Ter uma boa organização estrutura organizacional é um dos factores mais importantes para que os teus empregados conheçam o seu papel na empresa e possam dar todo o seu potencial para atingir os objectivos estabelecidos.
Neste artigo vamos dar-te a conhecer em que consiste, que tipos existem e quais as vantagens de o implementares corretamente na tua empresa.
O que é uma estrutura organizacional?
A estrutura organizacional é o sistema pelo qual os diferentes componentes de uma organização são ordenados e dirigidos para atingir os objectivos propostos. Este sistema pode incluir regras, funções e responsabilidades.
Ao alinhar e ligar as partes de uma organização, a estrutura organizacional permite que os grupos trabalhem em conjunto no âmbito das suas A estrutura organizacional permite que os grupos trabalhem em conjunto no âmbito das suas funções individuais e determina a forma como a informação flui entre os níveis da empresa para que esta possa atingir o seu desempenho máximo.
A estrutura organizacional escolhida influencia o sucesso de uma organização na implementação da sua estratégia e dos seus objectivos.
Elementos de uma estrutura organizacional
Os elementos constituem a base da estrutura organizacional e são essenciais para um desenvolvimento organizacional bem sucedido. Uma estrutura bem concebida pode melhorar a comunicação, a tomada de decisões e a eficiência global de uma organização.
Estes são os elementos da estrutura organizacional que deves ter em conta:
- Departamentos e unidades funcionais: Os departamentos representam divisões específicas dentro da organização, cada uma com a sua própria área de responsabilidade. Podem incluir vendas, marketing, recursos humanos, finanças, produção, entre outros.
- Hierarquia organizacional: A hierarquia define a estrutura de autoridade e responsabilidade na organização. Inclui níveis como a gestão de topo, a gestão intermédia e os trabalhadores de nível operacional.
- Órgãos de direção: São os grupos ou indivíduos encarregados de tomar decisões estratégicas e de supervisionar o funcionamento geral da organização. Inclui o conselho de administração e os quadros superiores.
- Cadeia de comando: A cadeia de comando é a linha de autoridade que flui da direção de topo para baixo na organização. Estabelece quem responde a quem e como são tomadas as decisões.
- Funções e responsabilidades: Cada posto de trabalho tem funções e responsabilidades específicas que devem ser cumpridas. A definição destes papéis é essencial para a clareza e a eficácia da organização.
- Comunicação interna: A estrutura define a forma como a comunicação flui dentro da organização. Pode ser de cima para baixo, de baixo para cima ou bidirecional, dependendo da cultura e das necessidades da organização.
- Regras e procedimentos: Estabelece as regras e os procedimentos que orientam o comportamento e as operações dentro da organização. Isto inclui políticas de recursos humanos, políticas de qualidade e muito mais.
- Cultura organizacional: A estrutura influencia a cultura da organização. Define os valores, as crenças e as normas partilhadas pelos empregados.
- Estratégia da organização: A estrutura deve estar alinhada com a estratégia da organização. Deve apoiar os objectivos e a missão da empresa.
- Flexibilidade: Num ambiente empresarial em constante mudança, a estrutura deve ser suficientemente flexível para se adaptar a novas oportunidades e desafios.
- Escalabilidade: Deve permitir que a organização cresça sem perder eficiência e eficácia.
- Avaliação e melhoria contínua: A estrutura deve ser objeto de uma revisão e de uma melhoria constantes para garantir a sua eficácia e eficiência.
Vantagens de uma estrutura organizacional
Aqui estão 5 vantagens de definir claramente a estrutura organizacional da tua empresa e de a partilhar com todos os membros da equipa:
1. toma decisões mais eficazes
As estruturas organizacionais podem ser concebidas de modo a promover o fluxo de informação desde as operações de primeira linha até aos decisores de topo da empresa.
O fluxo de informação resultante de uma estrutura organizacional pode ser utilizado para promover uma tomada de decisões mais rápida e eficiente.
Quando as diferentes equipas de trabalho são capazes de comunicar mais eficazmente, a comunicação organizacional é desempenho da empresa também será afetado positivamente. Isto conduzirá a uma tomada de decisões mais rápida e eficiente.
2. Opera em vários locais da empresa
Ter uma estrutura definida ajuda os empresários a criar uma cadeia de gestão organizacional para garantir que todos os locais da empresa operam de acordo com os procedimentos padrão da empresa.
A existência de uma estrutura organizacional ajuda a garantir que todos os estabelecimentos da empresa funcionam de forma semelhante e são regidos pelos mesmos procedimentos, especialmente para aqueles que têm uma dinâmica de trabalho à distância, ou trabalha a partir de qualquer lugar .
Melhorar a eficiência operacional
As estruturas organizacionais ajudam a definir as tarefas dos trabalhadores e as pessoas responsáveis por supervisionar a sua correcta execução.
Ao dividir a empresa em várias equipas ou sucursais, garante que todas as tarefas e responsabilidades específicas dessas divisões são mais facilmente cumpridas. Quando um empregado sabe no que deve trabalhar, é capaz de agir rápida e eficazmente e eficazmente.
As estruturas organizacionais também podem ser criadas com alguma flexibilidade para acrescentar novos departamentos ou empregados, de modo a não sobrecarregar nenhum gestor da empresa, bem como para evitar silos organizacionais.
4. Aumenta o desempenho dos empregados
Quando um trabalhador recebe claramente determinadas tarefas e responsabilidades, consegue ter um bom desempenho no seu trabalho.
Uma estrutura organizacional fornece aos empregados a orientação de que necessitam para darem o seu melhor todos os dias, e este melhor desempenho pode também levar a um aumento do moral e da satisfação dos empregados.
5. Elimina a duplicação de trabalho
Quando os empregados são divididos em equipas de acordo com as suas competências e conhecimentos, o risco de sobreposição de tarefas é eliminado.
Por exemplo, se um projeto for atribuído a uma equipa, as outras equipas sabem que não é da sua responsabilidade assumi-lo porque também têm as suas próprias tarefas definidas.
Importância da estrutura organizacional
O estabelecimento de uma estrutura organizacional é uma etapa essencial para a criação de uma empresa.
A estrutura não só define a hierarquia de uma empresa, como também permite a conceção da estrutura salarial. para conceber a estrutura salarial dos seus empregados.
Ao estabelecer a estrutura organizacional, a empresa pode decidir os graus e as gamas salariais de cada cargo e separar os empregados e as funções em diferentes departamentos, de modo a que as suas diferentes operações possam ser realizadas ao mesmo tempo sem quaisquer problemas.
Ao definir uma estrutura organizacional, a empresa deve identificar os resultados que a nova estrutura ou processo deve produzir, incluindo
Trabalho essencial, requisitos das funções existentes, novas funções ou alterações necessárias, parâmetros-chave, responsabilidades, fluxos de informação críticos e autoridade decisória por nível organizacional.
Diferença entre estrutura organizacional e conceção organizacional
A conceção organizacional é o processo de planeamento estratégico e configuração de uma organização em termos dos seus objectivos e recursos, enquanto a estrutura organizacional se refere à forma como as tarefas e as pessoas são organizadas e divididas dentro dessa organização para atingir esses objectivos.
A conceção precede a estrutura, uma vez que implica a tomada de decisões estratégicas que são depois implementadas através da estrutura organizacional.
| Conceção da organização | Estrutura organizacional |
|---|---|
| Processo de planeamento e estrutura organizacional | Como as tarefas e as pessoas são organizadas e divididas |
| Envolve a tomada de decisões estratégicas e o planeamento de objectivos e estratégias | Define a hierarquia, os departamentos e as relações de supervisão |
| Determina a distribuição de responsabilidades, autoridade e recursos. | Estabelece a disposição e as ligações entre as partes da organização. |
| Centra-se na eficiência e na realização dos objectivos organizacionais. | Define as relações formais de autoridade e comunicação |
5 tipos de estruturas organizacionais
Existem diferentes tipos de estruturas organizacionais, tais como:
1. Estrutura organizacional funcional
A estrutura funcional divide o trabalho e os empregados por especialização. Uma estrutura hierárquica, normalmente integrada verticalmente, que divide uma empresa de acordo com a especialização da sua força de trabalho.
Nas estruturas funcionais, os trabalhadores respondem diretamente aos gestores das suas áreas funcionais, que, por sua vez, respondem a um diretor da organização. A gestão descendente deve coordenar centralmente os serviços especializados.
Segue-se um exemplo de uma estrutura organizacional funcional:
Nesta estrutura organizativa funcional, observa-se o seguinte:
- O CEO (Chief Executive Officer) está no topo da hierarquia e tem autoridade sobre toda a organização.
- O Vice-Presidente de Produção é responsável pela supervisão das operações de produção e tem a seu cargo vários departamentos.
- O Departamento de Produção é responsável pela execução das operações de fabrico, com uma equipa de Operações responsável pela produção e uma equipa de Controlo de Qualidade para garantir os padrões de qualidade.
- O Departamento de Engenharia é responsável pela conceção de produtos e pelo desenvolvimento de processos, com equipas dedicadas a cada uma destas áreas.
- O Departamento de Logística é responsável pela gestão das compras e pela distribuição dos produtos fabricados, com equipas especializadas em cada uma destas funções.
2. Estrutura divisional ou multi-divisional
Uma estrutura divisional divide normalmente a mão de obra e os trabalhadores por produção, embora possa ser dividida por outra variável, como o mercado ou a região.
Uma empresa que utiliza este método estrutura a sua equipa de gestão de acordo com os produtos, projectos ou filiais que gere. Este tipo de estrutura é útil quando a base de produtos se expande em quantidade ou complexidade.
Nesta estrutura organizativa divisional ou pluridivisional, observa-se o seguinte:
- O CEO (Chief Executive Officer) está no topo da hierarquia e tem autoridade sobre toda a organização.
- O Vice-Presidente Executivo de Operações é responsável pela supervisão das operações globais da empresa e tem várias divisões sob a sua alçada.
- Cada divisão centra-se numa área de negócio específica, como a eletrónica, a moda e os serviços.
- Cada divisão tem os seus próprios departamentos funcionais, tais como Investigação e Desenvolvimento, Produção, Vendas, Design, Fabrico, Marketing, Consultoria e Apoio Técnico.
- Alguns departamentos, como o departamento de vendas, podem existir em várias divisões para assegurar uma gestão específica da área de negócio.
3. Estrutura da matriz
Uma estrutura matricial combina estruturas funcionais e divisionais para criar uma situação de duplo comando.
Esta estrutura divide os empregados em diferentes divisões ou departamentos. Numa estrutura matricial, um colaborador reporta a dois gestores que são conjuntamente responsáveis pelo desempenho do colaborador.
Normalmente, um dos gestores trabalha numa função administrativa, como as finanças, os recursos humanos, os recursos humanos, etc., e um dos gestores trabalha numa função administrativa, como as finanças, os recursos humanos, etc. O outro trabalha numa unidade de negócio relacionada com um produto, serviço, cliente ou área geográfica.
Este é um exemplo de uma estrutura organizacional matricial:
Nesta estrutura organizativa de tipo matricial, pode observar-se o seguinte:
- O CEO (Chief Executive Officer) está no topo da hierarquia e tem autoridade sobre toda a organização.
- Existem departamentos funcionais como o Marketing, o Desenvolvimento de Produtos, as Operações e as Finanças.
- Dentro de cada departamento funcional, são criadas divisões específicas de acordo com as diferentes áreas ou produtos da empresa.
- Cada divisão tem as suas próprias equipas que se concentram nas suas respectivas áreas ou produtos.
- Os membros da equipa respondem tanto aos directores das suas divisões (estrutura divisional) como aos directores dos seus departamentos funcionais correspondentes (estrutura funcional). Isto cria uma situação de duplo comando, em que os empregados têm responsabilidades e obrigações a ambos os níveis.
4. Estrutura organizacional plana ou horizontal
A estrutura organizacional plana torna a hierarquia e a cadeia de comando mais horizontais e dá muita autonomia aos trabalhadores.
As empresas que utilizam este tipo de estrutura têm uma elevada velocidade de implementação, uma vez que eliminam as barreiras internas e externas típicas das caixas organizacionais e todas as unidades estão ligadas de uma forma eficiente e flexível.
As equipas substituem os departamentos e a organização e os fornecedores trabalham em conjunto, como se fossem partes de uma mesma empresa.
Todos, incluindo a direção, os gestores e os trabalhadores, estão envolvidos no processo de tomada de decisões. Também é comum utilizar avaliações de desempenho especialmente com feedback de 360 graus .
Nesta estrutura organizativa plana ou horizontal, observa-se o seguinte:
O CEO (Chief Executive Officer) está no topo da hierarquia e tem autoridade sobre toda a organização.
A seguir ao CEO estão os directores de diferentes áreas funcionais chave, tais como Operações, Desenvolvimento de Produtos, Vendas e Finanças.
Cada gestor é responsável pela sua respectiva área funcional e tem autonomia para tomar decisões dentro da sua área de responsabilidade.
Não existem vários níveis hierárquicos intermédios entre o CEO e os gestores de cada área funcional.
5. Estrutura organizativa modular
As estruturas modulares diferem das organizações planas na medida em que os componentes de um produto são externalizados.
As estruturas modulares podem manter uma parte essencial do produto internamente e externalizar partes não essenciais do produto.
As redes são acrescentadas ou retiradas consoante as necessidades. Para que uma estrutura modular seja uma opção, o produto deve poder ser dividido em partes.
Os fornecedores, por um lado, e os clientes, por outro, tornam-se parte da organização; a organização partilha informações e inovações com todos.
A personalização dos produtos e serviços é o resultado da flexibilidade, da criatividade, do trabalho em equipa e da trabalho de equipa e capacidade de resposta. As decisões comerciais são tomadas ao nível da empresa, da divisão, do projeto e de cada membro da equipa.
Nesta estrutura organizativa modular, podes observar o seguinte
- O CEO (Chief Executive Officer) está no topo da hierarquia e tem autoridade sobre toda a organização.
- Em vez de ter departamentos internos para cada componente do produto, a empresa subcontrata o fabrico de componentes a fornecedores externos.
- O departamento de design é responsável pela conceção do produto e pela especificação dos componentes necessários.
- O Departamento de Engenharia de Produto é responsável pela integração dos componentes e por assegurar a sua compatibilidade no produto final.
- O departamento de controlo de qualidade verifica a qualidade dos componentes recebidos de fornecedores externos.
- Os componentes do produto, tais como o Componente A, o Componente B e o Componente C, são fornecidos por fornecedores externos especializados.
- A empresa concentra-se na gestão do design, na engenharia de produto e no controlo de qualidade, enquanto a produção de componentes é subcontratada a fornecedores especializados.
Escolher a estrutura organizacional correcta
A escolha da estrutura organizacional correcta para uma empresa pode ser um processo complexo e depende de uma série de factores. Eis alguns passos fundamentais que te podem ajudar a tomar essa decisão:
- Analisa os objectivos e as estratégias da empresa: Compreende os objectivos da organização e as estratégias que estão a ser implementadas ou que se prevê implementar. Isto dar-te-á uma imagem clara das necessidades e requisitos específicos da estrutura organizacional.
- Avaliar o ambiente externo e interno: Examina o ambiente empresarial em que operas, incluindo a concorrência, as mudanças tecnológicas, os factores económicos e legais, entre outros. Considera também a cultura e os valores internos da empresa, bem como a sua dimensão, âmbito geográfico e tipo de indústria.
- Define tarefas e responsabilidades: Identifica as principais tarefas a realizar na organização e as responsabilidades associadas a cada uma delas. Agrupa tarefas relacionadas e determina quais as funções ou departamentos responsáveis por cada uma delas.
- Considera as opções de estrutura: Analisa as características de cada uma e avalia qual a que melhor se adapta às necessidades da tua empresa. Considera aspectos como a tomada de decisões, a comunicação, a coordenação e a eficiência operacional.
- Avalia a flexibilidade e a adaptabilidade: Assegura-te de que a estrutura organizacional escolhida é flexível e pode adaptar-se às mudanças no ambiente empresarial. A capacidade de resposta e a agilidade são essenciais num ambiente empresarial dinâmico.
- Encontrar o equilíbrio certo: Encontra o equilíbrio certo entre especialização e coordenação. Demasiada especialização pode levar à fragmentação e à falta de comunicação, enquanto demasiada coordenação pode levar a ineficiências. Procura uma estrutura que permita uma colaboração eficaz entre as diferentes partes da organização.
- Testar e ajustar: Implementar a estrutura organizacional selecionada e avaliar a sua eficácia à medida que a empresa evolui. Procede aos ajustamentos e alterações necessários para melhorar a eficiência e a consecução dos objectivos.
Lembra-te de que a escolha da estrutura organizacional adequada não é definitiva e pode ter de ser revista e ajustada à medida que a empresa cresce e muda. Está aberto à adaptação e aprende com a experiência para melhorar continuamente a estrutura organizacional da tua empresa.
Qual é o papel do organigrama como parte da estrutura organizacional?
O organigrama é uma representação gráfica da estrutura organizacional de uma empresa ou entidade. Desempenha um papel fundamental na gestão e comunicação da estrutura organizacional e desempenha uma série de funções essenciais:
- Visualização da estrutura: O organigrama fornece uma representação visual da hierarquia e da disposição dos departamentos, unidades e cargos dentro da organização. Isto permite que os empregados compreendam facilmente a estrutura e a cadeia de comando.
- Clareza das funções e responsabilidades: O organigrama define claramente as funções e responsabilidades de cada cargo dentro da organização. Isto ajuda a evitar confusões e sobreposições de funções.
- Comunicação interna: Facilita a comunicação interna, mostrando quem reporta a quem e como os diferentes departamentos e áreas se relacionam entre si. Isto é especialmente útil para a tomada de decisões e para a resolução de problemas.
- Identificação de posições-chave: Permite a rápida identificação de posições-chave, como a direção e os supervisores, bem como de áreas ou departamentos responsáveis por funções específicas.
- Planeamento e conceção da organização: assistência no planeamento e conceção da estrutura organizacional. Permite que os líderes empresariais avaliem a eficácia da estrutura existente e façam ajustes quando necessário.
- Orientação de novos funcionários: O organigrama é uma ferramenta valiosa para a orientação de novos funcionários, ajudando-os a compreender a estrutura da organização e o seu lugar na mesma.
- Avaliação da carga de trabalho: Pode ser utilizada para avaliar a distribuição da carga de trabalho entre diferentes departamentos e cargos, o que pode ser útil para a gestão de recursos.
- Facilita a progressão na carreira: Os trabalhadores podem utilizar o organigrama para compreender as trajectórias de progressão na carreira dentro da organização e definir objectivos de carreira.
- Apoio à tomada de decisões: Os líderes podem utilizar o organigrama para identificar as pessoas-chave que devem ser envolvidas na tomada de decisões estratégicas e operacionais.
- Ferramenta de referência: Serve como uma ferramenta de referência rápida para aceder a qualquer momento a informações sobre a estrutura organizacional.
Estrutura organizacional no serviço ao cliente
Uma estrutura organizativa do serviço ao cliente permite que os profissionais prestem o melhor serviço possível ao cliente, cumprindo os objectivos da empresa e satisfazendo os clientes.
Esta estrutura consiste na hierarquia e nas funções que uma empresa estabelece no seu serviço de apoio ao cliente.
As estruturas organizacionais do serviço de apoio ao cliente ajudam os profissionais a compreender as expectativas das suas funções e a saber quais os gestores e chefes de equipa a que devem dirigir-se para expor as suas preocupações.
Ao ajudar a definir melhor a hierarquia de um serviço e a atribuir funções específicas aos profissionais, as estruturas organizacionais do serviço de apoio ao cliente também ajudam a criar equipas mais fortes e funcionais.
Conclusão
Como podes ver, ter a estrutura organizacional da tua empresa claramente definida é um fator chave não só para melhorar internamente, mas também para garantir a satisfação do cliente.
Ferramentas como o QuestionPro CX O sistema de gestão da experiência do cliente, que permite ligar todos os membros envolvidos no serviço ao cliente para poder responder a todos os comentários, reclamações e sugestões de forma eficaz e em tempo real. Da mesma forma, com plataformas como QuestionPro Workforce permite-lhe gerir a experiência dos empregados e obter feedback de toda a sua organização.
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