Avere una buona struttura organizzativa struttura organizzativa è uno dei fattori più importanti affinché i tuoi dipendenti conoscano il loro ruolo all’interno dell’azienda e siano in grado di dare il massimo del loro potenziale per raggiungere gli obiettivi prefissati.
In questo articolo ti presenteremo in cosa consiste, quali sono le tipologie esistenti e quali sono i vantaggi di una corretta implementazione nella tua azienda.
Che cos’è una struttura organizzativa?
La struttura organizzativa è il sistema con cui i diversi componenti di un’organizzazione sono ordinati e diretti per raggiungere i suoi obiettivi. Questo sistema può includere regole, ruoli e responsabilità.
Allineando e collegando le parti di un’organizzazione, la struttura organizzativa permette ai gruppi di lavorare insieme nell’ambito delle loro all’interno delle loro singole funzioni e determina il modo in cui le informazioni fluiscono tra i vari livelli dell’impresa in modo che questa possa raggiungere il massimo rendimento.
La struttura organizzativa scelta influenza il successo di un’organizzazione nell’attuazione della sua strategia e dei suoi obiettivi.
Elementi di una struttura organizzativa
Questi elementi costituiscono la base della struttura organizzativa e sono essenziali per uno sviluppo organizzativo di successo. Una struttura ben progettata può migliorare la comunicazione, il processo decisionale e l’efficienza complessiva di un’organizzazione.
Questi sono gli elementi della struttura organizzativa che devi considerare:
- Dipartimenti e unità funzionali: i dipartimenti rappresentano divisioni specifiche all’interno dell’organizzazione, ognuna con una propria area di responsabilità. Possono includere vendite, marketing, risorse umane, finanza, produzione, ecc.
- Gerarchia organizzativa: la gerarchia definisce la struttura di autorità e responsabilità all’interno dell’organizzazione. Include livelli come il top management, il middle management e i dipendenti di livello operativo.
- Organi direttivi: Sono i gruppi o gli individui incaricati di prendere decisioni strategiche e di supervisionare il funzionamento generale dell’organizzazione. Comprendono il consiglio di amministrazione e l’alta dirigenza.
- Catena di comando: La catena di comando è la linea di autorità che scorre dal top management verso il basso dell’organizzazione. Stabilisce chi riferisce a chi e come vengono prese le decisioni.
- Ruoli e responsabilità: Ogni lavoro ha ruoli e responsabilità specifiche che devono essere rispettate. Definire questi ruoli è essenziale per garantire chiarezza ed efficienza all’interno dell’organizzazione.
- Comunicazione internaLa struttura definisce il modo in cui la comunicazione fluisce all’interno dell’organizzazione. Può essere top-down, bottom-up o bidirezionale, a seconda della cultura organizzativa e delle esigenze.
- Regole e procedure: Definisce le regole e le procedure che guidano il comportamento e le operazioni all’interno dell’organizzazione. Include le politiche per le risorse umane, le politiche per la qualità e altro ancora.
- Cultura organizzativa. Cultura organizzativa: la struttura influenza la cultura dell’organizzazione. Definisce i valori, le credenze e le norme condivise dai dipendenti.
- Strategia organizzativa. La struttura deve essere allineata alla strategia dell’organizzazione. Deve supportare gli obiettivi e la missione dell’azienda.
- Flessibilità: in un ambiente aziendale in costante evoluzione, la struttura deve essere abbastanza flessibile da adattarsi a nuove opportunità e sfide.
- Scalabilità: deve permettere all’organizzazione di crescere senza perdere efficienza ed efficacia.
- Valutazione e miglioramento continuo: la struttura deve essere sottoposta a una revisione e a un miglioramento costanti per garantirne l’efficacia e l’efficienza.
Vantaggi di una struttura organizzativa
Ecco 5 vantaggi di definire chiaramente la struttura organizzativa della tua azienda e di condividerla con tutti i membri del team:
1. Processo decisionale più efficiente
Le strutture organizzative possono essere progettate per promuovere il flusso di informazioni dalle operazioni in prima linea ai responsabili delle decisioni aziendali.
Il flusso di informazioni che deriva da una struttura organizzativa può essere utilizzato per promuovere un processo decisionale più rapido ed efficiente.
Quando i diversi team di lavoro sono in grado di comunicare in modo più efficace, la comunicazione organizzativa diventa comunicazione organizzativa Anche le prestazioni dell’azienda ne risentiranno positivamente. Questo porterà a un processo decisionale più rapido ed efficiente.
2. Gestire più sedi aziendali
Avere una struttura definita aiuta gli imprenditori a creare una catena di gestione organizzativa. gestione organizzativa per garantire che tutte le sedi aziendali operino secondo le procedure standard dell’azienda.
Disporre di una struttura organizzativa aiuta a garantire che tutte le sedi aziendali operino in modo simile e siano regolate dalle stesse procedure, soprattutto per chi ha dinamiche di lavoro a distanza o lavorano da qualsiasi luogo.
3. Migliorare l’efficienza operativa
Le strutture organizzative aiutano a delineare i compiti dei dipendenti e le persone responsabili della loro corretta attuazione.
Dividendo l’azienda in diversi team o rami, si garantisce che tutti i compiti e le responsabilità specifiche di tali divisioni vengano svolti più facilmente. Quando un dipendente sa a cosa deve lavorare, è in grado di agire in modo rapido ed efficace ed efficacemente.
Le strutture organizzative possono anche essere create con una certa flessibilità per aggiungere nuovi reparti o dipendenti, in modo da non sovraccaricare nessun manager dell’azienda e da evitare i silos organizzativi. silos organizzativi.
4. Aumento delle prestazioni dei dipendenti
Quando alcuni compiti e responsabilità sono chiaramente delegati a un dipendente, quest’ultimo è in grado di svolgere bene il proprio lavoro.
Una struttura organizzativa fornisce ai dipendenti le indicazioni di cui hanno bisogno per dare il meglio ogni giorno, e questo miglioramento delle prestazioni può portare anche a un aumento del morale e della soddisfazione dei dipendenti. morale e soddisfazione dei dipendenti.
5. Eliminare la duplicazione del lavoro
Quando i dipendenti vengono divisi in team in base alle loro competenze e conoscenze, si elimina il rischio di sovrapposizione dei compiti.
Ad esempio, se un progetto viene assegnato a un team, gli altri team sanno che non è loro responsabilità occuparsene perché hanno anch’essi i loro compiti definiti.
Importanza della struttura organizzativa
Stabilire una struttura organizzativa è un passo fondamentale nella creazione di un’azienda.
La struttura non solo definisce la gerarchia di un’azienda, ma permette anche di progettare la struttura salariale. di progettare la struttura salariale dei suoi dipendenti.
Stabilendo la struttura organizzativa, l’azienda può decidere i gradi e le fasce salariali di ogni posizione e separare i dipendenti e le funzioni in diversi reparti, in modo che le diverse operazioni possano essere svolte contemporaneamente senza problemi.
Nel definire una struttura organizzativa, l’azienda deve identificare i risultati che la nuova struttura o il nuovo processo dovrebbero produrre, tra cui:
Lavoro essenziale, requisiti delle funzioni esistenti, nuove funzioni o modifiche richieste, parametri chiave, responsabilità, flussi di informazioni critiche e autorità decisionale per livello organizzativo.
Differenza tra struttura organizzativa e design organizzativo
La progettazione organizzativa è il processo di pianificazione strategica e configurazione di un’organizzazione in termini di obiettivi e risorse, mentre la struttura organizzativa si riferisce al modo in cui i compiti e le persone sono organizzati e suddivisi all’interno dell’organizzazione per raggiungere tali obiettivi.
La progettazione precede la struttura, in quanto implica la presa di decisioni strategiche che vengono poi attuate attraverso la struttura organizzativa.
| Design organizzativo | Struttura organizzativa |
|---|---|
| Processo di pianificazione e assetto organizzativo | Come vengono organizzati e suddivisi i compiti e le persone |
| Coinvolge il processo decisionale strategico e la pianificazione di obiettivi e strategie. | Definisce la gerarchia, i dipartimenti e le relazioni di supervisione |
| Determina la distribuzione delle responsabilità, dell’autorità e delle risorse. | Stabilisce la struttura e i collegamenti tra le parti dell’organizzazione. |
| Si concentra sull’efficienza e sul raggiungimento degli obiettivi organizzativi. | Definisce relazioni formali di autorità e comunicazione. |
5 tipi di strutture organizzative
Esistono diversi tipi di strutture organizzative, come ad esempio:
1. Struttura organizzativa funzionale
La struttura funzionale divide il lavoro e i dipendenti in base alla specializzazione. Si tratta di una struttura gerarchica, solitamente integrata verticalmente, che divide un’azienda in base alla specializzazione della sua forza lavoro.
Nelle strutture funzionali, i dipendenti riportano direttamente ai responsabili delle loro aree funzionali, che a loro volta riportano a un responsabile organizzativo. La direzione dall’alto deve coordinare a livello centrale i dipartimenti specializzati.
Ecco un esempio di struttura organizzativa funzionale:
In questa struttura organizzativa funzionale, si può osservare quanto segue:
- Il CEO (Chief Executive Officer) è al vertice della gerarchia e ha autorità sull’intera organizzazione.
- Il Vicepresidente della produzione è responsabile della supervisione delle operazioni di produzione ed è responsabile di diversi dipartimenti.
- Il Dipartimento di Produzione è responsabile dello svolgimento delle attività produttive, con un team di Operazioni che si occupa della produzione e un team di Controllo Qualità che garantisce gli standard di qualità.
- Il Dipartimento di Ingegneria è responsabile della progettazione dei prodotti e dello sviluppo dei processi, con team dedicati a ciascuna di queste aree.
- Il Dipartimento di Logistica si occupa della gestione degli acquisti e della distribuzione dei prodotti fabbricati, con team specializzati in ciascuna di queste funzioni.
2. Struttura divisionale o multidivisionale
Una struttura divisionale solitamente divide la manodopera e i dipendenti in base alla produzione, anche se una struttura divisionale potrebbe essere divisa in base a un’altra variabile come il mercato o la regione.
Un’azienda che utilizza questo metodo struttura il proprio team di gestione in base ai prodotti, ai progetti o alle filiali che gestisce. Questo tipo di struttura è utile quando la base di prodotti si espande in quantità o complessità.
In questa struttura organizzativa divisionale o multidivisionale, si può osservare quanto segue:
- Il CEO (Chief Executive Officer) è al vertice della gerarchia e ha autorità sull’intera organizzazione.
- Il Vicepresidente esecutivo delle operazioni è responsabile della supervisione delle operazioni generali dell’azienda e ha diverse divisioni alle sue dipendenze.
- Ogni divisione si concentra su una specifica area di business, come Elettronica, Moda e Servizi.
- Ogni divisione ha i suoi dipartimenti funzionali, come Ricerca e Sviluppo, Produzione, Vendite, Design, Produzione, Marketing, Consulenza e Assistenza Tecnica.
- Alcuni dipartimenti, come quello delle vendite, possono esistere in più divisioni per garantire una gestione specifica dell’area di business.
3. Struttura a matrice
Una struttura a matrice combina strutture funzionali e divisionali per creare una situazione di doppio comando.
Questa struttura divide i dipendenti in diverse divisioni o reparti. In una struttura a matrice, un dipendente riporta a due manager che sono congiuntamente responsabili delle prestazioni del dipendente.
In genere, uno dei manager lavora in una funzione amministrativa, come finanza, risorse umane, risorse umane, ecc. risorse umaneL’altro lavora in una business unit legata a un prodotto, un servizio, un cliente o un’area geografica.
Questo è un esempio di struttura organizzativa a matrice:
In questa struttura organizzativa a matrice, si può osservare quanto segue:
- Il CEO (Chief Executive Officer) è al vertice della gerarchia e ha autorità sull’intera organizzazione.
- Ci sono dipartimenti funzionali come Marketing, Sviluppo Prodotto, Operazioni e Finanza.
- All’interno di ogni dipartimento funzionale, vengono create divisioni specifiche in base alle diverse aree o prodotti dell’azienda.
- Ogni divisione ha i propri team che si concentrano sulle rispettive aree o prodotti.
- I membri del team riportano sia ai loro manager di divisione (struttura di divisione) sia ai manager dei rispettivi dipartimenti funzionali (struttura funzionale). In questo modo si crea una situazione di doppio comando, in cui i dipendenti hanno responsabilità e doveri a entrambi i livelli.
4. Struttura organizzativa piatta o orizzontale
La struttura organizzativa piatta rende la gerarchia e la catena di comando più orizzontale e offre ai dipendenti molta autonomia.
Le aziende che utilizzano questo tipo di struttura hanno un’elevata velocità di implementazione in quanto eliminano le barriere interne ed esterne tipiche delle scatole organizzative e tutte le unità sono collegate in modo efficiente e flessibile.
I team sostituiscono i reparti e l’organizzazione e i fornitori collaborano come se fossero parti della stessa azienda.
Tutti, compresi i dirigenti, i manager e i dipendenti, sono coinvolti nel processo decisionale. È comune anche l’uso di valutazioni delle prestazioniIn particolare con Feedback a 360 gradi.
In questa struttura organizzativa piatta o orizzontale, si può osservare quanto segue:
Il CEO (Chief Executive Officer) è al vertice della gerarchia e ha autorità sull’intera organizzazione.
Dopo l’amministratore delegato ci sono i responsabili di diverse aree funzionali chiave, come le operazioni, lo sviluppo dei prodotti, le vendite e la finanza.
Ogni manager è responsabile della propria area funzionale e ha l’autonomia di prendere decisioni nell’ambito della propria area di responsabilità.
Non ci sono più livelli gerarchici intermedi tra il CEO e i manager di ogni area funzionale.
5. Struttura organizzativa modulare
Le strutture modulari si differenziano dalle organizzazioni piatte perché i componenti di un prodotto vengono esternalizzati.
Le strutture modulari possono mantenere una parte centrale del prodotto all’interno dell’azienda ed esternalizzare le parti non centrali del prodotto.
Le reti vengono aggiunte o rimosse in base alle esigenze. Affinché una struttura modulare sia un’opzione, il prodotto deve poter essere diviso in pezzi.
I fornitori, da un lato, e i clienti, dall’altro, diventano parte dell’organizzazione; l’organizzazione condivide informazioni e innovazioni con tutti.
La personalizzazione di prodotti e servizi è il risultato della flessibilità, della creatività, del lavoro di squadra e del lavoro di squadra e reattività. Le decisioni aziendali vengono prese a livello aziendale, di divisione, di progetto e di singolo membro del team.
In questa struttura organizzativa modulare si può osservare quanto segue:
- Il CEO (Chief Executive Officer) è al vertice della gerarchia e ha autorità sull’intera organizzazione.
- Invece di avere reparti interni per ogni componente del prodotto, l’azienda affida la produzione dei componenti a fornitori esterni.
- Il Dipartimento di Design è responsabile della progettazione del prodotto e della definizione dei componenti necessari.
- Il Dipartimento di Ingegneria del Prodotto è responsabile dell’integrazione dei componenti e della loro compatibilità nel prodotto finale.
- Il reparto Controllo Qualità verifica la qualità dei componenti ricevuti dai fornitori esterni.
- I componenti del prodotto, come il componente A, il componente B e il componente C, sono forniti da fornitori esterni specializzati.
- L’azienda si concentra sulla gestione del design, sull’ingegneria del prodotto e sul controllo della qualità, mentre la produzione dei componenti è affidata a fornitori specializzati.
Scegliere la giusta struttura organizzativa
La scelta della giusta struttura organizzativa per un’azienda può essere un processo complesso e dipende da una serie di fattori. Ecco alcuni passaggi chiave che possono aiutarti a prendere questa decisione:
- Analizzare gli obiettivi e le strategie dell’azienda: comprendi gli obiettivi dell’organizzazione e le strategie che vengono attuate o che si prevede di attuare. Questo ti permetterà di avere un quadro chiaro delle esigenze e dei requisiti specifici della struttura organizzativa.
- Valutare l’ambiente esterno e interno: esamina l’ambiente aziendale in cui operi, tra cui la concorrenza, i cambiamenti tecnologici, i fattori economici e legali. Inoltre, considera la cultura e i valori interni dell’azienda, nonché le sue dimensioni, l’estensione geografica e il tipo di settore.
- Definire compiti e responsabilità: identificare i compiti chiave da svolgere all’interno dell’organizzazione e le responsabilità associate a ciascuno di essi. Raggruppa i compiti correlati e determina le funzioni o i reparti responsabili di ciascuno di essi.
- Considera le opzioni di struttura: analizza le caratteristiche di ognuna e valuta quale si adatta meglio alle esigenze della tua azienda. Considera aspetti come il processo decisionale, la comunicazione, il coordinamento e l’efficienza operativa.
- Valutare la flessibilità e l’adattabilità: assicurati che la struttura organizzativa scelta sia flessibile e in grado di adattarsi ai cambiamenti dell’ambiente aziendale. La reattività e l’agilità sono fondamentali in un ambiente aziendale dinamico.
- Trova il giusto equilibrio: trova il giusto equilibrio tra specializzazione e coordinamento. Un’eccessiva specializzazione può portare alla frammentazione e alla mancanza di comunicazione, mentre un’eccessiva coordinazione può portare a inefficienze. Cerca una struttura che permetta una collaborazione efficace tra le diverse parti dell’organizzazione.
- Testa e adatta: implementa la struttura organizzativa selezionata e ne valuta l’efficacia in base all’evoluzione dell’attività. Apporta modifiche e cambiamenti se necessario per migliorare l’efficienza e il raggiungimento degli obiettivi.
Ricorda che la scelta della giusta struttura organizzativa non è definitiva e potrebbe essere necessario rivederla e modificarla man mano che l’azienda cresce e cambia. Sii aperto all’adattamento e impara dall’esperienza per migliorare continuamente la struttura organizzativa della tua azienda.
Qual è il ruolo dell’organigramma come parte della struttura organizzativa?
L’organigramma è una rappresentazione grafica della struttura organizzativa di un’azienda o di un ente. Svolge un ruolo fondamentale nella gestione e nella comunicazione della struttura organizzativa e svolge diverse funzioni chiave:
- Visualizzazione della struttura: l’organigramma fornisce una rappresentazione visiva della gerarchia e della disposizione dei reparti, delle unità e delle posizioni all’interno dell’organizzazione. In questo modo i dipendenti possono comprendere facilmente la struttura e la catena di comando.
- Chiarezza dei ruoli e delle responsabilità: L’organigramma definisce chiaramente i ruoli e le responsabilità di ciascuna posizione all’interno dell’organizzazione. Questo aiuta a evitare confusione e sovrapposizione di funzioni.
- Comunicazione interna: facilita la comunicazione interna mostrando chi riferisce a chi e come i diversi reparti e aree si relazionano tra loro. Questo è particolarmente utile per il processo decisionale e la risoluzione dei problemi.
- Identificazione delle posizioni chiave: consente di identificare rapidamente le posizioni chiave, come i dirigenti e i supervisori, nonché le aree o i reparti responsabili di funzioni specifiche.
- Pianificazione e progettazione organizzativa: assiste nella pianificazione e nella progettazione della struttura organizzativa. Permette ai dirigenti aziendali di valutare l’efficacia della struttura esistente e di apportare le modifiche necessarie.
- Orientamento dei nuovi dipendenti: l’organigramma è uno strumento prezioso per l’orientamento dei nuovi dipendenti, che li aiuta a comprendere la struttura dell’organizzazione e il loro posto all’interno di essa.
- Valutazione del carico di lavoro: può essere utilizzata per valutare la distribuzione del carico di lavoro tra i diversi reparti e le diverse posizioni, il che può essere utile per la gestione delle risorse.
- Facilita lo sviluppo della carriera: i dipendenti possono utilizzare l’organigramma per comprendere i percorsi di carriera all’interno dell’organizzazione e stabilire gli obiettivi di carriera.
- Supporto al processo decisionale: I leader possono utilizzare l’organigramma per identificare le persone chiave che devono essere coinvolte nel processo decisionale strategico e operativo.
- Strumento di riferimento: serve come strumento di consultazione rapida per accedere alle informazioni sulla struttura organizzativa in qualsiasi momento.
Struttura organizzativa nel servizio clienti
Una struttura organizzativa del servizio clienti consente ai professionisti di fornire il miglior servizio clienti possibile, raggiungendo gli obiettivi aziendali e soddisfacendo i clienti.
Questa struttura consiste nella gerarchia e nelle funzioni che un’azienda stabilisce all’interno del proprio servizio clienti. reparto assistenza clienti.
Le strutture organizzative del servizio clienti aiutano i professionisti a comprendere le aspettative del proprio ruolo e a sapere a quali manager e team leader rivolgersi per esprimere le proprie preoccupazioni.
Aiutando a definire meglio la gerarchia di un reparto e ad assegnare ruoli specifici ai professionisti, le strutture organizzative del servizio clienti aiutano anche a creare team più forti e funzionali.
Conclusione
Come puoi vedere, avere una struttura organizzativa dell’azienda ben definita è un fattore chiave non solo per migliorare internamente, ma anche per garantire la soddisfazione dei clienti.
Strumenti come QuestionPro CX, le piattaforme di gestione dell’esperienza del cliente, che ti permettono di collegare tutti i membri coinvolti nel servizio clienti per poter rispondere a tutti i commenti, reclami e suggerimenti in modo efficace e in tempo reale. Allo stesso modo, con piattaforme come QuestionPro Workforce ti permette di gestire l’esperienza dei dipendenti e di ottenere feedback da tutta la tua organizzazione.
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