Ter uma boa estrutura organizacional é um dos fatores mais importantes para que seus colaboradores conheçam o seu papel na empresa e possam dar todo o seu potencial para atingir os objetivos traçados. Neste artigo apresentaremos o que é, quais tipos existem e quais os benefícios de implementá-lo corretamente na sua empresa.
O que é uma estrutura organizacional?
A estrutura organizacional é o sistema através do qual os diferentes componentes de uma organização são ordenados e direcionados para atingir os objetivos propostos. Este sistema pode incluir regras, funções e responsabilidades.
Ao alinhar e relacionar as partes de uma organização, a estrutura organizacional permite que os grupos trabalhem juntos dentro das suas funções individuais e determina como a informação flui entre os níveis da empresa para que a empresa possa alcançar o desempenho máximo.
Elementos de uma estrutura organizacional
Os elementos formam a base da estrutura organizacional e são essenciais para o desenvolvimento organizacional bem-sucedido . Uma estrutura bem projetada pode melhorar a comunicação, a tomada de decisões e a eficiência geral de uma organização.
Estes são os elementos da estrutura organizacional que você deve considerar:
- Departamentos e unidades funcionais: Os departamentos representam divisões específicas dentro da organização, cada uma com sua área de responsabilidade. Podem incluir vendas, marketing, recursos humanos, finanças, produção, entre outros.
- Hierarquia Organizacional: A hierarquia define a estrutura de autoridade e responsabilidade na organização. Isso inclui níveis como gerenciamento sênior, gerenciamento intermediário e funcionários de nível operacional.
- Órgãos de Gestão: São os grupos ou indivíduos encarregados de tomar decisões estratégicas e supervisionar o funcionamento geral da organização. Eles incluem o conselho de administração e a alta administração.
- Cadeia de comando: A cadeia de comando é a linha de autoridade que flui da alta administração para baixo na organização. Estabeleça quem se reporta a quem e como as decisões são tomadas.
- Funções e responsabilidades: Cada trabalho tem funções e responsabilidades específicas que devem ser cumpridas. Definir essas funções é essencial para clareza e eficiência na organização.
- Comunicação interna: A estrutura define como a comunicação flui dentro da organização. Pode ser de cima para baixo, de baixo para cima ou bidirecional, dependendo da cultura e das necessidades organizacionais.
- Padrões e procedimentos: Estabelece as regras e procedimentos que orientam o comportamento e as operações dentro da organização. Isto inclui políticas de recursos humanos, políticas de qualidade e muito mais.
- Cultura organizacional: A estrutura influencia a cultura da organização. Define os valores, crenças e normas compartilhadas pelos funcionários.
- Estratégia organizacional: A estrutura deve estar alinhada com a estratégia da organização. Deve apoiar os objetivos e a missão da empresa.
- Flexibilidade: Num ambiente de negócios em constante mudança, a estrutura deve ser suficientemente flexível para se adaptar a novas oportunidades e desafios.
- Escalabilidade: Deve permitir o crescimento da organização sem perder eficiência ou eficácia.
- Avaliação e melhoria contínua: A estrutura deve ser objeto de revisão e melhoria constantes para garantir a sua eficácia e eficiência.
Vantagens de uma estrutura organizacional
A seguir apresentaremos 5 benefícios de definir com clareza a estrutura organizacional da sua empresa e compartilhá-la entre todos os membros da equipe:
Tomada de decisão mais eficiente
As estruturas organizacionais podem ser concebidas para promover o fluxo de informações, desde as operações da linha de frente até os gestores responsáveis pela tomada de decisões de negócios.
O fluxo de informações resultante de uma estrutura organizacional pode ser utilizado para promover tomadas de decisão mais rápidas e eficientes.
Quando diferentes equipes de trabalho conseguem se comunicar de forma mais eficaz, a comunicação organizacional da empresa também será afetada positivamente. Isso levará a uma tomada de decisão mais rápida e eficiente.
Operar vários locais da empresa
Ter uma estrutura definida ajuda os empresários a criar uma cadeia de gestão organizacional para garantir que todas as localidades da empresa operem de acordo com os procedimentos padrão da empresa.
Ter uma estrutura organizacional ajuda a garantir que todos os estabelecimentos da empresa funcionem de forma semelhante e sejam regidos pelos mesmos procedimentos, principalmente para aqueles que possuem dinâmica de trabalho remota ou trabalham de qualquer lugar .
Melhor eficiência operacional
As estruturas organizacionais ajudam a definir as tarefas dos colaboradores e das pessoas responsáveis por supervisionar a sua correta implementação.
Ao dividir a empresa em várias equipas ou filiais, garante-se que todas as tarefas e responsabilidades específicas dessas divisões sejam realizadas com mais facilidade. Quando um funcionário sabe no que precisa trabalhar, ele é capaz de agir de forma rápida e eficaz.
Também podem ser criadas estruturas organizacionais com alguma flexibilidade para adicionar novos departamentos ou funcionários de forma a não sobrecarregar um único gestor da empresa, bem como evitar silos organizacionais .
Maior desempenho dos funcionários
Quando um funcionário recebe claramente certas tarefas e responsabilidades, ele é capaz de ter um bom desempenho em seu trabalho.
Uma estrutura organizacional fornece aos funcionários a orientação de que precisam para ter o melhor desempenho a cada dia, e esse desempenho melhorado também pode levar ao aumento do moral e da satisfação dos funcionários .
Elimine a duplicação de trabalho
Quando os funcionários são divididos em equipes com base em suas habilidades e conhecimentos, o risco de sobreposição de tarefas é eliminado.
Por exemplo, se um projeto é atribuído a uma equipe, as outras equipes sabem que não é sua responsabilidade assumi-lo porque também têm tarefas definidas.
Importância da estrutura organizacional
Estabelecer uma estrutura organizacional é uma etapa essencial na formação de qualquer empresa.
A estrutura não só define a hierarquia de uma empresa, mas também permite desenhar a estrutura salarial dos seus colaboradores.
Ao estabelecer a estrutura organizacional, a empresa pode decidir as categorias e faixas salariais de cada cargo e separar funcionários e funções em diferentes departamentos, para que suas diferentes operações possam ser realizadas ao mesmo tempo com tranquilidade.
Ao formar uma estrutura organizacional, a empresa deve identificar os resultados que a nova estrutura ou processo deve produzir, incluindo:
Cargos essenciais, requisitos de funções existentes, novas funções ou modificações necessárias, parâmetros-chave, responsabilidades, fluxos de informações críticas e autoridade de tomada de decisões por nível de organização.
Diferença entre estrutura organizacional e design organizacional
O design organizacional é o processo de planejamento estratégico e de configuração de uma organização em termos de seus objetivos e recursos, enquanto a estrutura organizacional se refere a como as tarefas e as pessoas são organizadas e divididas dentro dessa organização para atingir esses objetivos.
O design precede a estrutura, pois envolve a tomada de decisões estratégicas que são então implementadas através da estrutura organizacional
| Desenho organizacional | Estrutura organizacional |
|---|---|
| Processo de planejamento e configuração da organização | Como as tarefas e as pessoas são organizadas e divididas |
| Envolve a tomada de decisões estratégicas e o planejamento de objetivos e estratégias | Define hierarquia, departamentos e relações de supervisão |
| Determina a distribuição de responsabilidades, autoridade e recursos | Estabelece o layout e as conexões entre as partes da organização |
| Concentra-se na eficiência e no alcance dos objetivos organizacionais | Define autoridade formal e relações de comunicação |
5 tipos de estruturas organizacionais
Existem diferentes tipos de estruturas organizacionais, como:
1- Estrutura funcional
A estrutura funcional divide o trabalho e os funcionários por especialização. É uma estrutura hierárquica, geralmente integrada verticalmente, que divide uma empresa com base na especialização do seu quadro de funcionários.
Nas estruturas funcionais, os colaboradores reportam diretamente aos gestores das suas áreas funcionais, que por sua vez reportam a um diretor da organização. A gestão superior deve coordenar centralmente os departamentos especializados.
Nesta estrutura organizacional funcional, pode-se observar o seguinte:
- O CEO (Diretor Executivo) está no topo da hierarquia e tem autoridade sobre toda a organização.
- O Vice-Presidente de Produção é responsável por supervisionar as operações de produção e é responsável por diversos departamentos.
- O Departamento de Produção é responsável pela execução das operações de fabrico, contando com uma equipa de Operações responsável pela produção e uma equipa de Controlo de Qualidade para garantir os padrões de qualidade.
- O Departamento de Engenharia é responsável pelo design de produtos e desenvolvimento de processos, com equipes dedicadas a cada uma dessas áreas.
- O Departamento de Logística é responsável pela gestão de compras e distribuição dos produtos fabricados, contando com equipas especializadas em cada uma destas funções.
2. Estrutura divisional ou multidivisional
Uma estrutura divisionária normalmente divide o trabalho e os empregados por produção, embora uma estrutura divisionária possa ser dividida por outra variável, como mercado ou região.
Uma empresa que utiliza este método estrutura sua equipe de gestão com base nos produtos, projetos ou subsidiárias que administra. Esse tipo de estrutura é útil quando a base de produtos se expande em quantidade ou complexidade.
Nesta estrutura organizacional divisional ou multidivisional, pode-se observar o seguinte:
- O CEO (Diretor Executivo) está no topo da hierarquia e tem autoridade sobre toda a organização.
- O Vice-Presidente Executivo de Operações é responsável por supervisionar as operações gerais da empresa e tem diversas divisões sob sua responsabilidade.
- Cada divisão concentra-se em uma área de negócio específica, como Eletrônica, Moda e Serviços.
- Cada divisão possui seus próprios departamentos funcionais, como Pesquisa e Desenvolvimento, Produção, Vendas, Design, Fabricação, Marketing, Consultoria e Suporte Técnico.
- Alguns departamentos, como o Departamento de Vendas, podem existir em múltiplas divisões para garantir uma gestão específica da área de negócio.
3. Estrutura matriz
Uma estrutura matriz combina as estruturas funcionais e divisionais para criar uma situação de comando duplo.
Essa estrutura divide os funcionários em diferentes divisões ou departamentos. Em uma estrutura matricial, um funcionário se reporta a dois gerentes que são conjuntamente responsáveis pelo desempenho do funcionário.
Normalmente, um gestor trabalha em uma função administrativa, como finanças, recursos humanos , tecnologia da informação, vendas ou marketing, e o outro trabalha em uma unidade de negócios relacionada a um produto, serviço, cliente ou área geográfica.
Nessa estrutura organizacional do tipo matricial pode-se observar o seguinte:
- O CEO (Diretor Executivo) está no topo da hierarquia e tem autoridade sobre toda a organização.
- Existem departamentos funcionais, como Marketing, Desenvolvimento de Produtos, Operações e Finanças.
- Dentro de cada departamento funcional são criadas divisões específicas de acordo com as diferentes áreas ou produtos da empresa.
- Cada divisão possui equipes de trabalho próprias que focam em suas respectivas áreas ou produtos.
- Os membros das equipas de trabalho reportam tanto aos gestores das suas divisões (estrutura divisional) como aos gestores dos seus departamentos funcionais correspondentes (estrutura funcional). Isto cria uma situação de gestão dupla, onde os funcionários têm responsabilidades e responsabilização em ambos os níveis.
4- Estrutura organizacional plana ou horizontal
A estrutura organizacional plana torna a hierarquia e a cadeia de comando mais horizontais e dá muita autonomia aos colaboradores.
As empresas que utilizam este tipo de estrutura têm uma elevada velocidade de implementação, pois eliminam as típicas barreiras internas e externas das caixas organizacionais, e todas as unidades estão ligadas de forma eficaz e flexível.
As equipes substituem departamentos e a organização e os fornecedores colaboram tão estreitamente quanto partes da mesma empresa.
Todos, incluindo a alta administração, gestores e funcionários, participam do processo de tomada de decisão. O uso de avaliações de desempenho também é comum , principalmente com feedback 360 graus .
- O CEO (Diretor Executivo) está no topo da hierarquia e tem autoridade sobre toda a organização.
- Seguindo o CEO estão gerentes de diferentes áreas funcionais importantes, como Operações, Desenvolvimento de Produtos, Vendas e Finanças.
- Cada gestor é responsável pela sua respectiva área funcional e tem autonomia para tomar decisões dentro do seu âmbito de responsabilidade.
- Não existem múltiplos níveis hierárquicos intermédios entre o CEO e os gestores de cada área funcional.
5. Estrutura organizacional modular
As estruturas modulares diferem das organizações planas porque os componentes de um produto são terceirizados.
Estruturas modulares podem manter internamente uma parte essencial do produto e terceirizar partes não essenciais do produto.
As redes são adicionadas ou removidas conforme as necessidades mudam. Para que uma estrutura modular seja uma opção, o produto deve poder ser dividido em peças.
Os fornecedores, por um lado, e os clientes, por outro, passam a fazer parte da organização; Compartilha informações e inovações com todos.
A customização de produtos e serviços é resultado de flexibilidade, criatividade, trabalho em equipe e capacidade de resposta. As decisões de negócios são tomadas nos níveis corporativo, de divisão, de projeto e de membros individuais da equipe.
Nesta estrutura organizacional modular pode-se observar o seguinte:
- O CEO (Diretor Executivo) está no topo da hierarquia e tem autoridade sobre toda a organização.
- Em vez de ter departamentos internos para cada componente do produto, a empresa terceiriza a fabricação dos componentes para fornecedores externos.
- O Departamento de Design é responsável por projetar o produto e especificar os componentes necessários.
- O Departamento de Engenharia de Produto é responsável por integrar os componentes e garantir a sua compatibilidade no produto final.
- O Departamento de Controle de Qualidade verifica a qualidade dos componentes recebidos de fornecedores externos.
- Os componentes do produto, como Componente A, Componente B e Componente C, são fornecidos por fornecedores terceirizados especializados.
- A empresa concentra-se na gestão de design, engenharia de produto e controle de qualidade, enquanto a produção de componentes é terceirizada para fornecedores especializados.
Como escolher a estrutura organizacional certa?
Escolher a estrutura organizacional certa para uma empresa pode ser um processo complexo e depende de vários fatores. Aqui estão algumas etapas importantes que podem ajudá-lo a tomar essa decisão:
Analise os objetivos e estratégias da empresa
Compreender os objetivos da organização e as estratégias que estão sendo implementadas ou planejadas para serem implementadas. Isso lhe dará uma visão clara das necessidades e requisitos específicos da estrutura organizacional.
Avalie o ambiente externo e interno
Examine o ambiente de negócios em que você atua, incluindo concorrência, mudanças tecnológicas, fatores econômicos e jurídicos, entre outros. Além disso, considere a cultura e os valores internos da empresa, bem como seu tamanho, alcance geográfico e tipo de setor.
Definia tarefas e responsabilidades
Identifique as principais tarefas que devem ser executadas dentro da organização e as responsabilidades associadas a cada uma. Agrupe tarefas relacionadas e determine quais funções ou departamentos seriam responsáveis por cada uma.
Considere as opções de estrutura
Analise as características de cada uma e avalie qual delas se adapta melhor às necessidades da sua empresa. Considera aspectos como tomada de decisão, comunicação, coordenação e eficiência operacional.
Avalie a flexibilidade e adaptabilidade
Certifique-se de que a estrutura organizacional escolhida seja flexível e possa se adaptar às mudanças no ambiente de negócios. Capacidade de resposta e agilidade são essenciais em um ambiente de negócios dinâmico.
Encontre o equilíbrio certo
Encontre o equilíbrio entre especialização e coordenação. Muita especialização pode levar à fragmentação e falta de comunicação, enquanto muita coordenação pode levar a ineficiências. Procure uma estrutura que permita a colaboração eficaz entre as diferentes partes da organização.
Teste e ajuste
Implementar a estrutura organizacional selecionada e avaliar sua eficácia à medida que a empresa evolui. Faz ajustes e alterações conforme necessário para melhorar a eficiência e o alcance dos objetivos.
Lembre-se de que a escolha da estrutura organizacional correta não é definitiva e pode precisar ser revisada e ajustada à medida que seu negócio cresce e muda. Mantenha-se aberto à adaptação e aprenda com a experiência para melhorar continuamente a estrutura organizacional da sua empresa.
Qual é o papel do organograma como parte da estrutura organizacional?
O organograma é uma representação gráfica da estrutura organizacional de uma empresa ou entidade. O seu papel é fundamental na gestão e comunicação da estrutura organizacional e desempenha diversas funções fundamentais:
- Visualização da estrutura: O organograma fornece uma representação visual da hierarquia e disposição dos departamentos, unidades e cargos dentro da organização. Isso permite que os funcionários entendam facilmente a estrutura e a cadeia de comando.
- Clareza nas funções e responsabilidades: O organograma define claramente as funções e responsabilidades de cada cargo dentro da organização. Isso ajuda a evitar confusão e funções sobrepostas.
- Comunicação interna: Facilita a comunicação interna mostrando quem reporta a quem e como os diferentes departamentos e áreas se relacionam. Isto é especialmente útil para tomada de decisões e resolução de problemas.
- Planejamento e design organizacional: Auxilia no planejamento e desenho da estrutura organizacional. Permite que os líderes empresariais avaliem a eficácia da estrutura existente e façam ajustes quando necessário.
- Orientação para novos funcionários: O organograma é uma ferramenta valiosa para orientação de novos funcionários, pois os ajuda a compreender a estrutura da organização e seu lugar nela.
- Facilita o desenvolvimento de carreira: os funcionários podem usar o organograma para compreender os caminhos de desenvolvimento de carreira dentro da organização e definir metas de carreira.
Estrutura organizacional no atendimento ao cliente
Uma estrutura organizacional de atendimento ao cliente permite que os profissionais ofereçam o melhor atendimento possível, atendendo aos objetivos do negócio e satisfazendo os consumidores.
Essa estrutura consiste na hierarquia e nas funções que uma empresa estabelece em seu departamento de atendimento ao cliente .
As estruturas organizacionais de atendimento ao cliente ajudam os profissionais a compreender as expectativas de suas funções e a saber quais gerentes e líderes de equipe devem abordar em caso de preocupações.
Ao ajudar a definir melhor a hierarquia de um departamento e atribuir funções específicas aos profissionais, as estruturas organizacionais de atendimento ao cliente também ajudam a criar equipes mais fortes e funcionais.
Estratégias para uma mudança organizacional bem-sucedida
Implementar com sucesso a mudança organizacional requer uma abordagem estratégica. Aqui estão as principais estratégias a serem consideradas:
Visão e objetivos claros:
- Estabeleça uma visão clara para a iniciativa de mudança e comunique-a de forma eficaz.
- Defina objetivos específicos e mensuráveis que estejam alinhados com as metas estratégicas gerais.
Engajamento das partes interessadas:
- Identifique todas as partes interessadas afetadas pela mudança, incluindo funcionários, clientes, fornecedores e investidores.
- Envolva as partes interessadas desde o início para coletar informações, abordar preocupações e gerar adesão.
Comunicação eficaz:
- Desenvolva um plano de comunicação abrangente para informar a todos sobre o processo de mudança, benefícios e progresso.
- Use vários canais para atingir públicos diferentes e garantir que a mensagem seja consistente e transparente.
Treinamento e suporte:
- Ofereça programas de treinamento e desenvolvimento para ajudar os funcionários a adquirir as habilidades e o conhecimento necessários para se adaptarem à mudança.
- Ofereça recursos de suporte, como coaching e mentoria, para auxiliar os funcionários durante a transição.
Compromisso de liderança:
- Garanta que a liderança em todos os níveis esteja comprometida com a mudança e participe ativamente do processo.
- Os líderes devem modelar os comportamentos desejados e agir como defensores da mudança para inspirar e motivar os outros.
Monitorar e ajustar:
- Monitore continuamente o progresso da iniciativa de mudança e colete feedback das partes interessadas.
- Esteja preparado para fazer ajustes com base no feedback e nas mudanças de circunstâncias para manter a iniciativa no caminho certo.
Comemore os sucessos:
- Reconheça e comemore marcos e sucessos ao longo do processo de mudança.
- Comemorar conquistas ajuda a manter o ritmo e reforça os aspectos positivos da mudança.
Quais são os tipos de iniciativas de mudança organizacional?
As iniciativas de mudança organizacional variam amplamente, dependendo dos objetivos e desafios da empresa. Aqui estão alguns tipos comuns de mudança organizacional:
1. Mudança estratégica
Mudança estratégica envolve alterar as metas, propósito ou missão de uma organização. Frequentemente, requer redefinir a visão de longo prazo da empresa, alinhar recursos e fazer ajustes estruturais de alto nível para permanecer competitivo.
Exemplos:
- Mudando de um modelo de negócio baseado em produtos para um modelo baseado em serviços.
- Entrando em novos mercados ou regiões.
- Fusões e aquisições.
2. Mudança Estrutural
A mudança estrutural foca na modificação da estrutura interna de uma organização. Isso pode incluir a mudança de hierarquias organizacionais, funções de trabalho ou estruturas de departamentos para melhorar a eficiência e a comunicação.
Exemplos:
- Implementação de uma estrutura organizacional matricial.
- Centralizar ou descentralizar operações.
- Reestruturação de equipes para melhor colaboração.
3. Mudança tecnológica
Mudança tecnológica envolve integrar novas tecnologias nas operações de uma organização para melhorar a produtividade e a competitividade. Esse tipo de mudança é frequentemente impulsionado por avanços em ferramentas digitais e pela necessidade de acompanhar as tendências tecnológicas.
Exemplos:
Adotando soluções de computação em nuvem.
Implementação de automação em processos de fabricação.
Atualizando a infraestrutura de TI.
4. Mudança Cultural
A mudança cultural visa transformar as crenças, valores e comportamentos subjacentes que definem a cultura de uma organização. Esse tipo de mudança é essencial quando a cultura existente impede o crescimento ou a adaptação a novas realidades empresariais. Iniciativas de mudança cultural são frequentemente necessárias para lidar com turbulências financeiras ou emocionais dentro de uma organização.
Exemplos:
- Promover uma cultura de inovação e assunção de riscos.
- Aumentando a diversidade e a inclusão.
- Mudando de um ambiente de trabalho hierárquico para um mais colaborativo.
5. Mudança orientada a processos
A mudança orientada a processos foca em melhorar os processos e fluxos de trabalho internos de uma organização. Essa mudança visa aumentar a eficiência, reduzir custos e melhorar a entrega de serviços.
Exemplos:
- Implementando técnicas de gestão enxuta.
- Simplificando as operações da cadeia de suprimentos.
- Melhorar os procedimentos de atendimento ao cliente.
6. Mudança centrada nas pessoas
A mudança organizacional centrada nas pessoas gira em torno do gerenciamento de mudanças que afetam diretamente os funcionários, como mudanças em funções, habilidades ou ambientes de trabalho. Esse tipo de mudança é crucial para organizações que passam por transformações significativas.
Exemplos:
- Implementar novos programas de treinamento e desenvolvimento.
- Requalificação de funcionários para novas funções.
- Melhorar as políticas de equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Quais são os principais tipos de mudança organizacional?
Embora as iniciativas de mudança organizacional possam ser diversas, elas podem ser amplamente categorizadas em dois tipos principais:
1. Mudança incremental
Mudança incremental refere-se a pequenos ajustes para melhorar processos ou estruturas existentes. Essas mudanças são frequentemente contínuas e visam aumentar a eficiência sem causar interrupção significativa.
Características:
- Baixo risco e menos resistência dos funcionários.
- Mais fácil de implementar e gerenciar.
- Foco na melhoria contínua.
Exemplos:
- Pequenas atualizações em sistemas de software.
- Esforços regulares de otimização de processos.
- Melhoria gradual das práticas de atendimento ao cliente.
2. Mudança Transformacional
Por outro lado, a mudança transformacional envolve mudanças significativas que alteram fundamentalmente as operações ou a cultura de uma organização. Essas mudanças são frequentemente radicais e podem ser necessárias para responder a pressões externas ou ineficiências internas.
Características:
- Alto risco e potencial de resistência.
- Requer planejamento e execução abrangentes.
- Visa melhoria substancial ou vantagem competitiva.
Exemplos:
- Iniciativas de transformação digital em toda a empresa.
- Revisão completa do modelo de negócios.
- Fusões ou aquisições em larga escala.
Conclusão
Como você pode perceber, ter a estrutura organizacional da sua empresa claramente definida é um fator chave não só para melhorar internamente, mas também para garantir a satisfação do cliente.
Ferramentas como QuestionPro CX permitem gerenciar a experiência do cliente que permite vincular todos os membros envolvidos com o atendimento ao cliente para poder responder a todos os comentários, reclamações, sugestões de forma eficaz e em tempo real.
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