Um processo de onboarding é a fase em que a organização informa os trabalhadores recém-contratados sobre os processos e o funcionamento da empresa, a fim de os integrar melhor na equipa de trabalho.
Encontrar e recruta empregados para a tua empresa requer um determinado conjunto de competências. Se és um gestor de RH e estás a ler este artigo, concordas comigo.
A contratação de novos empregados é um processo extremamente importante e não deve ser encarado com ligeireza, pelo que é importante aplicar uma série de passos que te ajudarão a lidar com ele da melhor forma possível.
Passos para realizar um processo de integração
Segue os passos abaixo e faz com que a integração dos teus novos empregados seja bem sucedida – fá-los sentir que tomaram a decisão certa ao juntarem-se à tua força de trabalho!
Aqui tens 4 passos para a integração de um novo empregado.
- Prepara-te
Em primeiro lugar, a integração de um novo empregado requer planeamento. Por isso, planeia o seu horário, prepara o local de trabalho e o equipamento e prepara todas as formalidades necessárias para a sua plena integração.
Informa todos os teus empregados sobre a nova contratação e a função que vai desempenhar na empresa, o que dará ao novo empregado um sentido de importância, pois sentirá que a sua chegada era realmente esperada.
- Receção
No primeiro dia, marca uma hora para apresentar o empregado a todos, para que ele saiba que é bem-vindo e já se sinta como um membro da equipa:
- Faz uma visita guiada e completa ao escritório
- Apresenta-o aos colegas e menciona o papel das pessoas com quem o empregado vai colaborar.
- Partilha informações essenciais sobre a dinâmica da equipa
- Planeia um encontro informal, por exemplo, durante o almoço, para falar sobre como está a correr o teu primeiro dia de trabalho.
- Mantém as expectativas claras
Desde a primeira semana, deves definir expectativas claras para o cargo, a fim de obteres os resultados desejados:
- Fala com o novo empregado sobre os seus deveres e responsabilidades.
- Define o que esperas como empresa em termos de competências e atitudes.
- Informa e disponibiliza as políticas e os procedimentos da empresa.
- Informar-te das tuas obrigações para com a empresa e vice-versa.
- Acompanhamento
Quando o trabalhador está bem instalado, a integração não termina aí. É importante garantir que ele assimila bem as suas tarefas e sabe como as suas funções contribuem para o desempenho global da organização.
Aproveita também para recolher informações sobre o processo de orientação, perguntar-lhe se tudo está a correr bem e se se sente confortável no novo papel.
Uma forma de obter feedback dos utilizadores no processo de integração é através de um inquérito de integração onde pedes feedback aos empregados, especialmente nas primeiras semanas ou meses de trabalho.
Os novos empregados podem sentir-se um pouco sobrecarregados, porque tudo à sua volta é novo. Se és um gestor sénior, tens de te certificar de que os teus gestores não são apenas tecnicamente sólidos, mas que também são proficientes em competências transversais.
O resultado final será a retenção de funcionários, o aumento da produtividade e a melhoria constante do processo de onboarding. Para isso, terás de aplicar um bom questionário no processo de onboarding que te permita recolher o feedback e as respostas de que necessitas para melhorar todo o processo.
Vantagens de realizar um inquérito para o processo de integração
A experiência de integração varia significativamente de uma organização para outra. O processo de integração começa quando um candidato aceita a oferta e se torna empregado da tua organização.
É importante que este processo seja levado a sério. A maioria das organizações não dá este primeiro passo importante.
Assim que o novo empregado estiver a bordo, tens de aplicar um questionário regularmente para recolher os seus comentários e respostas relacionados com todo o processo.
Eis algumas das vantagens de realizar um inquérito para melhorar o processo de integração:
- Aumenta o valor do tempo de vida dos empregados: Ao implementar com sucesso um questionário de recrutamento, podes aumentar o valor do tempo de vida de um empregado.
Quando um novo empregado entra para a tua organização, o seu desempenho será inicialmente baixo, uma vez que ainda não compreendeu o ambiente de trabalho e o que se espera dele. No entanto, com um questionário eficaz para novos empregados, podes conseguir duas coisas:
- Reduzir o tempo total necessário para que o empregado contribua plenamente para a equipa
- Para que o trabalhador acelere a sua integração.
- Identifica as lacunas: Não podes melhorar eficazmente o processo de recrutamento ou de integração sem saberes realmente o que tens de mudar. Obter feedback dos novos empregados ajudar-te-á a identificar lacunas em termos de conhecimentos, necessidades de formação e desenvolvimento e muito mais.
- Melhora o processo de feedback: Ao implementares um questionário para novos empregados no processo de integração, melhoras essencialmente o processo de feedback, melhorando assim os níveis de envolvimento.É importante que os novos empregados sintam que estão a ser ouvidos e que as mudanças que mencionaram, se as houver, são implementadas para melhorar os resultados da organização.
- Dados valiosos: Estás sentado em cima de uma mina de ouro de dados. Estes são os atributos mais poderosos de um inquérito. Sê consistente ano após ano, compara os dados recolhidos e presta muita atenção à análise. Enquanto organização, poderás até encontrar respostas para questões com que te debateste durante muito tempo.
Perguntas a fazer durante a primeira semana de trabalho
As perguntas que podes utilizar durante o teu processo de integração incluem:
- Quais são as três coisas que mais te agradaram no processo de incorporação?
- Quais são as caraterísticas do teu trabalho que mais te agradam?
- Que aspectos do teu trabalho te preocupam?
- Estás satisfeito com a informação que te foi dada quando entraste na organização?
- Concluíste o processo de documentação para o registo?
Perguntas a fazer após a segunda semana de trabalho
Os teus novos empregados estão a começar a instalar-se e agora é uma boa altura para te perguntares se o processo de contratação está a funcionar bem para eles.
- Sentes-te preparado para enfrentar desafios?
- Dirias que compreendes os teus colegas de equipa?
- Estás a receber ajuda suficiente para compreenderes o trabalho que te foi atribuído?
- As tuas perguntas estão a ser respondidas como gostarias que fossem?
- Dás-te bem com o teu chefe e com os teus colegas de equipa?
Perguntas a fazer após três meses de trabalho
- O que achas da cultura da organização?
- Compreendes como é que o seu trabalho será avaliado?
- Sentes que as tuas ideias e opiniões são bem recebidas pelos teus colegas de equipa?
- Conheces os objectivos da organização?
- Compreendes de que forma o teu trabalho contribui para o desenvolvimento da organização?
Boas práticas para o processo de inquérito de integração
Ao implementar o inquérito para os empregados que estão no processo de integração, deves compreender que vais receber muitos dados e que é melhor fazeres alguma coisa com eles. Aqui estão 5 práticas recomendadas que deves ter em mente.
- Há sempre uma altura certa: Há sempre uma altura certa para enviar um inquérito. Então, quando é a altura certa – depois de uma semana, um mês, um trimestre ou um ano? Independentemente da altura em que decidires fazê-lo, não o deixes para muito tarde.
- Sê breve: O cansaço dos inquéritos é muitas vezes considerado como uma das principais razões para não os completar. É importante que mantenhas a duração correta para que os teus empregados não se aborreçam enquanto o preenchem. É necessária uma participação máxima para obteres dados de boa qualidade.
- Mede a experiência dos trabalhadores: Não te esqueças da razão pela qual estás a utilizar o inquérito, em primeiro lugar, para registar a experiência dos empregados. Tens de te certificar de que os teus novos empregados se integram rapidamente na organização. Em última análise, concebe um questionário tendo em mente o resultado final.
- Não faças perguntas que induzam ao erro: Não faças perguntas que levem os teus empregados a responder de uma determinada forma. Este tipo de perguntas tende a alterar a resposta do empregado e os dados recolhidos podem ser tendenciosos.
- Faz apenas perguntas relevantes: Se personalizares as perguntas do inquérito de acordo com as necessidades da tua organização, obterás uma melhor resposta. Não copies cegamente perguntas que têm muito pouco valor para a organização. As perguntas devem ser formuladas corretamente para obteres a resposta certa.
O processo de integração é extremamente importante e não deve ser encarado de ânimo leve. É o primeiro passo para dar as boas-vindas aos novos funcionários e é melhor fazer com que seja a melhor experiência para os novos funcionários da organização.
Porquê?
Dedicar tanto esforço a este passo de integração trará muitos benefícios para a tua organização:
- Diminuição da taxa de rotação do pessoal
- Melhor adaptação entre novos e antigos funcionários
- Incentiva um sentimento de pertença à empresa
- Reduzir o stress e contribuir para o bem-estar no trabalho
- Aumento da produtividade
Por último, como passamos a maior parte do nosso tempo no trabalho, é melhor divertirmo-nos e sentirmo-nos confortáveis no nosso ambiente. Uma boa integração promoverá este bem-estar na tua equipa!
