Bedrijfsinformatie: Definitie, methoden, soorten en voorbeelden

Bedrijfsinformatie: definitie

Business intelligence wordt gedefinieerd als het proces van het verzamelen en verwerken van bedrijfsinformatie om daaruit inzichten af te leiden en winstgevende zakelijke beslissingen te nemen. Het wordt ook gebruikt als overkoepelende term, die het volgende bundelt software voor bedrijfsinformatie samen met andere tools, toepassingen en best practices die worden gebruikt om intelligente bedrijfsinzichten te verzamelen en de informatie te analyseren om de algehele bedrijfsprestaties te optimaliseren.

Business intelligence is afhankelijk van het proces van bedrijfsonderzoek om gegevens te verzamelen. Analyse van de verzamelde gegevens met behulp van uitgebreide technologische hulpmiddelen helpt bij het verkrijgen van bruikbare inzichten. Business intelligence bestaat uit het verzamelen, analyseren en presenteren van bedrijfsgerelateerde informatie en wordt vaker beschouwd als een resultaat van bedrijfsonderzoek dat slimmere bedrijfsacties mogelijk maakt.

BijvoorbeeldEen restauranteigenaar wil de voorkeur van zijn klanten begrijpen, het type keuken dat ze lekker vinden en waarom ze die specifieke keuken lekker vinden. Het restaurant ging verder met een onderzoek uitvoeren met software voor bedrijfsinformatie en feedback wordt verzameld van klanten over verschillende soorten keukens. De restauranteigenaar analyseert met behulp van de prominente functies in de software de mindset van de klant en krijgt waardevolle inzichten over de keukens die in het restaurant worden geserveerd. Met informatie over welke gerechten door welke mensen worden gesmaakt en welke gerechten het meest worden besteld op welke dag, enz. creëert hij vervolgens bedrijfsstrategieën die aantrekkelijk en bevredigend zijn voor zijn klanten en winstgevend voor zijn bedrijf.

Het doel van business intelligence is het verzamelen en analyseren van informatie, zodat een vooruitdenkende organisatie als de uwe betere zakelijke beslissingen kan nemen. Enkele trends op het gebied van business intelligence op korte termijn:

• Meer investeringen in AI-technologie
• Grote gegevens
• Het toenemende belang van data governance
• Toename in zelfbedieningssoftware en -tools voor bedrijfsinformatie
• Gegevensinterpretatie via verhalen vertellen
• Samenwerkende bedrijfsinformatie
• Ingebouwde bedrijfsinformatie
• Cloudanalyse

In de concurrerende zakenwereld van vandaag is het vermogen om gegevens en technologie in realtime te gebruiken ongetwijfeld een van de belangrijkste parameters om succesvol te zijn. Het maakt niet uit welke branche je vertegenwoordigt, maar waar het om gaat is de toegang tot snelle informatie. Deze toegang tot intelligente inzichten helpt organisaties om productieve, analytische en impactvolle beslissingen te nemen. Wat echter duidelijk moet zijn, is dat het verzamelen van gegevens alleen niet genoeg is voor inzichten; het verwerken en analyseren van die gegevens is wat leidt tot bruikbare inzichten die bedrijfsbeslissingen sturen.

Business intelligence: soorten en methodologieën met voorbeelden

Om strategische bedrijfsbeslissingen te nemen en concurrentievoordeel te behalen, moet een organisatie een duidelijk beeld hebben van markttrends, behoeften van klanten en meningen van consumenten.

Er zijn verschillende online business intelligence tools waarmee je op talloze manieren bedrijfsinzichten kunt verzamelen, hier zijn enkele van de algemeen aanbevolen methodes die veel worden gebruikt om bedrijfsinformatie te verzamelen.

Stap 1 – Gegevensverzameling

De eerste stap in het verwerven van business intelligence is het verzamelen van gegevens. Er zijn verschillende methoden om gegevens te verzamelen, die betrouwbare informatie kunnen leveren voor statistische analyse en een organisatie kunnen helpen om datagestuurde beslissingen te nemen.

• Enquêtes

Web-/online-enquêtes – Online enquêtes blijven de meest betrouwbare, economische en meest gebruikte methode om een groter publiek te bereiken voor het verzamelen van gegevens. Omdat het ingewikkeld is om de enquêteresultaten handmatig te maken, te verspreiden en te analyseren, vertrouwen de meeste onderzoekers op hulpmiddelen voor het maken van enquêtes om de klus te klaren. De belangrijkste voordelen van het gebruik van een online platform voor het verzamelen van bedrijfsinformatie zijn een real-time analyse van de resultaten, kostenefficiëntie, gebruiksgemak en flexibiliteit.

Bijvoorbeeld – Een bedrijf wil weten hoe tevreden klanten zijn over hun afdeling klantenservice en wil ook de mening van klanten weten over hoe ze klantgerichter kunnen worden. Het bedrijf besluit een enquête klantenservice het gebruik van een business intelligence-platform voor het verzamelen van waardevolle informatie over het personeel, het product en de algehele kwaliteit van de aan hen geleverde service. De resultaten van de enquête kunnen worden gebruikt om de Net Promoter Score (NPS), de Customer Satisfaction Score (CSAT) of zelfs de Customer Effort Score (CES) te meten.

Al deze resultaten dragen bij aan het analyseren van wat klanten vinden van de huidige status van de service, gebieden die verbetering behoeven, wat klanten verwachten en wat hun behoeften zijn. Al deze inzichten stelden het bedrijf in staat om een aantal veranderingen door te voeren, strategieën te implementeren en de betrokkenheid van medewerkers te stimuleren, waardoor een succesvolle reis naar een meer klantgerichte organisatie mogelijk werd.

Persoonlijke enquêtes – Persoonlijke enquêtes zijn persoonlijke interviews. Het is al jaren de meest effectieve methode om de meest accurate informatie te verzamelen. Aangezien deze aanpak om bedrijfsinformatie te verzamelen gebaseerd is op directe communicatie, speelt het observeren van lichaamskenmerken, gedrag en reacties van de respondent ook een belangrijke rol. Stel dat bepaalde vragen de ondervraagde ongemakkelijk, ongeïnteresseerd, geagiteerd of fronsend maken, dan is het beter om die vragen over te slaan. Daarnaast bepalen lichaamstaal, toon en maniertjes van spreken van de ondervraagde ook of de feedback die hij/zij geeft goed of fout is.

Persoonlijke enquêtes zijn een duurdere methode in vergelijking met andere methoden voor het verzamelen van bedrijfsinformatie. Daarnaast moet de interviewer ervaring hebben met het observeren en analyseren van mensen.

Bijvoorbeeld – Het voeren van persoonlijke gesprekken met werknemers om hun directe leidinggevenden te evalueren is een gangbare praktijk in veel organisaties. Hoewel de meeste van deze organisaties een gedetailleerde vragenlijst klaar hebben, soms met behulp van een sjabloon enquête evaluatie supervisor vragenlijst om nauwkeurige informatie te verzamelen en een betere werkcultuur te bevorderen is een goede optie.

Enquêtes per post – Dit is een eeuwenoude traditionele methode die wordt gebruikt om informatie te verzamelen van een groter publiek. Nu de technologie alle hoeken en gaten van de wereld heeft bereikt, is deze methode om bedrijfsinformatie te verzamelen onderscheidend geworden. Bovendien hebben enkele andere factoren, zoals tijdrovend, duur, foutgevoelig en een lage respons, bijgedragen aan een lagere adoptie van deze methode. Online enquêtes hebben zich al snel ontpopt als een beter alternatief voor deze methode. Maar in regio’s waar tablets, computers of laptops nog steeds ontoegankelijk zijn, zijn enquêtes per post de beste manier om bruikbare bedrijfsinformatie te verzamelen.

Bijvoorbeeld – De overheid wilde de publieke opinie over het gebruik van plastic tassen peilen en was geïnteresseerd in hun bewustzijn over het overheidsinitiatief om ze af te schaffen. Ze mailden over het gebruik van plastic zakken enquête aan het geselecteerde publiek uit verschillende plaatsen om bedrijfsinformatie voor dat gebied te verzamelen, en dienovereenkomstig werden er door de overheid corrigerende maatregelen genomen om het gebruik van plastic tassen uit te roeien.

Telefonische enquêtes – Telefonische enquêtes zijn iets duurder dan online enquêtes maar veel goedkoper in vergelijking met face-to-face enquêtes. Zo’n methode heeft een paar nadelen, zoals de beschikbaarheid van de respondent of zelfs het opbouwen van een vriendschappelijke band met de respondent.

Bijvoorbeeld – Een kerk wilde onderzoeken waarom parochianen naar de kerk gaan en evalueren of de kerk aan hun spirituele behoeften voldoet. A sjabloon kerkelijke enquête stelde hen in staat om telefonische enquêtes te houden onder alle parochianen en betrouwbare informatie te krijgen om inzicht te krijgen in hun meningen.

• Vragenlijsten

Een vragenlijst is een verzameling vragen die wordt gebruikt voor onderzoeksdoeleinden en die zowel kwalitatief als kwantitatief van aard kan zijn. Een vragenlijst kan al dan niet de vorm hebben van een enquête, maar een enquête heeft altijd een vragenlijst.

Bijvoorbeeld – Een HR-afdeling van een bedrijf wilde een exitgesprek voeren om de mening van een werknemer te weten te komen over de tijd die hij bij de organisatie heeft doorgebracht. Ze gebruikten de uitgebreide en zeer boeiende Vragen bij exitgesprek om de meningen te peilen en de feedback vast te leggen van de werknemers die besloten hebben te vertrekken. Deze inzichten werden vervolgens door het bedrijf gebruikt om strategieën voor personeelsbehoud te formuleren om het verloop te verlagen.

• Polls

Polls zijn iets anders dan enquêtes en deze aanpak bestaat meestal uit slechts één vraag. Het responspercentage voor enquêtes is extreem hoog, omdat ze heel gemakkelijk te beantwoorden zijn en heel weinig tijd in beslag nemen.

Bijvoorbeeld – Het beste voorbeeld voor een peiling zijn verkiezingspeilingen. Opiniepeilingen worden gehouden om uit te zoeken welke partij de voorkeur geniet van de kiezers die het bepaalde gebied in een bepaalde periode zullen besturen.

• Formulieren

Formulieren zijn zelf een soort enquête, maar formulieren worden meestal gebruikt om specifieke informatie te verzamelen van een respondent op elk gebied zoals leeftijd, inkomen, geslacht, enz., in tegenstelling tot enquêtes die gebruikt worden om algemene gegevens te verzamelen zoals meningen, houdingen, waarden, enz.

Bijvoorbeeld – Een bank heeft specifieke informatie van klanten nodig om een bankrekening te openen. In zo’n scenario krijgt de klant een formulier om specifieke informatie te verzamelen die de bank nodig heeft om een rekening te openen.

Stap 2 – Analyse

Dit is de stap waarbij alle gegevens op één platform komen. Met Business Intelligence-software kun je gegevens verzamelen en analyseren met geavanceerde analytische onderzoekstools die in dezelfde software zijn ingebouwd. Het analyseren van de gegevens die via verschillende methoden zijn verzameld, helpt een organisatie om de meningen van hun klanten te begrijpen en gebieden te vinden die verbetering behoeven. Met de software kun je scores vergelijken (zoals NPS, CES, CSAT) voor verschillende periodes en ook tussen afdelingen. Je kunt dezelfde BI Software gebruiken om de gegevens te analyseren onder geavanceerde voorwendselen zoals Conjoint Analysis, Maxdiff Analysis, Trend Analysis, Text and Sentiment Analysis en nog veel meer. Op deze manier krijgt u een goed beeld van waar uw organisatie op dat moment staat bij uw klanten.

Bijvoorbeeld – De horeca moet de klantervaring en -tevredenheid voortdurend meten. Door klanttevredenheidsscores en NPS-scores consequent te analyseren en te volgen, kan de organisatie de ervaring van de klant verbeteren en klantgerichter worden om hogere inkomsten en klantloyaliteit te bereiken.

Stap 3 – Rapportage en presentatie

Na de analyse is de volgende stap om te begrijpen wat de statistieken betekenen. Deze stap is het belangrijkst, omdat een verkeerde interpretatie van de gegevens je organisatie de afgrond in kan sturen. Omzetting in visuele infographics kan het soms gemakkelijker maken voor een persoon om het te begrijpen. Een dergelijk inzicht zal de organisatie in staat stellen antwoorden te vinden op de meest dringende zakelijke, operationele en marketingvragen.

Deze stappen helpen je om software voor bedrijfsinformatie te gaan gebruiken Dit is echter niet de laatste stap. Een organisatie moet continu real-time gegevens monitoren en analyseren om de concurrentie voor te blijven en te blijven voldoen aan de steeds veranderende behoeften van de klant of zelfs om de volgende beste stappen voor de toekomst te bepalen. Door dit pad te volgen en business intelligence effectief te gebruiken, kan een organisatie geld en tijd verstandiger besteden en toekomstige doelen, behoeften en trends met succes aanpakken.

Voordelen van business intelligence

Business Intelligence heeft een directe impact op de strategische, tactische en operationele bedrijfsbeslissingen van een organisatie. Het ondersteunt op feiten gebaseerde besluitvorming op basis van historische gegevens in plaats van aannames en onderbuikgevoelens. Deze tools voeren gegevensanalyses uit en maken rapporten, overzichten, dashboards, kaarten, grafieken en diagrammen om gebruikers gedetailleerde informatie te geven over de aard van het bedrijf. Hieronder volgen enkele voordelen van Business Intelligence:

• De juiste Business Intelligence-software helpt de productiviteit in de organisatie te verhogen door de verzamelde gegevens weer te geven met rapporten, analytische dashboards en infographics.
• Het biedt een organisatie een holistisch beeld van het bedrijf, gesegmenteerd in verschillende afdelingen, producten, diensten, enz., waardoor het gemakkelijker wordt om gebieden te identificeren die aandacht of verbetering nodig hebben.
• Complexe processen in een organisatie kunnen worden gestroomlijnd met behulp van geavanceerde geautomatiseerde analyses, waardoor een bedrijf tijd en moeite kan besparen, wat leidt tot snellere en efficiëntere bedrijfsprocessen.
• Met BI-software kunnen visuele infografieken en eenvoudig te begrijpen rapporten worden gegenereerd, zodat zelfs niet-technische personen de betekenis van hun statistieken kunnen begrijpen.

We hebben onlangs een blog gepubliceerd over Customer Intelligence; waarom bekijk je die niet voor meer ideeën?

Belang van business intelligence in een organisatie

In de steeds veranderende bedrijfsomgeving van vandaag de dag is er behoefte aan business intelligence om een concurrentievoordeel te behalen. Business intelligence helpt een organisatie om de meningen van klanten, de markt en het gedrag van klanten te evalueren, waardoor ze een voorsprong krijgen in het veroveren van een groter marktaandeel en het binnenhalen van hogere inkomsten. Hieronder volgen enkele redenen waarom business intelligence een aanwinst is voor elke organisatie:

• Verzamel bruikbare inzichten – Business intelligence is het omzetten van bedrijfsgerichte ruwe gegevens in bruikbare informatie. Ruwe gegevens geven je geen bruikbare inzichten over je bedrijfsparameters, maar BI biedt een organisatie een uitgebreide analyse van gegevens om pijnpunten of kansen te identificeren die kunnen worden gebruikt om meer klantgerichte strategieën te bedenken.
• Diepgaand begrip van de organisatie Het is moeilijk om het bedrijf als geheel te begrijpen als je niet elk onderdeel van het bedrijf kent, ook de onderdelen die vaak over het hoofd worden gezien. Business intelligence stelt een organisatie in staat om elk onderdeel dat aandacht nodig heeft te identificeren en dienovereenkomstig verbeteringen aan te brengen.
• Behaal verkoop- en marketingdoelen – Het bereiken van die verkoop- en marketingdoelen is moeilijk als het bedrijf de doelmarkt, de trends of de steeds veranderende behoeften van de klant niet begrijpt. Business intelligence levert diepgaande analyses om de verkoop van een organisatie te stimuleren, de prestaties van de marketingfunctie te verbeteren en beide teams te synchroniseren om die verkoop- en marketingdoelen te bereiken.
• Anticiperen op kopersgedrag en trends Customer engagement is een modewoord dat vaak besproken wordt in de hedendaagse bedrijfswereld. Daarom is het essentieel om potentiële klanten naar je toe te trekken, in plaats van te vertrouwen op oude, achterhaalde technieken gebaseerd op een harde verkoop. Met business intelligence-software kan een bedrijf holistische klantprofielen maken op basis van elke interactie of feedback tijdens het klanttraject. Zo kunnen ze waardevolle marktinformatie verzamelen, die hen gedetailleerde inzichten verschaft in het gedrag en de trends van kopers, zodat ze hun verkoop-, marketing- of groeistrategieën dienovereenkomstig kunnen verbeteren.
• Algehele productiviteit verhogen – Veel organisaties hebben inefficiënte knelpunten, oude traditionele processen en handmatige routinetaken die de groei van een organisatie belemmeren. Business intelligence-software kan deze knelpunten wegnemen, routinetaken automatiseren en processen verfijnen, waardoor het werk van iedereen beter georganiseerd en geprioriteerd kan worden. Dit maakt een efficiënte en zeer responsieve klantenservice mogelijk, evenals een beter gebruik van human resources en nauwkeurige metingen van marketingcampagnes, waardoor de algehele productiviteit in de hele organisatie wordt verhoogd.
• Gegevensbeheer en regelgeving – Gegevensbeheer en regelgeving De nieuwe GDPR-wet heeft veel beperkingen opgelegd aan de manier waarop persoonlijke gegevens worden verzameld, gebruikt, opgeslagen, verwerkt en gedeeld. De nieuwe wetten bevatten eisen om gegevens accuraat en up-to-date te houden, om aan te tonen waarom gegevens worden verwerkt en om een duidelijk privacybeleid te formuleren voor meer transparantie. Een GDPR-compliant business intelligence software e helpt je om alle gegevens te centraliseren, wat op zijn beurt de transparantie verbetert en onnauwkeurigheden en hiaten blootlegt. Bovendien stelt het een bedrijf in staat om te voldoen aan de wereldwijde regels en wetten om te voorkomen dat het op de zwarte lijst terechtkomt van de toezichthouders en de klanten.
• Versnelde ROI – Last but not the least helpt business intelligence een organisatie om de ROI te versnellen door de dagelijkse efficiëntie, verkoopconversiemaatstaven en klantervaring te beheren via analyse en modellering. Het stelt een bedrijf ook in staat om waardevolle inzichten te krijgen in het koopgedrag van de consument, de klantervaring en de behoeften van de klant, waardoor de organisatie op weg wordt geholpen naar succes.

De tijd dat organisaties vertrouwden op hun beste gok of op hun buikgevoel, is voorbij. Business intelligence voorziet organisaties van nauwkeurige gegevens en updates in real-time. Het onderzocht ook de komende markttrends en prognosemiddelen en liet soms zelfs “wat-als” scenario’s voorspellen zodat gissen of schatten niet meer nodig was.