Gegevensorganisatie is het proces waarbij ruwe gegevens in verschillende categorieën worden gesorteerd en vervolgens geordend. Waarnemingen van de verschillende variabelen maken deel uit van deze ruwe gegevens. Het organiseren van gegevens heeft bijvoorbeeld betrekking op het organiseren van de cijfers die leerlingen krijgen voor meerdere vakken.
Naarmate de tijd verstrijkt en de hoeveelheid gegevens toeneemt, wordt er steeds meer tijd besteed aan het zoeken naar informatie uit een gegevensbron die nog niet gestructureerd is. Hoewel verschillende vormen van gegevensorganisatie ook kunnen worden gebruikt voor digitale documenten, passen sommige IT-professionals dit voornamelijk toe op fysieke records.
Soms analyseren we informatie gedurende langere tijd. Toch is het moeilijk om het te onthouden, vooral als het materiaal uitgebreid en ingewikkeld is. De menselijke geest begint zich dingen voor te stellen om ze beter te onthouden. De organisatie van gegevens is hetzelfde. Het verzamelt en presenteert gegevens die eenvoudig te interpreteren zijn. Gegevensbeheer, of statistiek, is de beste aanpak om gegevens weer te geven.
LEER OVER: Beheer van klantgegevens
In deze blog wordt uitgelegd hoe je gegevens organiseert, wat de beste tips zijn en wat de beste werkwijzen zijn.
Hoe organiseer je gegevens?
Gegevensorganisatie is het proces waarbij gegevens in groepen en categorieën worden geplaatst om ze gebruiksvriendelijker te maken, zodat ze sneller kunnen worden geopend, verwerkt en geanalyseerd.
Je moet je gegevens zo logisch en overzichtelijk mogelijk organiseren, net zoals we belangrijke papieren verzamelen in dossiermappen, zodat jij en iedereen die er toegang toe heeft snel kan vinden wat ze zoeken.
Het stelt ons in staat om de informatie zo te organiseren dat deze eenvoudig te lezen en te gebruiken is. Het werken met of uitvoeren van analyses op ruwe gegevens is een uitdaging. Dus om de gegevens goed weer te geven, moeten we ze ordenen.
In een wereld waarin datasets tot de meest waardevolle bezittingen van bedrijven in veel verschillende sectoren behoren, gebruiken bedrijven deze methode om hun datamiddelen beter te benutten.
Leidinggevenden en andere professionals kunnen veel moeite doen om gegevens te organiseren als onderdeel van een groter plan om bedrijfsprocessen te stroomlijnen, betere bedrijfsinformatie te krijgen en een bedrijfsmodel in het algemeen te verbeteren.
Beste tips en praktijken voor gegevensorganisatie
Veel mensen hebben verschillende suggesties voor het organiseren van gegevens. De volgende vier tips worden het meest geaccepteerd:
- Maak naamgevingsconventies die nauwkeurig en betrouwbaar zijn. Geef je bestanden een duidelijke en beschrijvende naam. Een programma voor het hernoemen van bestanden kan worden gebruikt om verschillende bestanden automatisch te hernoemen.
- Bestandsnamen moeten korter worden gemaakt. Als je datums gebruikt, gebruik dan een consistente indeling. Negeer alle symbolen.
- Zorg voor consistente versiebeheer van bestanden. In plaats van het verouderde bestand te overschrijven, moet je een nieuw bestand maken met de herziene naam. Bestandsversiebeheer is een andere naam hiervoor.
- Maak en gebruik een gegevenswoordenboek om categorieën te standaardiseren en de functie van elke categorie te definiëren. Dit maakt het mogelijk voor alle belanghebbenden in je bedrijf om het meeste te halen uit de datasets die je hebt verzameld.
Hier zijn enkele manieren om gegevens efficiënter te organiseren.
Maak gebruik van systematische naamgeving.
De namen van bestanden en mappen moeten consistent maar onderscheidend zijn, zodat ze gemakkelijk gevonden en gesorteerd kunnen worden. Beperk speciale tekens en spaties tot een minimum (gebruik in plaats daarvan underscores). Neem de volgende elementen op:
- Naam van het project/acroniem
- Type experiment/instrument
- Informatie over de locatie van de site (indien van toepassing)
- Initialen van de onderzoeker
- Datum (consequent geformatteerd, d.w.z. JJJJ-MM-DD)
- Het versienummer (bijv. v01)
Geef je bestanden en mappen ook een logische naam. Bestanden kunnen beter niet beschreven worden aan de hand van mapnamen, omdat ze in de toekomst verplaatst kunnen worden. Een korte tekst of README bestand toegevoegd aan een map kan toekomstige lezers (inclusief jezelf) helpen om de inhoud en context te begrijpen.
Versiebeheer
Houd de versies bij als je terug moet naar de originele gegevens. Wijzig nooit de ruwe gegevens; bewaar altijd een onbeschadigd duplicaat! Een kopie van het originele bestand mag alleen worden onderzocht, gesorteerd, verfijnd of gewijzigd.
Bestandsindelingen
Sla waar mogelijk een kopie van je gegevens op in platte tekst om ervoor te zorgen dat ze op lange termijn bewaard blijven (bijv. .csv of .txt). Het programma dat je nu gebruikt kan upgraden of mogelijk failliet gaan, waardoor het bestand onleesbaar wordt.
Gedetailleerde bestanden
Beschrijf je gegevens om de context te behouden. Metadata (gegevens over gegevens) worden belangrijker naarmate meer mensen gegevens gebruiken. Metadata hebben betrekking op zowel vakspecifieke als algemene vragen, zoals wie de gegevens heeft ontwikkeld, betekenissen van afkortingen, meeteenheden, enz.
Conclusie
Inzicht in de structuur van je gegevens is essentieel om de waarde ervan te maximaliseren in elke praktische aanpak voor het organiseren van gegevens. De sleutel tot een geschikte gegevenspresentatie is georganiseerd en schoon blijven, dus blijf bij de les ongeacht je methode.
Er zijn veel andere manieren om bestanden georganiseerd te houden, maar het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat je gegevensbestanden zo zijn opgezet dat ze gemakkelijk toegankelijk zijn.
Afhankelijk van de behoeften van de gebruiker bestaan er veel verschillende methoden om gegevens te ordenen. Soms worden herhaalde waarden in de gegevens samengevoegd om de modus van de gegevens te bepalen en andere keren wordt de informatie in oplopende of aflopende volgorde gerangschikt.
Onderzoekers kunnen sneller inzichten verwerven met behulp van een gespecialiseerde atomaire onderzoekstool zoals de QuestionPro Insights Hub. Bovendien kunnen teams en belanghebbenden hun atomaire UX-onderzoek efficiënt beheren via een gestroomlijnde aanpak en tijd, geld en ROI besparen.
Bovendien profiteren bedrijven en merken wereldwijd van het sneller en eenvoudiger omzetten van gegevens in inzichten met behulp van de speciale onderzoeksopslagplaats.
