Antes de hospedar um evento, é essencial descobrir se existe mercado (ou seja, público) para ele. Por exemplo, se você deseja organizar um desfile de moda em Omã, onde as pessoas não têm interesse nesse tipo de evento, não será uma boa ideia realizá-lo lá. Certamente, o evento seria um fracasso. É aqui que entra a pesquisa de mercado para planejamento de eventos.
Análise de mercado
Se existe um mercado (público) interessado no seu evento, identificado após a análise de mercado, é para esse público que você deve direcionar todos os seus esforços de marketing e promoção, garantindo que compareçam ao evento.
A análise de mercado significa obter informações detalhadas sobre o seu público-alvo (quem ele é). Isso inclui: faixas etárias, sexo, qualificações, profissão, nível de conhecimento, renda, estado civil, hobbies, desgostos, personalidade, costumes, tradições, religião, estilo de vida, entre outros.
Conhecer os costumes, tradições e religião do seu público-alvo é crucial para evitar erros, mesmo que não intencionais, relacionados a essas características durante o evento.
Por exemplo, se você organizar um casamento hindu e servir carne, isso será um erro grave! Lembre-se de que a vaca é um animal sagrado na religião hindu. Da mesma forma, servir carne de porco em um evento muçulmano pode gerar grandes problemas.
Também é importante identificar onde está localizada a maior parte do seu público-alvo, para que você possa direcionar esforços de marketing de forma eficaz.
Não é necessário divulgar o seu evento em todo o país se o seu público-alvo estiver concentrado em apenas uma localidade. Dessa forma, você pode reduzir significativamente os custos de publicidade e marketing.
Descubra quais são os desejos e expectativas do seu público-alvo em relação ao evento. Identifique também quando (data e hora) e onde (local) eles preferem que o evento aconteça. Para obter essas respostas, recomendo desenvolver uma pesquisa online.
Todas essas informações serão fundamentais para ajudá-lo a criar um plano eficiente para o seu evento.
Análise da concorrência
A análise da concorrência consiste em reunir informações sobre seus concorrentes. Descubra quem eles são, quais são suas qualificações, nível de conhecimento, experiência na organização de eventos, faturamento, valor de mercado, relacionamento com a mídia (PR) e contatos corporativos, além da participação deles no mercado.
Entenda como promovem e administram seus eventos: o que fazem em cada ocasião e por que as pessoas participam. Para isso, será necessário acompanhar de perto as atividades organizadas por eles e, posteriormente, elaborar um relatório detalhado do evento.
O relatório deve incluir:
- Disposição dos assentos;
- Materiais promocionais utilizados;
- Planta de todo o local;
- Programação digital e impressa do evento;
- Menu de coffee breaks e almoço (indicar se gratuito ou incluído);
- Contatos de patrocinadores, parceiros e clientes (para quem o evento foi organizado);
- Informações de prestadores de serviços, como DJs, garçons, maquiadores, performers, palestrantes, fotógrafos, cinegrafistas, decoradores, floristas, entre outros.
Obtenha o máximo de informações possível sobre os eventos organizados pelos seus concorrentes. Esses dados serão valiosos para melhorar suas próprias estratégias.
Análise SWOT no planejamento de eventos
Produtos/serviços de pesquisa
Se você está organizando um evento corporativo, é essencial que, como gestor de eventos, faça pesquisas sobre os produtos ou serviços promovidos e comercializados pelo cliente corporativo.
- Descubra como a empresa divulga seus produtos.
- Como a empresa pretende construir ou melhorar a imagem associada ao seu produto (também conhecida como imagem de marca)?
- Qual é o valor de mercado e a participação de mercado da empresa e de seus produtos?
- Quem são os clientes do produto?
- Quais são as características do produto?
- Quais são as vantagens e desvantagens do produto em comparação com os concorrentes?
Toda essa pesquisa será de vital importância para criar uma campanha promocional adequada à realização do seu evento corporativo.
Por exemplo, para a realização do evento Canarias Digital, foi realizada uma pesquisa prévia sobre outros eventos concorrentes, validando se o público e o tema a ser abordado estavam alinhados com as necessidades do arquipélago.
Análise SWOT
- ‘F’ significa Forças
- ‘O’ significa Oportunidades
- ‘D’ significa Fraquezas
- ‘A’ significa Ameaças
A análise SWOT é uma ferramenta de planejamento estratégico que serve para identificar e analisar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças envolvidas no projeto. Ela também pode ser aplicada à sua organização.
Pontos fortes:
São os atributos do seu projeto ou organização que são úteis para atingir os objetivos.
Exemplos: equipe de eventos experiente, alto nível de motivação, excelentes relações públicas, boa participação de mercado, entre outros.
Fraquezas:
São os atributos do seu projeto ou organização que dificultam ou prejudicam o alcance dos objetivos.
Exemplos: falta de experiência na equipe de eventos, escassez de recursos financeiros, baixo nível de energia, falta de mídia e contatos corporativos, etc.
Oportunidades:
São fatores externos que podem ser vantajosos para o sucesso do projeto.
Exemplos: pouca concorrência, condições econômicas favoráveis, apoio das autoridades locais, disponibilidade de infraestruturas de última geração, entre outros.
Ameaças:
São fatores externos que podem prejudicar o alcance dos objetivos do projeto.
Exemplos: alta concorrência, falta de apoio das autoridades locais, condições climáticas desfavoráveis, infraestruturas deficientes, falta de disponibilidade de matérias-primas, entre outros.
É fundamental realizar uma análise SWOT antes de desenvolver um plano estratégico, pois ela permitirá que você maximize o potencial dos pontos fortes e das oportunidades, ao mesmo tempo em que minimiza o impacto dos pontos fracos e das ameaças.
Relatório de análise de pesquisa de mercado
Após analisar o mercado, os concorrentes, pesquisar produtos/serviços e realizar a análise SWOT, é necessário criar um relatório detalhando todo o trabalho de pesquisa realizado.
Documentar sua pesquisa de mercado é fundamental, especialmente após avaliar o evento.
Esse relatório também pode ser uma ferramenta importante para ajudar a garantir patrocínios para o seu evento.
Sobre a autora: Nana González. CEO da Magenta IG , com mais de 18 anos de experiência nas áreas de marketing, vendas, planejamento estratégico, pesquisa de mercado, atendimento ao cliente e organização de eventos.
