ข้อมูลที่ชัดเจน: มันคืออะไร + คู่มือปฏิบัติ

ระบบการจัดการฐานข้อมูลสําหรับธุรกิจของคุณอาจเพิ่งเริ่มต้น หากเป็นเช่นนั้น คุณควรตระหนักว่าข้อมูลที่ชัดเจนเป็นหนึ่งในข้อมูลประเภทสําคัญที่คุณสามารถรวบรวมและเผยแพร่เพื่อสนับสนุนองค์กรของคุณ

คุณสามารถรับประกันความสําเร็จของบริษัทของคุณได้ ดังนั้นเราจะครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณจําเป็นต้องรู้เกี่ยวกับข้อมูลที่ชัดเจนในบล็อกนี้รวมถึงสิ่งที่เป็นวิธีการรวบรวมและจัดเก็บข้อดีกลยุทธ์และตัวอย่าง

ข้อมูลที่ชัดเจนคืออะไร

ข้อมูลที่โจ่งแจ้งคือข้อมูลที่นําเสนอโดยเจตนาและยอมรับตามมูลค่าที่ตราไว้โดยไม่ต้องตีความหรือวิเคราะห์เพิ่มเติม ประกอบด้วยรายละเอียดที่ให้ไว้ในแบบสํารวจและการสมัครเป็นสมาชิก

ข้อมูลที่โจ่งแจ้งคือข้อมูลและข้อมูลที่ง่ายต่อการพูด จด และแบ่งปัน สมมติว่าคุณสร้างแอป WordPress ใหม่และเขียนคําแนะนําโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีใช้งาน คําแนะนําเหล่านี้เป็นข้อมูลที่ชัดเจนของคุณ ต้องมีข้อมูลประเภทนี้มากกว่านี้

ซึ่งแตกต่างจาก ข้อมูลโดยนัยซึ่งสามารถดึงออกมาจากการตรวจสอบข้อมูลที่ชัดเจนเท่านั้นมันเป็นข้อมูลที่ส่งโดยสมัครใจ

สมมติว่าในการสมัครเป็นสมาชิกออนไลน์สําหรับร้านค้าข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับที่อยู่อาศัยและสถานที่ทํางานของผู้สมัครอาจเปิดเผยข้อมูลโดยนัยเกี่ยวกับร้านค้าที่พวกเขามีแนวโน้มที่จะเยี่ยมชมมากที่สุดและเวลาที่ดีที่สุดในการจับพวกเขาที่นั่น

คําอธิบายเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับคู่มือปฏิบัติเกี่ยวกับข้อมูลที่ชัดเจน

ข้อมูลที่โจ่งแจ้งคือข้อมูลที่สามารถจัดระเบียบ จัดเก็บ ตีความ และแบ่งปันได้อย่างเป็นประโยชน์ ข้อมูลนี้มักจะแบ่งปันกับผู้อื่นผ่านฐานข้อมูล คู่มือ หนังสือ หรือวิดีโอที่แสดงวิธีการทําบางสิ่ง

รายงานทางการเงินของบริษัทของคุณ ซึ่งแสดงจํานวนเงินที่ทําและใช้จ่าย เป็นตัวอย่างเนื่องจากผู้อื่นสามารถเข้าถึง อ่าน และใช้ข้อมูลนี้ได้

บันทึกและจัดเก็บข้อมูลที่ชัดเจนของบริษัทของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อมูลที่โจ่งแจ้งสามารถขับเคลื่อนการเติบโตขององค์กรหรือบริษัทของคุณได้ นี่คือวิธีการ:

• บันทึกงานของคุณอย่างถูกต้อง:

เมื่อใดก็ตามที่คุณทํางานเกี่ยวกับสิ่งใหม่ ๆ ให้พยายามเขียนและรวบรวมข้อเท็จจริงที่ชัดเจนที่สําคัญเป็นเอกสารหรือหนังสือและอัปเดตอยู่เสมอ นอกจากนี้ ให้ดูรายการเอกสารของคุณและเติมช่องว่างข้อมูล เช่น:

• สอบถามเกี่ยวกับช่องว่างของข้อมูลและการอัปเดตกับพนักงานของคุณ
• ตรวจสอบความคิดเห็นของผู้บริโภคเพื่อดูว่าพวกเขาต้องการข้อมูลเพิ่มเติมที่ใด
• ประเมินประสิทธิภาพของทีมที่อาจใช้ข้อมูลเพิ่มเติม

• สร้างแนวทางการสร้างเนื้อหาที่ชัดเจน:

ข้อมูลที่โจ่งแจ้งเป็นทรัพยากรแบบไดนามิกที่เปลี่ยนแปลงเมื่อพนักงานและสมาชิกในทีมส่งผลต่อการพัฒนาและโครงสร้างของบริษัทของคุณ เมื่อ บริษัท ของคุณเติบโตขึ้นโครงสร้างการผลิตและการพัฒนาเนื้อหามีความสําคัญ

หากไม่มีโครงสร้างตามด้วยทีมสร้างเนื้อหาทั้งหมดบุคลากรจะเขียนในรูปแบบและสไตล์ที่แตกต่างกันซึ่งเป็นอุปสรรคต่อเวิร์กโฟลว์ คุณต้องมีซอฟต์แวร์การจัดการความรู้ที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้คุณควบคุมการจัดรูปแบบและการจัดระเบียบได้อย่างสมบูรณ์เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารมีความสม่ําเสมอ

• การแบ่งส่วนเอกสารฐานข้อมูล:

การเรียกดูข้อมูลและเอกสารจํานวนมากในห้องสมุดบริษัทของคุณเพื่อหาข้อมูลเล็กๆ น้อยๆ ไม่ใช่เรื่องสนุก เมื่อองค์กรของคุณเติบโตขึ้นเอกสารที่เก็บไว้อาจพันกันทําให้ยากต่อการค้นหาสิ่งที่คุณหรือทีมของคุณต้องการ

หากไม่มีข้อมูลที่ถูกต้องเมื่อจําเป็น พนักงานและลูกค้าของคุณก็ไม่มีประโยชน์ โซลูชันนี้คือการแบ่งกลุ่มและจัดหมวดหมู่ฐานข้อมูลทั้งหมดอย่างเหมาะสมตั้งแต่เริ่มแรก

เหตุใดจึงดีสําหรับธุรกิจของคุณในการบันทึกความรู้ที่ชัดเจน

ตอนนี้เราได้กําหนดไว้แล้ว คุณอาจสงสัยว่าเหตุใดคุณจึงควรรวบรวมและแบ่งปันข้อมูลที่ชัดเจน นี่คือสาเหตุสําคัญ:

• สร้างฐานความรู้ของพนักงาน

การสร้างฐานข้อมูลภายในด้วยข้อมูลบริษัท ผลิตภัณฑ์ และบริการ และทําให้พนักงานสามารถเข้าถึงได้สามารถช่วยบริษัทของคุณได้หลายวิธี บุคลากรที่มีอยู่สามารถขัดเกลาความรู้และความสามารถของตนในขณะที่ฝึกอบรมบุคลากรใหม่

เมื่อองค์กรของคุณมีเอกสารข้อมูลภายใน คุณสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับสถานะ โครงการใหม่ ฯลฯ ได้อย่างง่ายดาย พวกเขายังสามารถเข้าถึงข้อมูลและทรัพยากรที่จําเป็นในการตัดสินใจที่รวดเร็วและชาญฉลาดยิ่งขึ้นสําหรับบริษัทของคุณ

• ปรับปรุงการบริการลูกค้าและการสื่อสาร

การจัดทําเอกสารข้อมูลที่ชัดเจนสําหรับบริษัทของคุณช่วยปรับปรุง การสื่อสารของพนักงาน เนื่องจากทุกคนสามารถดู อ่าน และทําความเข้าใจข้อมูลเดียวกันได้

นอกจากนี้ยังช่วยให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนของคุณให้การดูแลลูกค้าที่ดีขึ้น เนื่องจากพวกเขาสามารถเข้าถึงข้อเท็จจริงและข้อมูลทั้งหมดได้โดยไม่ต้องถามผู้สูงอายุ พวกเขาสามารถสื่อสารได้อย่างชัดเจนว่าต้องทําอะไรหรือแก้ไข

• เพิ่มความน่าเชื่อถือและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด

เพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายของการสื่อสารที่ชัดเจนการเขียนนโยบายและขั้นตอนของคุณเป็นข้อมูลที่ชัดเจนสําหรับทีมของคุณจะทําให้โอกาสที่พนักงานจะทําผิดพลาดน้อยลง เมื่อทํางานหรือช่วยเหลือลูกค้าพนักงานสามารถดูเอกสารที่มีอยู่เพื่อปฏิบัติตามขั้นตอนที่เหมาะสมและทํางานได้อย่างถูกต้อง

• ติดตามความคืบหน้าได้อย่างง่ายดายและหลีกเลี่ยงการทําซ้ํา

จัดระเบียบข้อมูลที่ชัดเจนในฐานข้อมูลของบริษัทของคุณภายใต้ชื่อแบรนด์ของคุณเพื่อติดตามโครงการและความรับผิดชอบต่างๆ ดังนั้นโซลูชันขององค์กรสามารถจัดทําเป็นเอกสารและใช้อีกครั้ง

พนักงานอาจเรียนรู้จากชัยชนะของผู้อื่นแทนที่จะแก้ปัญหาที่เทียบเคียงได้ตั้งแต่ต้น ความเข้าใจนี้สามารถช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีสมาชิกในทีมทําซ้ําข้อเท็จจริงหรือข้อมูลที่เป็นเอกสาร จะเสียเวลาน้อยลงในการทํางานซ้ํา

• ป้องกันการสูญหายของข้อมูลบริษัท

การจัดเก็บข้อมูลที่ชัดเจนจะช่วยให้องค์กรของคุณหลีกเลี่ยงการสูญหายของข้อมูลได้อย่างไร หากสมาชิกคนสําคัญของทีมของคุณลาออกพวกเขาสามารถสร้างช่องว่างของข้อมูลได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาเป็นคนเดียวที่รู้วิธีจัดการกับส่วนสําคัญของธุรกิจของคุณ หากคุณจัดทําเอกสารข้อมูลที่มีค่า คุณสามารถมั่นใจได้ว่าจะไม่เกิดขึ้น และไม่มีใครสามารถคัดลอกได้

• ปรับปรุงผลิตภัณฑ์และขั้นตอน

ข้อมูลที่โจ่งแจ้งช่วยให้คุณสร้างวิธีการและขั้นตอนที่เป็นมาตรฐานที่ช่วยให้องค์กรของคุณเป็นเลิศ เพียงบันทึก บันทึก จัดระเบียบ และแบ่งปันความรู้ทั่วไปของบริษัทของคุณ

คุณสามารถใช้เพื่อสร้างแนวคิดใหม่ ๆ และปรับปรุงธุรกิจของคุณ เพื่อให้มั่นใจว่าจะเติบโตแบบทวีคูณ

กลยุทธ์การจัดการข้อมูลที่ชัดเจน

การจัดทําเอกสารและเพิ่มข้อมูลที่ชัดเจนให้สูงสุดนั้นเป็นเรื่องยาก ความท้าทายนี้ต้องการการวางแผน กลยุทธ์ และระบบการจัดการข้อมูลที่เชื่อถือได้ เนื่องจากช่วยให้องค์กรของคุณใช้ความรู้และประสบความสําเร็จทางการเงินได้ในที่สุด

• กําหนดเป้าหมายการเก็บข้อมูลและถ่ายโอนข้อมูลที่ชัดเจน

คุณควรกําหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนในการรวบรวมและถ่ายโอนข้อมูลที่ชัดเจนของงานของคุณ การระบุเวลาและวิธีที่องค์กรของคุณสูญเสียความเชี่ยวชาญและข้อมูลใดที่พนักงานของคุณต้องการเป็นสิ่งสําคัญ จากทฤษฎีเหล่านี้สร้างเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว

• เติมช่องว่างข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

ติดตามช่องว่างข้อมูลของคุณในฐานข้อมูลและเอกสารใดที่จําเป็นต้องอัปเดต ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว ดูว่าวิชาใดขาดหายไปหรืออาจปรับปรุงสําเนาหนึ่งชุดได้อย่างไร ถามพนักงานของคุณว่าต้องการบันทึกความรู้อะไรบ้าง ดูขั้นตอนของคุณเพื่อระบุว่าควรบันทึกงานใด

• เลือกเครื่องมือที่ทันสมัยเพื่อรวบรวมและแบ่งปันข้อมูลที่ชัดเจน

แต่สมมติว่าคุณไม่มีเครื่องมือและโซลูชันในการรวบรวมข้อมูลของคุณและแสดงอย่างน่าสนใจ ในกรณีนี้ คุณจะไม่สามารถจัดการข้อมูลที่โจ่งแจ้งของคุณได้ เนื่องจาก ระบบการจัดการข้อมูล มีความสําคัญต่อแผนของคุณ คุณจึงต้องการเครื่องมือที่จะช่วยคุณจัดการข้อมูลจากส่วนกลางในขณะที่อนุญาตให้ผู้ร่วมให้ข้อมูลเข้าถึงระบบได้

• รวบรวมความคิดเห็นโดยใช้การวิเคราะห์และฟีเจอร์

เพื่อออกแบบเอกสารเว็บไซต์ที่ยอดเยี่ยมที่สุดและประเมินความสําเร็จด้วยการวิเคราะห์และการรายงานเชิงลึก ข่าวกรองธุรกิจเชิงปฏิบัติอาศัยการทํางานร่วมกันระหว่าง การวิเคราะห์และการรายงาน ซึ่งการวิเคราะห์จะเปิดเผยข้อมูลเชิงลึกอันมีค่า และการรายงานจะสื่อสารสิ่งที่ค้นพบเหล่านี้ไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ถามผู้บริโภคผู้เข้าชมเว็บไซต์หรือเพื่อนร่วมทีมว่าพวกเขาพบว่าข้อมูลของคุณมีประโยชน์และเข้าใจง่ายหรือไม่

เรียนรู้เกี่ยวกับ: เครื่องมือรวบรวมข้อมูลที่ดีที่สุด

บทสรุป

ผู้บริโภคที่ส่งข้อมูลอย่างแข็งขันเป็นข้อมูลที่ชัดเจน ชื่อ เพศ ที่อยู่อีเมล และที่อยู่บ้านมักจะได้รับหลังจากการทําธุรกรรมครั้งแรกของลูกค้าหรือเมื่อสมัครรับจดหมายข่าวหรือข้อมูลอื่นๆ ทางออนไลน์

จากข้อมูลนี้ บริษัทต่างๆ สามารถปรับแต่งการตั้งค่าเพื่อให้ตัวเลือกที่มีแนวโน้มจะดึงดูดผู้ซื้อ เช่น การเน้นแฟชั่นยอดนิยมในสถานที่ตั้งของตน

QuestionPro เป็นมากกว่าซอฟต์แวร์สํารวจเพราะให้บริการโซลูชั่นสําหรับทุกปัญหาและธุรกิจ นอกจากนี้เรายังมีเครื่องมือการจัดการข้อมูล เช่น ที่เก็บการวิจัยของเรา: InsightsHub

เรียนรู้เกี่ยวกับ: การจัดการข้อมูลลูกค้า

องค์กรทั่วโลกกําลังใช้ซอฟต์แวร์และระบบการจัดการ ความรู้ เช่น InsightsHub เพื่อปรับปรุง กลยุทธ์การจัดการข้อมูล ลดเวลาที่ใช้ในการรับข้อมูลเชิงลึก และใช้ข้อมูลในอดีตได้ดีขึ้นในขณะที่ลดต้นทุนและเพิ่ม ROI

ศึกษาเพิ่มเติม