Exit-interviews: Vertrekken omzetten in groeikansen

Weten wat je werknemers denken als ze op het punt staan te vertrekken is belangrijk voor een bedrijf. Exit-interviews zijn een goed idee, maar het moet wel op de juiste manier gebeuren.

Als je eerlijke feedback van werknemers wilt, ook al is het moeilijk om te horen, dan kun je daarnaar streven. Er zitten zoveel emoties achter de beslissing om een baan op te zeggen. Voor de meesten is het niet iets wat ze licht opnemen. Exitgesprekken hoeven niet alleen over de verkeerde dingen te gaan, maar elke vorm van feedback zal ons zeker helpen meer te leren over wat we moeten verbeteren.

Laten we uitzoeken hoe we vragen kunnen stellen om gegevens te krijgen waarop we actie kunnen ondernemen. Laten we ophouden ons zorgen te maken over wat we zullen horen en op zoek gaan naar die informatie die ons als organisatie zal doen groeien.

Wat is een exitgesprek?

Een exitgesprek is het laatste formele gesprek tussen het bedrijf en de werknemer, waarin de werknemer de redenen voor zijn vertrek kan toelichten. Het gebruik van de gegevens van de vertrekkende werknemer kan helpen om het sociale klimaat of de prestaties te verbeteren en is een kans om je te positioneren op de arbeidsmarkt.

Er zijn oorzaken van afhaken waarbij het bedrijf niet kan concurreren of zijn beleid niet kan veranderen. Aan de andere kant, als de redenen voor vertrek te maken hebben met elementen zoals een laag salaris, ontoereikende werktijden of een slechte werkcultuur, kun je aan deze punten werken om als bedrijf concurrerend te zijn.

De feedback zal de werkgever ook helpen om zijn retentiebeleid te verbeteren. Daarom zal een goed uitgevoerd exitgesprek beide partijen waardevolle en vaak zeer inzichtelijke informatie opleveren.

Lees ook: Interviews met belanghebbenden: Een gids voor effectieve betrokkenheid

Belang van exitgesprekken

Dit zijn enkele van de redenen waarom het belangrijk is om exitgesprekken te voeren met werknemers en je organisatie te helpen een positieve werkomgeving te creëren:

• Werknemers die hun baan opzeggen zijn over het algemeen communicatiever dan werknemers die hun baan houden.
• Het exitgesprek stelt de werknemer in staat om constructieve feedback te geven en met een positief bedrijfsimago te vertrekken.
• Het biedt de mogelijkheid om te vragen of er nog openstaande kwesties zijn waarvan je op de hoogte moet zijn. Dit kan risico’s verminderen en problemen identificeren die onmiddellijke aandacht vereisen.
• Je krijgt een eerlijke beoordeling van de omgeving en cultuur van je organisatie.
• Er kan inzicht worden verkregen in de aanwervingspraktijken, het inwerken en de trainingsbehoeften van werknemers.
• Mogelijkheden voor verbetering kunnen worden ontdekt in de ontwikkeling van management- en opvolgingsplanning.

Wees niet bang voor wat je werknemers te zeggen hebben in hun exitgesprekken. Meet, analyseer en handel naar aanleiding van de feedback die ze geven. Het is heel belangrijk.

Volwassen organisaties bereiken dit en investeren tijd, middelen en energie om er voordeel uit te halen.

Het creëren en implementeren van effectievere en consistentere sollicitatiegesprekken lijkt misschien een uitdaging, maar de inzichten die je krijgt door het verband te begrijpen tussen feedback van werknemers, gedrag en organisatorische trends zullen je alles vertellen wat je moet weten om je bedrijf te laten groeien. Zakelijk.

Hoe voer je een exitgesprek?

Houd bij het voeren van een exitgesprek rekening met de volgende best practices om een productief en inzichtelijk gesprek met vertrekkende werknemers te garanderen:

1. Tijdige planning

• Plan het exitgesprek binnen een week na ontvangst van de ontslagbrief.
• Deze timing helpt de medewerker om relevante details helder voor de geest te halen.

2. Meerdere feedbackopties

Bied verschillende methoden om feedback te geven, zoals:

• Telefonische interviews
• Persoonlijke vergaderingen
• Schriftelijke rapporten
• Exit-enquêtes
• Laat de werknemer de indeling van zijn voorkeur kiezen.

3. Bereid vragen van tevoren voor

• Houd van tevoren een aantal vragen klaar.
• Houd de vragenlijst beknopt en doelgericht.
• Overweeg om een model voor exitgesprekken te gebruiken als leidraad.

4. Neutrale interviewer

• Wijs een HR-vertegenwoordiger aan om het gesprek te voeren.
• Laat de directe leidinggevende van de werknemer de vergadering niet leiden om ongemak of intimidatie te voorkomen.

5. Creëer een comfortabele omgeving

• Zorg voor een omgeving waarin werknemers zich op hun gemak voelen om hun ervaringen en redenen voor vertrek te bespreken.
• Zorg voor vertrouwelijkheid om open en eerlijke feedback aan te moedigen.

6. Positieve sluiting

• Eindig het gesprek met een positieve noot en een persoonlijke noot.
• Druk dankbaarheid uit voor de tijd en bijdragen van de werknemer.
• Wens ze succes met hun toekomstige inspanningen.

Veelgemaakte fouten tijdens exitgesprekken

Tijdens exitgesprekken kunnen zowel werknemers als werkgevers verschillende fouten maken:

• Gebrek aan voorbereiding: Werknemers moeten zich misschien beter voorbereiden op het gesprek, wat kan leiden tot vage of niet-helpende feedback. Werkgevers moeten misschien ook vragen of doelstellingen voor het gesprek voorbereiden.
• Overdreven negatief zijn: Werknemers gebruiken exitgesprekken en negatieve feedback soms om hun frustraties of grieven op een agressieve of emotionele manier te uiten, wat bruggen kan verbranden en hun professionele reputatie kan schaden.
• Achterhouden: Omgekeerd kunnen sommige werknemers waardevolle feedback of zorgen achterhouden uit angst voor repercussies of omdat ze denken dat het geen verschil zal maken.
• Geen specifieke feedback geven: Vage feedback zoals “slecht management” of “giftige cultuur” zonder specifieke voorbeelden of suggesties voor verbetering kan minder bruikbaar zijn voor werkgevers.
• Uitsluitend focussen op persoonlijke grieven: Werknemers kunnen zich te veel richten op persoonlijke kwesties of conflicten met collega’s in plaats van op bredere organisatorische kwesties.
• Negeren van positieve feedback: Werknemers kunnen kansen over het hoofd zien om positieve aspecten van hun ervaring te benadrukken, zoals goed teamwerk, praktische training of ondersteunend management.
• Vertrouwelijkheid negeren: Werkgevers die de vertrouwelijkheid niet in acht nemen, kunnen eerlijke feedback ontmoedigen van werknemers die vrezen dat hun opmerkingen naar hen kunnen worden herleid.
• Geen follow-up: Werkgevers moeten mogelijk follow-up geven aan kwesties die tijdens exitgesprekken naar voren zijn gekomen, waardoor ze kansen op verbetering missen.
• Behandelen als een checkbox-oefening: Beide partijen kunnen het exitgesprek eerder als een formaliteit beschouwen dan als een waardevolle kans om te leren en te verbeteren.
• Gebrek aan consistentie: Organisaties voeren exitgesprekken mogelijk niet consistent in alle afdelingen of functies, waardoor trends of patronen ontbreken die bredere organisatorische veranderingen zouden kunnen verklaren.

Vragen voor een exitgesprek

Bij de voorbereiding van een exitgesprek is het essentieel om verschillende vragen te stellen over de ervaring van de werknemer. Dit helpt het bedrijf om de redenen achter het vertrek te begrijpen en biedt waardevolle inzichten voor toekomstige verbeteringen.

Hier zijn enkele aanvullende vragen om te overwegen voor een uitgebreid exitgesprek:

Vragen over de beslissing om te vertrekken

• Wat was de belangrijkste reden om het bedrijf te verlaten?
• Was er een specifieke gebeurtenis of kwestie die aanleiding gaf tot je beslissing om ontslag te nemen?
• Ben je op zoek gegaan naar een nieuwe baan terwijl je nog in dienst was, of heb je eerst besloten om weg te gaan?
• Hoe lang overweeg je al om het bedrijf te verlaten?
• Is er iets wat het bedrijf had kunnen doen om je vertrek te voorkomen?

Vragen over functie en verantwoordelijkheden

• Waren je verantwoordelijkheden en verwachtingen vanaf het begin duidelijk?
• Hoe is je rol geëvolueerd sinds je begon en zijn deze veranderingen effectief gecommuniceerd?
• Beschikte je over de middelen om je werk goed uit te voeren?
• Zijn er verantwoordelijkheden of taken aan je toegewezen die je buiten je functieomschrijving vond vallen?
• Kreeg je voldoende steun van je manager en collega’s?

Vragen over werkomgeving en cultuur

• Hoe zou je de bedrijfscultuur tijdens je verblijf hier omschrijven?
• Voelde je je gewaardeerd in je rol?
• Hoe beoordeelt u het niveau van teamwork en samenwerking binnen uw afdeling?
• Waren er aspecten van de werkomgeving die uw werk uitdagender maakten?
• Had je het gevoel dat het bedrijf een inclusieve en diverse werkomgeving bevorderde?

Vragen over management en leiderschap

• Hoe zou u uw relatie met uw directe supervisor omschrijven?
• Zorgde het management voor duidelijke en consistente communicatie?
• Hoe effectief was het feedback- en prestatiebeoordelingsproces?
• Waren er managementpraktijken die u bijzonder nuttig of nadelig vond?
• Heb je de mogelijkheid gehad om je meningen en zorgen kenbaar te maken aan het leiderschap?

Vragen over loopbaanontwikkeling en groei

• Waren er mogelijkheden voor professionele groei en promotie binnen het bedrijf?
• Had je toegang tot opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden om je vaardigheden te verbeteren?
• Hoe beoordeelt u de ondersteuning van het bedrijf voor uw carrièredoelen?
• Kreeg je een duidelijk pad voor loopbaanontwikkeling?
• Werden je bijdragen erkend en passend beloond?

Vragen over vergoedingen en voordelen

• Hoe tevreden was u met uw compensatie- en voordelenpakket?
• Had u het gevoel dat uw salaris concurrerend was met de industriestandaard voor uw functie?
• Waren er voordelen die je bijzonder waardevol vond of juist miste?
• Biedt het bedrijf voldoende voordelen om werk en privé in balans te houden, zoals flexibele uren of opties om op afstand te werken?
• Was het proces voor loonsverhogingen en bonussen duidelijk en eerlijk?

Vragen over werkprocessen en efficiëntie

• Waren er processen of systemen die je efficiënter of frustrerender moest maken?
• Hoe goed hebben de verschillende afdelingen samengewerkt en gecommuniceerd?
• Waren er voldoende middelen om je taken effectief uit te voeren?
• Hoe beoordeelt u de kwaliteit en bruikbaarheid van de geleverde hulpmiddelen en technologie?
• Waren er obstakels die je productiviteit regelmatig in de weg stonden?

Vragen over de overgang en toekomstige plannen

• Hoe soepel verliep het overgangs- en overdrachtsproces voor uw verantwoordelijkheden?
• Kunnen we je helpen bij je overgang naar een nieuwe functie?
• Wat zijn je volgende stappen nadat je dit bedrijf hebt verlaten?
• Zou u overwegen om in de toekomst terug te keren naar het bedrijf als de omstandigheden zouden veranderen?
• Welk advies zou je geven aan je opvolger of het team dat je achterlaat?

Vragen voor feedback en verbetering

• Wat zijn volgens jou de top drie dingen die het bedrijf zou kunnen verbeteren?
• Wat vond je het leukste aan werken hier en wat ga je missen?
• Heb je suggesties over hoe we de werkplek beter kunnen maken voor huidige en toekomstige werknemers?
• Hoe zou u uw algemene ervaring met het bedrijf beoordelen op een schaal van 1 tot 10, en waarom?
• Zijn er nog laatste opmerkingen of feedback die je wilt delen?

Vragen over persoonlijke reflectie

• Op welke persoonlijke of professionele prestaties ben je het meest trots tijdens je verblijf hier?
• Voldeed deze baan aan je aanvankelijke verwachtingen toen je begon?
• Hoe heeft je ervaring hier bijgedragen aan je carrièredoelen op lange termijn?
• Is er een gedenkwaardig moment of project dat eruit springt tijdens je ambtstermijn?
• Wat vind je van je algehele groei en ontwikkeling tijdens je werk bij ons?

Afsluitende vragen

• Is er nog iets dat je wilt bespreken dat we nog niet hebben besproken?
• Hoe kunnen we een positieve relatie met je behouden na je vertrek?
• Zou je in de toekomst willen deelnemen aan alumni- of netwerkevenementen?
• Was je exitgesprek een eerlijk en open gesprek?
• Hoe kunnen we het exitgesprek voor toekomstige werknemers verbeteren?
• Deze vragen geven een grondig, waardevol inzicht in de ervaring van de werknemer en helpen bij het verzamelen van bruikbare feedback voor organisatieverbetering.

Voordelen van een exitgesprek

Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het voeren van effectieve exitgesprekken binnen je organisatie:

• Je leert van de werknemer die vertrekt

Als je een sollicitatiegesprek voert, ken je de details die ertoe hebben geleid dat de werknemer ontslag heeft genomen en kun je het oplossen, De redenen zullen waarschijnlijk van persoon tot persoon verschillen en je moet begrijpen of de reden al dan niet buiten de organisatie lag.

De werknemer kan elders een functie aangeboden hebben gekregen met een hoger salaris of kan te maken hebben gehad met persoonlijke problemen waardoor hij of zij is vertrokken. Als je weet waarom iemand is vertrokken, kun je problemen aanpakken zodat ze zich niet meer voordoen.

• Exit-interviews zijn winstgevend

Ze zijn goedkoop en gemakkelijk te maken omdat ze niet veel tijd kosten. Kortom, het zijn waardevolle hulpmiddelen voor Human Resources.

De sterke en zwakke punten van het bedrijf bespreken met je andere werknemers in een gesprek of interview is ook heel gemakkelijk en is een kleine investering die je veel voordeel oplevert.

• Hierdoor kunnen problemen binnen het bedrijf worden geïdentificeerd

Exit-interviews geven je de informatie die je nodig hebt om de werkomgeving en het behoud van werknemers te verbeteren.

Veel vragen die gesteld worden tijdens een exitgesprek hebben betrekking op de werkomgeving. De gevoelens van werknemers kennen terwijl ze onder jouw leiding werkten kan moeilijk zijn, maar je moet het proberen.

• Cycli sluiten

Met het exitgesprek kun je de losse eindjes aan elkaar knopen met een vertrekkende werknemer. Naast het stellen van vragen over de reden van vertrek, kun je informatie geven over vergoedingen en eventueel papierwerk doornemen dat ze moeten invullen voor hun laatste dag.

Het is ook goed om de arbeidsrelatie op een goede manier te beëindigen. Hoewel een exitgesprek misschien niet alles aan het licht brengt wat je wilt weten, is het een goed uitgangspunt om te begrijpen waarom mensen vertrekken.

Door opbouwende kritiek te ontvangen en de nodige verbeteringen aan te brengen, kun je de ervaring van huidige en toekomstige werknemers verbeteren.

Hoe QuestionPro Workforce u kan helpen bij het voeren van exitgesprekken

QuestionPro Workforce kan op verschillende manieren behulpzaam zijn bij het voeren van exitgesprekken:

1. Geautomatiseerde enquêtes: Met QuestionPro kunt u geautomatiseerde exitinterviews en werknemersenquêtes maken die via e-mail of andere communicatiekanalen naar vertrekkende werknemers kunnen worden gestuurd. Dit zorgt voor consistentie in de vragen en maakt het verzamelen van gestructureerde gegevens eenvoudiger.
2. Aanpasbare sjablonen: Het biedt aanpasbare sjablonen die speciaal zijn ontworpen voor exitgesprekken. Deze sjablonen kunnen worden aangepast om vragen op te nemen die relevant zijn voor jouw organisatie en branche, zodat je zeker weet dat je de nodige inzichten verzamelt.
3. Anonieme feedback: Werknemers kunnen zich meer op hun gemak voelen bij het geven van openhartige feedback als hun antwoorden anoniem zijn. QuestionPro maakt anonieme antwoorden mogelijk, wat kan leiden tot eerlijkere feedback over hun redenen om weg te gaan en hun ervaringen binnen het bedrijf.
4. Gegevensanalyse: Het platform biedt tools voor het analyseren van enquêtereacties, waaronder functies zoals sentimentanalyse en gegevensvisualisatie. Dit helpt bij het identificeren van trends en patronen in meerdere exitinterviews, zodat u gemeenschappelijke problemen of verbeterpunten kunt vaststellen.
5. Integratiemogelijkheden: QuestionPro kan integreren met andere HR-systemen of databases, waardoor het beheren en analyseren van gegevens naast andere werknemersinformatie eenvoudiger wordt.
6. Bruikbare inzichten: Het verzamelen van uitgebreide feedback via QuestionPro Workforce kan waardevolle inzichten opleveren in de redenen waarom werknemers vertrekken, wat kan leiden tot strategieën voor personeelsbehoud, organisatieverbetering en werktevredenheid.

Conclusie

Een overtuigend exitgesprek is niet alleen een formaliteit, maar is ook een belangrijke kans om de organisatie te laten groeien. Door aandachtig te luisteren naar vertrekkende werknemers kunnen organisaties waardevolle inzichten vergaren die de cultuur, de activiteiten en de strategieën voor personeelsbehoud verbeteren.

Het omarmen van positieve en uitdagende feedback uit deze gesprekken bevordert een werkomgeving waar transparantie en voortdurende verbetering gedijen. Investeren in doordachte exitgesprekken eert de bijdragen van de vertrekkende werknemer en stelt het bedrijf in staat om proactief te evolueren, wat zorgt voor duurzaam succes en een reputatie als gewetensvolle werkgever op de concurrerende markt.

QuestionPro Workforce stroomlijnt het proces van het uitvoeren van exitgesprekken, van het opzetten en ontwerpen van vragenlijsten tot de analyse en rapportage van gegevens. Het helpt organisaties bij het verzamelen van waardevolle feedback van vertrekkende werknemers, zodat ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen om het behoud en de tevredenheid van werknemers te verbeteren.

BOEK EEN DEMO MEER LEREN