การขาดงาน: มันคืออะไร สาเหตุ และจะป้องกันได้อย่างไร?

ในการทําความเข้าใจการขาดงานก่อนอื่นเราควรเข้าใจว่าการขาดงานหมายความว่าอย่างไร การขาดงานเป็นช่วงเวลาหรือเหตุการณ์เมื่อคุณไม่ได้ทํางาน ผู้คนไม่ได้ทํางานเพราะป่วยป่วยจาก ความเครียดในที่ทํางานหรือด้วยเหตุผลอื่น ๆ

การขาดงานของพนักงานอาจดูเหมือนไม่ใช่เรื่องใหญ่ในตอนแรก ท้ายที่สุดวิกฤตก็เกิดขึ้น การหาเก้าอี้ว่างหนึ่งหรือสองตัวในบริษัทของคุณเป็นเรื่องปกติสําหรับคุณในฐานะเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้จัดการ

กะถูกเปลี่ยนไปรอบๆ และการเห็นทีมของคุณช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานที่ป่วยอาจเป็นเรื่องที่ดี แต่สิ่งต่าง ๆ จะแย่ลงเมื่อผู้คนออกจากงานโดยไม่มีเหตุผลที่ดีบ่อยขึ้น เช่น อย่างน้อยเดือนละครั้งหรือสัปดาห์ละครั้ง

บางครั้งมันก็กลายเป็นรูปแบบ และน่ากลัวยิ่งกว่านั้นเมื่อพนักงานกลุ่มเดียวกันเริ่มขาดงานบ่อยครั้งโดยไม่มีเหตุผลที่ดี ก่อนที่เราจะพูดถึงสาเหตุของการขาดงานเราจะลงลึกถึงคําจํากัดความและประเภทของมัน

การขาดงานคืออะไร?

ก่อนอื่นเรามาพูดถึงความหมายของการขาดงานหรือไม่มาทํางานกัน การขาดงานเกิดขึ้นเมื่อพนักงานไม่มาถึงที่ทํางานตรงเวลาซ้ําแล้วซ้ําเล่า นี่คือความจริงสําหรับทั้งพนักงานประจําและนอกเวลา

การขาดงานของพนักงานมักเกิดขึ้นโดยบังเอิญ เช่น เมื่อมีคนป่วย แต่ก็สามารถวางแผนได้ในระหว่างการนัดหยุดงานหรือโดยเจตนา คําจํากัดความนี้ขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงที่ว่าบุคคลนั้นควรจะทํางาน

ซึ่งหมายความว่าวันหยุด การลาส่วนตัว หน้าที่คณะลูกขุน และการขาดงานอื่นๆ จะไม่นับเป็นการขาดงาน การขาดงานของพนักงานมักเรียกว่าการขาดงาน ป่วย ข้าม หรือลางาน

แม้ว่าจะเป็นเรื่องปกติที่จะขาดงานเป็นครั้งคราวเนื่องจากความเจ็บป่วยหรือเหตุฉุกเฉิน แต่ก็เป็นปัญหาเมื่อเกิดขึ้นซ้ําแล้วซ้ําเล่า นอกจากนั้น เมื่อส่งผลกระทบต่อพนักงานมากกว่าหนึ่งคน

ประเภทของการขาดงาน

การขาดงานสามารถแสดงออกในรูปแบบต่างๆ โดยแต่ละรูปแบบมีสาเหตุและผลกระทบของตัวเอง ต่อไปนี้เป็นการขาดงานประเภททั่วไป:

• การขาดงานที่ได้รับอนุญาต

การขาดงานเหล่านี้รวมถึงการลาวันหยุดการนัดหมายการลาส่วนตัวการลาเพื่อความเป็นพ่อหรือการลาคลอดบุตรการลาด้วยความเห็นอกเห็นใจและการหยุดงานอื่น ๆ ที่พนักงานและเจ้านายตกลงกันไว้

เมื่อพนักงานขอลาและได้รับการอนุมัติแล้ว การขาดงานของพวกเขาก็ไม่ควรเป็นปัญหา งานและความรับผิดชอบทั้งหมดอาจจัดให้มีการขาดงานที่ได้รับอนุญาตของพนักงานโดยมีการเตรียมการที่เหมาะสมจากบุคคลและทีมงาน

• การขาดงานจริงที่ไม่ได้กําหนดไว้

ถึงกระนั้น คุณไม่สามารถวางแผนสําหรับครึ่งวัน เต็มวัน หรือมากกว่าหนึ่งวันจากการทํางานได้เสมอไป การขาดงานที่ไม่ได้วางแผนไว้และขาดงานจริงเป็นเพียงส่วนหนึ่งของชีวิต แม้ว่าจะอาจทําให้เกิดปัญหาในที่ทํางานก็ตาม ซึ่งรวมถึงการป่วย มีเหตุฉุกเฉินในครอบครัว หรือประสบอุบัติเหตุ

• การขาดงานโดยไม่ได้รับอนุญาต

นี่คือจุดที่การขาดงานในที่ทํางานกลายเป็นปัญหา การขาดงานโดยไม่ได้รับอนุญาตและไม่ซื่อสัตย์มักเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดที่สุดสําหรับผู้ที่ต้องทํางานของพนักงานและจัดการการขาดงานโดยรวม ตัวอย่าง เช่น การเข้าร่วมการนัดหยุดงานหรือการตัดสินใจที่จะไม่ไปทํางานโดยไม่มีเหตุผลที่แท้จริงหรือได้รับการอนุมัติ

อะไรเป็นสาเหตุของการขาดงานของพนักงาน?

การขาดงานมากเกินไปคุกคามผลผลิตที่สูญเสียไปของบริษัทของคุณ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสําคัญที่จะต้องเข้าใจสาเหตุหลักของการขาดงานในที่ทํางาน ลองสํารวจประเด็นสําคัญบางประการของสาเหตุด้านล่าง:

• การเจ็บป่วยหรือการบาดเจ็บ

บ่อยครั้งที่การขาดงานในที่ทํางานเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เนื่องจากความเจ็บป่วยหรือการบาดเจ็บ ปัญหาเกิดขึ้นเมื่อพนักงานไม่บอกเจ้านายว่าพวกเขาไม่สามารถเข้ากะได้เนื่องจากการเจ็บป่วย

แม้ว่าพวกเขาจะบอกคุณเกี่ยวกับการขาดงานหลายชั่วโมงหลังจากกะเริ่มขึ้นหรือไม่เลย แต่สิ่งสําคัญคือต้องรู้ว่านี่มักจะเป็นปัญหาง่ายๆ ที่ต้องแก้ไข

ด้วยการใช้ระบบที่พนักงานสามารถบอกทีม HR ได้อย่างง่ายดายว่าพวกเขาจะมาสายหรือขาดงาน พนักงานจะมีแนวโน้มที่จะรายงานสถานะของตนทันทีที่รู้ สิ่งนี้ช่วยให้ทีม HR ของคุณเติมเต็มช่องโหว่และครอบคลุมกะได้อย่างรวดเร็ว

• ปัญหาการเดินทาง

หากคุณขับรถไปทํางานทุกวัน คุณก็รู้อยู่แล้วว่ามีหลายสิ่งหลายอย่างที่อาจผิดพลาดระหว่างทางไปทํางาน พนักงานมักขาดเวลาทํางานเนื่องจากสภาพอากาศเลวร้ายการขนส่งสาธารณะล่าช้าการก่อสร้างปัญหารถยนต์หรืออุบัติเหตุ

• ปัญหาสุขภาพจิต

ทุกๆ ปี มีวันทํางานมากกว่า 11 ล้านวันหายไปเนื่องจากความเครียดของพนักงาน ซึ่งอาจเกิดจากความเหนื่อยหน่าย ทํางานหนักเกินไป ครอบครัว การเงิน หรือปัญหาส่วนตัว นอกจาก ความเครียดจากการทํางานแล้ว ปัญหาสุขภาพจิต เช่น ภาวะซึมเศร้า ความวิตกกังวล หรือความผิดปกติอื่นๆ มักจะทําให้พนักงานรายชั่วโมงรู้สึกแย่มากจนอาจออกจากงาน

• โรคสําคัญและเงื่อนไขระยะยาว

เมื่อพนักงานมีอาการป่วยร้ายแรง พวกเขามักจะต้องหยุดงานมากเพื่อให้ดีขึ้นและมีแผนการที่ชัดเจนว่าจะกลับไปทํางานในบทบาทของตนได้อย่างไร

เมื่อต้องรับมือกับอาการป่วยในระยะยาว พนักงานอาจต้องการสภาพแวดล้อมการทํางานที่ปรับแต่งได้หรือมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในตารางเวลาเพื่อให้มีพื้นที่สําหรับการนัดหมายทางการแพทย์เป็นประจํา

• ปัญหาส่วนตัว

เจ้านายบางคนบอกให้พนักงานทิ้งปัญหาส่วนตัวไว้ที่ประตู แต่ก็ไม่ง่ายเสมอไป สถานการณ์และสถานการณ์ที่ยากลําบาก เช่น การหย่าร้าง เรื่องเร่งด่วนที่โรงเรียนของเด็ก สมาชิกในครอบครัวป่วย หรือไม่ได้รับความช่วยเหลือเพียงพอในการดูแลเด็ก อาจนําไปสู่เหตุฉุกเฉินที่พนักงานต้องออกจากงานเพื่อดูแล

• ได้รับอนุญาต

การลาที่ได้รับจะรวมอยู่ในหมวดหมู่การขาดงานที่ได้รับอนุมัติและวางแผนไว้ และมักจะจัดการได้ง่ายกว่า ซึ่งรวมถึงการลาที่ได้รับค่าจ้างสําหรับวันหยุดที่ได้รับค่าจ้าง คลอดบุตร การลาเพื่อความเป็นพ่อ และการลาเพื่อการสูญเสีย นี่ถือเป็นสาเหตุสําคัญของการขาดงาน

• ปัญหาด้านการจัดการและทีม

เมื่อพนักงานไม่เคารพหรือเห็นด้วยกับทีมผู้บริหาร โกรธหลังจากมีประสบการณ์ที่ไม่ดีกับความเป็นผู้นํา หรือไม่เห็นด้วยกับการตัดสินใจของบริษัท พวกเขาอาจเลิกใส่ใจและโดดงานเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์หรือความเครียดที่มาพร้อมกับมัน นี่เป็นสาเหตุหลักของการขาดงาน

คุณจะลดการขาดงานของพนักงานในที่ทํางานได้อย่างไร?

ในทุกสถานที่ทํางานการขาดงานเป็นความท้าทายทั่วไปที่อาจส่งผลต่อประสิทธิภาพการทํางานและพลวัตของทีม อย่างไรก็ตาม ด้วยแนวทางที่รอบคอบและกลยุทธ์เชิงรุก นายจ้างสามารถจัดการการขาดงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและสร้างสภาพแวดล้อมการทํางานที่ดีต่อสุขภาพ มาสํารวจวิธีง่ายๆ แต่มีผลกระทบในการจัดการกับปัญหานี้กัน

• การสื่อสารที่ชัดเจน: การกําหนดความคาดหวังที่ถูกต้องเป็นสิ่งสําคัญ สื่อสารนโยบายการเข้างานของพนักงานอย่างชัดเจนกับพนักงานทุกคน รวมถึงวิธีการรายงานการขาดงานและระยะเวลาการแจ้งที่จําเป็น เมื่อทุกคนเข้าใจกฎ การแก้ไขปัญหาและการรักษาแนวทางที่ยุติธรรมและสอดคล้องกันจะง่ายขึ้น
• สร้างสภาพแวดล้อมเชิงบวก: วัฒนธรรมในที่ทํางานในเชิงบวกสามารถช่วยลดการขาดงานมากเกินไปได้มาก รับรู้และชื่นชมพนักงานของคุณสําหรับความพยายามของพวกเขา เมื่อผู้คนรู้สึกมีคุณค่าและมีแรงจูงใจ พวกเขาก็มีแนวโน้มที่จะปรากฏตัวและมีส่วนร่วมในทีมมากขึ้น
• ยอมรับความยืดหยุ่น: พิจารณาเสนอการจัดการการทํางานที่ยืดหยุ่น การอนุญาตให้พนักงานปรับตารางเวลาหรือทํางานจากระยะไกลสามารถช่วยให้พวกเขาสร้างสมดุลระหว่างงานและภาระผูกพันส่วนตัวได้ดีขึ้น
• โครงการช่วยเหลือพนักงาน (EAP): ใช้โปรแกรมช่วยเหลือพนักงานที่ให้การสนับสนุนความท้าทายส่วนบุคคลและที่เกี่ยวข้องกับงาน การมีทรัพยากรสําหรับการให้คําปรึกษาและคําแนะนําสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมีนัยสําคัญในการช่วยให้พนักงานรับมือกับความยากลําบากและมีส่วนร่วมในการทํางาน
• ความคิดริเริ่มด้านสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดี: ส่งเสริมความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานผ่านโปรแกรมด้านสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดี ความคิดริเริ่มง่ายๆ เช่น ชั้นเรียนฟิตเนส การควบคุมโรค การสัมมนาด้านสุขภาพ หรือการตรวจสุขภาพสามารถส่งเสริมวิถีชีวิตที่มีสุขภาพดีขึ้น
• การตรวจสอบและข้อเสนอแนะอย่างสม่ําเสมอ: สร้างระบบติดตามและติดตามแนวโน้มการขาดงาน วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อระบุรูปแบบหรือแผนกที่มีอัตราการขาดงานสูงกว่า
• โอกาสในการฝึกอบรมและการพัฒนา: ลงทุนในการเติบโตและการพัฒนาของพนักงานของคุณ โปรแกรมการฝึกอบรมไม่เพียงแต่เพิ่มพูนทักษะ แต่ยังช่วยเพิ่มความพึงพอใจในงานอีกด้วย
• จูงใจให้เข้าเรียนที่ดี: ใช้โปรแกรมจูงใจที่ให้รางวัลแก่การเข้าเรียนที่ดี โบนัสเล็กน้อย การหยุดพักพิเศษ หรือรางวัลที่จับต้องได้อื่นๆ สามารถกระตุ้นให้พนักงานรักษาบันทึกการเข้างานที่เชื่อถือได้

จะใช้ QuestionPro เพื่อป้องกันการขาดงานได้อย่างไร?

QuestionPro เป็นแพลตฟอร์มการสํารวจและการวิจัยที่ครอบคลุมซึ่งสามารถนําไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อป้องกันการขาดงาน ด้วยการใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติของมัน คุณสามารถรวบรวมข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าจากพนักงาน ระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้น และใช้กลยุทธ์ที่ตรงเป้าหมาย ต่อไปนี้เป็นคําแนะนําทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีใช้ QuestionPro เพื่อป้องกันการขาดงาน:

ออกแบบแบบสํารวจที่ครอบคลุม

สร้างแบบสํารวจภายใน QuestionPro ที่ครอบคลุมแง่มุมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการขาดงาน รวมคําถามเกี่ยวกับความพึงพอใจในการทํางาน ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทํางาน สุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดี และประสิทธิผลของนโยบายการเข้างานในปัจจุบัน ใช้คําถามแบบปรนัย มาตราส่วนการให้คะแนน และคําถามปลายเปิดเพื่อรวบรวมคําตอบโดยละเอียด

ประเมินความพึงพอใจของพนักงาน

รวมคําถามที่กล่าวถึงความพึงพอใจของพนักงานโดยตรง ทําความเข้าใจการรับรู้ของพวกเขาเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมในการทํางาน การสนับสนุนด้านการจัดการ และวัฒนธรรมในที่ทํางานโดยรวม ข้อมูลนี้สามารถช่วยคุณระบุพื้นที่ที่อาจนําไปสู่การขาดงาน

ตัวอย่างคําถาม:

• “ในระดับ 1 ถึง 10 คุณพอใจกับสภาพแวดล้อมการทํางานปัจจุบันของคุณมากน้อยเพียงใด”
• “คุณรู้สึกได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารในการรักษาสมดุลระหว่างชีวิตและการทํางานที่ดีหรือไม่”

สํารวจสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดี

รวมคําถามด้านสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานเพื่อเปิดเผยปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพที่ส่งผลต่อการขาดงาน สิ่งนี้สามารถช่วยในการออกแบบโปรแกรมสุขภาพที่ตอบสนองความต้องการและข้อกังวลเฉพาะ

ตัวอย่างคําถาม:

• “คุณจะให้คะแนนสุขภาพโดยรวมของคุณในระดับที่ดีถึงแย่อย่างไร”
• “คุณทราบถึงโปรแกรมสุขภาพที่บริษัทนําเสนอหรือไม่ และคุณพบว่ามีประโยชน์หรือไม่”

ประเมินความสมดุลระหว่างชีวิตและการทํางาน

ประเมินความสมดุลระหว่างชีวิตและการทํางานที่รับรู้ของพนักงาน การทําความเข้าใจความท้าทายในการสร้างสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวสามารถเปิดเผยสาเหตุที่เป็นไปได้สําหรับการขาดงาน

ตัวอย่างคําถาม:

• “คุณรู้สึกว่าภาระงานของคุณสามารถจัดการได้ ทําให้เกิดความสมดุลระหว่างชีวิตและการทํางานที่ดีหรือไม่”
• “คุณเผชิญกับความท้าทายอะไรบ้างในการรักษาสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว”

ตรวจสอบการรับรู้นโยบายการเข้างาน

รวมคําถามที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิผลของนโยบายการเข้าเรียนที่มีอยู่ ทําความเข้าใจว่าพนักงานพบว่าพวกเขาชัดเจน ยุติธรรม และให้การสนับสนุนหรือไม่ ข้อมูลเชิงลึกนี้สามารถเป็นแนวทางในการปรับเปลี่ยนนโยบายหรือการแนะนํามาตรการใหม่

ตัวอย่างคําถาม:

• “คุณพอใจกับนโยบายการเข้าเรียนในปัจจุบันมากน้อยแค่ไหน”
• “คุณคิดว่านโยบายการเข้างานสนับสนุนพนักงานอย่างเพียงพอในการจัดการสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดหรือไม่”

วิเคราะห์การตอบแบบสํารวจ

ใช้เครื่องมือวิเคราะห์ของ QuestionPro เพื่อวิเคราะห์การตอบแบบสํารวจ ระบุรูปแบบ แนวโน้ม และพื้นที่ที่ต้องให้ความสนใจ มองหาความสัมพันธ์ระหว่างความพึงพอใจของพนักงาน สุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดี และการขาดงาน

ใช้การแทรกแซงที่ตรงเป้าหมาย

จากผลการสํารวจ ให้ใช้การแทรกแซงที่ตรงเป้าหมายเพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะที่นําไปสู่การขาดงาน ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการปรับนโยบาย แนะนําโปรแกรมสุขภาพ หรือปรับปรุงช่องทางการสื่อสาร

ทบทวนและอัปเดตอย่างสม่ําเสมอ

ดําเนินการสํารวจติดตามผลเป็นระยะเพื่อประเมินผลกระทบของการแทรกแซงที่ดําเนินการ ใช้ QuestionPro เพื่อรวบรวมข้อเสนอแนะเกี่ยวกับประสิทธิผลของการเปลี่ยนแปลงและระบุความท้าทายใหม่ๆ ที่อาจเกิดขึ้น

บทสรุป

การอภิปรายข้างต้นทําให้เรามีแนวคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับการขาดงาน ประเภทของงาน อะไรเป็นสาเหตุ และวิธีป้องกัน การขาดงานเป็นปัญหาเสมอ แต่จะถึงจุดสูงสุดในฤดูกาลใดฤดูกาลหนึ่งของปี

ซึ่งอาจเป็นผลมาจากสภาพอากาศเลวร้าย ความเครียดตามฤดูกาล หรือความต้องการทางการเงินที่เพิ่มขึ้น ไม่ว่าในกรณีใด คุณต้องตรวจสอบสาเหตุพื้นฐานของการขาดงาน

QuestionPro Workforce เป็นเครื่องมือสําหรับการจัดการประสบการณ์ของพนักงาน ช่วยให้คุณเข้าใจข้อมูล ข้อมูลประชากรของพนักงาน และนิสัย นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเรียนรู้วิธีรับคําติชมของพนักงานเป็นประจําและเริ่มช่วยเหลือบริษัทของคุณ

พนักงาน QuestionPro จะช่วยให้คุณระบุปัญหาและดําเนินการเชิงกลยุทธ์เพื่อปรับปรุงความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานในขณะที่ลดการขาดงาน มาเริ่มกันเลยกับ QuestionPreo กันเลย!

จองการสาธิต เรียนรู้เพิ่มเติม