HRIS-integratie: Wat is het, wat zijn de voordelen en hoe pak je het aan?

Zie HRIS (Human Resource Information System) als een digitaal brein dat HR-professionals helpt hun taken te beheren. HRIS-integratie is het verbinden van dit brein met andere tools of platforms, waardoor een soepele informatiestroom ontstaat.

Het is de magie die HR-taken verandert van een jongleursact in een goed gechoreografeerde dans. Het draait er allemaal om dat alles samenwerkt, zodat HR-professionals zich kunnen richten op wat ze het beste kunnen: zorgen voor hun meest waardevolle bezit, de werknemers.

In deze blog gaan we dieper in op HRIS-integratie en delen we een stap-voor-stap handleiding om je te leren hoe je dit moet aanpakken. Blijf dus bij ons voor een gedetailleerde verkenning.

Wat is HRIS-integratie?

HRIS-integratie verwijst naar het proces van het verbinden en combineren van HRIS-software (Human Resource Information System) met andere HR-systemen, -toepassingen of -platforms binnen een organisatie.

HRIS is een uitgebreide softwareoplossing die het beheer van verschillende HR-functies vergemakkelijkt, waaronder personeelsdossiers, salarisadministratie, voordelenadministratie, prestatiebeheer en meer.

Integratie is cruciaal omdat het een naadloze gegevensstroom en communicatie tussen HRIS en andere bedrijfssystemen mogelijk maakt. Dit kan integratie omvatten met:

• Salarissystemen: Zorgen voor een accurate en tijdige verwerking van salarisgegevens.
• Tijdregistratiesystemen: Werkuren en aanwezigheid van werknemers bijhouden.
• Systemen voor werving en selectie en voor het volgen van sollicitanten: Het wervingsproces stroomlijnen.
• Learning Management Systems (LMS): beheer van training en ontwikkeling van werknemers.
• Prestatiebeheersystemen: HRIS afstemmen op prestatie-evaluatieprocessen.
• Systemen voor secundaire arbeidsvoorwaarden: Personeelsbeloningen efficiënt beheren.
• ERP-systemen (Enterprise Resource Planning): HR integreren met bredere organisatorische functies.

Uiteindelijk verbeteren HRIS-integraties de algehele effectiviteit van HR-management door een uitstekend en onderling verbonden ecosysteem binnen een organisatie te creëren.

Voordelen van een informatiesysteem voor personeelszaken

Het implementeren van een geïntegreerd HR-systeem biedt organisaties tal van voordelen. Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Precisie in gegevensbeheer

Het zorgt voor één enkele bron van waarheid voor alle HR-gerelateerde gegevens. Door verschillende HR-functies naadloos met elkaar te verbinden, van werving tot salarisadministratie en daarbuiten, kunnen organisaties datasilo’s elimineren, fouten verminderen en consistentie van gegevens garanderen. Het resultaat? Accurate, actuele informatie die de basis vormt voor strategische besluitvorming.

• Automatiseringsefficiëntie

Automatisering is de sleutel tot ongeëvenaarde efficiëntie in HR-activiteiten. HRIS-integratie automatiseert repetitieve taken, elimineert handmatige gegevensinvoer en vermindert het risico op menselijke fouten. Met gestroomlijnde processen kan HR zich richten op meer strategische initiatieven, wat aanzienlijk bijdraagt aan het succes van de organisatie.

• Werknemerservaring verbeteren

Deze integratie legt de kracht van informatie in de handen van werknemers. Via selfserviceportalen kan het personeel moeiteloos werknemersgegevens inzien en beheren, van persoonlijke gegevens tot secundaire arbeidsvoorwaarden en prestatiecijfers. Dit verhoogt de tevredenheid van werknemers en bevordert een cultuur van transparantie en betrokkenheid.

• Inzichtelijke besluitvorming

Toegang tot realtime, uitgebreide gegevens is een game-changer voor besluitvormers. HRIS-integratie biedt:

1. Robuuste rapportage- en analysetools.
2. Waardevolle inzichten bieden in trends in het personeelsbestand.
3. Prestatiecijfers.
4. HR KPI’s.

Gewapend met deze informatie kunnen organisaties datagestuurde beslissingen nemen die hen op weg helpen naar succes.

• Versterking van naleving en beveiliging

Het naleven van regels en voorschriften over gegevens is superbelangrijk. Deze integratie zorgt ervoor dat HR-processen zich aan deze regels houden, waardoor het risico kleiner wordt dat ze niet worden nageleefd. Als je alle gegevens op één plek hebt, is het ook superveilig. Zo bescherm je belangrijke informatie over werknemers tegen mensen die er niet over mogen beschikken en voorkom je mogelijke inbreuken.

• Kosteneffectieve activiteiten

Efficiëntiewinst door HRIS-integratie vertaalt zich in kostenbesparingen. Minder handmatig werk, minder fouten en gestroomlijnde processen dragen bij aan een kosteneffectievere HR-operatie. Organisaties kunnen middelen strategischer toewijzen en hun budget optimaliseren voor een maximale impact.

• Toekomstbestendige schaalbaarheid

Naarmate organisaties zich ontwikkelen, veranderen ook hun HR-behoeften. HRIS integratie biedt schaalbare oplossingen die zich kunnen aanpassen aan veranderende bedrijfsbehoeften. Of het nu gaat om het toevoegen van nieuwe modules of functionaliteiten, de flexibiliteit die HRIS integratie biedt, zorgt ervoor dat organisaties wendbaar blijven en klaar zijn voor de toekomst.

Leer meer over: Software voor levenscyclusbeheer van werknemers

Uitdagingen van HRIS-integratie

Hoewel HRIS-integratie veel voordelen met zich meebrengt, is het implementeren en onderhouden van een dergelijk HR-systeem niet zonder uitdagingen. Hier volgen enkele veelvoorkomende uitdagingen die gepaard gaan met HRIS-integratie:

• Kosten en toewijzing van middelen: Het implementeren van HRIS-integratie kan een aanzienlijke investering zijn in software en de middelen die nodig zijn voor training en systeemonderhoud. Het toewijzen van voldoende middelen en het beheren van de kosten is een constante uitdaging.
• Migratie en kwaliteit van gegevens: Het migreren van bestaande gegevens naar het nieuwe HRIS-systeem kan complex en tijdrovend zijn. Het waarborgen van de gegevenskwaliteit tijdens de migratie en het handhaven van de nauwkeurigheid op de lange termijn is een blijvende uitdaging.
• Systeemcompatibiliteit: Zorgen voor naadloze integratie met bestaande systemen, zoals salarisadministratie, tijdregistratie of ERP, kan een uitdaging zijn. Er kunnen compatibiliteitsproblemen ontstaan, waardoor grondige tests en aanpassingen nodig zijn.
• Beveiligingsproblemen: De beveiliging van gevoelige HR-gegevens is een topprioriteit. De integratie van HRIS vereist robuuste beveiligingsmaatregelen ter bescherming tegen datalekken en ongeautoriseerde toegang, wat een voortdurende uitdaging kan vormen.
• Training en ingebruikname: Medewerkers en HR moeten worden getraind om het nieuwe systeem effectief te gebruiken. Weerstand tegen het aanleren van nieuwe tools en het zorgen voor een wijdverspreide adoptie in de hele organisatie kan een belangrijke hindernis zijn.
• Integratietijdlijnen: HRIS integreren binnen een bepaald tijdsbestek kan een uitdaging zijn, vooral als het gaat om grote datasets en complexe processen. Vertragingen in de integratie kunnen HR-activiteiten verstoren en de algehele efficiëntie beïnvloeden.
• Verkoper selecteren: Het kiezen van de juiste HRIS-leverancier is cruciaal voor een succesvolle integratie. Het evalueren van leveranciers op basis van factoren als schaalbaarheid, ondersteuning en doorlopende updates vereist grondig onderzoek en zorgvuldige overweging.
• Onderhoud en upgrades: HRIS-systemen vereisen regelmatig onderhoud, updates en soms upgrades. Het is een voortdurende uitdaging om een evenwicht te vinden tussen de behoefte aan systeemverbeteringen en de mogelijke verstoring van de lopende HR-werkzaamheden.

Hoe benader je HRIS-integratie?

De aanpak van HRIS (Human Resource Information System)-integratie vereist zorgvuldige planning, samenwerking en aandacht voor details. Hier volgt een stapsgewijze handleiding om u te helpen het HRIS-integratieproces succesvol te doorlopen:

Stap 01. Doelstellingen en vereisten definiëren

Schets duidelijk uw doelstellingen voor HRIS-integratie. Identificeer de specifieke HR functies die u wilt stroomlijnen of verbeteren. Bepaal de vereisten en functies die het HRIS-systeem nodig heeft om uw organisatiedoelen te bereiken. Deze stap vormt de basis voor het hele integratieproces.

Stap 02. Een uitgebreide behoeftenevaluatie uitvoeren

Evalueer uw huidige HR-procedures en -systemen. Identificeer pijnpunten, inefficiënties en gebieden die voor verbetering vatbaar zijn. Rekening houden met de specifieke behoeften van verschillende afdelingen en belanghebbenden. Deze beoordeling zal u helpen de reikwijdte van de integratie te begrijpen en de oplossing af te stemmen op de unieke vereisten van uw organisatie.

Stap 03. Vorm een multifunctioneel team

Stel een team samen met vertegenwoordigers van HR, IT, financiën en andere relevante afdelingen. Zorg voor een verscheidenheid aan vaardigheden en perspectieven om verschillende aspecten van de integratie aan te pakken. Wijs duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toe aan teamleden om samenwerking en efficiënte besluitvorming te bevorderen.

Stap 04. Onderzoek en kies de juiste HRIS-leverancier

Doe grondig onderzoek om potentiële HRIS-leveranciers te identificeren. Beoordeel ze op basis van factoren zoals systeemkenmerken, schaalbaarheid, reputatie van de leverancier en klantenondersteuning. Vraag demonstraties aan, spreek met huidige gebruikers en beoordeel het vermogen van de leverancier om aan de specifieke behoeften van uw organisatie te voldoen.

Stap 05. Een gedetailleerd integratieplan ontwikkelen

Maak een uitgebreid integratieplan dat het hele proces van begin tot eind beschrijft. Definieer tijdlijnen, mijlpalen en belangrijke deliverables voor elke fase. Zorg ervoor dat het plan rekening houdt met gegevensmigratie, systeemtests, training van medewerkers en voortdurende ondersteuning. Een goed gestructureerd plan is cruciaal voor een soepel integratieproces.

Stap 06. Migratie en kwaliteit van adresgegevens

De migratie van gegevens voorbereiden door bestaande HR-gegevens op te schonen en te valideren. Protocollen ontwikkelen voor een nauwkeurige en veilige gegevensoverdracht naar het nieuwe HRIS-systeem. Maak regelmatig back-ups van gegevens om het risico van gegevensverlies tijdens de integratie te beperken. Verbeterde nauwkeurigheid van gegevens is van vitaal belang voor het succes van de HRIS-integratie.

Stap 07. Implementeren en bewaken

Voer het integratieplan gefaseerd uit. Begin met een pilotfase om het systeem te testen met een kleinere groep gebruikers. Houd de integratie nauwlettend in de gaten, verzamel feedback en maak de nodige aanpassingen. Rol het systeem geleidelijk uit naar grotere groepen en zorg voor voortdurende ondersteuning en training als dat nodig is.

Door deze zeven stappen te volgen, kunt u HRIS-integratie strategisch benaderen, de specifieke behoeften van uw organisatie aanpakken en zorgen voor een succesvolle implementatie die HR-processen verbetert en bijdraagt aan het algehele succes van de organisatie.

Hoe kan QuestionPro helpen bij HRIS-integratie?

QuestionPro kan HRIS-integratie (Human Resource Information System) vergemakkelijken door een platform te bieden dat naadloze communicatie en gegevensuitwisseling tussen QuestionPro en verschillende HRIS-platforms mogelijk maakt. Hier ziet u hoe QuestionPro kan helpen bij HRIS-integratie:

• Distributie van enquêtes op basis van HR-gebeurtenissen: QuestionPro kan worden geïntegreerd met HRIS om enquêtes te triggeren op basis van specifieke HR-gebeurtenissen, zoals onboarding, exit-interviews of trainingssessies. Dit zorgt voor tijdige en relevante enquêtes die zijn afgestemd op HR-processen.
• Real-time of geplande updates: HRIS-integratie in QuestionPro maakt real-time of geplande updates van het werknemersrooster mogelijk. Dit betekent dat de distributie van enquêtes kan worden gesynchroniseerd met wijzigingen in het HRIS-systeem, waardoor nauwkeurige en actuele deelnemerslijsten worden gegarandeerd.
• Gegevens synchroniseren met meerdere gebruikers: Met QuestionPro kunnen meerdere gebruikers van hetzelfde HRIS-systeem gegevens synchroniseren met QuestionPro Workforce. Deze samenwerkingsfunctie zorgt ervoor dat verschillende HR-specialisten gegevens gezamenlijk kunnen beheren en naadloos kunnen synchroniseren.
• Veilige API-integratie: De integratie houdt in dat QuestionPro met HRIS-platforms wordt verbonden via API-sleutels en URL’s voor verbindingen. Deze veilige methode zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling wordt beschermd en voldoet aan de beveiligingsstandaarden, waardoor gevoelige HR-informatie wordt beschermd.
• Velden in kaart brengen voor nauwkeurige gegevens: Met QuestionPro kunnen gebruikers belangrijke velden, zoals e-mailadressen, toewijzen aan HRIS en QuestionPro Workforce. Deze veldmapping zorgt ervoor dat gegevens nauwkeurig worden gesynchroniseerd, waardoor de kans op fouten tijdens de integratie afneemt.
• Geautomatiseerde gegevenssynchronisatie: Met HRIS-integratie biedt QuestionPro geautomatiseerde gegevenssynchronisatie. Gebruikers kunnen de synchronisatiefrequentie instellen, in real-time of op geplande tijdstippen. Deze automatisering minimaliseert handmatige inspanningen en zorgt voor consistente gegevensupdates.
• Logboeken voor monitoring en analyse: De integratie omvat een uitgebreid logsysteem in QuestionPro. Gebruikers kunnen de details van synchronisatie-updates controleren, de synchronisatiestatus controleren en de resultaten analyseren. Logs kunnen worden gefilterd op basis van datumbereiken en worden geëxporteerd voor verdere analyse.
• Flexibiliteit en maatwerk: QuestionPro biedt flexibiliteit in de integratie met verschillende HRIS-platforms, waardoor organisaties het systeem kunnen kiezen dat het beste past bij hun behoeften. De aanpasbare integratie stelt organisaties in staat om het synchronisatieproces af te stemmen op hun unieke HR-workflows.
• Voortdurende updates en verbeteringen: QuestionPro werkt zijn functies en integratiemogelijkheden voortdurend bij. Organisaties profiteren van voortdurende verbeteringen die ervoor zorgen dat de integratie actueel blijft en in lijn is met de zich ontwikkelende HR-praktijken en technologiestandaarden.

Door de integratie van HRIS met QuestionPro te vergemakkelijken, kunnen organisaties hun HR-processen verbeteren, de distributie van enquêtes stroomlijnen en waardevolle inzichten verzamelen in verschillende stadia van de levenscyclus van werknemers. Deze integratie is erop gericht om het HR-enquêteproces efficiënter en tijdiger te maken en beter af te stemmen op de doelstellingen van de organisatie.

Conclusie

HRIS-integratie is een strategische stap die een revolutie teweeg kan brengen in uw HR-processen. Organisaties kunnen HRIS-integratie onderzoeken om de efficiëntie te verhogen, de besluitvorming te verbeteren en een meer gestroomlijnde en boeiende werknemerservaring te creëren door de voordelen te begrijpen en een systematische aanpak te volgen.

Door de integratie van HRIS met QuestionPro te vergemakkelijken, kunnen organisaties hun HR-processen verbeteren, de distributie van enquêtes stroomlijnen en waardevolle inzichten verzamelen in verschillende stadia van de levenscyclus van werknemers.

Deze integratie helpt om het HR-enquêteproces efficiënter en tijdiger te maken en af te stemmen op de doelstellingen van de organisatie. Neem contact op met QuestionPro als u vragen hebt voor verdere verwerking!

BOEK EEN DEMO MEER LEREN