Het is een veelgemaakte fout van managers om uit te gaan van de tijd die een werknemer nodig heeft om een taak af te ronden, terwijl ze de processen negeren. In deze gevallen richt de tijd die aan een werknemer wordt gegeven zich meestal uitsluitend op de hoeveelheid tijd die nodig is voor het uitvoeren van de taak, terwijl de rest wordt genegeerd. Dit kan leiden tot een lagere kwaliteit van het werk en een lagere werknemerstevredenheid. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je efficiënt tijdbeheer op het werk kunt ontwikkelen en hoe dit verband houdt met de productiviteit van een bedrijf.
Daarnaast geven we je tips om organisatorische vaardigheden en teamprestaties te bevorderen. Ongeorganiseerde taken dragen ongetwijfeld weinig bij aan het eindresultaat. Dit zijn de gevolgen van slecht tijdbeheer op het werk. Laten we het eens hebben over de oorzaken en hoe we het beter kunnen maken.
Wat is tijdmanagement op het werk?
Timemanagement op het werk is het vermogen om taken en opdrachten af te ronden binnen de verwachte tijd op de werkplek. Natuurlijk is het essentieel om te weten welke processen en tijd nodig zijn om een taak te voltooien, in plaats van onhaalbare doelen te stellen.
Met de toenemende populariteit van thuiswerken of werken op afstand, neemt de behoefte aan tijdmanagement op het werk snel toe. Niet alleen bedrijven hebben baat bij goed georganiseerde werknemers, maar ook de werknemers zelf zijn de grote winnaars als ze een goed gepland werkschema hebben.
Er zijn veel manieren om aan tijdmanagement te doen, wat, hoe handig het ook is, voor velen een oorzaak van stress op het werk kan zijn. Om dit te vermijden, kunnen bedrijven hun werknemers organisatorische hulpmiddelen aanbieden die afgestemd zijn op de behoeften van het bedrijf en die tijdbeheer bevorderen.
“Laat je niet misleiden door de kalender. Er zijn maar zoveel dagen in het jaar als je gebruikt. De ene man haalt slechts de waarde van een week uit een jaar, terwijl een andere man de waarde van een heel jaar uit een week haalt.” -Charles Richards
Sommige activiteiten kunnen tijdrovend zijn op individueel en afdelingsniveau. Slecht tijdbeheer op het werk verergert dit en heeft een aanzienlijke invloed op de productiviteit van het bedrijf. Daarom moeten bedrijven altijd een duidelijk beleid tegen tijdverspilling opstellen en beter tijdmanagement onder hun werknemers aanmoedigen.
Daarnaast is het essentieel om tools en systemen te hebben die werknemers helpen om hun werktijd te registreren en hun taken te organiseren. Op deze manier kunnen bedrijven ook de productiviteit van het team in de gaten houden en patronen identificeren die niet verwacht worden in de prestaties van werknemers.
5 eenvoudige tips voor beter timemanagement op het werk
Het maakt niet uit of werknemers op kantoor of thuis werken; tijdmanagement is noodzakelijk om hen een evenwichtige werk-privécultuur te bieden. Tegelijkertijd bevordert het een betere werknemerservaring omdat het teams in staat stelt om op elk moment de waarde van hun tijd te kennen. Dit zijn enkele eenvoudige tips om te beginnen met het implementeren van een betere werkcultuur door middel van beter tijdbeheer.
1. Leer de werkelijke tijd die het kost om elke taak of elk proces af te ronden.
Wanneer managers en werknemers negeren hoeveel tijd het kost om een specifieke taak te voltooien, inclusief brainstormen, plannen, uitvoeren en beoordelen, wordt het werk ingewikkeld en onproductief. Het betekent niet dat werknemers naast een zandklok moeten werken om een taak tot een goed einde te brengen; het betekent dat managers rekening moeten houden met alle implicaties van elke taak en de tijd die nodig is om deze af te ronden. Het betekent ook dat beide partijen moeten samenwerken om een ideale werkcultuur te creëren.
2. Evalueer het huidige tijdsgebruik tijdens de werkdag.
Voordat we aan een project beginnen, moeten we op de een of andere manier onderzoek doen. Timemanagement op het werk is geen uitzondering. Voordat we een tijdmanagementplan ontwikkelen, moeten we de huidige status van de werklast op elke afdeling leren kennen. Als we leren hoe werknemers hun tijd gebruiken om taken uit te voeren, krijgen we informatie waarmee we tekortkomingen en kansen kunnen identificeren. Tegelijkertijd krijgen we
3. Denk als een mens.
Hoewel het beeld van productiviteit tot op de dag van vandaag wordt geschetst als een nooit stoppende, altijd enthousiaste werknemer van de maand met een aanzienlijke werklast die voor de deadline wordt afgeleverd met een glimlach op het gezicht en koffie voor iedereen, moeten we het begrijpen als fictief.
Het echte gezicht van productiviteit zou zich moeten vertalen in tevreden werknemers die om hun werk geven, maar ook om hun welzijn buiten het bedrijf. Als antwoord hierop moet het bedrijf voor hen zorgen en rekening houden met hun behoeften binnen en buiten het werk.
Het is essentieel om een werkomgeving te creëren waarin werknemers zich kwetsbaar kunnen opstellen terwijl ze zich veilig voelen.
4. Communicatie tussen managers en werknemers bevorderen
Werknemers moeten zich veilig voelen om hun gedachten te delen, of het nu gaat om nieuwe ideeën of klachten. Luisteren naar en reageren op feedback van werknemers wekt vertrouwen bij het management, een belangrijke reden voor hen om langer bij de organisatie te blijven.
5. Verzamel gegevens van je personeel
Veel tools helpen u bij het uitvoeren van een onderzoek naar het werkklimaat, het verzamelen van gegevens en het uitvoeren van verschillende soorten analyses. Dit zou de eerste stap in je actieplan moeten zijn. Het helpt je de status quo te begrijpen, weloverwogen beslissingen te nemen en strategische volgende stappen te bedenken.
De gegevens geven richting aan je plan en helpen je om vergelijkingen te maken, wat erg nuttig is om de effectiviteit van nieuwe activiteiten te meten. De uitwisseling van gegevens met het managementteam en managers zal leiden tot bewustwording en suggesties om de werkomgeving van uw organisatie te verbeteren.
Conclusie
Als managers in een organisatie uitzoeken hoe ze de werkomgeving kunnen verbeteren, kunnen ze het tijdbeheer en de productiviteit aanzienlijk verhogen, de juiste werkcultuur ontwikkelen en de ervaring van de werknemer verbeteren.
LEER OVER: Werkcultuur
Geëngageerde werknemers zijn betere teamspelers, zeer proactief, sluiten zich aan bij de doelstellingen van de organisatie en helpen burn-out te verminderen. Dus als je het belang inziet van investeren in de organisatiecultuur en je medewerkers dit gevoel laten delen, is het gemakkelijker om de voordelen hiervan in te zien.
Als je een gezonde werkomgeving hebt, kun je de doelen van de werknemers afstemmen op die van de organisatie en het doel bereiken. Over het algemeen verhoogt het verbeteren van de werkomgeving van uw organisatie de productiviteit en verlaagt het de kosten in verband met ziekteverzuim en personeelsverloop.
Je moet problemen zo snel mogelijk oplossen en voortdurend feedback vragen over hoe je de werkplek zou kunnen verbeteren. We hopen dat je hierna hebt geleerd hoe je de werkomgeving in je organisatie kunt verbeteren door betrokkenheid te genereren bij je werknemers.
Als je vragen hebt over hoe je een enquête kunt gebruiken om feedback van je werknemers te krijgen, neem dan contact met ons op om je vragen te beantwoorden.
BOEK EEN DEMO MEER INFORMATIE
