Frågeformulär för medarbetarundersökningar är viktiga medel för att få ett perspektiv på faktorer som arbetskultur, direkta chefer och faktorer som motiverar eller demotiverar anställda på arbetsplatsen.
Vad är en medarbetarundersökning?
En medarbetarundersökning definieras som en typ av frågeformulär för att inhämta åsikter och recensioner och utvärdera de anställdas humör och moral, graden av engagemang samt övervaka de anställdas prestationer. I allmänhet används medarbetarundersökningar av HR- och ledningsmedlemmar i en organisation och hålls anonyma för att motivera de anställda. arbetskraft att utan tvekan kommentera sina goda och dåliga erfarenheter.
En medarbetarundersökning kan bara ge produktiva resultat om den utformas med fingertoppskänsla från grunden eller om man använder en av de över 250
undersökningsmallar
, med noggrant utvalda
enkätfrågor
, och när de anställda är medvetna om att ledningen av en organisation bekräftar deras tidigare inlämnade svar.
På 1920-talet introducerades dessa undersökningar först som undersökningar av anställdas attityder. Efter mer än 20 år efter att den hade startat observerade National Industrial Advisory i mitten av 1944 och 1947 en ökning med mer än 200 % av de 3 500 organisationer som genomförde dessa undersökningar.
I dag är 50-75 % av organisationerna fast beslutna att använda sig av medarbetarundersökningar och genomföra förändringar som föreslagits av medarbetarna för att hålla dem engagerade regelbundet och i slutändan lyckas.
5 viktiga överväganden innan du genomför undersökningar bland anställda
Alla organisationer följer sina egna rutiner, regler och mål beroende på storlek, struktur osv. Därför är det bäst om du styr dina frågor och flödet i frågeformuläret i enlighet med detta. Om du använder enkätmallar, se till att du anpassar dem så att de passar din organisation.
För att få ut det mesta av dina personundersökningar bör du se till att du tar hänsyn till följande 5 viktiga punkter. Du kan se det som en slags checklista innan du börjar dina undersökningar.
1. Definiera målen för undersökningen
Vad vill du uppnå med dina undersökningar? Vill du mäta dina anställdas engagemang? Eller förbättringsområden i dina personalprocesser? När du väl har identifierat detta är du redo att börja. En undersökning utan fokus är inte till någon nytta för någon. Börja med att fastställa tydliga mål och gå sedan vidare.
2. Vad försöker du mäta?
Skapa rätt indikatorer för det du försöker mäta. Med slutmålet i åtanke kan du identifiera vad du ska mäta för att förbättra. Detta kommer att bidra till att utarbeta riktade handlingsplaner för att förbättra resultaten.
3. Håll dig till en ram
Vissa organisationer genomför årliga undersökningar, medan andra genomför dem varje vecka. Oavsett vilka behov och krav du har, bör du fastställa frekvensen i enlighet med detta. Bestäm hur du vill genomföra undersökningar, om du vill göra det på funktionell nivå eller i grupp, online eller offline, etc. och utforma frågeformulären därefter.
4. Använd ett undersökningsverktyg
Ett perfekt val är att använda ett onlineverktyg för medarbetarundersökningar, t.ex. QuestionPro Workforce. Det är robust, innehåller ett bibliotek med hundratals enkätmallar och erbjuder utmärkt kundsupport och utbildning. Verktyget gör allt det tunga arbetet, t.ex. schemaläggning av enkäter, insamling av data, generering av rapporter osv. och ger dig data och gott om tid att fokusera på din personalverksamhet.
5. Håll dem anonyma
Medarbetarnas feedback kommer att vara äkta och uppriktig om medarbetarundersökningarna verkligen är anonyma. Om de inte känner att undersökningarna är anonyma kan de tveka att ge dig någon information. Detta kan bero på rädsla för chefer, motreaktioner vid utvärderingar osv.
Använd ett program eller en plattform för medarbetarundersökningar för att se till att dina medarbetarundersökningar är anonyma och att alla uppgifter om de anställda är säkra och skyddade.
Typer av medarbetarundersökningar med exempel
Det finns fem huvudtyper av medarbetarundersökningar som kan hjälpa företagare att förbättra sina relationer med sina anställda.
1. Undersökning av personalens tillfredsställelse
Den här undersökningen, som också kallas undersökning om arbetstagarnas moral, används för att samla in åsikter som ledningen och HR kan använda för att skapa en positiv miljö för de anställda. Detta kan göras genom att förstå flera olika perspektiv från de anställda, till exempel:
- Bedömning av personalavdelningen
- Nöjdhet när det gäller löneundersökningen och andra förmåner
- Allmän arbetstillfredsställelse
- Skäl att stanna kvar eller lämna jobbet
- Bedömning av företagets politik
Dessa undersökningar innehåller frågor som är avgörande för en organisations tillväxt, t.ex. anställdas lojalitet, aspekter av organisationen som motiverar dem och omfattningen av tillväxt- eller utbildningsmöjligheter. På grund av detta är dessa medarbetarundersökningar vanligtvis långa och omfattar 60-120 frågor.
Den feedback som kommer in från de anställda sammanfattas och utvärderas av ledningen för att kunna ändra sitt sätt att arbeta. Undersökningen om medarbetarnas tillfredsställelse används bäst för att få en grundlig uppfattning om vad som gör att en anställd stannar kvar eller behålls av en organisations ledning.
ANVÄNDA DEN HÄR KOSTNADSFRIA MALLEN
2. Undersökning om medarbetarnas engagemang
Denna undersökning om medarbetarnas engagemang genomförs när en organisation vill övervaka faktorer som bidrar till personalens prestationer. En undersökning om medarbetarnas engagemang genomförs i ett eller flera syften. Enkätfrågorna kan ge ledningen en inblick i de anställdas perspektiv på förändringar i organisationen, deras motivation för att vara produktiva, hur nära de relaterar till arbetskulturen och uppdraget osv. Dessa parametrar mäts med hjälp av en undersökning om medarbetarnas engagemang:
- Anställdas kompetens
- Medarbetarens förståelse för de uppgifter som tilldelas honom eller henne
- Förhållande till direkta och indirekta chefer/övervakare
- Förvaltning av relationer mellan avdelningar
- Frekvensen av omständigheter som gör det möjligt för de anställda att utvecklas
Många av dessa frågor i en enkätundersökning om medarbetarnas engagemang kanske inte ger de resultat som en organisation förväntar sig. Det rekommenderas att använda 30-40 enkätfrågor som ledningen kan analysera resultaten av och som gör det möjligt att utarbeta en handlingsplan.
ANVÄNDA DEN HÄR KOSTNADSFRIA MALLEN
3. Undersökning av organisationskulturen
Även känd som en undersökning om kulturanpassning och används vanligtvis i situationer som fusioner och förvärv eller när det sker strukturella förändringar i en organisation. De är verktyg som används för att ta reda på hur väl de anställda förstår organisationskulturen och engagemanget i organisationen. Följande parametrar kan mätas med hjälp av undersökningar om organisationskultur:
- Organisationens uppdrag såsom det uppfattas av de anställda
- Vid en sammanslagning, skillnader i arbetskulturen hos de anställda i de två inblandade företagen.
- Bidrag till sammanhållning i teamet
- Bindning till handledare
- Öppenhet om affärsresultatet
Den här undersökningen används i allmänhet för att förstå hur en anställd är involverad i organisationens kultur och tillväxt.
ANVÄNDA DEN HÄR KOSTNADSFRIA MALLEN
4. Undersökning om återkoppling av affärsprocesser
Medarbetarna är viktiga hörnstenar för en organisations framgång. De flesta av de anställda som har direkt kontakt med kunderna eller är involverade i forsknings- och utvecklingsprocessen för en produkt kan ha idéer och förslag som kan hjälpa en organisation att växa. Det är naturligt att inte kunna genomföra alla förslag, men att be dem om deras åsikter ger dem en känsla av tillhörighet, vilket motiverar dem att arbeta hårdare. Några anledningar till varför man bör genomföra en enkät för anställda inom affärsprocesser:
- Ge en ärlig åsikt om aspekter som organisationens ledning kan undersöka.
- De anställda känner sig uppskattade eftersom de är delaktiga i beslutsprocessen.
- Frågor som har en omedelbar inverkan på verksamheten kan lyftas fram eftersom de anställda arbetar nära frågor som rör kunder och produkter/tjänster.
5. 360°-undersökning om återkoppling
Feedback från organisationens personal är viktig. Men i vissa fall kan man också samla in feedback från andra källor, t.ex. chefer, högre chefer, kunder osv. med hjälp av en 360°-undersökning. Nyckeln till denna medarbetarundersökning är att fråga anställda i olika kategorier, deras respektive kollegor, att delta i en undersökning och att göra en självanalys.
En 360-graders feedbackundersökning ger flera olika perspektiv på en anställds prestationer, och beslut om utbildning, förändrad arbetsbelastning och andra faktorer som ytterligare kan förbättra en anställds prestationer kan fattas på grundval av detta.
ANVÄNDA DEN HÄR KOSTNADSFRIA MALLEN
Dessa undersökningar består av frågor på en 4- till 7-gradig skala som ger en exakt inblick i en anställds prestationer. I vissa fall används också öppna frågor för att få mer information om ämnet. Feedback om hela organisationen och en jämförelse mellan två anställda och deras poäng genomförs också. Specificiteten hos denna medarbetarundersökning är beroende av organisationens krav på produktion.
Analysen av de erhållna resultaten kan användas för att ändra befintliga strategier och för att utveckla nya. Kritisk feedback är ett tecken på förbättring som måste tas emot på ett konstruktivt sätt. Det ger en organisation möjlighet att eliminera befintliga fel som ger möjligheter för anställda och team att utvecklas.
360-graders feedbackundersökningar är viktiga för att förstå varje medarbetares styrkor och svagheter. När ledningen får feedback från flera olika källor kan den besluta om personliga utbildningsscheman för personer som känner sig demotiverade till arbete som kommer att förbättra individen på en professionell nivå och göra honom/henne mer lämplig för en organisation.
6. Undersökning av arbetstagarnas erfarenheter
En En enkät om medarbetarnas upplevelse består av frågor som hjälper en organisation att mäta den totala upplevelsen av en anställd. Det handlar också om vad en anställd har mött, känt och lärt sig i en organisation.
En enkät om medarbetarnas erfarenheter måste innehålla en lämplig blandning av öppna frågor och slutna frågor för att samla in feedback från medarbetarna som hjälper till att relatera deras erfarenheter. Medarbetarnas erfarenhet kan mätas vid olika milstolpar i en anställds livscykel, som till exempel vid introduktion, utbildning och utveckling, och även när en anställd lämnar organisationen.
Läs mer: Frågor om löner och ersättningar + mall för provformulär
Hur du ställer rätt frågor i dina medarbetarundersökningar
För att få fram de önskade uppgifterna från dina anställda måste du ställa rätt frågor. Genom att ställa bättre frågor får du säkert bättre svar och information.
Men vilka frågor är de rätta? Hur kan cheferna veta vilka frågor som är rätt eller som ger bättre svar från medarbetarna? Varje organisation är unik, och det som fungerar för en organisation kanske inte fungerar för andra. Du kan använda nedanstående tips och riktlinjer för att ställa rätt frågor i dina medarbetarundersökningar.
- Kort är rätt
Ta inte långa meningar eller frågor. Håll dig till ämnet och var lätt att förstå.
- Inte antyda eller skapa fördomar.
Ställ inga ledande frågor eller frågor som antyder något. Frågor som ”Vad tycker du om våra nya och fantastiska kontorslokaler?” är absolut förbjudna. För att få äkta feedback bör du undvika att använda sådant språk i dina frågor.
- Sikta inte på två saker i samma fråga
Ta upp två olika ämnen i två separata frågor. Att försöka få feedback på två saker i en fråga kan inte bara förvirra den som svarar på enkäten utan också få honom eller henne att antingen ge ofullständig information eller bara svara på en del av frågan.
- Var specifik
Specificitet är nyckeln till att få trovärdig och transparent information från dina personalundersökningar online. Genom att vara specifik kan du samla in information för att fatta bättre och mer välgrundade beslut.
Bonustips: Försök att besvara enkätfrågorna innan du skickar ut dem till dina anställda. Detta hjälper dig att bedöma hur enkla, specifika och koncisa dina frågor är.
Fördelar med en medarbetarundersökning
- Medarbetarundersökningar ger organisationen möjlighet att fokusera på aspekter som arbetsplatskultur, attrahera nya medarbetare, behålla de nuvarande och ständigt fokusera på att hålla medarbetarna nöjda.
- Det går att göra insatser för att förbättra de anställdas produktivitet.
- En organisations ledning kan anstränga sig för att ta itu med de olika problem som anställda möter varje dag och slutligen förbättra hela processen för att lösa klagomål från anställda på ett effektivt sätt.
- Effektivisera kommunikationen med de anställda så att de inte drar sig för att dela med sig av sina problem till organisationsledningen.
- Medarbetarnas prestationer, som utvärderas av gruppmedlemmar och chefer, kan utvärderas kontinuerligt. Varje förbättring som registreras kan uppskattas och varje rapporterad brist kan åtgärdas.
- Få input om vad som kan göras annorlunda för att förbättra verksamheten och avslöja problem som kan orsaka förluster för verksamheten enligt arbetsstyrkan.
10 tips för att utforma den perfekta medarbetarundersökningen
1. Identifiera vad du vill ta upp i en undersökning.
Redan innan du slutför utformningen av undersökningen är det viktigt att du funderar på vad som är syftet med undersökningen. Identifiera vad du vill ta upp i din medarbetarundersökning och se till att ämnet är klart och tydligt.
2. Ställ de frågor som är nödvändiga
När du bygger upp en undersökning för att samla in viktiga insikter bör varje fråga i medarbetarundersökningen finnas där av en anledning. Det är en bra idé att först planera undersökningen genom att identifiera vilka resultat du vill ha av den och sedan planera vilka frågor som ska ingå i undersökningen.
3. Håll det kort och enkelt
Medarbetarna kan bli irriterade och mindre benägna att fylla i enkäten om ett ämne är oklart och tenderar att hoppa fram och tillbaka. Därför är det bra att se till att man följer en logisk ordning när man ställer frågorna och håller sig till ett visst ämne. Om enkäten är för lång kan det hända att respondenterna inte är intresserade av att fylla i hela enkäten, och resultaten kan då äventyras. Därför bör du hålla det kort och enkelt.
4. Ställ en fråga i taget
Om du förgrenar frågorna eller ställer fler än en fråga i taget kan det förvirra medarbetarna och de kanske inte kan välja rätt alternativ från listan med svarsalternativ som de får. Därför är det lämpligt att ställa en fråga i taget för att ge respondenterna klarhet.
5. Undvik att använda jargong.
Undvik jargong för att få de anställda att svara på en enkät. Om du använder ett språk som är lättförståeligt för respondenterna hjälper du dem att förstå och svara bättre på enkäterna.
6. Öppna frågor eller slutna frågor
Det här är alltid den svåra delen, om man ska ställa öppna frågor eller slutna frågor? Tricket här är att balansera båda dessa alternativ. Försök att inkludera beskrivande och objektiva frågor för att balansera undersökningen. Även här bör frågetyperna sorteras noggrant, eftersom de definierar tonen och betydelsen av att ställa en fråga överhuvudtaget.
7. Lägg ner tid på att utforma undersökningen
Nu när det är klart vad som ska ingå i en enkät är det också viktigt att lägga lite tid på att utforma en enkät och göra den presentabel. Undersökningen måste skapa kännedom om varumärket hos respondenterna. För detta kan den som skapar undersökningen använda varumärkesspråket (varumärkeslogotyp och varumärkesfärg). så att respondenterna kan korrelera med den.
8. Analysera svaren efter insamlingen
När du har skickat ut enkäten samlar du in alla svar och upprätthåller ett dokument eller Excel-ark för de insamlade svaren. Detta Excel-ark bör innehålla alla nämnda klassificeringar av undersökningen så att du har alla uppgifter på plats. Du måste se till att du följer detta steg och kategoriserar data i beteende, psykografi och demografi. För alla forskare är det oerhört viktigt att ha organiserade data så att det blir lätt att analysera, förutsäga resultat och skriva rapporter.
9. Sammanställa en sammanfattande rapport
När du har samlat in svar och analyserat dem kan du dela din analys med dina kunder. I det här skedet bör du ha alla data som samlats in från undersökningarna i ett visst format. Läsarna bör få en tydlig bild av ditt mål, dvs. vad försökte du uppnå med undersökningen? Se till att du tar upp frågor som: föredrar/använder användarna en viss produkt eller tjänst? Vilken produkt föredrar användarna? Några kommentarer?
10. Slutför din handlingsplan.
Utarbeta din slutliga handlingsplan på grundval av ditt mål, sammanställda svar och dra slutsatser. Gör din slutgiltiga plan och börja genomföra ändringarna.
Läs mer: Frågor för enkätundersökningar vid medarbetarmöten + mall för provformulär
Är du redo att skapa en arbetsplatskultur där alla kan nå sin fulla potential? Lär dig mer om hur du kan få löpande feedback från dina anställda och börja vidta åtgärder för att få en positiv inverkan på din organisation. QuestionPro Workforce.
