A maturidade organizacional e a clareza são dois factores fundamentais para manter uma empresa ou associação a funcionar em todas as suas capacidades e a atingir os objectivos que estabelece.
Neste artigo, apresentaremos em que consistem esses dois termos, qual a sua importância e como promovê-los com sucesso na sua organização.
O que é maturidade organizacional?
É uma medida da prontidão e capacidade de uma organização para se adaptar ao seu ambiente, refletida através de suas pessoas, processos, dados e tecnologias.
A maturidade organizacional resulta do conhecimento sobre a empresa, da experiência de aprendizado e melhoria de resultados, bem como do seu desempenho econômico e impacto social.
A maturidade organizacional pode ser medida por:
- Pessoas: A capacidade de realizar uma gestão de pessoas eficaz, garantindo que cada colaborador alcance seus objetivos de trabalho.
- Dados: A precisão, confiabilidade e disponibilidade dos dados financeiros e operacionais.
- Tecnologia: A capacidade de alinhar dados financeiros, operacionais e de recursos humanos para oferecer transparência.
Níveis de maturidade organizacional
Existem cinco níveis de maturidade organizacional, cada um refletindo o grau em que processos, pessoas, dados e tecnologia estão integrados. Abaixo detalhamos cada um deles:
Iniciação
No primeiro nível de maturidade, os processos resultam de medidas mal planejadas e de uma implementação que pode ser caótica. Neste nível, as empresas não conseguem garantir um ambiente estável; seu sucesso depende das habilidades inatas e do esforço pessoal dos colaboradores mais dedicados, além da presença de processos avaliados e aprovados.
Organização gerenciada
No segundo nível de maturidade, a empresa possui uma estratégia de negócios definida e alcançou todos os objetivos gerais e específicos nas áreas de processos.
Nesta fase, a organização gerencia adequadamente projetos, necessidades e as fases de planejamento, execução, avaliação e controle. A disciplina desses processos ajuda a garantir que as práticas possam perdurar mesmo em tempos de mudança, conflito ou tensão.
Uma vez implementados esses procedimentos, os projetos podem ser executados e gerenciados conforme a documentação previamente estabelecida.
Organização definida
No terceiro nível de maturidade, a organização alcançou todos os objetivos específicos e gerais das áreas de processos dos níveis anteriores.
Neste nível, todos os processos são bem documentados e compreendidos, e geralmente são compartilhados através de documentos, procedimentos, ferramentas e métodos padronizados, tornando a gestão de produtos e serviços mais eficaz.
Em uma organização definida, os padrões, descrições de processos e etapas do projeto são adaptados a partir do conjunto total de processos, seja para atender a um projeto específico ou a um departamento particular.
Organização gerenciada quantitativamente
No nível de maturidade 4, a organização alcançou todos os objetivos específicos e gerais das áreas de processos dos níveis anteriores. Nesta fase, o foco está nos subprocessos que têm importância significativa para o desempenho total dos processos da organização.
Esses subprocessos são avaliados e controlados por meio de técnicas estatísticas, como pesquisas para medir o desempenho no trabalho, e outras técnicas quantitativas.
Neste nível de maturidade, existem objetivos quantitativos para avaliar aspectos como a qualidade e o desempenho dos procedimentos. Esses objetivos quantitativos são baseados nas necessidades do cliente, dos usuários finais, da organização e dos responsáveis pelo processo.
Otimização
No nível de maturidade 5, a organização atingiu todos os objetivos específicos e gerais das áreas de processos anteriores e demonstra um maior grau de cidadania organizacional.
Neste nível, os processos são continuamente otimizados com base em uma compreensão quantitativa dos fatores que permitem a permanência ou variação dos processos.
O nível 5 de maturidade foca na melhoria contínua do desempenho dos processos por meio de inovações tecnológicas e de gestão. Os objetivos quantitativos de melhoria de processos são revisados periodicamente para avaliar as mudanças implementadas e para tomar novas ações.
Como promover a maturidade em uma organização?
A seguir apresentaremos como aumentar o nível de maturidade e clareza organizacional:
Estabeleça as metas
Todos os projetos e programas devem apoiar os objetivos da estratégia empresarial. Para isso, é necessário ter:
- Um plano estratégico realista e alcançável.
- Uma função de gerenciamento de portfólio projetada para otimizar a seleção dos projetos e programas “certos”, maximizando a entrega da estratégia.
- Um processo robusto e confiável para desenvolver e testar business cases utilizados em processos de gestão de portfólio, pois subestimar o custo ou a dificuldade de execução de um projeto garante seu fracasso antes mesmo de seu início.
- Uma sólida apreciação do risco e da incerteza para garantir a existência de contingências adequadas, aplicando técnicas como avaliações de risco de classe de referência.
Avalie o risco
Nenhum projeto está isento de riscos, especialmente em tempos incertos como os que vivemos desde 2020. Organizações maduras gerenciam proativamente todos os aspectos dos riscos e oportunidades, desde a segurança e o ambiente até a consecução dos objetivos do projeto e da proposta de valor.
Gerencie as mudanças
A mudança é inevitável. Organizações maduras possuem sistemas implementados para avaliar e gerenciar solicitações de mudança de forma proativa e eficiente ao longo do tempo, com base na proposta de valor geral do projeto.
Documente os procedimentos
A organização deve ter documentação detalhada e robusta sobre os procedimentos de governança. Estes devem garantir que os sistemas e estruturas de gestão da organização sejam “adequados à finalidade” e melhorem continuamente.
Os indicadores de gestão são um guia que pode orientar essa etapa, seja no desenvolvimento de produtos ou na gestão do atendimento ao cliente.
Entenda o objetivo
Os resultados de um projeto permitem à organização realizar atividades novas ou aprimoradas que visam criar valor. Portanto, é aconselhável implementar a gestão por objetivos e tomar decisões com base em uma compreensão clara de:
- Os fatores críticos de sucesso de cada projeto: o que realmente importa para a organização.
- A proposta de valor global do projeto, que envolve mais do que uma simples contabilidade de custos.
- As mudanças organizacionais necessárias para aplicar os resultados do projeto e obter o valor esperado.
O que é clareza organizacional?
A clareza organizacional é a compreensão do funcionário sobre a visão, propósito, missão, estratégia, oportunidades, desafios, prioridades e realidade competitiva da organização.
Uma organização clara é uma organização saudável porque esta transparência melhora a comunicação organizacional, informa as decisões e as decisões permitem uma melhor execução.
A clareza é edificante e fortalecedora porque ajuda a mitigar o caos organizacional. As funções e responsabilidades são claras, o que significa que não ocorrem guerras territoriais.
Ao ter metas e objetivos claros, é possível estabelecer parâmetros definíveis para o risco, enquanto expectativas claras permitem a atribuição de responsabilidades e uma avaliação de desempenho de acordo com ela.
Como promover a clareza organizacional?
Para promover e aumentar o nível de clareza na sua organização, recomendamos seguir estes passos:
- Determine objetivos e metas. Primeiro, deve haver uma missão clara e simples que comunique os resultados esperados. Isso responde às questões de onde, quando e por quê.
- Defina funções. Em segundo lugar, as funções dos colaboradores devem ser claramente definidas e o que se espera da competência e carácter das pessoas que participam na batalha.
- Crie alinhamento . Definido o papel de cada parte, você deve entender como cada cargo ajuda a atingir os objetivos da equipe, e garantir que seus colaboradores também entendam isso.
- Promove a cultura. Você deve promover a compreensão da cultura organizacional, ou seja, dos valores, princípios e normas sobre como as pessoas irão interagir umas com as outras.
- Promove transparência. Por último, a transparência nas organizações é uma forma de promover a clareza a longo prazo através de vários processos, como obter feedback dos colaboradores para compreender a sua perspectiva e publicar, interna ou externamente, alterações importantes que precisam de ser levadas em consideração.
Avalie seus níveis de maturidade e clareza organizacional!
Agora que você entende o que é maturidade e clareza organizacional, recomendamos implementar programas que permitam medir os níveis atuais de sua organização para tomar ações de melhoria ou correção.
Uma das maneiras de fazer isso é por meio de pesquisas com os colaboradores, que fornecerão dados reais sobre como sua organização é vista, quais são os pontos fracos e o que pode ser feito para melhorar.
Lembre-se de que, com o QuestionPro Workforce, você tem acesso às melhores ferramentas para avaliar seus níveis de maturidade e clareza organizacional. Além disso, você pode começar a pesquisar seus colaboradores utilizando nossas ferramentas gratuitas.
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