Se qualcosa va storto, una procedura chiara può essere il biglietto per una risoluzione equa.
Efficienza e gestione del tempo
Il tempo è prezioso e un processo di acquisto strutturato ti aiuta a sfruttarlo al meglio. Semplifica le tue attività di acquisto o di approvvigionamento, rendendo l’intero processo più veloce ed efficiente. Non perderai tempo a correre da un negozio all’altro o a cercare prodotti online all’infinito. Al contrario, seguirai un piano ben organizzato che ti farà risparmiare tempo e fatica.
Trasparenza e responsabilità
Il processo di acquisto è come una finestra trasparente sulle tue spese. In questo modo tutto è aperto e visibile, cosa essenziale per le finanze personali e per le operazioni commerciali. Questa trasparenza riduce le possibilità di frode o di errore nei tuoi acquisti.
Sai dove va il tuo denaro, perché lo spendi e chi è responsabile di ogni fase del processo.
Qual è la differenza tra il processo di acquisto e quello di approvvigionamento?
Parliamo della differenza tra i processi di acquisto e di approvvigionamento:
Processo di acquisto
Quando sei nel processo di acquisto, ti concentri sull’acquisto di oggetti. È come andare al negozio e scegliere i prodotti di cui hai bisogno. Questa fase consiste nel trovare il prezzo migliore, negoziare le offerte e fare l’acquisto vero e proprio.
In un certo senso, l’acquisto è un’operazione unica. Compri quello che ti serve e, una volta terminato, vai avanti. È più simile a una transazione.
Processo di approvvigionamento
Ora, pensa al procurement come a un quadro più ampio. Non si tratta solo di acquistare prodotti, ma anche dell’intero processo per ottenere ciò di cui la tua organizzazione ha bisogno. Include la ricerca dei fornitori giusti, la negoziazione dei contratti, la gestione delle relazioni e anche la riflessione sull’impatto a lungo termine delle decisioni di acquisto da parte del reparto acquisti.
L’approvvigionamento è come un intero viaggio. Non si tratta solo di acquistare una volta, ma di gestire gli acquisti nel tempo. È un po’ più strategico, come una pianificazione per il futuro.
La differenza principale è che l’acquisto è l’azione a breve termine, mentre l’approvvigionamento è la strategia più ampia e a lungo termine che consente alla tua organizzazione di ottenere ciò di cui ha bisogno. Entrambi sono importanti, ma si concentrano su aspetti diversi del processo di acquisto.
In un’organizzazione più grande, un team dedicato agli acquisti svolge un ruolo chiave nello sviluppo e nell’esecuzione della strategia di approvvigionamento a lungo termine, assicurando che l’organizzazione ottenga il miglior valore dai suoi acquisti nel tempo.
Le fasi principali del processo di acquisto
Di solito il processo di acquisto è un ciclo, in cui ogni fase richiede informazioni e permessi. Ogni azienda aggiungerà i suoi tocchi speciali. Ma in generale, il processo di acquisto segue uno schema ben noto di fasi. Sono riportati di seguito:
Comprendere le esigenze aziendali
Anche se non si tratta esattamente di un passo, è un ottimo punto di partenza se vuoi gestire le spese aziendali, trovare modi per risparmiare, tagliare le spese non necessarie e affrontare i problemi della catena di approvvigionamento.
Ad esempio, se un’azienda richiede un gran numero di prodotti, come i cellulari, potrebbe avere l’opportunità di negoziare degli sconti.
Crea una richiesta di acquisto
Il processo di acquisto inizia quando qualcuno fa una richiesta di acquisto e la invia. Puoi accelerare questo processo e migliorare la procedura di richiesta creando un modulo di richiesta standard. In questo modo le richieste di acquisto saranno uguali e risponderanno alle esigenze di gestione dei dati del tuo team.
Esamina le richieste
Lo screening delle richieste di acquisto assicura che tutti gli acquisti dell’azienda siano corretti, non vadano oltre il budget e, soprattutto, siano effettivamente necessari.
Ricerca di fornitori
Una volta che la richiesta è stata vagliata e approvata per il sourcing, il team di acquisto cercherà i fornitori o i venditori in grado di soddisfare la richiesta. Per questo è necessario saperne di più sul sourcing strategico e sulla sua importanza per trovare i migliori fornitori.
Richiesta di proposte
Una volta individuati i prodotti migliori, è normale che il team di acquisto chieda delle proposte per assicurarsi che i prodotti o i servizi rientrino nel budget, possano essere consegnati in tempo e soddisfino le politiche o i requisiti dell’azienda.
Negoziare i costi e i termini del contratto
A volte tutte le caselle possono essere selezionate, tranne quella dei prezzi o dei termini di pagamento. Ad esempio, la qualità potrebbe richiedere un miglioramento, ma il fornitore potrebbe essere l’unico in grado di soddisfare la domanda entro una certa data. In questo caso, il responsabile degli acquisti cercherà di negoziare un totale d’acquisto più ragionevole.
Approvazione
La richiesta di acquisto viene preparata per l’approvazione finale se tutte le fasi del processo, compresi i costi, la consegna e il pagamento, sono conformi alle specifiche. Se la richiesta viene respinta, il team acquisti informerà il richiedente o cercherà di trovare un’altra fonte o un altro fornitore.
La mancata approvazione da parte del responsabile del reparto, la duplicazione dell’acquisto, il costo elevato e l’incapacità di fornire un valore sufficiente all’azienda sono alcuni dei motivi per cui potrebbe essere rifiutato.
Emettere un ordine di acquisto
Una volta ottenute tutte le approvazioni, il team di acquisto creerà un ordine d’acquisto basato sui dettagli della richiesta d’acquisto approvata e lo invierà al fornitore o al venditore prescelto affinché lo compili per la valutazione del fornitore.
Le migliori pratiche per il processo di acquisto
Utilizza le seguenti best practice per far sì che il processo di acquisto si svolga senza intoppi.
Automatizza un processo di acquisto efficiente
Ogni volta che puoi, cerca di automatizzare il processo di acquisto: con un software di automazione degli acquisti, un’azienda può abbreviare i tempi di acquisto, rendere più semplice il lavoro degli addetti, ridurre gli errori e le pratiche burocratiche.
Il software di automazione degli acquisti è utile se la tua azienda acquista spesso dagli stessi fornitori.
Tieni un registro accurato
Tieni un registro accurato dell’intero processo di acquisto. In particolare, registra i possibili fornitori, le trattative, le vendite, i resi e tutte le altre transazioni. Potresti voler passare a un altro fornitore o avere un problema con quello che hai già.
Tenere un registro accurato di tutte le fasi del processo di acquisto aiuta a ridurre i problemi e il lavoro extra in futuro.
Rivedi spesso le tue esigenze
Le esigenze di un’azienda cambiano continuamente. A volte un’azienda ha bisogno di qualcosa di completamente nuovo, altre volte di una versione diversa di qualcosa che già possiede. Fai in modo che la tua attività sia regolarmente incentrata su ciò di cui hai bisogno ora e se le cose che acquisti rispondono a tali esigenze.
Tenendo sotto controllo le tue attività regolarmente, puoi individuare i problemi e risolverli più velocemente. In questo modo la tua azienda potrà crescere e tu potrai prendere decisioni di spesa oculate.
Conclusione
Il processo di acquisto è principalmente transazionale e sistematico. Tuttavia, è necessario utilizzare strategie esperte per aiutare ancora di più la tua azienda. Utilizzando i passaggi e le best practice che abbiamo condiviso, il tuo team acquisti otterrà risparmi ed efficienza per gli anni a venire.
Ora è il momento di creare il tuo processo di acquisto. Dovrai analizzare il tuo mercato, la tua attività e i tuoi clienti. Se hai bisogno di aiuto nel processo di analisi, QuestionPro è a tua disposizione.
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Domande frequenti (FAQ)
Il processo di acquisto è la fase di un’organizzazione che si occupa di acquistare prodotti e servizi in modo efficiente.
L’acquisto è l’azione a breve termine, mentre il procurement è la strategia a lungo termine per acquisire ciò di cui un’organizzazione ha bisogno.
La gestione continua dei rapporti con i fornitori e le valutazioni post-acquisto sono condotte per garantire valore e qualità a lungo termine.
