Het idee van een mobiel personeelsbestand lijkt misschien nieuw, maar dat is het niet. De term “telewerken” werd in 1972 ontwikkeld toen Jack Nilles op afstand werkte aan een geavanceerd NASA-communicatieproject. Organisaties accepteerden geleidelijk dat mobiele werknemers niet fysiek op kantoor aanwezig hoefden te zijn om hun taken uit te voeren.
Dankzij de technologische vooruitgang is mobiel werken een stuk gemakkelijker geworden. Bedrijven proberen gelijke tred te houden met de toegenomen behoefte aan naadloze technologie (en infrastructuur) voor mobiele werknemers, aangezien zij ook buiten de werkplek veel gebruik maken van technologie.
Dit is vooral belangrijk om het personeelsbeheer te stroomlijnen en de flexibiliteit te bieden die de huidige generatie nodig heeft. In dit artikel nemen we je mee door de basisprincipes van mobiele personeelsbeheertechnologie, de voordelen, nadelen en tips.
Wat is een mobiel personeelsbestand?
Een mobiel personeelsbestand is een groep die buiten een traditionele kantooromgeving werkt. Deze professionals zijn ook beperkt tot degenen die vanuit huis werken, inclusief werknemers zonder bureau, zoals winkelpersoneel, verkopers van verzekeringen en veldwerkers zoals Uber-chauffeurs. Dit soort werknemers definieert geen personeel op afstand. Het wordt ook bepaald door de technologie waarmee de werknemers van dit personeelsbestand hun taken kunnen uitvoeren. Een mobiel personeelsbestand weerspiegelt de overgang naar data- en geografische mobiliteit om het “altijd en overal”-aspect van modern werk te ondersteunen.
Oplossingen voor het beheer van mobiele medewerkers spelen een cruciale rol bij het optimaliseren van de productiviteit van deze professionals. Cloud computing is bijvoorbeeld een technologie die heeft geholpen bij deze enorme overgang. Werknemers hebben overal toegang tot gegevens die in de cloud zijn opgeslagen, waardoor het eenvoudiger wordt om mobiel verbonden te blijven. Een ander essentieel element van een extern personeelsbestand is flexibiliteit, wat vooral relevant is voor hybride werknemers die hun tijd kunnen verdelen tussen kantoorwerk en werk op afstand. Technologie voor personeelsplanning maakt het soort werk en de druk waarmee uurloners te maken hebben om zich aan strikte diensttijden te houden minder moeilijk.
Naast het managen van een mobiel personeelsbestand zijn het monitoren en verbeteren van de prestaties van werknemers van vitaal belang. Bedrijven moedigen het gebruik van eigen apparaten van werknemers (BYOD) vaak aan voor meer flexibiliteit, waarvoor goede beveiligingsmaatregelen nodig zijn. Prestatiebeheer in de context van een mobiel personeelsbestand is essentieel om ervoor te zorgen dat medewerkers op afstand of in het veld hun doelen halen en op één lijn zitten met de doelstellingen van het bedrijf.
Zelfs op het bedrijfsterrein is de invloed van technologie op mobiele werknemers aanzienlijk. In de loop der tijd is het aantal mobiele werknemers gestaag toegenomen. Met de juiste technologie kunnen we nu gesprekken opnemen op onze telefoons, transcriptiesoftware gebruiken, foto’s maken van moeilijke situaties en deze binnen enkele seconden doorsturen en, met de juiste technologie, zelfs augmented reality gebruiken om een koelkast te repareren die problemen veroorzaakt bij klanten. Deze technologische vooruitgang is een integraal onderdeel van het succes van een mobiel personeelsbestand, zowel op locatie als op afstand.
Voor- en nadelen van mobiel personeel
Technologie verandert het beeld dat mensen hebben van een gewone baan. Het kantoor, vroeger een centrale locatie waar managers en werknemers dagelijks samenkwamen om bedrijfsactiviteiten te plannen en uit te voeren, is geëvolueerd naar een veel flexibeler concept nu organisaties werknemers op afstand laten werken.
De werknemers van vandaag kunnen werken vanuit hun huis, vakantiehuisjes, coffeeshops, bibliotheken, parken en andere locaties. Om de volledig mobiele notie te benadrukken, kunnen werknemers e-mail checken, papers schrijven, samenwerken aan projecten en gegevens invoeren vanaf bewegende plaatsen zoals voertuigen, vrachtwagens, vliegtuigen, treinen en bussen.
Elke werknemer kan aanvoeren dat het hokje en de vergaderruimte nutteloos zijn door het gebruik van allerlei technologie zoals internet hotspots, tablets, laptops en smartphones, maar ook software of apps zoals cloud-gebaseerde documenten en videoconferenties.
Een bedrijf moet nagaan of zowat al zijn werknemers buiten het kantoor even efficiënt kunnen werken als erbinnen. Onderzoek de voor- en nadelen van een diverse werkplek om te bepalen of deze werknemersstrategie bij jouw bedrijf past.
De voordelen van mobiel personeel
Personeel op afstand kan je bedrijf verschillende voordelen bieden die kunnen helpen bij de ontwikkeling, productiviteit en winstgevendheid, waaronder:
- Mobiel personeelsbeheer toestaan: Volgens onderzoek zijn werknemers die thuis kunnen werken ook productiever en tevredener. Het vermijden van lange en onaangename reizen minimaliseert de stress op de werkplek en de kosten. Werknemers instellen om taken uit te voeren, telefoontjes te beantwoorden of bij te dragen aan het succes van je bedrijf is net zo eenvoudig als verbinding maken met het internet.
- Besparingen op uitgaven: Bedrijven kunnen geld besparen door minder ruimte te huren of te kopen voor centrale faciliteiten naarmate meer werknemers thuis werken. Werknemers met flexibele werkplekken hebben een plek om naar de werkplek te gaan.
- Beter tijdmanagement: Omdat werknemers gemakkelijk verbinding kunnen maken met hun werk via smartphones, tablets en laptops, kunnen voorheen onproductieve perioden nu worden gebruikt om een reeks projecten en activiteiten uit te voeren. Werknemers kunnen e-mails controleren en versturen, documenten schrijven en wijzigen en ander werk voltooien waar ze ook zijn via Wi-Fi of hotspots van mobiele apparaten.
De nadelen van mobiel personeel
Hoewel een mobiel personeelsbestand veel voordelen heeft, heeft het ook belangrijke nadelen.
- Verhoogt mogelijke veiligheidsbedreigingen: Overweeg het hogere risico op veiligheidsrisico’s voordat u uw externe personeel uitbreidt. Organisaties met veel extern personeel staan veel meer bloot aan cybercriminaliteit en internetbeveiligingsproblemen dan bedrijven met kantoorpersoneel. Met een goede personeelsplanning kan dit probleem echter gemakkelijk worden voorkomen.
- Vermindert de effectiviteit van communicatie: Werknemers die van thuis uit werken hebben een unieke communicatiestijl. Ze communiceren met hun klasgenoten via mobiele apparaten, zoals mobiele telefoons, tablets en computers. Zoals eerder gezegd, zijn deze teams vaak meer gediversifieerd. Deze twee variabelen zijn vaak positief, maar ze kunnen een nadelige invloed hebben op de effectiviteit van communicatie. Online en in groepen werken met verschillende communicatiestijlen vereist een unieke werkpleketiquette.
- Samenwerking wordt verminderd: Werknemers die thuiswerken kunnen de samenwerking verstikken. Face-to-face betrokkenheid maakt het eenvoudiger om ideeën en meningen meteen zinvol te uiten, wat online moeilijker is.
Tips om mobiel personeel te behouden
Het hebben van een mobiel personeelsbestand kan een productieve en efficiënte manier zijn om een bedrijf te runnen, maar het brengt ook uitdagingen met zich mee. Hier volgen enkele tips die je kunnen helpen bij het effectief beheren en onderhouden van een mobiel personeelsbestand:
Duidelijke communicatie:
Effectieve communicatie is van vitaal belang voor mobiele werknemers. Gebruik tools zoals e-mail, mobiele apps voor berichten, videoconferenties en software voor projectbeheer om in contact te blijven met externe medewerkers. Stimuleer open en regelmatige communicatie.
Gegevensbeveiliging:
Implementeer robuuste gegevensbeveiligingsmaatregelen om gevoelige bedrijfsinformatie te beschermen. Gebruik VPN’s, versleuteling en veilige oplossingen voor het delen van bestanden om gevoelige gegevens veilig te houden.
Flexibele werktijden:
Sta flexibele werktijden toe om rekening te houden met verschillende tijdzones en persoonlijke voorkeuren. Focus op resultaten in plaats van micromanagement wanneer en waar werk wordt gedaan.
Training en ontwikkeling:
Bied werknemers op afstand mogelijkheden voor training en het ontwikkelen van vaardigheden. Het helpt hen groeien en vergroot hun waarde voor het bedrijf.
Teambuilding:
Stimuleer het saamhorigheidsgevoel en teamwork onder externe werknemers. Organiseer virtuele teambuildingactiviteiten, vergaderingen en sociale evenementen om connecties op te bouwen.
Welzijn van werknemers:
Besteed aandacht aan het welzijn van je externe werknemers. Stimuleer pauzes, vakanties en een gezond evenwicht tussen werk en privé om een burn-out te voorkomen.
Beveiligingstraining:
Informeer externe medewerkers over de beste praktijken op het gebied van cyberbeveiliging om het risico op gegevenslekken en beveiligingsincidenten te minimaliseren.
Beleid voor werken op afstand:
Stel een uitgebreid beleid op voor werken op afstand met alle verwachtingen, richtlijnen en regels voor werknemers op afstand. Zorg ervoor dat alle werknemers op de hoogte zijn van dit beleid en zich eraan houden.
Door deze tips te implementeren kun je een mobiel personeelsbestand effectief beheren en onderhouden, zodat je externe werknemers productief blijven en verbonden zijn met de doelen van je organisatie.
Conclusie
Het mobiele personeelsbestand stelt werknemers in staat om op afstand te werken en heeft veel bedrijven verschillende concurrentievoordelen opgeleverd, zoals een hogere productiviteit en een meer gediversifieerde werkplek. Het zou echter helpen als je bedenkt hoe je omgaat met de moeilijkheden die dit met zich mee kan brengen.
Een van de meest succesvolle methoden voor bedrijven om het beste uit hun mobiele personeel te halen, is het vergroten van diversiteitsbewustzijn en goede communicatievaardigheden via training.
Ben jij klaar om een werkomgeving te stimuleren waarin iedereen zijn volledige potentieel kan bereiken? Met QuestionPro Workforce kunt u leren hoe u voortdurend feedback van werknemers kunt verzamelen en actie kunt ondernemen om uw bedrijf positief te beïnvloeden.
BOEK EEN DEMO MEER INFORMATIE
