Um plano de comunicação organizacional é uma ferramenta que ajuda a desenvolver estratégias e ações concretas para aprimorar a troca de informações em uma organização. Se você ainda não está familiarizado com o conceito, neste artigo apresentaremos tudo o que você precisa saber.
O que é um plano de comunicação organizacional?
É um documento que visa facilitar a troca de informações, dados e conhecimentos, tanto internamente quanto externamente.
Trata-se de um plano de ação que permite identificar os objetivos da organização, a mensagem a ser transmitida, as fontes, o público-alvo, o formato e os canais mais adequados para as ações de comunicação.
Esse processo garante que a mensagem enviada seja recebida, compreendida e implementada pelo público-alvo, além de servir como um meio de monitorar os esforços de comunicação.
Ao criar um plano de comunicação, você organiza as ações que a organização realizará para alcançar resultados satisfatórios, seja impulsionando vendas, lançando um produto ou conscientizando o público sobre um tema importante para o setor.
Por que fazer um plano de comunicação?
Ele permite que você direcione sua comunicação com precisão e eficiência por várias razões:
- Estrutura clara: Fornece uma estrutura para determinar quem precisa ser alcançado e como.
- Visão de longo prazo: Pode ser de longo prazo, ajudando a mapear como aumentar seu perfil e refinar sua imagem na comunidade ao longo do tempo.
- Eficiência: Isso torna seus esforços de comunicação mais eficientes, eficazes e duradouros.
Ao dedicar tempo desde o início ao seu plano de comunicação organizacional, você pode economizar muito tempo mais tarde, pois saberá exatamente o que precisa ser feito em cada etapa do processo.
O que um plano de comunicação organizacional deve incluir?
Alguns dos elementos mais importantes que devem fazer parte de um bom plano de comunicação organizacional são:
Objetivo e foco
O objetivo geralmente consiste em uma descrição de alto nível do plano, a razão de sua existência e uma ideia geral de como o plano de comunicação organizacional será implementado.
Metas e objetivos de comunicação
Eles representam o que se espera alcançar com a comunicação.
Funções de comunicação
Define claramente todas as funções e suas responsabilidades de comunicação correspondentes.
Ferramentas e métodos de comunicação
As ferramentas utilizadas e a forma como a mensagem é transmitida variam de projeto para projeto. O segredo é não ficar preso ao uso de um único método de comunicação de mensagens.
Suas ferramentas e métodos preferidos devem ser aqueles em que o grupo receptor tenha melhores chances de entender o que você está comunicando.
Tenha sempre em mente o seu destinatário ao desenvolver o conteúdo da comunicação e a forma como ela será transmitida. Métodos que oferecem oportunidades para as pessoas fazerem perguntas ou fornecerem feedback podem agregar valor real ao seu projeto.
Passos para fazer um plano de comunicação organizacional
Agora que você sabe o que é um plano de comunicação organizacional, sua importância e quais elementos ele inclui, vamos apresentar os principais passos para elaborá-lo:
1. Estabeleça o propósito
O primeiro passo é definir o objetivo central do plano de comunicação. Esse objetivo será a base para todas as propostas, ações e formas de avaliação dos resultados obtidos na implementação do plano.
Neste ponto, recomendamos o uso de objetivos SMART, que ajudam a construir metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com prazos definidos.
2. Selecione o público-alvo
Definir quem será o público-alvo é essencial para planejar sua comunicação de maneira lógica. Mensagens diferentes serão necessárias para grupos distintos, assim como canais e métodos variados para alcançá-los.
3. Escolha os canais de comunicação
As ferramentas utilizadas e a forma como a mensagem é transmitida podem variar de um projeto para outro. O importante é não se restringir a um único canal.
Para identificar quais ferramentas e métodos são ideais para seus colaboradores, considere implementar uma pesquisa de comunicação organizacional. Isso permitirá que você descubra quais abordagens oferecem a melhor oportunidade para o grupo receptor entender a mensagem.
Lembre-se sempre do seu destinatário ao desenvolver o conteúdo da comunicação e ao escolher o canal de transmissão. Canais que oferecem oportunidades para perguntas ou feedback podem agregar um valor real ao seu projeto.
4. Liste os recursos disponíveis
O plano deve incluir uma descrição detalhada dos requisitos e recursos disponíveis na organização. É importante também estabelecer um orçamento e determinar quanto tempo da equipe é razoável alocar para as atividades.
5. Crie o plano de ação ou roteiro
Esta etapa envolve reunir todas as informações em um documento prático que guiará cada atividade do início ao fim. Este documento é conhecido como o Plano de Ação de Comunicação do Projeto, que especificará quem deve ouvir o quê e quando. O plano deve incluir:
- Partes interessadas ou público (quem)
- Mensagem ou tópico (o quê)
- Comunicador (de quem)
- Horário ou frequência (quando/com que frequência)
- Método de entrega (como)
- Estado
- Comentários
O plano de ação será um documento dinâmico, que mudará à medida que as necessidades de comunicação do seu projeto evoluírem.
6. Avaliação de resultados
Ao avaliar seu plano de comunicação, tanto em sua execução quanto em seu funcionamento, você poderá identificar oportunidades de melhoria, garantindo que o plano se torne cada vez mais eficaz quando colocado em prática.
Tipos de planos de comunicação organizacional
Embora tenhamos listado alguns aspectos gerais do plano de comunicação organizacional, é importante saber que existem vários tipos de planos, e a escolha dependerá do contexto e do objetivo para o qual ele está sendo desenvolvido.
Alguns dos tipos mais comuns de planos de comunicação organizacional incluem:
Plano de comunicação organizacional em torno de um projeto
Geralmente consiste em uma lista de documentos e relatórios a serem comunicados dentro de um projeto específico. Pode incluir aspectos como a justificativa para o projeto e as estratégias a serem implementadas para alcançar os resultados desejados.
Plano de comunicação de mudança organizacional
Este plano busca fornecer informações relevantes sobre mudanças significativas no nível organizacional. Por exemplo, uma iniciativa de recursos humanos para atualizar as classificações profissionais pode permitir que as pessoas progridam em suas carreiras sem a necessidade de se tornarem gestores. Isso exigirá reuniões de planejamento, aprovações e comunicação em toda a organização.
Plano de comunicação do processo
Este é um plano para comunicar as informações necessárias para concluir um processo. Por exemplo, um plano de comunicação para um processo orçamentário que deve ser seguido por diversas equipes.
Isso estabelece uma estrutura para reuniões e documentação que ocorrerá em toda a organização.
Plano de marketing
As equipes de marketing podem gastar grandes somas de dinheiro em estratégias promocionais e publicitárias de forma desconexa, sem atingir os objetivos esperados.
Assim, os planos de comunicação de marketing revelam-se documentos fundamentais que incluem a análise do público-alvo, dos canais, da concorrência, das campanhas de marketing e da capacidade de produção, entre outros aspectos, permitindo a otimização das ações e dos recursos destinados a esta área.
Exemplo de plano de comunicação organizacional
Agora apresentaremos um breve exemplo de plano de comunicação interna:
| Comunicação | Workshop de modernização do nível de trabalho |
| Público | Equipe de Recursos Humanos |
| Cara | Oficina |
| Mirar | Desenvolver novos níveis de cargos duplos que reconheçam habilidades técnicas até o nível de diretor sênior, em paralelo com um curso de gestão |
| Contente | Desenvolvimento de uma nova estrutura de categorias de cargos compatível com o sistema atual |
| Responsabilidade | Líder do projeto |
Conclusão
Como você pode ver, ter um plano de comunicação organizacional é fundamental para registrar de maneira clara e concisa todos os elementos necessários para alcançar os objetivos de sua organização.
Além disso, outra ferramenta valiosa para avaliar os processos de troca de informações em sua empresa são as pesquisas com funcionários. Elas ajudam a identificar áreas que precisam de ações para melhorar o bem-estar, a satisfação e a produtividade de suas equipes.
Se você deseja implementar essas ferramentas em sua empresa, crie uma conta gratuita no QuestionPro. E se estiver interessado em conhecer o QuestionPro Workforce, nosso sistema especializado em gestão da experiência de trabalho, convidamos você a agendar uma demonstração online gratuita clicando no link abaixo.
