Goede klantgegevens zijn belangrijk voor een goede klantenservice. Je kunt iemand geen witte hand geven als je niets over hem weet. Bedrijven moeten klantgegevens gebruiken om betere zakelijke beslissingen te nemen en te groeien, vooral in de huidige datagestuurde wereld. Toch hebben sommige organisaties problemen omdat hun informatie verouderd of niet voldoende is. Andere merken krijgen veel gegevens, maar kunnen ze niet allemaal samenvoegen omdat ze op verschillende plaatsen staan. Beide zaken kunnen datasilo’s veroorzaken.
Bedrijven moeten weten hoe informatiesilo’s ontstaan en hoe ze kunnen worden geëlimineerd. Deze silo’s leiden tot inefficiëntie en maken interacties met de klantenservice complexer, waardoor medewerkers van de klantenservice gestrest raken en klanten ongelukkig worden. Uw verkoop-, product- en marketingteams kunnen ook belangrijke klantinformatie missen.
In deze blog bespreken we de definitie van datasilo’s en welke negatieve impact ze hebben op je organisatie. We leren ook hoe je silo’s kunt doorbreken.
Wat zijn datasilo’s?
Gegevenssilo’s zijn aparte plaatsen waar sommige groepen in een organisatie gegevens kunnen opslaan. Ze kunnen geen gegevens delen met andere datasystemen en kunnen alleen helpen met één bedrijfsfunctie. Gegevenssilo’s zijn als silo’s op een boerderij waar (graan)gegevens apart worden opgeslagen.
Helaas hebben deze silo’s die informatie niet delen een slechte naam. Ze vormen een groot probleem voor sommige organisaties. Het maakt het moeilijker voor bedrijfsleiders om het grote geheel te zien en het maakt het moeilijker om informatie te delen.
Bedrijven hebben in de loop der jaren veel geld uitgegeven aan software om hun bedrijfsprocessen te verbeteren. Ze hebben veel systemen, processen en apps gemaakt die om hun eigen redenen gegevens genereren. Hierdoor hebben ze hun eigen stukje waarheid gescheiden van de rest. Het is dus niet moeilijk om te zien waarom de meeste organisaties nog steeds het siloprobleem hebben.
72% van de organisaties zegt dat het moeilijk is om verschillende CRM-systemen in technologiesilo’s te onderhouden. In een ander onderzoek van Adobe onder 1.000 IT-besluitvormers zei 37% dat gegevenssilo’s het grootste probleem vormden bij het krijgen van een eenduidig beeld van hun klanten. U kunt ook enquêtes uitvoeren met betrekking tot gegevenssilo’s met behulp van QuestionPro enquêtesoftware.
Datasilo’s worden al lange tijd bekritiseerd omdat ze de kwaliteit van gegevens schaden en het moeilijker maken om werk gedaan te krijgen. Veel bedrijven zien dat ze de zichtbaarheid in verschillende sectoren beperken, waardoor beslissingen op basis van goede informatie moeilijker worden.
Waarom ontstaan datasilo’s?
Datasilo’s ontstaan door een gebrek aan effectief databeheer en -governance, waardoor data in silo’s verspreid raken over de verschillende afdelingen en systemen van een organisatie. Deze silo’s maken het moeilijk om datasilo’s te identificeren en belemmeren het delen van data en de integratie van klantgegevens.
Datasilo’s zijn problematisch omdat ze leiden tot inefficiëntie en gemiste kansen voor datagestuurde besluitvorming, omdat cruciale informatie ontoegankelijk blijft of losgekoppeld wordt binnen de organisatie.
De negatieve impact van datasilo’s
Een gegevenssilo zijn eilanden van gegevens die van elkaar gescheiden zijn, waardoor het moeilijk is om de gegevens eruit te halen en te gebruiken. Als je gegevenssilo’s hebt, kun je niet alle gegevens van je bedrijf tegelijk zien of volledig analyseren. We zullen hieronder een aantal negatieve gevolgen hiervan bespreken:
Versnipperde informatie en ideeën komen voort uit datasilo’s
Het maakt het moeilijk om naar gegevens als geheel te kijken omdat ze losgekoppelde overzichten creëren. Als de informatie en ideeën van je teams versnipperd zijn, is het logisch dat hun beslissingen niet goed doordacht zijn.
Beslissingen nemen is als kijken naar het topje van een drijvende ijsberg in een zee van losgekoppelde datasystemen. Het echte risico is dat uw zakelijke gebruikers, gegevensgebruikers of zelfs leidinggevenden niet het hele plaatje zien. Ze moeten profiteren van belangrijke en diepere inzichten die uw bedrijf kunnen helpen sterk te groeien.
De meeste bedrijven willen een 360° beeld van hun klanten omdat ze dan proactief kunnen handelen en relevante, gepersonaliseerde berichten kunnen sturen naar veel klanten in elke fase van het klanttraject. Met silo’s van gegevens is het bijna onmogelijk om een enkel klantbeeld te krijgen.
Silo’s verminderen de kwaliteit en betrouwbaarheid van gegevens
Het bewaren van bedrijfsinformatie in aparte datasystemen maakt het minder waardevol. Wanneer gegevens in silo’s worden bewaard, raken ze snel verouderd of verkeerd, waardoor de gegevensintegriteit van je organisatie kan verslechteren.
Gegevenssilo’s die niet met elkaar verbonden zijn, worden mogelijk nooit bijgewerkt of gecontroleerd omdat ze niet met elkaar verbonden zijn. Dit kan leiden tot onnauwkeurige en oude gegevens. Als je bedrijf of gegevensgebruikers deze verkeerde informatie dagelijks gebruiken, kan dit voor nog meer problemen zorgen.
Bedrijfsteams kunnen in andere situaties dubbele informatie opslaan in hun opslagsystemen. De marketing- en verkoopteams kunnen kleine delen van het publiek dat je wilt bereiken voor een specifiek project dupliceren. Aangezien veel informatiebronnen slechts gedeeltelijk compleet zijn, verlaagt deze praktijk van het dupliceren van gegevens de kwaliteit van de relevante gegevens.
Datasilo’s verminderen de snelheid van handelen
We hebben al besproken dat snelheid en flexibiliteit de sleutels zijn tot een succesvol bedrijf. Om te slagen in het bedrijfsleven moeten bedrijven elk aspect van hun klanten onmiddellijk bekijken en zo snel mogelijk aan hun behoeften voldoen om de concurrentie voor te blijven.
Wanneer informatie verdeeld is, moeten uw bedrijfsteams daube werk doen. Verschillende teams kunnen uiteindelijk dezelfde reeks taken herhalen omdat deze taken niet duidelijk voor hen zijn gedefinieerd. De time-to-value ratio is hoog in deze situaties en “gegevensmoeheid” treedt uiteindelijk op.
Met silo’s van gegevens is het moeilijk om snelle, goed geïnformeerde beslissingen te nemen. Uw bedrijfs- en datateams moeten eerst gegevens uit veel verschillende bronnen verzamelen en verwerken. Tegen die tijd is het feit dat je eerst bewoog niet langer een voordeel. Met silo’s van gegevens is het bovendien mogelijk dat u beslissingen neemt op basis van verouderde informatie.
Datasilo’s belemmeren organisatorische afstemming
Organisatorische afstemming is een bewezen sleutel tot zakelijk succes. Het brengt operationele en functionele teams op één lijn rond een duidelijk en zinvol doel. Het zorgt ervoor dat alle onderdelen van je bedrijf, zowel operationeel als strategisch, optimaal samenwerken.
Teams met een duidelijk pad voorwaarts bereiken sneller betere resultaten met minder inspanning omdat ze flexibeler zijn en gevoeliger voor veranderingen in de operationele omgeving.
Deze silo’s vormen barrières voor organisatorische afstemming. Ze ontnemen datateams en bedrijfsteams de mogelijkheid om snel, met meer informatie en wendbaarheid beslissingen te nemen. Op lange termijn schaden ze de continue ontwikkeling, het leren en het maximaliseren van talent.
Door de silo’s van gegevens is er niet genoeg coördinatie en samenwerking tussen verschillende teams, wat de productiviteit vertraagt en een minder efficiënt gebruik van middelen oplevert.
Om samenwerkingsproblemen op te lossen, moet je je bedrijfsapplicaties die samenwerken stroomlijnen en je gegevens centraliseren in een cloud datawarehouse of een data lake. Hiermee kunnen gegevens- en bedrijfsteams informatie standaardiseren en de gegevens van uw organisatie volledig bekijken.
Hoe identificeer je datasilo’s?
Het identificeren van gegevenssilo’s is cruciaal om hun uitdagingen effectief aan te pakken. Hier zijn enkele belangrijke punten om je te helpen de aanwezigheid van deze silo’s te herkennen:
Inconsistente gegevens
Het bestaat vaak wanneer verschillende afdelingen of teams onafhankelijk van elkaar hun gegevens opslaan en beheren. Inconsistenties in gegevensformaten, definities of waarden tussen deze opslagsystemen kunnen de aanwezigheid van silo’s signaleren.
Beperkte toegang tot gegevens
Als teams of individuen problemen ondervinden bij het verkrijgen van toegang tot alle gegevens die ze nodig hebben voor hun taken, duidt dit op mogelijke datasilo’s. Beperkingen in de toegang tot gegevens kunnen de besluitvorming en operationele efficiëntie belemmeren.
Isolatie van gegevensopslag
Gegevens die zijn opgeslagen in afzonderlijke, afdelingsspecifieke databases of systemen in plaats van in een centrale opslagplaats, kunnen datasilo’s creëren. Het identificeren van geïsoleerde locaties voor gegevensopslag is de sleutel tot het aanpakken van deze gegevenssilo’s.
Inefficiënties en problemen
Datasilo’s zijn problematisch omdat ze data-integratie, -deling en -samenwerking belemmeren. Als je inefficiënties, redundanties of fouten opmerkt die het gevolg zijn van geïsoleerde dataopslag en -beheer, dan is dat een teken dat er datasilo’s bestaan.
Het “Waarom” begrijpen
Om datasilo’s effectief af te breken en het ontstaan van nieuwe silo’s te voorkomen, is het belangrijk om te begrijpen waarom deze silo’s überhaupt bestaan. Het identificeren van de hoofdoorzaken, zoals organisatiestructuur, technologiekeuzes of culturele factoren, kan helpen bij het ontwikkelen van strategieën om van deze silo’s af te komen en herhaling te voorkomen.
Het herkennen van deze signalen en het begrijpen van de redenen achter silo’s is de eerste stap in het implementeren van oplossingen om deze silo’s te doorbreken en een meer geïntegreerde en collaboratieve dataomgeving binnen uw organisatie te creëren.
Hoe doorbreek je datasilo’s?
Gegevenssilo’s maken het voor een bedrijfsteam moeilijker om te zien hoe goed ze het doen en hoe goed ze georganiseerd zijn. Dit schaadt het bedrijfsresultaat en beperkt de financiële mogelijkheden. Door deze gegevensbarrières te doorbreken, kunnen afdelingen meer te weten komen over hun efficiënte workflow en zullen de gegevens betrouwbaarder zijn.
Hier bespreken we een aantal manieren om data silo’s te doorbreken:
Integreer uw gegevensbeheersystemen
Bedrijven die meer dan één gegevensbeheersysteem gebruiken, kunnen te maken krijgen met silo’s van gegevens. Als een detailhandelaar bijvoorbeeld verschillende softwaresystemen gebruikt voor verkooppunt- en voorraadbeheer, zullen belangrijke gegevens over verkoop, omzet en voorraadniveaus niet synchroon zijn.
Om deze gegevenssilo’s te doorbreken, moeten managers hun verschillende managementsystemen controleren en nagaan hoe elke afdeling gegevens verzamelt. Vervolgens moeten ze kijken hoe medewerkers de informatie gebruiken en of de gegevens nuttig zijn voor andere teams.
Veel organisaties stappen over op een centraal gegevensbeheersysteem of gebruiken een gegevensintegratieoplossing om hun software te koppelen. Managers moeten ook met hun medewerkers praten om te bepalen of ze problemen hebben met het beheren van datasystemen. Met al deze informatie is het makkelijker om te bepalen of systemen gecombineerd kunnen worden of dat er nieuwe oplossingen geïmplementeerd moeten worden.
Verander je bedrijfscultuur
Het komt vaak door afdelingen in een organisatie die niet met elkaar praten of samenwerken. Leidinggevenden kunnen dit tegengaan door een open en eerlijke werkcultuur te creëren. Ze kunnen mensen van verschillende afdelingen helpen om samen te werken en verschillende teams die samenwerken ondersteunen.
Datasilo’s kunnen ook effectief worden geëlimineerd als er procedures worden geïmplementeerd waarmee werknemers de informatie van hun team vrijelijk kunnen delen met relevante partners.
Leidinggevenden moeten opschrijven wat ze van anderen verwachten en wat ze belangrijk vinden in samenwerking en communicatie. Medewerkers zullen eerder geneigd zijn om samen te werken en noodzakelijke statistieken te delen met andere teams door het gevoel van competitie tussen afdelingen weg te nemen.
Samenwerking opnemen in de bedrijfsstrategie
Organisaties kunnen datasilo’s doorbreken door hier een prioriteit van te maken in hun bedrijfsstrategie en -doelstellingen. Als een bedrijf momenteel aan de gang is, moet het management onderzoeken hoe het georganiseerd is.
Het zal helpen om te laten zien waar communicatie en bedrijfsgegevens soepel moeten stromen tussen afdelingen. Als er een silo wordt aangetroffen, kan het bedrijfsteam zijn strategie misschien beter heroverwegen.
Er wordt ook voorgesteld dat bedrijfseigenaren belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) creëren die bijhouden hoe goed werknemers samenwerken. Managers kunnen bijvoorbeeld bijhouden hoeveel projecten waarbij meer dan één afdeling betrokken is, worden afgerond in een bepaald kwartaal.
Of ze kunnen bijhouden hoe vaak elke afdeling datarapporten naar andere teams stuurt. Door deze belangrijke prestatie-indicatoren regelmatig in de gaten te houden, kunnen bedrijven zien hoe goed de verschillende niveaus van de organisatie samenwerken.
De technische infrastructuur van het bedrijf verbeteren
Bedrijven moeten investeren in een digitale transformatie in plaats van oude systemen te gebruiken die beter moeten samenwerken. Er is technologie gemaakt om gegevensbronnen uit verschillende systemen te combineren op één centrale locatie.
Sommige platforms zijn ook gemaakt om samen te werken met andere software, waardoor er geen silo’s meer nodig zijn. Door het proces van gegevensintegratie te stroomlijnen, kunnen merken geld besparen en efficiënter werken.
Leer meer over: Klantgegevensbeheer
Conclusie
Datasilo’s kunnen van nature ontstaan in een organisatie door structurele, technische en culturele problemen. Voor veel bedrijven is het doorbreken van deze silo’s en het combineren van al hun operationele en ervaringsgegevens een topprioriteit. In dit artikel hebben we gekeken naar verschillende redenen waarom datasilo’s een probleem zijn.
De problemen die worden veroorzaakt door datasilo’s lijken misschien ingewikkeld, maar je hoeft niet perfect te zijn om de voordelen te zien. Begin klein, zoek gegevenssilo’s en verwijder oude of verkeerde gegevens. Als je eenmaal een goed beeld hebt van je huidige omgeving, kun je beginnen met het doorvoeren van veranderingen in je infrastructuur, zoals het verminderen van het aantal applicaties, het integreren van systemen en het stimuleren van samenwerking.
QuestionPro is het complete platform voor al je inzichtbehoeften. Met InsightHub kunt u al uw gegevens beheren en ze veilig en up-to-date houden. Met QuestionPro enquêtesoftware kunt u alles doen, van eenvoudige enquêtes tot complexe onderzoeken. Met QuestionPro kunt u ook meten hoe uw klanten zich voelen en hoe betrokken uw medewerkers zijn.
Neem contact op met het QuestionPro-team voor meer informatie over hoe u deze silo’s kunt oplossen en een datamanagementstrategie kunt ontwikkelen met datamanagementsoftware die past bij uw bedrijfsdoelstellingen.
