Misschien staan we niet zo bekend om het woord stammenkennis, maar het is een bijna gemeenschappelijke factor in alle bedrijven. In het bedrijfsleven verwijst dit naar de mogelijkheid waartoe slechts enkele werknemers in een bedrijf toegang hebben. Misschien niet in die woorden, maar we hebben er allemaal wel eens mee te maken gehad in ons dagelijks leven.
Als je iets al heel lang doet, kan het zijn dat je iemand gewoon hebt geleerd hoe dat moet. Als er bijvoorbeeld iemand bij je thuis komt, zetten ze de tv aan. De afstandsbediening werkt niet, dus ze kunnen het kanaal niet veranderen. Je zegt dat ze dichter bij de tv moeten gaan staan en het werkt! Dit is een geval van stammenkennis.
Nu bespreken we de details en waarom het belangrijk is om het te documenteren.
Wat is stammenkennis?
Stammenkennis is informatie of kennis die een groep mensen kent, maar die meestal onbekend is voor mensen buiten die groep. In deze zin verwijst de groep of subgroep naar de mensen die dergelijke gemeenschappelijke kennis delen. Subgroepanalyse is cruciaal voor het afstemmen van behandelingen op specifieke patiëntengroepen, waardoor de resultaten in de gezondheidszorg worden geoptimaliseerd.
Vanuit zakelijk oogpunt is tribale kennis de collectieve kennis van de organisatie. Het is de som van alles wat iedereen weet en kan. Het is een voorbeeld van een immaterieel actief dat belangrijk is voor het succes van een bedrijf.
Mensen, goederen en methoden kunnen het onderwerp zijn van uw intellectuele eigendom op basis van uw stammenkennis. Deze informatie is zeer waardevol en geeft je bedrijf een concurrentievoordeel.
Als een teamlid bijvoorbeeld vertelt hoe hij in het verleden een probleem heeft gevonden en opgelost, wordt deze informatie meestal informeel gedeeld aan het einde van de werkdag. Maar deze informatie moet formeel worden gedocumenteerd binnen de organisatie voor toekomstige referentie. En het moet ook gemakkelijk toegankelijk zijn voor iedereen die het nodig heeft.
Codificatie, documentatie en kennisoverdracht zijn allemaal nodig om tribale kennis formeel te delen. Om dit doel te bereiken, kunnen mensen deelnemen aan trainingsprogramma ’s voor werknemers, brown bag lunches, webinars of mentorschappen.
We kunnen inheemse kennis opschrijven en opslaan zodat het in de toekomst gebruikt kan worden en mensen samenbrengen om het te delen. Deze strategie kan geld besparen en de kans op gegevensverlies verkleinen.
Uit onze bovenstaande gegevensanalyse krijgen we een duidelijk beeld van stammenkennis. Nu zullen we bespreken waarom het essentieel is om de kennis van je organisatie te documenteren.
LEER OVER: Gegevensbeheer
Het belang van het documenteren van inheemse kennis
Stammenkennis kan je beste vriend of grootste nachtmerrie zijn, afhankelijk van hoe je ermee omgaat. Om er het meeste uit te halen, moet je het documenteren. Dit bezorgt bedrijfseigenaren onnodige stress.
Hier zijn een paar redenen waarom je bedrijf kennis moet verzamelen:
-
Een concurrentievoordeel behouden
De klanttevredenheid neemt toe als de kwaliteit van de service consistent is. De kwaliteit blijft altijd hoog als de processen van een bedrijf goed zijn geschreven. Als een klein aantal mensen de enigen zijn die een bepaalde taak kunnen uitvoeren, dan is er sprake van consistentie. Als alle procedures zijn opgeschreven, kan het werk soepel verlopen, zelfs als sommige mensen er niet zijn.
-
Het bevordert innovatie
Je kunt leren hoe je de operationele procedures van een bedrijf kunt verbeteren door een hard copy van tribale kennis te bestuderen. Je zult merken dat sommige dingen moeilijk te doen zijn zonder goede reden. Het zou gemakkelijker zijn om dit soort dingen te doen met het documenteren van leren.
-
Nieuwe personeelstraining maakt het gemakkelijker
Gedocumenteerde methoden zijn succesvoller dan het mondeling doorgeven van kennis. Met schriftelijke instructies leren nieuwe medewerkers snel en hoeven ze niet steeds opnieuw vragen te stellen. Dit heeft een aanzienlijke impact op de productiviteit en verlicht ook de last voor oudere werknemers.
-
Het verhoogt de productiviteit
Als werknemers toegang hebben tot gedocumenteerde stammenkennis, zijn ze minder afhankelijk van de meer ervaren leden van het team. Hierdoor heeft iedereen meer tijd om zich op het werk te concentreren, wat resulteert in een hogere productie. In plaats van tijd te verspillen aan discussies over hoe dingen werken, bespaart dit tijd door dat niet te hoeven doen.
-
Zorgt voor gelijkheid voor iedereen
In een bedrijf mag niemand achterblijven. In een organisatie mag niemand over het hoofd worden gezien. Maar ongedocumenteerde stammenkennis doet dit wel. Het helpt niet als slechts een paar medewerkers weten hoe ze kritieke processen moeten laten werken. Groei is stabiel als iedereen op dezelfde golflengte zit.
-
Het communicatieproces wordt gemakkelijker
Als kennis gedocumenteerd is, is het eenvoudiger om updates op elk moment met iedereen te delen. Maar als een verandering wordt doorgevoerd zonder documentatie, duurt het even voordat iedereen ervan op de hoogte is. Het is dus belangrijk om tribale kennis te documenteren.
-
Pensioen van werknemers
Het aantal werknemers dat met pensioen gaat, blijft stijgen. Bedrijfseigenaren die geen aandacht besteden aan tribale kennis zouden dit als een waarschuwing moeten gebruiken. Oudere werknemers hebben ervaring die je bedrijf kan helpen als je weet hoe je die moet gebruiken. Als je geen cruciale stamkennis wilt verliezen wanneer ze met pensioen gaan, is het essentieel om op te schrijven wat ze weten.
Conclusie
We hebben geleerd over inheemse kennis en waarom het belangrijk is om deze van bovenaf te documenteren. Een klein aantal kent alleen dit soort kennis van mensen binnen een organisatie, die niet beschikbaar is voor het grote publiek.
Kennis is macht. De juiste toepassing van kennis is veel krachtiger. Je hebt gezien hoe stammenkennis je bedrijf aanzienlijk ten goede kan komen als deze op de juiste manier wordt opgeschreven.
Bij QuestionPro bieden we onderzoekers hulpmiddelen voor het verzamelen van gegevens, zoals onze enquêtesoftware en een bibliotheek met inzichten voor alle langetermijnstudies. Ga naar de Insight Hub als je een demo wilt zien of er meer over wilt weten.
