กระบวนการจัดซื้อ: คําจํากัดความ ขั้นตอนสําคัญ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ธุรกิจทั้งหมดจําเป็นต้องซื้อสินค้าหรือบริการเพื่อตอบสนองความต้องการในแต่ละวัน หากคุณไม่มีวิธีซื้อของและบริการที่เป็นทางการ คุณอาจใช้จ่ายมากกว่าที่คุณต้องการ ขั้นตอนการซื้อมาถึงที่นี่

วิธีที่คุณตั้งค่ากระบวนการซื้อจะส่งผลกระทบอย่างมากต่อธุรกิจของคุณ ไม่ใช่แค่ในแง่ของการจัดการต้นทุนและค่าใช้จ่าย แต่ยังรวมถึงการดําเนินงานที่ดีด้วย การเรียนรู้และใช้ขั้นตอนและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับกระบวนการซื้อของคุณสามารถช่วยลดของเสียและปกป้องธุรกิจของคุณจากความเสี่ยงและต้นทุนที่ไม่จําเป็น

และคุณยังสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ใช้ประโยชน์สูงสุดจากทุกดอลลาร์ที่ใช้ไปในแง่ของประสิทธิภาพ

ขั้นตอนการจัดซื้อคืออะไร?

ขั้นตอนของธุรกิจในการซื้อเรียกว่ากระบวนการจัดซื้อ ธุรกิจมักจะต้องผ่านกระบวนการที่เป็นทางการเมื่อซื้อสินค้า นอกจากนี้ เมื่อพวกเขาต้องการซื้อบางอย่าง พวกเขาอาจต้องค้นคว้า รับข้อมูลจากแผนกต่างๆ เจรจาต่อรอง และส่งการชําระเงิน

กระบวนการจัดซื้อเกี่ยวข้องกับขั้นตอนที่ง่ายและจําเป็นที่องค์กรและบุคคลใช้ในการซื้อสิ่งของที่ต้องการ

อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวิธีการทํางานของบริษัทและสิ่งที่ต้องการ แต่ขั้นตอนในกระบวนการนี้มักจะมีดังต่อไปนี้:

• การตรวจสอบและอนุมัติคําขอซื้อ
• การทําและส่งใบสั่งซื้อ
• การเจรจาต่อรองราคา สัญญา หรือวิธีการชําระเงิน
• ติดตามการใช้จ่าย

ในกระบวนการจัดซื้อ มีคนจํานวนมากที่เกี่ยวข้อง เช่น ทีมจัดซื้อและการเงิน ผู้ร้องขอ ผู้อนุมัติ ผู้ขาย/ซัพพลายเออร์ และแผนกจัดซื้อและบัญชีเจ้านี้

ความสําคัญของกระบวนการจัดซื้อ

กระบวนการจัดซื้ออย่างเป็นทางการมีความสําคัญมากสําหรับคุณด้วยเหตุผลหลายประการ มาแจกแจงประเด็นสําคัญบางประการเพื่อทําความเข้าใจความสําคัญ:

• ประหยัดค่าใช้จ่าย

ขั้นตอนการซื้อก็เหมือนกับซูเปอร์ฮีโร่ที่ประหยัดเงินของคุณ ช่วยให้คุณเปรียบเทียบราคา ค้นหาส่วนลด และเจรจาข้อตกลง ซึ่งหมายความว่าคุณจะได้รับผลตอบแทนที่ดีที่สุดสําหรับเงินของคุณ ด้วยกระบวนการที่มีโครงสร้างที่ดี คุณสามารถหลีกเลี่ยงการซื้อที่หุนหันพลันแล่นและมั่นใจได้ว่าคุณจะใช้จ่ายเงินอย่างชาญฉลาด

• การประกันคุณภาพ

คุณต้องการให้แน่ใจว่าสิ่งที่คุณซื้อนั้นคุ้มค่ากับเงินของคุณ กระบวนการจัดซื้อที่เหมาะสมช่วยให้คุณค้นคว้าและประเมินคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการได้ ช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด ป้องกันไม่ให้คุณจบลงด้วยรายการที่ต่ํากว่ามาตรฐานหรือบริการที่ไม่ดีที่อาจทําให้คุณผิดหวัง

• การคุ้มครองทางกฎหมาย

กระบวนการจัดซื้อที่ทันสมัยทําหน้าที่เป็นเกราะป้องกันทางกฎหมายของคุณ มันสะกดข้อกําหนดและเงื่อนไขของการซื้อของคุณ ซึ่งอาจมีความสําคัญหากมีปัญหาเกิดขึ้น ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทั้งคุณและผู้ขายเข้าใจตรงกัน ซึ่งช่วยลดโอกาสที่จะเกิดความเข้าใจผิดหรือข้อพิพาท หากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นกระบวนการที่ชัดเจนอาจเป็นตั๋วสู่การแก้ปัญหาที่ยุติธรรม

• ประสิทธิภาพและการบริหารเวลา

เวลามีค่า และกระบวนการจัดซื้อที่มีโครงสร้างช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากเวลานี้ ช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกิจกรรมการช้อปปิ้งหรือการจัดซื้อจัดจ้างของคุณทําให้กระบวนการทั้งหมดเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณจะไม่เสียเวลาวิ่งจากร้านค้าหนึ่งไปยังอีกร้านหนึ่งหรือค้นหาผลิตภัณฑ์ทางออนไลน์อย่างไม่รู้จบ คุณทําตามแผนการที่มีการจัดระเบียบอย่างดีซึ่งช่วยประหยัดเวลาและความพยายามแทน

• ความโปร่งใสและความรับผิดชอบ

กระบวนการซื้อเป็นเหมือนหน้าต่างโปร่งใสในการใช้จ่ายของคุณ ทําให้ทุกอย่างเปิดกว้างและมองเห็นได้ซึ่งจําเป็นสําหรับการเงินส่วนบุคคลและการดําเนินธุรกิจ ความโปร่งใสนี้ช่วยลดโอกาสในการฉ้อโกงหรือข้อผิดพลาดในการซื้อของคุณ

คุณรู้ว่าเงินของคุณไปที่ไหน ทําไมคุณถึงใช้จ่าย และใครเป็นผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ

กระบวนการจัดซื้อและการจัดซื้อแตกต่างกันอย่างไร?

มาพูดถึงความแตกต่างระหว่างกระบวนการจัดซื้อและการจัดซื้อ:

• ขั้นตอนการจัดซื้อ

เมื่อคุณอยู่ในกระบวนการซื้อ คุณกําลังมุ่งเน้นไปที่การซื้อสิ่งของ มันเหมือนกับการไปที่ร้านและเลือกผลิตภัณฑ์ที่คุณต้องการ ส่วนนี้เกี่ยวกับการค้นหาราคาที่ดีที่สุด เจรจาข้อตกลง และการซื้อจริง

ในแง่หนึ่งการซื้อก็เหมือนกับข้อตกลงครั้งเดียว คุณกําลังซื้อสิ่งที่คุณต้องการ และเมื่อเสร็จแล้ว คุณก็เดินหน้าต่อไป มันเหมือนกับการทําธุรกรรมมากกว่า

• กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

ตอนนี้ ให้คิดว่าการจัดซื้อจัดจ้างเป็นภาพรวมที่ใหญ่ขึ้น ไม่ใช่แค่การซื้อของเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับกระบวนการทั้งหมดเพื่อให้ได้สิ่งที่องค์กรของคุณต้องการด้วย การเจรจาสัญญาการจัดการความสัมพันธ์และแม้กระทั่งการคิดถึงผลกระทบระยะยาวของการตัดสินใจซื้อของคุณโดยแผนกจัดซื้อ

การจัดซื้อจัดจ้างเป็นเหมือนการเดินทางทั้งหมด ไม่ใช่แค่การซื้อของครั้งเดียว แต่จัดการการซื้อของคุณเมื่อเวลาผ่านไป มันเป็นกลยุทธ์มากกว่าเล็กน้อย เช่น การวางแผนสําหรับอนาคต

ดังนั้นความแตกต่างที่สําคัญคือการจัดซื้อก็เหมือนกับการกระทําระยะสั้นของการซื้อในขณะที่การจัดซื้อเป็นกลยุทธ์ระยะยาวที่ใหญ่กว่าว่าองค์กรของคุณจะได้รับสิ่งที่ต้องการอย่างไร ทั้งสองมีความสําคัญ แต่มุ่งเน้นไปที่แง่มุมต่างๆ ของกระบวนการซื้อ

ในองค์กรขนาดใหญ่ทีมจัดซื้อจัดจ้างเฉพาะมีบทบาทสําคัญในการพัฒนาและดําเนินการตามกลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างในระยะยาวเพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรจะได้รับมูลค่าสูงสุดจากการซื้อเมื่อเวลาผ่านไป

ขั้นตอนสําคัญของกระบวนการจัดซื้อ

โดยปกติกระบวนการจัดซื้อจะเป็นวงจร โดยแต่ละขั้นตอนต้องการข้อมูลและการอนุญาต ทุกธุรกิจจะเพิ่มสัมผัสพิเศษ แต่โดยทั่วไปกระบวนการซื้อจะเป็นไปตามรูปแบบขั้นตอนที่รู้จักกันดี พวกเขาจะได้รับด้านล่าง:

• ทําความเข้าใจความต้องการทางธุรกิจ

แม้ว่านี่จะไม่ใช่ขั้นตอน แต่ก็เป็นจุดเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยมหากคุณต้องการจัดการวิธีที่ธุรกิจใช้จ่ายเงินหาวิธีประหยัดเงินลดการใช้จ่ายที่ไม่จําเป็นและจัดการกับปัญหาห่วงโซ่อุปทาน

ตัวอย่างเช่น หากบริษัทต้องการสินค้าจํานวนมาก เช่น โทรศัพท์มือถือ อาจมีโอกาสเจรจาส่วนลด

• สร้างใบขอซื้อสินค้า

กระบวนการจัดซื้อจะเริ่มต้นเมื่อมีคนส่งคําขอซื้อและส่งเข้ามา คุณสามารถเร่งกระบวนการนี้และปรับปรุงกระบวนการร้องขอได้โดยการสร้างแบบฟอร์มคําขอมาตรฐาน ด้วยวิธีนี้ คําขอซื้อจะเหมือนกันและตรงกับความต้องการในการจัดการข้อมูลของทีมของคุณ

• คัดกรองคําขอ

การคัดกรองคําขอซื้อช่วยให้มั่นใจได้ว่าการซื้อทั้งหมดของ บริษัท นั้นถูกต้องไม่เกินงบประมาณและที่สําคัญที่สุดคือจําเป็นจริง

• ค้นหาซัพพลายเออร์

เมื่อคําขอได้รับการคัดกรองและอนุมัติสําหรับการจัดหาแล้ว ทีมจัดซื้อจะมองหาซัพพลายเออร์หรือผู้ขายเพื่อตอบสนองคําขอ สําหรับสิ่งนี้ คุณต้องเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดหาเชิงกลยุทธ์และความสําคัญในการหาซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุด

• ขอข้อเสนอ

เมื่อได้แหล่งที่มาของผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุดแล้ว เป็นเรื่องปกติที่ทีมจัดซื้อจะขอข้อเสนอเพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการอยู่ในงบประมาณ สามารถส่งมอบได้ตรงเวลา และเป็นไปตามนโยบายหรือข้อกําหนดของธุรกิจของคุณ

• เจรจาต่อรองค่าใช้จ่ายและเงื่อนไขสัญญา

บางครั้งอาจทําเครื่องหมายในช่องทั้งหมดยกเว้นการกําหนดราคาหรือเงื่อนไขการชําระเงิน ตัวอย่างเช่น คุณภาพอาจต้องได้รับการปรับปรุง แต่ซัพพลายเออร์อาจเป็นคนเดียวที่สามารถตอบสนองความต้องการได้ภายในวันที่กําหนด ในกรณีนี้ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจะพยายามเจรจาต่อรองยอดรวมการซื้อที่สมเหตุสมผลมากขึ้น

• การอนุญาต

คําขอซื้อจะจัดทําขึ้นสําหรับการอนุมัติขั้นสุดท้ายหากทุกขั้นตอนของกระบวนการ รวมถึงต้นทุน การจัดส่ง และขั้นตอนการชําระเงินเป็นไปตามข้อกําหนด หากถูกปฏิเสธ ทีมจัดซื้อจะแจ้งให้ผู้ร้องขอทราบหรือพยายามค้นหาแหล่งที่มาหรือผู้ขายรายอื่น

การขาดการอนุมัติของผู้จัดการแผนก การซื้อซ้ําซ้อน ต้นทุนสูง และความล้มเหลวในการมอบมูลค่าที่เพียงพอให้กับ บริษัท เป็นสาเหตุบางประการที่อาจทําให้บริษัทถูกปฏิเสธได้

• ออกใบสั่งซื้อ

เมื่อได้รับการอนุมัติทั้งหมดแล้ว ทีมจัดซื้อจะทําใบสั่งซื้อตามรายละเอียดของคําขอซื้อที่ได้รับอนุมัติ และส่งไปยังซัพพลายเออร์หรือผู้ขายที่เลือกเพื่อกรอกเพื่อประเมินซัพพลายเออร์

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับกระบวนการจัดซื้อ

ใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้เพื่อให้กระบวนการจัดซื้อเป็นไปอย่างราบรื่น

• ทําให้กระบวนการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพเป็นแบบอัตโนมัติ

เมื่อใดก็ตามที่ทําได้พยายามทําให้กระบวนการจัดซื้อเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยซอฟต์แวร์การซื้ออัตโนมัติธุรกิจสามารถลดระยะเวลาที่ใช้ในการซื้อบางสิ่งทําให้ผู้คนทํางานได้ง่ายขึ้นลดข้อผิดพลาดและลดงานเอกสาร

ซอฟต์แวร์การซื้อระบบอัตโนมัติจะมีประโยชน์หากธุรกิจของคุณซื้อจํานวนมากจากซัพพลายเออร์รายเดียวกันซ้ําแล้วซ้ําเล่า

• เก็บบันทึกที่ถูกต้อง

เก็บบันทึกที่ถูกต้องของกระบวนการซื้อทั้งหมด ซึ่งรวมถึงบันทึกของซัพพลายเออร์ที่เป็นไปได้การเจรจาการขายการคืนสินค้าและธุรกรรมอื่น ๆ คุณอาจต้องการเปลี่ยนไปใช้ซัพพลายเออร์รายอื่นหรือมีปัญหากับซัพพลายเออร์ที่คุณมีอยู่แล้ว

การเก็บบันทึกที่ถูกต้องของทุกขั้นตอนกระบวนการซื้อช่วยลดปัญหาและงานเพิ่มเติมในอนาคต

• ทบทวนความต้องการของคุณบ่อยๆ

ความต้องการของบริษัทเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา บางครั้งธุรกิจต้องการสิ่งใหม่ทั้งหมด และบางครั้งก็ต้องการเวอร์ชันอื่นของสิ่งที่มีอยู่แล้ว ทําให้เป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจของคุณเป็นประจําเพื่อดูสิ่งที่คุณต้องการในตอนนี้ และสิ่งที่คุณซื้อตรงตามความต้องการเหล่านั้นหรือไม่

การจับตาดูการดําเนินงานของคุณอย่างสม่ําเสมอ คุณจะสามารถค้นหาปัญหาและแก้ไขได้เร็วขึ้น ช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโตในขณะที่คุณตัดสินใจใช้จ่ายอย่างชาญฉลาด

บทสรุป

กระบวนการจัดซื้อเป็นธุรกรรมและเป็นระบบเป็นหลัก แต่คุณยังคงควรใช้กลยุทธ์จากผู้เชี่ยวชาญเพื่อช่วยบริษัทของคุณมากยิ่งขึ้น การใช้ขั้นตอนและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่เราได้แบ่งปัน ทีมจัดซื้อของคุณจะได้รับการประหยัดและประสิทธิภาพในอีกหลายปีข้างหน้า

ตอนนี้ได้เวลาสร้างกระบวนการซื้อของคุณ คุณจะต้องวิเคราะห์ตลาด ธุรกิจ และลูกค้าของคุณ หากคุณต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับกระบวนการวิเคราะห์ QuestionPro พร้อมให้คุณ

QuestionPro CX เป็นซอฟต์แวร์สํารวจที่ช่วยคุณวิเคราะห์ธุรกิจและจัดการความคิดเห็นของลูกค้า ติดต่อเราทันทีเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับวิธีการทํา

เรียนรู้เพิ่มเติม ทดลองใช้ฟรี

คําถามที่พบบ่อย (FAQ)