Na área da gestão de projectos, encontrar formas eficazes de planear, coordenar e controlar as várias tarefas envolvidas num projeto é fundamental para o seu sucesso. É neste contexto que surge o Diagrama Pert (Program Evaluation Review Technique), uma ferramenta poderosa e muito utilizada para visualizar e analisar a sequência de actividades de um projeto.
Vamos saber mais sobre as suas caraterísticas.
O que é um Diagrama PERT?
Um diagrama PERT é uma ferramenta de gestão de projectos utilizada para calendarizar, organizar e coordenar as tarefas de um projeto. Fornece uma representação gráfica do calendário de um projeto que permite que cada uma das tarefas do projeto seja dividida para análise.
Um diagrama PERT fornece aos gestores de projectos uma estimativa do tempo mínimo necessário para concluir um projeto. Os gestores podem também analisar a repartição do trabalho e as ligações entre as tarefas, bem como avaliar o risco associado ao projeto. Permite a visualização das dependências entre cada etapa do processo.
Caraterísticas do PERT
PERT (Program Evaluation and Review Technique) significa Program Evaluation and Review Technique, uma metodologia desenvolvida pela Marinha dos EUA na década de 1950 para gerir o programa de mísseis submarinos Polaris. Uma metodologia semelhante, o Critical Path Method (CPM), foi desenvolvida para a gestão de projectos no sector privado mais ou menos na mesma altura.
Algumas das suas principais caraterísticas são:
- Foco na gestão do tempo: O PERT foca-se na gestão do tempo, o que significa que o seu principal objetivo é controlar a duração do projeto e garantir que os prazos previstos são cumpridos.
- Utilização de redes: O PERT utiliza redes para representar as actividades do projeto e as suas interdependências. Esta rede é utilizada para calcular o tempo necessário para concluir o projeto.
- Identificação do caminho crítico: Ajuda a identificar os caminhos críticos do projeto, que são aqueles que têm maior impacto na duração global do projeto.
- Abordagem probabilística: O PERT utiliza uma abordagem probabilística para estimar a duração das actividades do projeto, o que significa que são utilizadas distribuições de probabilidade para representar a incerteza associada a cada atividade.
- Gestão do risco: Utilizado para identificar e gerir os riscos associados ao projeto. Ao utilizar uma abordagem probabilística, o PERT permite estimar a probabilidade de ocorrência de um risco e o seu potencial impacto no projeto.
- Colaboração: O PERT incentiva a colaboração entre os membros da equipa do projeto e outros intervenientes no projeto, o que pode melhorar a qualidade do planeamento e reduzir a possibilidade de erros.
Vantagens dos diagramas PERT
Os gestores de projectos utilizam os diagramas PERT para obter os seguintes benefícios:
- A técnica PERT permite avaliar o tempo e os recursos necessários para um projeto, acompanhando os activos necessários em cada fase do processo, bem como ao longo do projeto.
- Os diagramas PERT são úteis na análise de cenários, uma vez que ajudam as empresas a compreender todos os fluxos de trabalho possíveis e a escolher o caminho mais eficiente e benéfico.
- A análise do gráfico PERT inclui dados de vários departamentos de uma organização. A combinação de toda a informação ajuda a identificar cada equipa responsável dentro da empresa, ao mesmo tempo que proporciona um ambiente em que cada departamento é responsável pelo seu trabalho.
- O processo de criação de um diagrama PERT também melhora a comunicação e permite que uma organização invista energia em projectos que irão melhorar o seu posicionamento estratégico.
- Os diagramas PERT tornam os prazos pouco claros mais previsíveis, clarificam as dependências entre as tarefas e estabelecem uma ordem clara para a sua conclusão.
Como funciona um diagrama PERT
Um diagrama PERT apresenta uma ilustração gráfica de um projeto sob a forma de um diagrama de rede constituído por nós numerados ligados por vectores rotulados. A direção das setas nas linhas indica a sequência das tarefas.
Ao criar um diagrama PERT, os gestores de projectos devem seguir os seguintes passos:
- Define todas as actividades envolvidas no projeto.
- Considera as dependências entre as tarefas.
- Desenha os nós e as setas com base na informação recolhida nos dois primeiros passos.
- Identifica o tempo de conclusão de cada tarefa.
Uma vez elaborado o diagrama PERT, os gestores de projeto podem utilizá-lo para elaborar um calendário realista para o projeto:
- Isto pode ser feito encontrando o caminho mais longo, incluindo as tarefas que demoram mais tempo a concluir.
- Ao somar o tempo necessário para realizar cada tarefa, obtém uma estimativa da duração de todo o projeto.
- Uma vez feito isto, o diagrama PERT pode ser utilizado para ajustar os tempos se as circunstâncias se alterarem ou para garantir que o projeto é concluído dentro do prazo.
Quando utilizar um diagrama PERT
Os diagramas PERT devem ser utilizados quando um gestor de projectos precisa de:
- Determina o caminho crítico do projeto para garantir que todos os prazos são cumpridos;
- Mostra as diferentes interdependências das tarefas;
- Faz uma estimativa do tempo necessário para concluir o projeto;
- Prepara-te para projectos maiores e mais complexos.
Os gestores de projectos obtêm melhores resultados quando utilizam um diagrama PERT no início do projeto. Desta forma, garante o âmbito adequado e evita potenciais armadilhas durante o processo.
Diferenças entre um gráfico PERT e um gráfico de Gantt
Tanto os gráficos PERT como os gráficos de Gantt são ferramentas utilizadas para o planeamento e monitorização de projectos, mas diferem na forma como representam e apresentam a informação do projeto. Eis algumas das principais diferenças entre os dois:
- Representação visual: O diagrama PERT representa o projeto como uma rede de actividades interligadas, enquanto o diagrama de Gantt mostra o projeto como uma série de barras horizontais que representam as actividades ao longo do tempo.
- Abordagem de gestão do tempo: PERT centra-se na gestão do tempo e na identificação do caminho crítico do projeto, enquanto Gantt se centra na atribuição de recursos e no planeamento de tarefas com base no tempo.
- Nível de pormenor: O PERT é mais detalhado em termos de representação das interdependências das actividades e do seu impacto no projeto como um todo, enquanto o diagrama de Gantt é mais adequado para visualizar a duração e a sobreposição das tarefas.
- Utilização de estimativas de tempo: PERT utiliza uma técnica de estimativa de tempo probabilística para as actividades do projeto, enquanto Gantt utiliza uma estimativa de tempo determinística.
- Abordagem colaborativa: PERT incentiva a colaboração entre os membros da equipa e outros intervenientes no projeto, enquanto Gantt se concentra na atribuição de recursos e no planeamento de tarefas.
Conclusão
Em conclusão, o diagrama PERT é uma ferramenta útil para a gestão de projectos complexos. É utilizado para representar as actividades do projeto como uma rede de interdependências, o que ajuda a identificar o caminho crítico do projeto e a gerir o tempo e os riscos associados ao projeto.
A técnica de estimativa de tempo probabilística utilizada no PERT permite uma maior precisão na estimativa dos prazos do projeto e ajuda a antecipar e a mitigar os riscos associados ao projeto.
O diagrama PERT pode ser útil para planear projectos que envolvam o lançamento de novos produtos ou serviços no mercado. Neste contexto, os estudos de mercado podem ser uma ferramenta importante para compreender as necessidades e preferências dos consumidores, identificar oportunidades de mercado e avaliar o potencial sucesso de novos produtos ou serviços. O diagrama PERT pode ser utilizado para planear e gerir o processo de desenvolvimento e lançamento de novos produtos, identificando as fases críticas do projeto e assegurando o cumprimento dos prazos e objectivos.
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