Medarbetarundersökning: Definition, typer med exempel, fördelar och tips
Medarbetarundersökningenkäter är integrerade medarbetarfeedbackmedier för att få perspektiv på faktorer som arbetskultur, direkta chefer och element som motiverar eller demotiverar anställda på arbetsplatsen.
Vad är en medarbetarundersökning?
En medarbetarundersökning definieras som en typ av enkätenkät för att få åsikter och recensioner och utvärdera medarbetarnas humör och moral, en viss grad av engagemang och även övervaka medarbetarnas prestationer. I allmänhet används medarbetarundersökningar av HR- och ledningsmedlemmar i en organisation och hålls anonyma för att motivera personalen att kommentera deras goda och dåliga erfarenheter utan att tveka.
En medarbetarundersökning kan bara ge produktiva resultat när den utformas taktfullt från grunden eller genom att använda en av de 250+ undersökningsmallarna , med noggrant utvalda undersökningsfrågor och när anställda är medvetna om erkännandet för sina tidigare inlämnade svar från en organisations ledning.
Till en början, på 1920-talet, infördes dessa undersökningar i namn av medarbetarattitydundersökningar. Efter 20+ år av dess inledande observerade National Industrial Advisory, i mitten av 1944 och 1947, en mer än 200 % ökning av organisationer av 3500 som genomförde dessa undersökningar .
Idag är 50-75 % av organisationerna fast beslutna att använda medarbetarundersökningar och genomföra förändringar som föreslås av anställda för att hålla dem engagerade regelbundet och i slutändan lyckas.
5 Viktiga överväganden innan man genomför medarbetarundersökningar
Alla organisationer följer sina egna uppsättningar av procedurer, regler och mål enligt deras storlek, struktur, etc. Därför skulle det vara bäst om du hanterade dina frågor och flödet av ditt frågeformulär därefter. Om du använder enkätmallar, se till att du anpassar den för att passa din organisation.
För att få ut det mesta av dina personundersökningar, se till att du överväger nedanstående 5 nyckelpunkter. Du kan se det som en slags checklista innan du påbörjar dina undersökningar .
1. Definiera undersökningsmål
Vad vill du uppnå med dina undersökningar? Funderar du på att mäta dina medarbetares engagemang ? Eller förbättringsområden i dina medarbetarprocesser? När du har identifierat det är du bra att gå. En undersökning utan fokus är till ingen nytta för någon. Börja med att identifiera tydliga mål och gå sedan vidare.
2. Vad försöker du mäta?
Sätt upp rätt indikatorer för det du försöker mäta. Med slutmålet i åtanke, identifiera vad du bör mäta för att förbättra. Detta kommer att hjälpa till att utforma riktade handlingsplaner för förbättrade resultat.
3. Håll dig till ett ramverk
Vissa organisationer genomför årliga undersökningar, medan vissa genomför dem varje vecka. Oavsett dina behov och krav, definiera frekvensen därefter. Bestäm hur du vill köra undersökningar, funktionsmässigt eller teammässigt, online eller offline, etc. och utforma dina frågeformulär därefter.
4. Använd ett enkätverktyg
Att använda ett onlineverktyg för medarbetarundersökningar som QuestionPro Workforce är ett idealiskt val. Den är robust, innehåller ett bibliotek med hundratals undersökningsmallar, ger utmärkt kundsupport och utbildning. Verktyget kommer att göra allt det tunga arbetet som att schemalägga frågeformulär, samla in data, generera rapporter etc. vilket ger dig data och gott om tid att fokusera på din personal.
5. Håll dem anonyma
Anställdas feedback kommer att vara äkta och uppriktig om medarbetarundersökningarna är verkligt anonyma. Om de inte känner att undersökningar kommer att vara anonyma kan de dra sig för att ge dig någon information. Detta kan bero på rädsla för chefer, motreaktioner under utvärderingar etc.
Använd en medarbetarundersökningsprogramvara eller plattform för att se till att dina medarbetarundersökningar är anonyma och att all personaldata är säker och säker.
Medarbetarundersökningstyper med exempel
Det finns 5 huvudtyper av medarbetarundersökningar som kan hjälpa företagare att stärka sin relation med anställda.
1. Medarbetarundersökning
Även känd som medarbetarmoralundersökning, används denna undersökning för att samla in åsikter som ledningen och HR kan använda för att bygga en positiv miljö för de anställda. Detta kan göras genom att förstå flera anställdas perspektiv, såsom:
- Utvärdering av personalavdelningen
- Nöjd med lönekartläggningen och andra förmåner
- Övergripande arbetstillfredsställelse
- Skäl att stanna eller lämna jobbet
- Bedömning av företagets policyer
Dessa undersökningar inkluderar frågor som är avgörande för en organisations tillväxt, såsom anställdas lojalitet, aspekter av organisationen som motiverar dem och omfattningen av tillväxt eller utbildningsmöjligheter. På grund av detta är dessa medarbetarundersökningar vanligtvis långa och sträcker sig över 60-120 undersökningsfrågor.
Feedbacken från de anställda sammanfattas och utvärderas av ledningen för att rätta till hur de fungerar i enlighet med detta. Medarbetarundersökningen används bäst för att få en grundlig uppfattning om vad som gör att en anställd stannar eller blir kvar av en organisations ledning.
2. Undersökning av medarbetarengagemang
Denna undersökning av medarbetarnas engagemang implementeras när en organisation avser att övervaka faktorer som bidrar till dess arbetskraftsprestation. En medarbetarundersökning genomförs med ett eller flera syften. Enkätfrågorna kan ge ledningen en inblick i en anställds perspektiv på förändringar i organisationen, deras motivation att vara produktiv, hur nära de förhåller sig till arbetskulturen och uppdraget etc. Dessa parametrar mäts med hjälp av medarbetarengagemangsundersökning:
- Medarbetarkompetens
- Medarbetarnas förståelse för tilldelade arbetsuppgifter
- Relation med direkta och indirekta chefer/handledare
- Relationshantering mellan avdelningarna
- Frekvensen av omständigheter för att anställda ska blomstra
Många av dessa frågor i en undersökning av medarbetarengagemang kanske inte ger de resultat som en organisation kan förvänta sig. Det rekommenderas att använda 30-40 enkätfrågor från vilka ledningen kan analysera resultat, och en handlingsplan kan utarbetas därefter.
3. Organisationskulturundersökning
Även känd som kulturanpassningsundersökning, används vanligtvis i situationer som fusioner och förvärv eller när det sker strukturella förändringar i en organisation. De är verktyg som används för att veta hur väl medarbetarna förstår en organisations kultur och engagemang för en organisation. Följande parametrar kan mätas med hjälp av organisationskulturundersökningar :
- Organisationens uppdrag som de anställda förstår
- Vid en sammanslagning, skillnad i arbetskultur för anställda som tillhör de två inblandade företagen
- Bidrag till teamets enhet
- Samband med handledare
- Transparens om affärsresultat
Denna undersökning används vanligtvis för att förstå hur en anställd är involverad i organisationens kultur och tillväxt.
4. Enkätundersökning om affärsprocessfeedback
Anställda är viktiga hörnstenar för en organisations framgång. De flesta av de anställda som direkt interagerar med kunder eller är involverade i forskning och utveckling av en produkt kan ha idéer och förslag som kan hjälpa en organisation att växa. Det är naturligt att inte kunna utföra alla förslag, men att fråga dem om deras åsikt ger dem en känsla av tillhörighet, vilket motiverar dem att arbeta hårdare. Några anledningar till varför man bör genomföra en medarbetarundersökning om affärsprocesser:
- Ge en ärlig åsikt om aspekter som en organisations ledning kan titta på.
- Medarbetarna känner sig uppskattade eftersom de är involverade i affärsbeslutsprocessen.
- Frågor som har en omedelbar inverkan på verksamheten kan lyftas fram när anställda arbetar nära med frågor som rör kunder och produkter/tjänster.
5. 360° feedbackundersökning
Feedback från organisationens personal är viktigt. Men i vissa fall kan dessutom feedback från andra källor såsom arbetsledare, ledande befattningshavare, kunder etc. samlas in med hjälp av en 360° feedbackundersökning . Att fråga personal i olika kategorier, deras respektive kollegor, delta i en undersökning och även göra självanalys är nyckeln till denna medarbetarundersökning.
En 360-graders feedbackundersökning ger flera perspektiv på en anställds prestation på grundval av vilka beslut om utbildning, förändring av arbetsbelastning och andra faktorer som ytterligare kan förbättra en anställds prestation kan fattas.
Dessa undersökningar består av 4 till 7-gradiga frågor som ger korrekta insikter om en anställds prestation. I vissa fall används även öppna frågor för att få mer information om ämnet. Återkoppling om hela organisationen och jämförelse av två anställda och deras poäng genomförs också. Specificiteten för denna medarbetarundersökning är beroende av en organisations resultatkrav.
Analys av de mottagna resultaten kan användas för att modifiera befintliga strategier och även för att utveckla nya. Kritisk feedback är ett tecken på förbättring som måste tas konstruktivt. Det ger en organisation möjlighet att eliminera de befintliga felen som erbjuder möjligheter för anställda och team att utvecklas.
360-graders feedbackundersökningar är avgörande för att förstå styrkorna och svagheterna hos varje anställd. Genom att ta emot feedback från flera källor kan ledningen besluta om att anpassa utbildningsscheman för individer som känner sig demotiverade att arbeta som kommer att förbättra individen på en professionell nivå och göra honom/henne mer lämpad för en organisation.
6. Medarbetarerfarenhetsundersökning
En medarbetarupplevelseundersökning består av frågor som hjälper en organisation att mäta en anställds totala upplevelse. Den talar också om vad en anställd har mött, känt och lärt sig i en organisation.
En undersökning av medarbetarupplevelser måste ha en riktig blandning av öppna frågor och slutna frågor för att samla in feedback från anställda som hjälper till att relatera deras erfarenheter. Anställdas erfarenhet kan mätas vid olika milstolpar i en anställds livscykel, som introduktion, utbildning och utveckling, och även när en anställd lämnar organisationen.
Läs mer: Löne- och kompensationsundersökningsfrågor + exempel på enkätmall
Hur du ställer rätt frågor i dina medarbetarundersökningar
För att få önskad data från dina anställda behöver du ställa rätt frågor. Att ställa bättre frågor kommer säkert att ge dig bättre svar och information.
Men vilka frågor är de rätta? Hur kan chefer veta vilka frågor som är rätt eller kommer att ge bättre medarbetarsvar? Varje organisation är unik, och det som fungerar för en organisation kanske inte fungerar för andra. Du kan använda nedanstående tips och riktlinjer för att ställa rätt frågor i dina medarbetarundersökningar.
- Kort är rätt
Gå inte efter långa meningar eller frågor. Håll det till punkt och lätt att förstå.
- Antyd eller skapa inte partiskhet
Ställ inte ledande frågor eller frågor som antyder något. Frågor som ”Vad tycker du om vår nya och fantastiska kontorsyta?” är ett strikt nej-nej. För att få genuin feedback, håll dig borta från sådant språk i dina frågor.
- Rikta inte in två saker i en fråga
Ta upp två distinkta ämnen i två separata frågor. Att försöka få feedback på två saker i en fråga kan inte bara förvirra respondenten utan också få dem att antingen ge ofullständig information eller bara svara på en del av frågan.
- Var specifik
Specificitet är nyckeln till att få trovärdig och transparent information från dina online-personalundersökningar. Att vara specifik kommer att hjälpa till att samla information för att fatta bättre och välgrundade beslut.
Bonustips : Försök att svara på dina enkätfrågor innan du skickar ut dem till dina anställda. Detta hjälper dig att bedöma hur enkla, specifika och koncisa dina frågor är.
Fördelar med en medarbetarundersökning
- Medarbetarundersökningar kommer att ge organisationen möjligheter att fokusera på aspekter som arbetsplatskultur , attrahera nya medarbetare, behålla de nuvarande och ständigt fokusera på att hålla medarbetarna nöjda.
- Ansträngningar kan göras för att förbättra de anställdas produktivitet.
- En organisations ledning kan anstränga sig för att ta itu med de olika problem som anställda möter varje dag och så småningom förbättra hela processen för att lösa anställdas klagomål effektivt.
- Effektivisera kommunikationen med anställda så att de inte drar sig för att dela sina problem med en organisations ledning.
- Anställdas prestationer, som utvärderas av teammedlemmar och chefer, kan utvärderas kontinuerligt. Varje förbättring som spåras kan uppskattas och varje rapporterad brist kan bearbetas.
- Få input om vad som kan göras annorlunda för att förbättra verksamheten och upptäcka problem som kan orsaka förluster för verksamheten enligt personalstyrkan.
10 tips för att utforma den perfekta medarbetarundersökningen
1. Identifiera vad du vill ta upp i en undersökning
Redan innan du slutför undersökningsdesignen är det viktigt att tänka på vad som är syftet med att implementera en undersökning. Identifiera vad du vill ta upp i din medarbetarundersökning och se till att ämnet är tydligt på en gång.
2. Ställ frågor som är nödvändiga
När du bygger en undersökning, för att samla in viktiga insikter, borde varje fråga i medarbetarundersökningen finnas där av en anledning. Det är en bra idé att först planera din undersökning genom att identifiera de dataresultat du behöver från den och sedan planera ut vilka frågor som måste finnas i undersökningen.
3. Håll det kort och enkelt
Anställda kan bli irriterade och mindre benägna att fylla i undersökningen om ett ämne inte är tydligt och tenderar att studsa fram och tillbaka. Därför är det bra att se till att en logisk ordning följs vid placering av frågorna och att hålla sig till ett visst ämne. Om undersökningen är för lång kanske respondenterna inte är intresserade av att fylla i hela undersökningen, och undersökningsresultaten kan äventyras. Håll det därför kort och enkelt.
4. Ställ en fråga i taget
Att förgrena frågor eller ställa mer än en fråga åt gången kan förvirra anställda, och de kanske inte kan välja rätt alternativ/alternativ från listan med svarsalternativ som de får. Därför är det lämpligt att ställa en fråga i taget för att ge svarspersonerna klarhet.
5. Undvik att använda jargong
För att anställda ska kunna svara på en enkät, undvik att använda jargong. Att använda ett språk som är lätt att förstå för respondenterna kommer att hjälpa dem att förstå och svara på undersökningar bättre.
6. Öppna frågor eller sluten fråga
Detta är alltid den knepiga delen, om man ska ställa öppna frågor eller slutna frågor? Tricket här är att balansera ut båda dessa alternativ. Försök att inkludera beskrivande och objektiva frågor för att balansera undersökningen. Återigen bör frågetyper sorteras noggrant eftersom det definierar tonen och vikten av att ställa en fråga i första hand .
7. Lägg tid på att utforma din undersökning
Nu när det finns klarhet i vad som ska ingå i en undersökning är det också viktigt att lägga lite tid på att utforma en undersökning och göra den presentabel. Undersökningen behöver skapa varumärkeskännedom hos respondenterna. För detta kan undersökningsskaparen använda varumärkets språk (varumärkeslogotyp och varumärkesfärg). så att respondenterna kan korrelera med det.
8. Analysera svaren efter insamling
När du har skickat ut enkäten, samla in alla svar och underhåll ett dokument eller excelark för de insamlade svaren. Detta excelark bör ha alla nämnda klassificeringar av undersökningen så att du har all data på plats. Du måste se till att du följer det här steget och kategoriserar data i Beteende, Psykografi och Demografi. För alla forskare är det oerhört viktigt att ha organiserad data så att det blir lätt att analysera, förutsäga resultat och skriva rapporter.
9. Sätt ihop en sammanfattande rapport
Efter att ha samlat in svar och analyserat dem, dela din analys med dina kunder. Du bör ha all data som samlats in från undersökningar i ett visst format i detta skede. Läsarna ska få en tydlig bild av ditt mål, dvs vad försökte du uppnå med undersökningen? Se till att du täcker frågor som föredrar/använder användare en viss produkt eller tjänst? Vilken produkt föredrar användarna? Någon kommentar?
10. Slutför din handlingsplan
Förbered din slutliga handlingsplan utifrån ditt mål, sammanställda svar och dra slutsatser. Laga din slutliga plan och börja verkställa ändringarna
Lär dig mer: Enkätfrågor för anställdsmöten + exempel på enkätmall
Redo att skapa en arbetsplatskultur där alla kan nå sin fulla potential? Lär dig mer om hur du får löpande feedback från dina anställda och börja vidta åtgärder för att göra en positiv inverkan i din organisation med QuestionPro Workforce.
