A comunicação organizacional é um dos pilares mais importantes para garantir uma compreensão clara dos objetivos de uma organização e das estratégias para alcançá-los.
No entanto, muitas empresas frequentemente não dão a devida importância à comunicação com os colaboradores, o que resulta em um sistema de comunicação ineficaz que leva à perda de tempo, recursos, produtividade e, em última análise, lucros.
Saiba aqui do que se trata e por que você deve fazê-lo em sua organização para atingir com sucesso seus objetivos.
O que é comunicação organizacional?
Ela é definida como os canais e formas de comunicação que ocorrem dentro das organizações, sejam elas empresas, instituições acadêmicas, organizações sem fins lucrativos ou agências governamentais. Inclui tanto a comunicação dentro da organização quanto a comunicação com o público externo.
A comunicação organizacional concentra-se principalmente na construção de relacionamentos e na interação com membros internos da organização e públicos externos interessados. Geralmente, existem duas maneiras de ver a comunicação organizacional:
- Comunicação dentro das organizações (onde a comunicação faz parte da organização).
- A comunicação como organização (ou seja, as organizações são o resultado da comunicação daqueles que as compõem).
É importante destacar que a comunicação não consiste apenas na transmissão de mensagens entre emissores e receptores, mas sim é um processo complexo de construção de significado, de sentido e negociação de normas criadas pelas pessoas envolvidas em um determinado contexto, que neste caso refere-se a uma organização.
Para que serve a comunicação organizacional?
A comunicação organizacional serve para:
- Definir todas as etapas necessárias para concluir com êxito as tarefas relacionadas a funções e responsabilidades específicas de vendas, serviços e produção.
- Enfrentar mudanças inesperadas através da criatividade e da adaptação individual e coletiva.
- Concluir tarefas através do desenvolvimento de políticas, procedimentos e regulamentos claros que apoiam as operações diárias e contínuas.
- Desenvolver melhores relacionamentos interpessoais entre os membros da organização, considerando aspectos emocionais, éticos e sensíveis.
- Coordenar, planejar e controlar as operações de toda a organização de acordo com os objetivos definidos pela gestão.
- Criar um clima e uma cultura organizacional positivos, ou seja, que conheça e promova as atitudes, valores e objetivos que caracterizam a organização e os seus membros.
- Desenvolver estratégias organizacionais que tenham em conta as necessidades dos colaboradores, de forma a evitar Burnout no trabalho e problemas deste âmbito.
Importância da comunicação organizacional
Ela desempenha um papel importante na gestão empresarial, pois estabelece estratégias e canais de comunicação eficazes que promovem maior produtividade, qualidade e integração do trabalho coletivo.
Numerosos estudos demonstram que as organizações dependem de uma comunicação eficaz e das habilidades de comunicação de seus membros.
Diversas pesquisas identificam a comunicação oral e escrita eficaz como as competências mais procuradas por líderes organizacionais. Para prosperar em uma organização, os funcionários devem ser proficientes em apresentação pública, escuta e comunicação interpessoal.
Atualmente, as empresas buscam indivíduos capazes de seguir e dar instruções, ouvir atentamente, fornecer feedback útil, relacionar-se bem com colegas de trabalho e clientes, desenvolver redes de contatos, trabalhar efetivamente em equipe, resolver problemas de forma criativa e crítica e apresentar ideias de maneira compreensível.
A comunicação organizacional eficaz envolve saber criar e trocar informações, colaborar com diversos grupos ou indivíduos, comunicar-se em circunstâncias complexas e mutáveis, além de possuir habilidades ou motivação para se comunicar de maneira apropriada.
Tipos de comunicação organizacional
Agora que você já sabe o que é comunicação organizacional e qual a sua importância, apresentaremos alguns dos tipos em que ela costuma ser classificada:
Comunicação direcional
A comunicação organizacional pode ser entendida de acordo com a sua direção, o que significa que a informação pode fluir para baixo, para cima ou horizontalmente.
Comunicação direcional descendente
Parte dos gerentes e da alta administração em relação aos funcionários da linha de frente. Esse tipo de comunicação geralmente inclui instruções ou tarefas que os funcionários devem concluir e também pode incluir políticas organizacionais ou avaliações de desempenho.
Embora a maior parte da comunicação descendente seja feita por escrito, como e-mails, memorandos e diretrizes políticas, também pode ser feita verbalmente através de reuniões e telefonemas.
Comunicação direcional ascendente
Neste, as mensagens fluem dos funcionários de nível inferior para os funcionários de nível superior. Iso pode incluir projetos ou resultados que os funcionários devem compartilhar entre seus chefes.
Por exemplo, por meio de uma pesquisa de feedback sobre o trabalho, os funcionários podem fazer comentários e sugestões aos superiores sobre seu trabalho, seu desempenho ou os negócios da empresa.
Isso costuma fornecer à gestão informações e dados que são utilizados para a tomada de decisões importantes nas empresas.
Comunicação direcional horizontal
Esse tipo de comunicação ocorre entre funcionários que estão no mesmo nível da hierarquia. Podem estar no mesmo departamento ou em outras áreas da empresa.
Tal como a informal, este tipo de comunicação é rápida e muitas vezes espontânea. A maior parte da comunicação horizontal é verbal e não escrita.
Comunicação interna e externa
Os tipos de comunicação organizacional mais conhecidos são a interna e a externa, que podem ser entendidas da seguinte forma:
Comunicação interna
Acontece entre os membros da organização. Isso pode ocorrer em toda a empresa ou em pequenos grupos de pessoas, como departamentos ou equipes de projeto.
A comunicação interna pode ser formal e informal. A formal geralmente é feita por escrito e inclui avaliações de desempenho, atualizações da empresa e resultados de vendas.
Esse tipo de informação geralmente é apenas para funcionários e não está disponível para pessoas de fora da organização. A comunicação interna ajuda a criar um clima de cordialidade e a estimular as atividades, ajudando os colaboradores a conhecerem a empresa e a se familiarizarem com ela. Também é favorável para reconhecer o desempenho dos colaboradores, incentivando a troca de informações em toda a organização.
Comunicação externa
É aquele que se dirige especificamente a pessoas externas à organização, como clientes, potenciais clientes, parceiros, meios de comunicação, concorrentes ou órgãos reguladores como o governo.
As empresas gastam tempo elaborando cuidadosamente mensagens para o público externo, para que a empresa seja vista de forma positiva. A maior parte da comunicação externa é formal e estruturada e é enviada por meio de canais específicos para que o público receba a mensagem.
Por exemplo, as promoções de vendas a potenciais clientes podem ser enviadas através de uma campanha de e-mail direcionada, enquanto as notícias sobre a nomeação de um novo CEO podem ser enviadas à comunicação social e ao governo através de um comunicado de imprensa.
Comunicação formal e informal
A comunicação organizacional pode ser classificada pelo nível de formalidade utilizado.
Comunicação formal
Geralmente possui uma estrutura organizacional específica e uma mensagem padronizada e cuidadosamente elaborada. A empresa garante que a comunicação flua por um canal adequado ao público.
Por exemplo, notícias formais da empresa aos clientes podem ser enviadas através de um comunicado de imprensa oficial. No entanto, notícias formais da empresa dirigidas aos funcionários podem ser enviadas por meio de memorando ou transmitidas por meio de reunião.
Comunicação informal
Ocorre nas interações diárias que ocorrem entre os membros de uma organização de forma não oficial. Geralmente, é uma comunicação casual e espontânea que ocorre em um ambiente de trabalho comum ou entre pessoas que compartilham afinidades e gostos comuns.
Barreiras de comunicação organizacional
Embora qualquer diretor ou líder de uma organização possa querer estabelecer uma comunicação organizacional eficaz, existem algumas barreiras que podem impedir o fluxo adequado de informações. Entre as barreiras à comunicação organizacional estão:
Falta ou ausência de planejamento
Esta barreira ocorre com muita frequência, especialmente naquelas onde falta uma boa liderança e a definição das estratégias e ferramentas mais adequadas para a comunicação da organização.
Para que a comunicação organizacional seja adequada e atenda aos seus objetivos, ela deve surgir como consequência de um planejamento baseado na análise, nos objetivos e nas metas da organização.
Suposições ou fatos confusos
Em muitas ocasiões, a comunicação é realizada de forma incompleta e dá lugar à interpretação errônea de determinadas situações de uma organização. Quando suposições ou fatos não são esclarecidos entre as partes envolvidas, podem gerar confusão e, às vezes, problemas maiores.
Informação mal expressa
Outra barreira comum na comunicação ocorre quando, mesmo que o remetente da informação mostre claramente as ideias, ele pode ter escolhido as palavras erradas, ou não ter explicado alguns termos, ou distorcido a informação. Devemos ter cuidado na nossa mensagem porque um mal-entendido pode causar grandes problemas.
Barreiras de contexto internacional
Fatores como cultura ou idioma devem ser levados em consideração para que a comunicação seja eficiente e a mensagem seja transmitida de forma adequada.
Um exemplo ocorre quando se tenta traduzir slogans de empresas ou divulgar conceitos de trabalho que podem variar consideravelmente de uma cultura para outra e, em alguns casos, até ser um insulto se não forem bem tratados.
Perda de informações devido à retenção limitada
Esse contratempo ocorre quando as informações compartilhadas de um indivíduo para outro perdem precisão ao longo das transmissões, dando lugar a mal-entendidos que podem causar graves problemas de comunicação dentro da organização.
Neste tipo de caso, é importante fazer backups de todas as informações valiosas, repetir os dados e utilizar canais oficiais através dos quais se possa manter um melhor registro das ações realizadas.
Uso não estratégico de canais de comunicação
A utilização de diversos meios de comunicação que não fazem parte dos canais oficiais de comunicação pode gerar confusão na transmissão de informações com os colaboradores.
Por exemplo, se uma organização não tiver estabelecido o uso de grupos de WhatsApp como parte de suas políticas e um líder transmitir uma ordem importante por este meio, a consequência será que a ordem não chegará a todos os funcionários ou eles decidirão não segui-la.
Desconfiança ou medos na comunicação
Quando os líderes não se esforçam para manter um clima organizacional favorável, a confiança e o ambiente de trabalho podem ser muito hostis ou ameaçadores, gerando desconfiança e uma atitude de medo que pode bloquear a comunicação.
Excesso de informação
Quando o fluxo de informações é muito grande, pode ser difícil para os trabalhadores assimilá-las. Por isso, devemos cuidar do conteúdo da informação para que ela seja transmitida de forma concisa e baseada em objetivos e metas claros, para que a partir dela possam ser tomadas ações.
Tipos de comunicação organizacional
Propor uma estratégia de comunicação é essencial para o desenvolvimento organizacional. Se você está nesse processo ou está procurando ideias que possam ajudá-lo a implementá-lo, algumas das atividades que você pode realizar são:
Reuniões de equipe
As reuniões de equipe são uma parte importante da comunicação organizacional. Todas as equipes devem compartilhar ideias regularmente, solicitar feedback e expressar livremente suas opiniões.
Treinamento para trabalho remoto
A comunicação organizacional pode ser mais difícil quando os funcionários não compartilham o mesmo espaço de trabalho. É por isso que as melhores empresas oferecem treinamento em trabalho remoto para garantir que todos os funcionários saibam como se comunicar.
Feedback dos funcionários
Uma empresa de sucesso cria um ambiente onde a comunicação com os funcionários é uma prioridade. Por isso, buscam sempre aprimorar as técnicas de comunicação da organização e estimular o feedback dos colaboradores. Eles utilizam dados qualitativos e quantitativos para melhorar a empresa e os sistemas de comunicação.
Eventos e dinâmicas de grupo
Organizar eventos sociais e dinâmicas de equipe ajuda a criar relacionamentos abertos e mostra aos funcionários novas maneiras eficazes de se comunicar e interagir.
Um exemplo desse tipo de atividade são os quiz online, que permitem fazer curiosidades de forma gratuita e dinâmica entre suas equipes de trabalho.
Ferramentas de comunicação organizacional
Algumas ferramentas que você pode implementar como parte de sua estratégia de comunicação organizacional são:
- Pesquisas de comunicação organizacional.
- Pesquisas de ambiente de trabalho.
- Pesquisas com funcionários.
- Software para medir a cultura de trabalho.
Conclusão
Embora tenhamos reunido alguns dos pontos mais relevantes sobre comunicação e cultura organizacional, é importante que você consiga implementar as melhores ferramentas para melhorar esse fator na sua empresa e enfrentar com sucesso os desafios que hoje surgem.
Se você deseja ter um sistema completo que possa ajudá-lo a saber tudo o que precisa para melhorar a comunicação, o clima e a cultura da sua organização, convidamos você a conhecer o QuestionPro Workforce, uma plataforma especialmente desenhada para ajudar as empresas a melhorar o fator mais importante: seus trabalhadores.
