Alcançar uma boa gestão de projetos é uma das tarefas mais importantes para o sucesso de uma empresa, pois garante o alcance dos objetivos de negócio, a satisfação dos clientes e o comprometimento dos colaboradores. Para ajudá-lo a desenvolvê-la de forma eficaz, neste artigo compilamos tudo o que você precisa saber sobre o assunto.
O que é gerenciamento de projetos?
É o processo de planejar, organizar e executar projetos para que objetivos específicos possam ser alcançados, mesmo trabalhando dentro de restrições, como orçamentos e cronogramas.
Esse tipo de gestão faz parte da gestão organizacional de uma empresa e inclui a execução, o acompanhamento e o encerramento de projetos, além de resultar em um produto final com prazo limitado.
A gestão pode concentrar-se em um único projeto ou em uma atividade que se repete ao longo do tempo e inclui os recursos humanos, financeiros, tecnológicos e intelectuais necessários à sua conclusão.
Os gerentes de projeto são responsáveis por liderar equipes, definir objetivos, comunicar-se com as partes interessadas e levar um projeto até o encerramento.
Portanto, um profissional de projetos necessita de uma ampla gama de habilidades; muitas vezes habilidades técnicas e certamente habilidades em gestão de pessoas, gestão de produtos e uma boa consciência empresarial.
5 benefícios do gerenciamento de projetos
Quando o gerenciamento de projetos é bem feito, ele ajuda todas as partes do negócio a funcionar melhor. Também permite que sua equipe se concentre no trabalho que realmente importa, livre das distrações causadas por tarefas que se desviam ou orçamentos que fogem do controle. Além disso, oferece benefícios importantes para qualquer empresa, como:
1. Facilita a colaboração
A gestão adequada de projetos facilita a coordenação das pessoas, pois integra os membros da equipe e o gerente de projetos através de métodos que permitem colaborar em tempo real e com pouco esforço. Isso inclui a discussão de tarefas, prazos, dependências, trabalhos pendentes, entre outros.
Com a ajuda do gerenciamento de projetos, todos permanecem alinhados e sabem o que devem fazer. As listas de tarefas priorizadas garantem a satisfação do cliente e o comprometimento dos funcionários.
2. Gestão de riscos
Um bom gerente de projetos ajuda as equipes a planejar e monitorar os riscos do projeto de maneira mais eficaz. Os gerentes de projeto não apenas acompanham as tarefas diárias, mas também fornecem uma visão geral que permite à equipe identificar possíveis obstáculos e riscos.
Graças à transparência e à capacidade de visualizar tanto o panorama geral quanto os detalhes do projeto, você e sua equipe estarão preparados para enfrentar os riscos com antecedência, já com possíveis soluções em mente.
3. Utilização máxima de recursos
Se os recursos não forem geridos adequadamente ou utilizados de forma ineficiente, pode haver caos em qualquer projeto, resultando em excessos orçamentários e atrasos.
Adotar os processos corretos de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a utilizar os recursos certos e a implementar a abordagem mais eficaz para sua equipe.
Maximizar e utilizar adequadamente os recursos garante que você obtenha os melhores resultados em cada projeto.
4. Melhor controle orçamentário
A gestão de projetos permite que a equipe acompanhe o tempo e os recursos materiais gastos no projeto. Ter uma visão clara do que cada membro da equipe está fazendo e do progresso do trabalho atribuído a eles pode ajudar a identificar para onde está indo o dinheiro.
Isso facilita a atribuição de tarefas e horas de trabalho de maneira responsável. A importância de ser financeiramente responsável é muitas vezes ignorada quando o foco está apenas no projeto em si, e esse é um dos benefícios mais sutis da gestão de projetos.
5. Controle de qualidade
O controle de qualidade ao longo dos projetos coloca uma pressão significativa sobre a equipe para garantir que o trabalho não apenas esteja completo em todos os aspectos quantitativos, mas também atenda aos altos padrões esperados pelos clientes.
O gerenciamento de projetos ajuda a monitorar a qualidade de cada elemento-chave do projeto, seja na comunicação com o cliente, na qualidade da documentação e dos relatórios ou em qualquer outro aspecto importante para alcançar os objetivos do projeto.
7 tipos de gerenciamento de projetos
Agora, apresentamos 7 tipos de gerenciamento de projetos que você pode implementar para concluir com sucesso todos os lançamentos, desenvolvimentos e mudanças na sua organização:
1. Projetos em Cascata
O gerenciamento de projetos em cascata consiste em executar cada atividade como uma etapa que depende da etapa anterior. Esse estilo é útil para quem busca muita estrutura e previsibilidade.
O gerenciamento em cascata é semelhante ao gerenciamento de projetos tradicional, mas destaca que cada tarefa deve ser concluída antes de iniciar a próxima. Os passos são lineares e o progresso flui em uma única direção, como uma cachoeira.
Freqüentemente, o tamanho da equipe que trabalha no projeto aumenta à medida que tarefas menores são concluídas e tarefas maiores são iniciadas. Portanto, neste tipo de gerenciamento de projetos, é crucial estar atento às sequências de tarefas e aos prazos.
2. Projetos com Estilo Agile
A metodologia Agile é uma abordagem rápida e versátil. Agile é uma mentalidade ou filosofia que pode ser aplicada a diversas versões de gerenciamento de projetos.
A gestão ágil é um processo iterativo focado no monitoramento e na melhoria contínua dos resultados. As fases do projeto são concluídas paralelamente por vários membros da equipe.
Essa abordagem permite identificar e corrigir erros rapidamente, sem a necessidade de reiniciar todo o procedimento.
A metodologia Agile proporciona resultados de alta qualidade ao fornecer valor ao cliente, promover interações efetivas entre a equipe e adaptar-se às mudanças nas circunstâncias de negócios.
3. Sistemas de gestão enxutos
O gerenciamento enxuto de projetos consiste em focar na mentalidade do cliente em primeiro lugar e em como processos desnecessários podem ser eliminados para oferecer a melhor, mais acessível e oportuna experiência aos clientes.
Esta metodologia consiste em evitar desperdícios, tanto de tempo como de recursos. A ideia principal é criar mais valor para os clientes com menos recursos.
4. Gestão de Projetos com Scrum
A metodologia Scrum foi projetada para orientar as equipes na entrega de um produto por meio de iterações e incrementos de conquistas.
Scrum foca em usar um processo prático que ajuda a responder de forma ágil e eficaz. Essa metodologia adota um estilo rápido e adaptável, com um alcance restrito e capacidade de se ajustar rapidamente às mudanças.
A metodologia Scrum caracteriza-se pela realização de projetos em pequenas partes, muitas vezes organizadas em ciclos de um mês, conhecidos como sprints.
5. Projetos Kanban
Kanban é outra variante do gerenciamento ágil de projetos. Utilizando um quadro Kanban, essa abordagem visualiza e melhora fluxos de trabalho, reduz desperdícios e ineficiências, e aumenta o foco da equipe ao limitar o trabalho em andamento.
Ao contrário do Scrum, que se concentra em períodos de tempo específicos, o Kanban enfatiza a organização contínua. Ele analisa principalmente o número de tarefas em qualquer processo e como essas tarefas podem ser simplificadas e otimizadas.
O modelo Kanban é especialmente eficaz para processos de produção contínuos e estáveis.
6. Projetos Seis Sigma
O método Seis Sigma concentra-se em entender melhor os requisitos do cliente, melhorar a qualidade dos resultados do projeto e eliminar defeitos e desperdícios.
Esses objetivos são alcançados por meio de um profundo conhecimento de estatística, engenharia e gestão de projetos, bem como dos processos e sistemas subjacentes.
O Seis Sigma é particularmente útil se você adotou um estilo de gerenciamento enxuto e os resultados não foram satisfatórios, pois enfatiza a criação de resultados finais de alta qualidade para o cliente.
Esse método pode ser integrado a outros estilos de gestão e é uma excelente forma de aprimorar os processos.
7. Metodologia PRINCE2
O gerenciamento PRINCE2 é uma abordagem baseada em processos que foca na organização e no controle de todo o projeto, do início ao fim.
Isso significa que os projetos são cuidadosamente planejados antes de começarem, cada etapa do processo é claramente estruturada e todas as questões são resolvidas ao final do projeto.
O método PRINCE2 é frequentemente utilizado no setor privado e se concentra na eficiência e na minimização de riscos e erros.
Essa abordagem detalhada envolve dividir os projetos em etapas baseadas em produtos que podem ser abordadas uma de cada vez, garantindo que todos os aspectos do projeto sejam cobertos.
Conclusão
Agora que você entende o que realmente envolve o gerenciamento de projetos e as diversas formas de implementá-lo, convidamos você a trabalhar para aprimorar seus processos e atingir seus objetivos de forma eficaz.
Lembre-se de que atualmente existem várias plataformas que podem facilitar a gestão e o acompanhamento contínuo dos seus colaboradores, mesmo à distância.
Por exemplo, você pode utilizar ferramentas para realizar pesquisas gratuitas com seus colaboradores, obtendo informações valiosas sobre como eles percebem sua gestão e sugestões para melhorias.
