การสนทนากับลูกค้าและพนักงานเป็นวิธีที่เป็นมิตรในการเรียนรู้สิ่งที่พวกเขาคิด ซึ่งแตกต่างจากแบบทดสอบที่เป็นทางการข้อเสนอแนะการสนทนานี้ให้ความรู้สึกเหมือนการแชทแบบสบาย ๆ ทําให้ผู้ตอบแบบสอบถามสามารถแบ่งปันความคิดของพวกเขาอย่างเปิดเผยได้ง่าย
วิธีนี้ใช้ได้ดีทางออนไลน์ เช่น ในอีเมล โซเชียลมีเดีย และหน้าเว็บ นอกจากนี้ยังสามารถประสบความสําเร็จด้วยตนเองได้หากแบบฟอร์มข้อเสนอแนะทํามาอย่างดี
ในบล็อกนี้เราจะพูดถึงข้อเสนอแนะการสนทนาว่ามันคืออะไรระบุข้อดีและความยากลําบากและแบ่งปันเคล็ดลับในการทําอย่างมีประสิทธิภาพ
Conversational Feedback คืออะไร?
คําติชมจากการสนทนาหมายถึงความคิดเห็นของลูกค้าที่แชร์ผ่านการแชทหรือข้อความโดยตรง เป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการรวบรวมคําติชม เนื่องจากคุณสามารถถามคําถามเฉพาะเกี่ยวกับความคิดของลูกค้าได้
แบบสํารวจการสนทนาจะรวบรวมคําติชมจากลูกค้าหรือพนักงานในการแชทแบบไม่เป็นทางการแทนแบบสอบถามที่เป็นทางการ
แทนที่จะทําให้รู้สึกเหมือนเป็นการสัมภาษณ์ที่เข้มข้นคุณสามารถถามคําถามได้เหมือนที่คุณทําในการสนทนาปกติ สิ่งนี้ทําให้ผู้คนรู้สึกสบายใจและกระตุ้นให้พวกเขาแสดงความคิดเห็นตามความเป็นจริง
แบบสํารวจเหล่านี้จึงเหมาะสําหรับสถานที่ดิจิทัล เช่น อีเมล โซเชียลมีเดีย หรือแลนดิ้งเพจ แต่เป็นที่น่าสังเกตว่าแบบฟอร์มคําติชมการสนทนาที่ออกแบบมาอย่างดีสามารถทํางานได้เช่นกันในสถานการณ์แบบเห็นหน้ากัน
องค์ประกอบสําคัญของข้อเสนอแนะการสนทนาที่มีประสิทธิภาพ
ข้อเสนอแนะการสนทนาที่มีประสิทธิภาพได้รับการปรับปรุงโดยองค์ประกอบสําคัญต่างๆ ที่ส่งเสริมการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันและการมีปฏิสัมพันธ์ที่แท้จริง นี่คือองค์ประกอบสําคัญ:
01. สภาพแวดล้อมการสื่อสารแบบเปิด
การสร้างบรรยากาศที่เปิดกว้างและครอบคลุมเป็นสิ่งสําคัญสําหรับคําติชมการสนทนาที่มีความหมาย เมื่อผู้คนรู้สึกสบายใจและมีกําลังใจพวกเขามีแนวโน้มที่จะแบ่งปันความคิดและความคิดอย่างเปิดเผย ในการสร้างการสื่อสารแบบเปิด:
- สร้างบรรยากาศที่สนับสนุนการสนทนาแบบเปิด
- กระตุ้นให้ผู้คนแบ่งปันโดยไม่ต้องกลัวการตัดสิน
- ใช้ภาษาที่ครอบคลุมและหลีกเลี่ยงคําศัพท์ทางเทคนิค
02. การตั้งคําถามอย่างรอบคอบ
การถามคําถามที่รอบคอบเป็นสิ่งสําคัญสําหรับการได้รับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าระหว่างการสนทนา เมื่อต้องการทําสิ่งนี้:
- ถามคําถามปลายเปิดที่เกี่ยวข้อง
- ค้นหาคําตอบโดยละเอียดเพื่อข้อมูลเชิงลึกที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น
- เน้นคําถามเกี่ยวกับประสบการณ์และความคิดเห็นที่เฉพาะเจาะจง
03. การฟังอย่างกระตือรือร้น
การฟังอย่างกระตือรือร้นเป็นส่วนสําคัญในการให้ข้อเสนอแนะที่ดีในการสนทนา เมื่อคุณตั้งใจฟัง คุณจะแสดงความเคารพและปรับปรุงคําติชมด้วยการทําความเข้าใจสิ่งที่คนอื่นพูด
- มีส่วนร่วมในการฟังอย่างกระตือรือร้นเพื่อการสนทนาที่แท้จริง
- แสดงความเคารพด้วยการทําความเข้าใจคําตอบของผู้เข้าร่วม
- ใช้ตัวชี้นําเช่นการรับทราบและการชี้แจง
04. การโต้ตอบแบบเรียลไทม์
การโต้ตอบแบบเรียลไทม์เป็นลักษณะแบบไดนามิกของข้อเสนอแนะการสนทนาที่ก่อให้เกิดประสิทธิภาพ ช่วยให้การสนทนาดําเนินไปอย่างราบรื่นและหลีกเลี่ยงความล่าช้าในการสื่อสาร
- ส่งเสริมการสนทนาแบบไดนามิกด้วยการตอบสนองที่รวดเร็วและทันท่วงที
- ใช้แพลตฟอร์มสําหรับการสื่อสารทันที
- รักษาการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นที่มีชีวิตชีวา
05. วงจรป้อนกลับที่สร้างสรรค์
การสร้างระบบคําติชมที่เป็นประโยชน์เป็นสิ่งสําคัญสําหรับการปรับปรุงให้ดีขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป ไม่ใช่แค่การรวบรวมความคิดเห็นเท่านั้น มันเกี่ยวกับการใช้มันเพื่อทําการปรับปรุงในทางปฏิบัติ เมื่อต้องการทําสิ่งนี้:
- สร้างวงจรป้อนกลับเพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
- อธิบายว่าข้อเสนอแนะจะถูกนําไปใช้เพื่อการปรับปรุงที่เป็นรูปธรรมอย่างไร
- แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
06. ความชัดเจนและความโปร่งใส
การสื่อสารที่ชัดเจนและเปิดกว้างเป็นสิ่งสําคัญสําหรับการสร้างความไว้วางใจในคําติชมระหว่างการสนทนา ดังนั้น:
- ส่งเสริมความไว้วางใจผ่านการสื่อสารที่เปิดเผยและซื่อสัตย์
- อธิบายวัตถุประสงค์และประโยชน์ของข้อเสนอแนะอย่างชัดเจน
- ให้รายละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการแสดงความคิดเห็นสําหรับบริบทและความสําคัญ
ประเภทของข้อเสนอแนะการสนทนา
ข้อเสนอแนะการสนทนาในรูปแบบต่างๆ มีบทบาทที่แตกต่างกันในการส่งเสริมการสื่อสารและความเข้าใจ ลองสํารวจประเภทที่สําคัญบางอย่าง:
01. ข้อเสนอแนะในเชิงบวก
คําติชมที่ซาบซึ้งหรือเป็นบวกเป็นวิธีแสดงความขอบคุณและชื่นชมงานหรือการกระทําของใครบางคน โดยเน้นส่วนที่ดีของสิ่งที่พวกเขาทําและกระตุ้นให้พวกเขาทํางานที่ดีต่อไป
ตัวอย่างเช่น “การอุทิศตนให้กับโครงการของคุณไม่ได้ถูกมองข้าม ขอบคุณสําหรับการทํางานหนักและความมุ่งมั่นสู่ความเป็นเลิศ ติดตามความพยายามที่ยิ่งใหญ่!”
02. การวิจารณ์ที่สร้างสรรค์
การวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์เป็นข้อเสนอแนะเชิงสนทนาประเภทหนึ่งที่ให้คําแนะนําที่เป็นประโยชน์สําหรับการปรับปรุง ชี้ให้เห็นแง่มุมเฉพาะของพฤติกรรมหรือประสิทธิภาพที่สามารถปรับปรุงได้และให้คําแนะนําที่เป็นประโยชน์สําหรับการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวก
ตัวอย่างเช่น หากมีคนพูดว่า “งานนําเสนอของคุณดี ให้ลองเพิ่มภาพเพิ่มเติมเพื่อให้ผู้ชมมีส่วนร่วม” การเปลี่ยนแปลงนี้อาจสร้างผลกระทบโดยรวมที่ใหญ่ขึ้น
03. ข้อเสนอแนะการประเมิน
ข้อเสนอแนะการประเมินจะประเมินอย่างเป็นทางการว่าใครบางคนทําหรือประพฤติตัวดีเพียงใด อาจรวมถึงการให้คะแนนหรือคะแนนตามปัจจัยเฉพาะ โดยให้การประเมินที่มีโครงสร้าง
ตัวอย่างเช่น: “คุณทําได้ดีมากในโครงการ ฉันประเมินงานของคุณโดยใช้เกณฑ์ที่แตกต่างกัน และความทุ่มเทและความรอบคอบของคุณโดดเด่นจริงๆ”
04. ข้อเสนอแนะการฝึกสอน
คําติชมการฝึกสอนได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยเหลือบุคคลในการบรรลุเป้าหมายเฉพาะโดยให้คําแนะนําและการสนับสนุน เป็นข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์ซึ่งส่งเสริมการพัฒนาทักษะและกระตุ้นการกระทําที่นําไปสู่ความสําเร็จ
ตัวอย่างเช่น “เพื่อให้บรรลุเป้าหมายในอาชีพของคุณ ให้พัฒนาทักษะความเป็นผู้นําของคุณ ฉันจะให้คําแนะนําและการสนับสนุนเพื่อช่วยให้คุณประสบความสําเร็จในด้านนี้”
05. ข้อเสนอแนะการปรับปรุง
ข้อเสนอแนะการปรับปรุงจะได้รับเมื่อมีปัญหาในพฤติกรรมหรือประสิทธิภาพ จําเป็นเมื่อมีคนไม่เป็นไปตามความคาดหวังช่วยให้พวกเขาทําการเปลี่ยนแปลงที่จําเป็นให้ดีขึ้น
ตัวอย่างเช่น “ผลงานล่าสุดที่คุณส่งมาไม่เป็นไปตามมาตรฐาน เรามาพูดคุยกันถึงจุดที่ต้องปรับปรุงและร่วมมือกันแก้ไข”
06. ข้อเสนอแนะที่รอบคอบ
ข้อเสนอแนะที่รอบคอบกระตุ้นให้ผู้คนคิดเกี่ยวกับการกระทําและพฤติกรรมของพวกเขา ซึ่งรวมถึงการถามคําถามที่ส่งเสริมการไตร่ตรองตนเอง ช่วยให้บุคคลเข้าใจทางเลือกและการตัดสินใจของตนได้ดีขึ้น
ตัวอย่างเช่น “พิจารณาว่าคุณจัดการกับการประชุมอย่างไร อะไรเป็นไปอย่างราบรื่นและอะไรจะดีขึ้น? การไตร่ตรองสิ่งเหล่านี้สามารถปรับปรุงปฏิสัมพันธ์ในอนาคตได้”
ประโยชน์ของการให้ข้อเสนอแนะการสนทนา
คําติชมเชิงสนทนามีข้อดีหลายประการสําหรับองค์กร โดยให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าและส่งเสริมการโต้ตอบที่มีความหมาย มาสํารวจประโยชน์ที่สําคัญกัน:
- ส่งเสริมการสื่อสารที่ซื่อสัตย์: คําติชมเชิงสนทนาเป็นประโยชน์ต่อองค์กรโดยได้รับคําติชมที่แท้จริงเพื่อทําความเข้าใจความรู้สึกและมุมมองที่ดีขึ้น
- เสริมสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า: การพูดคุยกับลูกค้าของคุณและรับคําติชมจะช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับพวกเขาและรักษาความสัมพันธ์ของคุณได้
- ช่วยเพิ่มความเข้าใจในความต้องการของลูกค้า: การมีส่วนร่วมในการสนทนาเกี่ยวกับคําติชมช่วยให้องค์กรเข้าใจสิ่งที่ลูกค้าหรือพนักงานต้องการได้อย่างเต็มที่
- แสดงให้เห็นถึงการตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้า: แบบฟอร์มคําติชมการสนทนาสะท้อนให้เห็นถึงความทุ่มเทในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าว่าข้อมูลของพวกเขามีความสําคัญและได้รับการพิจารณา
- เพิ่มการมีส่วนร่วมและการมีส่วนร่วม: คําติชมจากการสนทนาจะเพิ่มอัตราการมีส่วนร่วม เนื่องจากผู้คนมีแนวโน้มที่จะเข้าร่วมการสนทนาอย่างแข็งขัน
ความท้าทายของข้อเสนอแนะการสนทนา
แม้ว่าข้อเสนอแนะในการสนทนาจะมีข้อดีหลายประการ แต่ก็มาพร้อมกับความยากลําบากในตัวเอง การเอาชนะความท้าทายเหล่านี้เป็นสิ่งสําคัญสําหรับองค์กรที่ต้องการใช้ประโยชน์สูงสุดจากวิธีการป้อนกลับแบบโต้ตอบนี้ ลองดูความท้าทายที่สําคัญบางประการ:
- องค์กรอาจพบว่าเป็นการยากที่จะจัดการเวลา ทรัพยากร และบุคคลสําหรับการสนทนาส่วนบุคคล ซึ่งอาจส่งผลต่อความง่ายในการขยาย
- คําติชมจากการสนทนามีความเสี่ยงที่การสนทนาจะออกนอกลู่นอกทางจากจุดสนใจหรือเป้าหมายที่ตั้งใจไว้
- การดําเนินการที่ประสบความสําเร็จขึ้นอยู่กับความสามารถในการฟังอย่างมีประสิทธิภาพและตีความการตอบสนองที่เหมาะสม
- การสร้างแบบฟอร์มคําติชมการสนทนาสําหรับการสนทนาจําเป็นต้องมีวิธีการที่รอบคอบในการทําความเข้าใจและจัดการกับความกังวลและมุมมองของผู้เข้าร่วม
- ผู้ใช้ต้องการทักษะการใช้เหตุผลเชิงตรรกะที่ดีเพื่อสร้างคําถามที่ทํางานได้ดี
- การรวบรวมความคิดเห็นผ่านการสนทนาอาจนําไปสู่ความกังวลเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องรับมือกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
ผลกระทบของคําติชมเชิงสนทนาต่อการมีส่วนร่วมของพนักงาน
การพูดคุยกับพนักงานและให้ข้อเสนอแนะเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทําให้พวกเขามีส่วนร่วมในที่ทํางาน อย่างไรก็ตาม บางครั้งผู้นําไม่ได้ให้ข้อเสนอแนะที่เฉพาะเจาะจงแก่พนักงานเพียงพอ ซึ่งอาจทําให้มีประสิทธิภาพน้อยลง
พนักงานที่ทําได้ดีแต่ไม่ได้รับการยอมรับอาจไม่รู้ว่าพวกเขาทํางานได้ดีหรือไม่ นอกจากนี้ พนักงานจะไม่รู้ว่าจะเปลี่ยนแปลงอะไรหากผู้นําไม่พูดอย่างชัดเจนว่าต้องปรับปรุงอะไร
เมื่อผู้คนได้รับคําชมโดยทั่วไปว่าทําดีพวกเขาอาจไม่รู้ว่าพวกเขาทําอะไรถูกต้องหรือจะทําอย่างไรอีกครั้ง ในทางกลับกันข้อเสนอแนะที่ไม่ชัดเจนสําหรับการปรับปรุงอาจเป็นเรื่องยากที่จะเข้าใจทําให้ยากสําหรับผู้คนที่จะรู้ว่าสิ่งที่พวกเขาต้องทําให้ดีขึ้น
การทําซ้ําเป็นสิ่งสําคัญสําหรับการเปลี่ยนความคิดเห็นให้เป็นการกระทํา เมื่อให้ข้อเสนอแนะในการสนทนาและโต้ตอบ จะช่วยเสริมข้อความ ทําให้มีแนวโน้มที่จะนําไปสู่การเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมที่มีความหมายมากขึ้น
การปรับปรุงข้อเสนอแนะการสนทนาด้วย QuestionPro
QuestionPro เป็นแพลตฟอร์มแบบสํารวจและข้อเสนอแนะออนไลน์ สามารถมีบทบาทสําคัญในการอํานวยความสะดวกในการแสดงความคิดเห็นเชิงสนทนาในบริบทต่างๆ นี่คือวิธีการใช้ QuestionPro:
- การออกแบบแบบสํารวจแบบโต้ตอบ: Questionpro ช่วยให้คุณสร้างแบบสํารวจที่เหมือนกับการสนทนาจริงแบบโต้ตอบและไดนามิก ด้วยตัวเลือกต่างๆ เช่น ตรรกะการแตกแขนงและเนื้อหาแบบไดนามิก คุณสามารถสร้างแบบสํารวจที่ให้ความรู้สึกเป็นธรรมชาติและกระตุ้นให้ผู้คนมีส่วนร่วม
- การรวบรวมข้อเสนอแนะแบบเรียลไทม์: แพลตฟอร์มนี้รองรับการรวบรวมคําติชมแบบเรียลไทม์ผ่านช่องทางต่างๆ เช่น แบบสํารวจบนเว็บ แบบสํารวจบนมือถือ และแบบสํารวจทางอีเมล สิ่งนี้ช่วยให้คุณรวบรวมข้อเสนอแนะได้อย่างรวดเร็วทําให้การสนทนารวดเร็วและมีความเกี่ยวข้องมากขึ้น
- เส้นทางคําติชมส่วนบุคคล: QuestionPro ช่วยให้คุณสร้างเส้นทางคําติชมส่วนบุคคลโดยใช้ตรรกะขั้นสูงและคุณสมบัติการปรับแต่ง ช่วยให้คุณปรับแต่งคําถามที่สอดคล้องกับคําตอบก่อนหน้านี้ ซึ่งคล้ายกับการสนทนาส่วนบุคคล
- การรวมข้อเสนอแนะหลายช่องทาง: QuestionPro ช่วยรวบรวมข้อเสนอแนะจากแหล่งต่างๆ เช่น โซเชียลมีเดีย เว็บไซต์ และการโต้ตอบแบบตัวต่อตัว วิธีการที่ครอบคลุมนี้ทําให้แน่ใจว่าคุณสามารถรวบรวมคําติชมจากสถานที่และการสนทนาต่างๆ
- การวิเคราะห์ความเชื่อมั่น: เครื่องมือวิเคราะห์ความรู้สึกของ QuestionPro สามารถช่วยคุณตีความน้ําเสียงทางอารมณ์ของคําตอบได้ สิ่งนี้ช่วยให้เข้าใจความรู้สึกในข้อเสนอแนะการสนทนาและให้ข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมว่าผู้ตอบรู้สึกอย่างไร
- การผสานรวมกับเครื่องมือการทํางานร่วมกัน: QuestionPro ให้คุณเชื่อมต่อกับเครื่องมือการทํางานร่วมกันเพื่อแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับคําติชมได้อย่างง่ายดาย สิ่งนี้ส่งเสริมการทํางานเป็นทีมและการกระทําตามข้อเสนอแนะที่ได้รับในการสนทนา
บทสรุป
ข้อเสนอแนะการสนทนาต้องมีความชัดเจนและแม่นยําเกี่ยวกับบางหัวข้อ เมื่อพูดถึงข้อเสนอแนะเป้าหมายหลักควรช่วยให้ผู้คนปรับปรุงหรือบรรลุเป้าหมาย ซึ่งหมายความว่าไม่เพียง แต่ระบุจุดที่ต้องปรับปรุง แต่ยังเสนอข้อเสนอแนะเชิงบวกสําหรับการพัฒนาส่วนบุคคลและวิชาชีพ
การตั้งค่าแบบสํารวจความคิดเห็นเชิงสนทนาต้องให้ความสนใจกับข้อจํากัดด้านเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องรับมือกับคําตอบจํานวนมาก การบรรลุความสมดุลที่เหมาะสมในการสนทนาความคิดเห็นของลูกค้าแบบโต้ตอบอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย เนื่องจากมีความเสี่ยงที่โดดเด่นของการอภิปรายที่หลงทางจากจุดสนใจหรือเป้าหมายที่ตั้งใจไว้
เป็นสิ่งสําคัญสําหรับองค์กรในการจัดการกับความท้าทาย แม้ว่าจะมีข้อได้เปรียบที่สําคัญ แต่การจัดการกับความซับซ้อนของข้อเสนอแนะแบบโต้ตอบ เช่น แบบสํารวจการสนทนาและการสนทนาข้อเสนอแนะเป็นประจํา จําเป็นต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบสําหรับองค์กรที่มีเป้าหมายเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากแนวทางแบบไดนามิกนี้
QuestionPro ช่วยให้องค์กรรวบรวมข้อเสนอแนะในลักษณะการสนทนาทําให้เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มการมีส่วนร่วมและรับข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าสําหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
