A comunicação organizacional é um dos pilares mais importantes para garantir uma compreensão clara dos objectivos de uma organização e das estratégias para os atingir.
No entanto, muitas empresas não dão a devida importância à comunicação com os trabalhadores. comunicação com os trabalhadores. Isto conduz a um sistema de comunicação ineficaz que leva à perda de tempo, de recursos, de produtividade e, em última análise, de lucros.
Descobre aqui o que é e por que motivo deves fazê-lo na tua organização para a conduzires à realização bem sucedida dos teus objectivos.
O que é a comunicação organizacional?
A comunicação organizacional é definida como os canais e formas de comunicação que ocorrem nas organizações, quer sejam empresas, instituições académicas, organizações sem fins lucrativos ou organismos governamentais.
Inclui tanto a comunicação dentro da organização como a comunicação com o público externo.
A comunicação organizacional centra-se, em grande medida, na construção de relações e na interação com os membros internos da organização e com as partes interessadas externas.
De um modo geral, há duas formas de encarar a comunicação organizacional:
- Comunicação nas Organizações (quando a comunicação faz parte da organização).
- Comunicação como organização (ou seja, as organizações são o resultado da comunicação dos seus membros).
É importante sublinhar que a comunicação não é apenas a transmissão de mensagens entre emissores e receptores, mas é um processo complexo de significados, de construção de significados e de negociação de normas. É um processo complexo de significados, construção de sentido e negociação de normas criado pelas pessoas criado pelas pessoas envolvidas num determinado contexto, que neste caso se refere a uma organização.
Para que serve a comunicação organizacional?
A comunicação organizacional ajuda-nos a:
- Define todas as etapas necessárias para executar com êxito as tarefas relacionadas com as funções e responsabilidades específicas de vendas, serviços e produção.
- Lidar com mudanças inesperadas através da criatividade e da adaptação individual e colectiva.
- Completa as tarefas através do desenvolvimento de políticas, procedimentos e regulamentos claros que apoiam as operações diárias e contínuas.
- Desenvolver melhores relações interpessoais entre os membros da organização, tendo em conta os aspectos emocionais, éticos e sensíveis.
- Coordenar, planear e controlar as operações de toda a organização de acordo com os objectivos definidos pela direção.
- Criar um clima organizacional e uma cultura organizacional cultura organizacional, ou seja, uma cultura que conhece e promove as atitudes, os valores e os objectivos que caracterizam a organização e os seus membros.
- Desenvolver estratégias organizacionais que tenham em conta as necessidades dos trabalhadores, a fim de evitar o Burnout no trabalho e problemas deste âmbito.Convido-te a aprenderes mais sobre gestão organizacional.
Importância da comunicação organizacional
A comunicação organizacional favorece a gestão empresarial através da geração de estratégias e canais de comunicação eficazes que conduzem à produtividade, qualidade e integração do trabalho coletivo..
Os estudos sobre a comunicação organizacional mostram que as organizações dependem de uma comunicação eficaz e de competências de comunicação eficientes. competências de comunicação eficazes dos seus membros.
De facto, vários inquéritos identificam uma comunicação oral e escrita eficaz como as competências mais as competências mais procuradas por aqueles que lideram organizações.
Para prosperar numa organização, os trabalhadores devem ter competências de apresentação em público, de audição e de comunicação interpessoal.
Atualmente, as organizações procuram pessoas capazes de seguir e dar instruções, ouvir com atenção, dar feedback útil, relacionar-se com colegas de trabalho e clientes, estabelecer contactos, trabalhar bem em equipa, resolver problemas de forma criativa e crítica e apresentar ideias de forma compreensível.
Uma comunicação organizacional eficaz implica saber como criar e trocar informações, trabalhar com grupos ou indivíduos diversos, comunicar em circunstâncias complicadas e em mudança e ter a capacidade ou a motivação para comunicar adequadamente.
Tipos de comunicação organizacional
Agora que já sabes o que é a comunicação organizacional e qual a sua importância, vamos apresentar-te alguns dos tipos em que é normalmente classificada:
Comunicação direcional
A comunicação organizacional pode ser entendida de acordo com a sua direção, o que significa que a informação pode fluir para baixo, para cima ou horizontalmente.
- Comunicação direcional para baixo. Desde os gestores e quadros superiores até aos trabalhadores da linha da frente.
Este tipo de comunicação inclui normalmente instruções ou tarefas a executar pelos empregados, podendo também incluir a política da organização ou avaliações de desempenho.
Embora a maior parte da comunicação descendente seja feita por escrito, como e-mails, memorandos e diretivas políticas, também pode ser feita verbalmente através de reuniões e telefonemas.
- Comunicação direcional para cima. Neste tipo de comunicação, as mensagens fluem dos empregados de nível inferior para os empregados de nível superior.
Este tipo de comunicação pode incluir projectos ou resultados que os empregados devem partilhar com as suas chefias. Por exemplo, através de um inquérito de feedback sobre o trabalho, os empregados podem fazer comentários e sugestões aos seus superiores sobre o seu trabalho, o seu desempenho ou a atividade da empresa.
Este tipo de comunicação fornece frequentemente à direção informações e dados que são utilizados para tomar decisões comerciais importantes. - Comunicação direcional horizontal. Este tipo de comunicação tem lugar entre empregados que se encontram ao mesmo nível na hierarquia.
Podem estar no mesmo departamento ou noutras áreas da empresa. Tal como a comunicação informal, este tipo de comunicação é rápido e muitas vezes espontâneo.
A maior parte da comunicação horizontal é verbal e não escrita.
Comunicação interna e externa
Os tipos mais conhecidos de comunicação organizacional são a interna e a externa, que podem ser entendidas da seguinte forma:
Comunicação interna
Ocorre entre os membros da organização.
Pode ser a nível de toda a empresa ou de pequenos grupos de pessoas, como departamentos ou equipas de projeto.
A comunicação interna podem ser formais e informais.
A formal é normalmente escrita e inclui avaliações de desempenho, actualizações da empresa e resultados de vendas.
Este tipo de informação destina-se normalmente apenas aos empregados e não está disponível para pessoas fora da organização.
A comunicação interna ajuda a criar uma atmosfera amigável e a estimular as actividades de trabalho, ajudando os empregados a conhecer e a familiarizar-se com a organização.
Também favorece o reconhecimento do desempenho dos trabalhadores para incentivar a partilha de informações em toda a organização.
Comunicação externa
Dirige-se especificamente a pessoas fora da organização, como clientes, potenciais clientes, parceiros, meios de comunicação social, concorrentes ou organismos reguladores, como o governo.
As empresas gastam tempo a elaborar cuidadosamente as mensagens para o público externo para garantir que a empresa é vista de forma positiva.
A maior parte da comunicação externa é formal e estruturada e é enviada através de canais específicos para que o público receba a mensagem.
Por exemplo, as promoções de vendas para potenciais clientes podem ser enviadas através de uma campanha de correio eletrónico direcionada, enquanto as notícias sobre a nomeação de um novo diretor executivo podem ser enviadas para os meios de comunicação social e para o governo através de um comunicado de imprensa.
Comunicação formal e informal
A comunicação organizacional pode ser classificada de acordo com o nível de formalidade utilizado.
- Comunicação formal. Normalmente, tem uma estrutura organizacional específica e uma mensagem normalizada e cuidadosamente elaborada.
A empresa garante que a comunicação flui através de um canal adequado ao público.
Por exemplo, as notícias formais da empresa para os clientes podem ser enviadas através de um comunicado de imprensa oficial.
No entanto, as notícias formais da empresa para os empregados podem ser enviadas através de um memorando ou transmitidas através de uma reunião. - Comunicação informal. Ocorre nas interações quotidianas entre os membros de uma organização de forma não oficial.
É normalmente uma comunicação casual e espontânea que tem lugar num ambiente de trabalho comum ou entre pessoas que partilham afinidades e gostos comuns.
Barreiras à comunicação organizacional
Embora qualquer gestor ou líder de uma organização possa querer estabelecer uma comunicação organizacional eficaz, existem algumas barreiras que podem estar a impedir um fluxo adequado de informação.
As barreiras à comunicação organizacional incluem:
Falta ou ausência de planeamento
Esta barreira é muito frequente nas organizações, sobretudo naquelas onde falta uma boa liderança e a definição das estratégias e ferramentas mais adequadas para a comunicação organizacional.
Para que a comunicação organizacional seja adequada e cumpra os seus objectivos, deve ser o resultado de um planeamento baseado na análise, nos objectivos e nas metas. planeamento baseado na análise, nos objectivos e nas metas da organização. da organização.
Confunde suposições ou factos
A comunicação é muitas vezes incompleta e leva a interpretações erradas de certas situações numa organização.
Quando as suposições ou os factos não são esclarecidos entre as partes envolvidas, isso pode gerar confusão e, por vezes, problemas maiores.
Informação mal expressa
Outra barreira de comunicação comum ocorre quando o emissor da informação expõe claramente as ideias, mas pode ter escolhido as palavras erradas, não explicou alguns termos ou deturpou a informação.
Temos de ser cuidadosos na nossa mensagem porque um mal-entendido pode causar grandes problemas.
Barreiras do contexto internacional
Ao comunicar, factores como a cultura e a língua devem ser tidos em conta para que a comunicação seja eficaz e a mensagem seja transmitida corretamente.
Um exemplo disto é quando tentas traduzir slogans de empresas ou comunicar conceitos de trabalho que podem variar consideravelmente de uma cultura para outra e, em alguns casos, podem até ser insultuosos se não forem bem tratados.
Perda de informação devido à retenção limitada
Este erro ocorre quando a informação partilhada de um indivíduo para outro se torna menos precisa ao longo das transmissões, levando a mal-entendidos que podem causar um grave problema de comunicação dentro da organização.
Nestes casos, é importante fazer cópias de segurança de toda a informação valiosa, replicar os dados e utilizar os canais oficiais através dos quais se pode manter um melhor registo das acções.
Utilização não estratégica dos canais de comunicação
A utilização de vários meios de comunicação que não fazem parte dos canais de comunicação oficiais pode gerar confusão na transmissão de informações aos empregados.
Por exemplo, se uma organização não tiver estabelecido a utilização de grupos WhatsApp como parte das suas políticas e um líder transmitir uma ordem importante através deste meio, a consequência será que a ordem não chega a todos os funcionários ou que estes decidem não a seguir.
Desconfiança ou receios na comunicação
Quando os líderes não se preocupam em manter um clima organizacional saudável clima organizacional favorável Quando os líderes não têm o cuidado de manter um clima organizacional favorável, a confiança e o ambiente de trabalho podem tornar-se demasiado hostis ou ameaçadores, levando à desconfiança e a uma atitude de medo que pode bloquear a comunicação.
Sobrecarga de informação
Quando o fluxo de informação é demasiado grande, pode ser difícil para os trabalhadores assimilarem-na.
É por isso que o conteúdo da informação deve ser cuidadosamente concebido, de modo a ser conciso e a basear-se em objectivos e metas claros, para que se possa agir com base nessa informação.
Relação entre comunicação e cultura organizacional
A cultura e a comunicação são agentes que se reforçam mutuamente no seio da organização. A cultura é difundida através da comunicação e estabelece o sistema de valores e estabelece o sistema de valores que são tidos em conta na organização.
Em algumas organizações, é a comunicação que constrói a cultura e a estabelece como ponto comum entre os diferentes níveis, enquanto noutras organizações é a cultura que estabelece a base para a comunicação.
De acordo com as percepções ou leituras que os indivíduos fazem da organização através da comunicação, vão construir uma cultura organizacional como símbolo e esta terá um significado mais importante, aumentando o empenho dos colaboradores na organização. o empenhamento dos colaboradore e a perceção dos benefícios que a organização oferece.
É importante que a cultura organizacional não se encontre apenas em cartazes nas paredes, mas que esteja implícita em cada um dos indivíduos que fazem parte da empresa, sabendo que cada um deles é uma parte fundamental da empresa e compreendendo a organização como um todo.
Actividades que promovem a comunicação organizacional
O desenvolvimento de uma estratégia de comunicação é fundamental para o desenvolvimento organizacional.
Se estiveres neste processo ou à procura de ideias que te ajudem a implementá-lo, algumas das actividades que podes realizar são
Reuniões de equipa
As reuniões de equipa são uma parte importante da comunicação organizacional.
Todas as equipas devem partilhar regularmente ideias, solicitar feedback e expressar livremente as suas opiniões.
Ensino à distância para o trabalho
A comunicação organizacional pode ser mais difícil quando os empregados não partilham o mesmo espaço de trabalho.
É por isso que as melhores empresas dão formação sobre o trabalho à distância para garantir que todos os empregados sabem como comunicar.
Feedback dos empregados
Uma empresa de sucesso cria um ambiente em que a comunicação com os empregados é uma prioridade.
Por isso, procura sempre melhorar as técnicas de comunicação da organização e incentivar uma feedback dos trabalhadores.
Utilizan datos cualitativos y cuantitativos para mejorar la empresa y los sistemas de comunicación.
Eventos e dinâmicas de grupo
A realização de eventos sociais e dinâmicas de equipa ajuda a criar relações abertas e mostra aos empregados formas novas e eficazes de comunicar e interagir.
Uma organização bem sucedida promove as atitudes dos empregados organizando encontros sociais e encorajando-os a interagir.
Estes encontros criam culturas organizacionais positivas e elevam o moral dos empregados.
Um exemplo deste tipo de atividade são os quizzes online que te permitem fazer trivialidades de forma gratuita e dinâmica entre as tuas equipas de trabalho.
Ferramentas de comunicação organizacional
Algumas ferramentas que podes implementar como parte da tua estratégia de comunicação organizacional são
- Inquéritos sobre a comunicação organizacional.
- Inquéritos sobre o clima de trabalho.
- Inquéritos aos trabalhadores.
- Software para medir a cultura do trabalho.
Conclusão
Embora tenhamos reunido alguns dos pontos mais relevantes sobre comunicação e cultura organizacional, é importante que possas implementar as melhores ferramentas para melhorar este fator na tua empresa e enfrentar com sucesso os desafios actuais.
Se desejas dispor de um sistema completo que te ajude a compreender tudo o que é necessário para melhorar a comunicação, o clima e a cultura da tua organização, convidamos-te a conhecer QuestionPro Workforce uma plataforma especialmente concebida para ajudar as empresas a melhorar o fator mais importante: os seus colaboradores.
