Embora alguns canais de comunicação interna existam há muito tempo, outros surgiram como resultado de avanços tecnológicos e mudanças nas circunstâncias, como a pandemia de COVID-19. Por isso, hoje compartilharemos alguns dos canais que podem funcionar melhor para sua empresa.
Quadros de avisos, jornais internos, newsletters, reuniões de equipe, bem como intranets, aplicativos internos, e-mails e até plataformas de colaboração online fazem parte da comunicação interna e do dia a dia dos colaboradores. O desafio é encontrar a maneira ideal de utilizar todas essas ferramentas de forma eficiente.
O que é um canal de comunicação interna?
Eles são fundamentais para a interação dentro das equipes. Incluem tanto canais formais (como reuniões regulares) quanto informais (como conversas ao redor da máquina de café), pelos quais a comunicação ocorre dentro de uma empresa.
Uma das principais maneiras pelas quais a gestão pode melhorar a comunicação interna é adotando novos canais e aperfeiçoando os existentes.
Ter uma variedade de canais de comunicação permite alcançar todo o seu público interno, considerando que os funcionários trabalham em ambientes muito diferentes: atrás de uma mesa, em casa, ou como representantes comerciais, constantemente em trânsito, trabalhando na rua e em contato com clientes, entre outros.
Exemplos de canais de comunicação interna
Se a sua empresa é pequena, provavelmente você não precisa de mais canais de comunicação interna além dos habituais: CRM, e-mail, caixa de sugestões, reuniões, e nada mais.
No entanto, se a sua empresa tiver mais de 50 funcionários, a situação se torna mais complexa, e você precisará estabelecer as bases para qualquer estratégia e plano de comunicação interna.
A seguir, vamos explorar alguns dos canais de comunicação interna mais utilizados:
CRM
O CRM é um dos canais básicos de comunicação entre suas equipes de trabalho. Substituindo (e evoluindo) as intranets, ele é o local ideal para centralizar todas as comunicações da empresa, incluindo:
- Informações de clientes e parceiros
- Gerenciamento e organização de projetos
- Agendas da equipe e muitas outras áreas
Para que este canal seja eficaz, ele deve ser capaz de se adaptar às necessidades específicas da sua empresa.
O e-mail é provavelmente o canal de comunicação interna mais conhecido e utilizado. Versátil e fácil de usar, ele pode ser empregado para inúmeras finalidades, como:
- Mensagens do CEO
- Convites para reuniões
- Anúncios de produtos
- Mensagens de Recursos Humanos
- Alertas de saúde e segurança
- Convites para eventos, etc.
Os e-mails internos podem ser facilmente armazenados e pesquisados nas caixas de entrada dos funcionários, permitindo que eles revisem informações importantes sempre que necessário.
Eventos sociais
Principalmente hoje, com o aumento do trabalho remoto, é importante organizar eventos sociais, mesmo que virtuais, para substituir as interações que antes ocorriam no refeitório ou nos corredores dos escritórios.
As chaves para o sucesso desses eventos são:
- Realizá-los durante o horário de trabalho
- Torná-los divertidos
- Ter um objetivo claro
Boletim informativo
Os boletins informativos para funcionários geralmente são enviados regularmente para informar sobre as últimas notícias da empresa e outras informações relevantes para o trabalho diário.
Em uma newsletter, você pode incluir vídeos, pesquisas de opinião, apresentações de novos funcionários, relatórios sobre o funcionário do mês, iniciativas de caridade, entre outros.
Caixa de sugestões
Embora possa parecer um canal de comunicação quase anacrônico, a caixa de sugestões continua sendo uma boa maneira de fornecer feedback à gestão sem medo de represálias.
Idealmente, a organização deveria ser aberta ao diálogo, e os funcionários não deveriam ter receio de dar feedback ou fazer reclamações, mas muitas vezes não é esse o caso.
Mesmo que você esteja tentando construir uma cultura mais aberta, a mudança leva tempo, e uma caixa de sugestões online pode ser muito útil nesse meio tempo.
O segredo para que isso funcione é garantir o anonimato do feedback e que a administração realmente considere as sugestões dos funcionários.
Pesquisa com funcionários
Este é outro dos canais de comunicação interna mais utilizados, pois permite uma interação direta com os colaboradores e oferece uma excelente oportunidade para que eles expressem suas opiniões sobre temas importantes.
Pesquisas com funcionários podem ser incluídas em e-mails recorrentes. Embora seja possível coletar feedback dos funcionários por meio de vários canais de comunicação interna, as pesquisas são rápidas, fáceis de realizar e ajudam a promover uma cultura de escuta ativa.
Ferramentas de gerenciamento de projetos
Embora o gerenciamento de projetos nem sempre seja imediatamente associado à comunicação interna, os dois estão intimamente relacionados. Afinal, como seus funcionários saberão no que trabalhar e como priorizar tarefas se não houver comunicação com a gerência ou entre colegas?
As ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam os funcionários a organizar seu trabalho e acompanhar o progresso. Imagine ter que enviar um e-mail para informar seus funcionários sobre cada nova tarefa. Isso consumiria muito tempo, certo?
Plataforma de mensagens instantâneas
Ferramentas de mensagens instantâneas, como o Slack, simplificam a comunicação conversacional entre funcionários. Eles podem compartilhar informações e recursos de forma rápida e instantânea, além de ter conversas que podem ser pesquisadas e consultadas posteriormente, semelhante aos e-mails. Por isso, essas plataformas são alguns dos canais de comunicação interna preferidos nas empresas.
Essas ferramentas também permitem uma ampla gama de integrações com outros softwares, facilitando uma comunicação remota mais contínua.
Como escolher os canais de comunicação interna mais relevantes
Ter uma variedade de mídias à disposição permite que você escolha o canal certo para o seu objetivo. No entanto, a escolha do meio depende também de outro parâmetro essencial: o conteúdo da mensagem. Alguns conteúdos são de vital importância, outros são informações cotidianas, e alguns visam manter os funcionários engajados.
Às vezes, algumas linhas são suficientes para transmitir informações de forma clara e direta. No entanto, outras mensagens exigem uma comunicação mais profunda, ou até mesmo uma verdadeira interatividade, para que os funcionários compreendam todas as nuances da mensagem.
Para escolher os canais de comunicação interna mais adequados, siga estes passos:
Defina os objetivos do seu conteúdo
Cada mensagem deve ser elaborada para atingir um certo impacto nos destinatários:
- Conhecimento do assunto: o funcionário recebe informações.
- Compreensão: o funcionário aprofunda seu entendimento sobre o tema.
- Suporte: o objetivo é obter o apoio do funcionário.
- Participação: o trabalhador é convidado a realizar determinadas ações.
- Comprometimento: o funcionário se torna um verdadeiro embaixador do tema.
Por outro lado, informações simples e objetivas funcionam melhor quando são breves e de fácil acesso.Quanto mais interativo for o canal de comunicação, mais ele promoverá o engajamento dos funcionários. Por isso, é importante ter uma estratégia bem definida, considerando os melhores ângulos, formatos e canais para cada tipo de mensagem.
Crie uma variedade de canais de comunicação
Em grandes empresas, é comum encontrar a seguinte organização:
- Intranet: Centraliza todas as publicações.
- Visualização (física e/ou em tela): Para garantir que as principais informações cheguem aos colaboradores.
- E-mails: Para notícias de última hora ou cartas da administração.
- Mensagens de texto: Para a divulgação imediata de informações importantes e breves.
- Reuniões de equipe.
- Boletim informativo interno: Publicado várias vezes por ano.
- Boletim de notícias: Publicado com maior frequência, trazendo as últimas atualizações.
- Eventos internos regulares: Com palestras de gestores e conversas informais entre os colaboradores, que atuam como um verdadeiro canal informal.
Conclusão
Esperamos que, agora que você conhece os diferentes canais de comunicação interna, consiga construir sua própria estratégia de acordo com as necessidades da sua empresa.
Cada canal se destaca em diferentes tarefas, e os melhores comunicadores internos sabem como aproveitar vários canais simultaneamente para maximizar o engajamento e a eficácia dos funcionários.
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