Halefiyet planlaması, şirketinizin geleceği için bir yedekleme planıdır. Kilit bir kişi yeterli uyarıda bulunmadan istifa ettiğinde, kuruluş zor bir duruma düşebilir. Uzun süreli çalışanların bile her an işten ayrılmalarına izin verilmektedir.
Küçük işletmeler, özellikle çok fazla sorumluluğu olan yüksek performanslı çalışanlarını kaybetme konusunda savunmasızdır. İşletmenizi korumak ve kilit bir çalışan ayrılsa bile çalışmaya devam edebileceğinden emin olmak için, bir şirketin her iş için bir halefiyet planına ihtiyacı vardır.
Bir halefiyet planı oluşturmak, firmanızın liderlik değişikliklerini sorunsuz bir şekilde ele almasına yardımcı olabilir. Moralinizi yükseltebilir ve ekibinizi gelecekteki iş sorunlarına hazırlayabilir.
Yenisine ihtiyacınız olana kadar beklemeyin. Karıştırırsanız yanlış kişiyi seçebilirsiniz. Personelinizi hazırlamak için halefiyet planlama kılavuzunun tamamına bakalım.
Halefiyet planlaması nedir?
Yedekleme planlaması, gelecekteki liderlik rolleri için yüksek potansiyelli personelin belirlenmesi ve hazırlanmasına yönelik kasıtlı bir süreçtir. Şirketinizin yetenek hattının geliştirilmesine ve korunmasına yardımcı olarak açık liderlik pozisyonlarını hızlı bir şekilde doldurmanıza olanak tanır.
Her şey belirli bir iş tanımı ve pozisyonu tamamlamak için gereken beceri, yetenek ve kişilik özelliklerinin bir listesi ile başlar. Bir halefiyet planı uygulayarak, erken haber vermemiş olsanız bile, bir kişi ayrılır ayrılmaz önemli işleri değiştirmeye başlayabilirsiniz.
En iyi halefiyet planları dinamik, nefes alan, düzenli olarak incelenen ve güncellenen yapılardır.
Bu, başladıktan sonra da devam etmeniz gereken bir süreçtir. Bu, herkesin yolunda gittiğinden emin olmak ve şirket içinde herhangi bir ayarlama veya hareket olup olmadığını kontrol etmek için firmanızın her yıl gözden geçirmesi gereken bir şeydir.
Bu, ustalaşmak için başvuracağınız rehberdir. Bu yönergeleri izleyin:
Etkili bir halefiyet planı nasıl oluşturulur?
İşte liderlik değişimlerini sorunsuz bir şekilde ele almanıza yardımcı olacak halefiyet planları yazmak için atabileceğiniz bazı adımlar:
İşbirliği çok önemli
Planınızın etkinliğini artırmak için bir yaklaşım olarak diğer liderlik ekibi üyelerini de planınıza dahil edin. Muhtemelen personelinizden bazılarını sizden daha iyi tanıyorlardır, bu nedenle hangi adayların başarılı olma şansının daha yüksek olduğu konusunda tavsiyelerde bulunabilirler.
Birkaç potansiyel aday bulun
İşletme sahipleri sıklıkla şirketlerini çocuklarına veya bir iş ortağına bırakmaya karar verirler. Bu tartışmasız akıllıca bir seçim olsa da, bir şeylerin ters gitmesi ihtimaline karşı bir veya daha fazla yedek aday da seçmelisiniz. Her açık pozisyon için iki veya üç kişi seçilirse, bir rol asla doldurulmamış olmayacaktır.
Etkili bir format seçin
Halefiyet planları çeşitli şekil ve boyutlarda olabilir. Bazı işletme sahipleri çok sayfalı belgeler oluştururken, diğerleri basit bir çizelge tutmayı tercih eder. Şirketinizin liderlik ekibinin benzersiz yapısı, planınızın ne kadar zor olacağını sıklıkla etkiler. Derinlemesine bir çalışma yaparak ve çeşitli örneklere bakarak iş stratejinize en uygun halefiyet planı formatını seçebilirsiniz.
Şirketinizin değerini tanımlayın
İşletmenizin değerini hesaplamak, halefiyet planını sıklıkla destekleyen çok önemli bir girişimdir. Kendi net değerinizi belirlemek için emekli olmadan önce şirketinizin değerini belirlemelisiniz. Emekli olduğunuzda şirketinizi satmayı düşünüyorsanız, değerinin farkında olmak da çok önemlidir.
Finansmanı analiz edin
Halefiyet planınız şirketinizi başka birinin satın almasını veya yönetmesini gerektiriyorsa, bunu karşılayabileceklerinden emin olun. Mali açıdan yetersiz bir kişinin şirketinizi devralması, gelir kaybına veya belki de iflasa neden olabilir. Bazı işletme sahipleri bu sorunu, halefi, devir sırasında halefin borç alacağını veya belirli varlıkları tasfiye edeceğini belirten bir alım-satım sözleşmesi imzalamaya zorlayarak çözmektedir.
Etkili yedekleme planlamasının bileşenleri
Halefiyet planlaması, bir şirket veya kuruluşta yükselecek nitelikli kişileri bulma sürecidir. İşletmeler bu kişileri erkenden bulurlar, böylece bir sonraki işleri için onları iyi eğitebilirler.
Çoğu şirketin, genellikle CEO, CFO veya Başkan’dan oluşan üst düzey ekibini değiştirme planları vardır. Bölge başkanları, müdürler ve diğer kilit pozisyonlar başka bir yedekleme planının parçası olarak değiştirilecektir. Halefiyet planlama sürecinin çeşitli bileşenleri vardır. Bu şeyler:
Kilit pozisyonların belirlenmesi
Halefiyet planlaması, şirketteki hangi kilit rollerin ve pozisyonların planlanması gerektiğini belirlemekle başlar. Çoğu zaman bu işler liderlik pozisyonları veya işin ne kadar iyi gittiğini büyük ölçüde etkileyen işlerdir.
Yetenek değerlendirmesi
Kilit pozisyonları belirledikten sonra, bir sonraki adım halihazırda şirkette bulunan yeteneklere bakmaktır. Bu, insanları gelecekte lider olmaya hazır olup olmadıklarını görmek için becerilerine, bilgilerine ve yeteneklerine göre değerlendirmek anlamına gelir.
Gelişim ve eğitim
Potansiyel halefler bulunduğunda, becerilerini geliştirmeleri ve gelecekteki liderlik geliştirme rollerine hazırlanmaları için ihtiyaç duydukları gelişim ve eğitim verilmelidir. Bu, resmi eğitim programları, iş rotasyonları, koçluk ve bir mentora sahip olmayı içerebilir.
Yedekleme havuzu
Halefiyet planlamasının işe yaraması için, görevi devralabilecek güçlü bir insan havuzuna sahip olmanız gerekir. Bu, kilit işleri devralabilecek kişilerin bir listesini yapmak anlamına gelir, böylece zamanı geldiğinde birden fazla kişi sorumluluğu üstlenmeye hazır olur.
Performans yönetimi
Performans yönetimi, etkili bir yedekleme planlama stratejisinin kilit bir parçasıdır. Performans değerlendirmeleri ve düzenli olarak verilen geri bildirimler, yüksek potansiyele sahip çalışanların bulunmasına ve zaman içindeki gelişimlerinin takip edilmesine yardımcı olur. Aynı zamanda kurumların performans açıklarını ele almasına ve büyüme için hedeflenmiş fırsatlar sunmasına olanak tanır.
Bilgi transferi
Bilgi transferi, özellikle de bir patronun yerine yenisi geçecekse, halefiyet planlamasının önemli bir parçasıdır. Bu, sıradaki kişinin işini iyi yapması için ihtiyaç duyacağı önemli bilgi, beceri ve deneyimlerin yazılması ve saklanması anlamına gelir.
İletişim ve şeffaflık
Yedekleme planlamasının işe yaraması için açık bir konuşma ve dürüstlük olmalıdır. Çalışanlar, şirketin yeni nesil liderler için nasıl plan yaptığını, bu kişilerin nasıl seçildiğini ve hangi büyüme ve terfi fırsatlarının mevcut olduğunu bilmelidir.
Sürekli değerlendirme ve ayarlama
Halefiyet planlaması, düzenli olarak değerlendirilmesi ve değiştirilmesi gereken devam eden bir süreçtir. Kuruluşlar, değişen iş ihtiyaçlarına, yetenek mevcudiyetine ve yeni liderlik gereksinimlerine ayak uydurduklarından emin olmak için yedekleme planlarını düzenli olarak gözden geçirmeli ve değiştirmelidir.
Halefiyet planlama süreci
Yedekleme planlaması, kuruluşunuzda geleceğin liderlerini belirlemek ve yetiştirmek için her şeyi kapsayan bir yaklaşımdır – sadece en tepede değil, tüm seviyelerdeki kilit pozisyonlarda. Terfi için yüksek potansiyelli personele sahip olmak, şirketinizin her durumda elini taşın altına koymasını sağlar.
İşte işletmenizin halefiyet planlama sürecini başlatmak için yedi öneri.
1. Bir strateji ile hazırlıklı olun
Bu aşama, yedekleme planınızın hedeflerini belirlemek ve tüm paydaşlarla uyum sağlamak için çok önemlidir. Bu, bazı durumlarda stratejik hedefleri tartışmak için bir yönetim kurulu toplantısı gerektirebilir. Diğer pek çok kişi için, icra kurulu başkanı ile yapılacak bir görüşmede halefte aranan niteliklerin ana hatlarının belirlenmesi gerekecektir.
Sizden sonraki aşama için hazırlıklı olacaksınız:
- Bir halefin ihtiyaç duyacağı pozisyonları, sorumlulukları, temel yetenekleri ve deneyimi tanımlayın.
- Ekibinizin üyelerinden veya ağınızdaki uzmanlardan yukarıdakiler hakkında veri ve girdi toplayın.
- Şirketinizin gereksinimlerini tahmin edin. Çalışan devir hızı, emeklilik tarihleri, ücretlendirme planları ve yönetim eğitimindeki modelleri göz önünde bulundurun.
- Edindiğiniz bilgiler üzerinde düşünün ve pozisyon tanımınızı ve liderlik modellerinizi güncelleyin. Potansiyel müşterileri aramaya başlamadan önce, ne istediğinizi açıkça bilmelisiniz.
2. Halefiyet için bir aday
Yedekleme planlarını ve iş tanımlarını yaptığınıza göre artık aday bulmaya hazırsınız. Yönteminizin takip edilmesinin kolay olduğundan ve çok fazla önyargı içermediğinden emin olun. İK ekibinden yardım almak faydalı olabilir. İç adayların ilgisini çekmek ve süreci kolaylaştırmak için ihtiyacınız olan araçları size sağlayabilirler.
Adayları seçmek için şunları yapabilirsiniz:
- Başkalarını yetiştirebilecek, görevleri tamamlayabilecek, şirketin misyonunu desteklemek için harekete geçebilecek ve iyi liderlik edebilecek kişileri arayın.
- Mülakatlar yaparak, anketler geliştirerek ve odak grupları oluşturarak her adayın hedefleri, mizacı ve potansiyeli hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.
- Katılım sağlamak ve sürece kimlerin dahil olduğunu belirlemek için, yedekleme ve liderliğin güçlendirilmesi konusunda öneriler isteyin.
3. Planlarınızdan haberdar olmalarına izin verin.
Şirketlerin çalışanlarını yedek aday oldukları konusunda bilgilendirip bilgilendirmemesi gerektiği konusu hararetli bir şekilde tartışılmaktadır. Ancak bireylere potansiyellerini anlatmak onları cesaretlendirecek ve iş güvenceleri konusunda endişelenmelerini engelleyecektir. Eğer harika bir aday gölgede kalmışsa ve başka bir yerde daha iyi bir teklif bulabileceğine inanıyorsa, gemiden atlayabilir.
Bunun yerine, işler, insanlar ve planlarla ilgili hedeflerinizi belirtin. İşler ve ilgili kişiler için beklentilerinizin net olduğundan emin olun.
4. Mesleki gelişimi geliştirmeyi hedefleyin
Çalışan işe alım ve eğitim programları kuruluşunuzda neredeyse kesinlikle mevcuttur. Aslına bakarsanız büyüme, bireylere yeni şeyler öğrenme fırsatı vermekle ilgilidir. Dar bir uzmanlık alanına saplanıp kalmaya eğilimli olan bireyler buna özellikle dikkat etmelidir.
Bir adayın bir sonraki aşamaya geçmek için ihtiyaç duyacağı özel beceri ve bilgilerin, siz bunları belirledikten sonra tespit edilmesi gerekecektir. Bir çalışanın mesleki gelişimi tipik olarak kişisel gelişim planı, düzenli geri bildirim, mentorluk veya koçluğun yanı sıra çalışan ve amiri arasındaki resmi eğitim ve iletişim ile kolaylaştırılır.
5. Halefiyet planınızı bir ön formda deneyin
Potansiyel halefler, gelişimleri hızlandıkça liderlik pozisyonları için ciddi rakipler haline gelecektir. Bu, anlayışlarını değerlendirmek ve onları işin farklı yönleriyle tanıştırmak için deneme çalışmalarına başlamak için mükemmel bir andır.
Adaylar, iyi liderliğin nasıl bir şey olduğunu öğrenebilir ve gerçek dünya senaryolarına maruz bırakılarak şirketin daha geniş hedefleri hakkında fikir sahibi olabilirler. Başvuru sahiplerini dahil etmek için birçok yöntem vardır; sadece pozisyon için en mantıklı olanı seçin.
6. Yedekleme planınızı işe alım planınızla entegre edin
Bir noktada olası bir başvuru sahibine teklifte bulunmanız gerekecektir. Ve onların yerini alacak başka birini bulmanız gerekecek. Neyse ki, halef, yeni liderlik yeteneklerini, yerini alacak kişinin mülakatına ve eğitimine yardımcı olmak için kullanabilir. Bu, daha düşük seviyeli bir çalışan veya yeni işe alınan biri olabilir.
Sonuç olarak, haleflerin sorumluluklarını hesaba katmak için işe alım yaklaşımınızı değiştirmeniz çok önemlidir. Stratejiniz onlar olmadan iyi işlemeyecektir; çalışanları boşluğu doldurmak için koşuşturacaktır.
7. Gelecekteki haleflerinizi hayal etmek
Yeni bir işi kabul ederseniz veya emekli olursanız, pozisyonunuzun doldurulması gerekebilir. İşinizi şirketinizin başarılı halefiyet planına dahil edin. Liderliği kim üstlenecek? Bu kişinin geçiş sürecine hazırlanmasına yardımcı olmak için bugün ne yapabilirsiniz?
Bu çok katmanlı, zor bir prosedür. Ancak değişim gelecektir. Halefiyet planını kutlayın. Bu, çalışanlara kuruluşunuzun mükemmel liderliğe ve kariyer gelişimine değer verdiğini gösterir.
Bazen kademeli bir değişim gereklidir. Aile bağları, duygular ve bağlantılı geçmiş nedeniyle aile şirketleri halefiyet planlaması konusunda zorlanır. İş taleplerine göre liderlikte sağlam bir değişim, şirketin başarısı için hayati önem taşır.
Halefiyet planlamasının faydaları
Resmileştirilmiş bir halefiyet planının yürürlükte olması hem çalışanlar hem de işverenler için çeşitli açılardan faydalıdır:
- Çalışanlar, terfi ve hatta sahiplik olasılığının farkında olduklarında güçlenme ve iş mutluluğu artabilir.
- Çalışanların kariyer gelişimi, gelecek fırsatlar için bir strateji olduğunu bilmeleri ile desteklenir.
- Yönetim halefiyet planlamasına bağlı olduğundan, yöneticiler bilgi ve becerileri aktarmak için personel üyelerine koçluk yapacaktır.
- Gelecek vaat eden çalışanların değeri yönetim tarafından daha iyi takip edilir, böylece açık pozisyonlar oluştukça içeriden doldurulabilir.
- Çalışanlar ve yönetim, şirketin inançları ve vizyonu hakkında iletişim kurmak için daha donanımlıdır.
- İş gücünün önemli bir kısmı emekli olduğunda, yeni nesil üst düzey liderlere ihtiyaç duyulur.
- Halka açık şirketlerin hissedarları etkili bir halefiyet planlamasından, özellikle de gelecek CEO’nun halihazırda aktif olarak iş faaliyetlerine katılması ve giden CEO’nun ayrılmasından yıllar önce saygınlık kazanması durumunda fayda sağlar. Net bir halefiyet planı varsa, CEO emekli olduğunda yatırımcılar şirketin hisselerini satmayacaktır.
Sonuç
Bunlar, halefiyet planlaması sürecine yaklaşırken gerekli olan temel aşamalardan bazılarıdır. Bununla birlikte, yedekleme planlamasının ne zaman, neden ve nerede uygulanacağını anlamak yönetimin sorumluluğundadır.
Çok uzun süre bırakılırsa, tüm prosedür çok daha az etkili hale gelebilir. Daha büyük ve daha başarılı olmayı hedefleyen her firmanın doğru bir halefiyet planlaması yapması şarttır.
Etkili bir şekilde yapıldığında, yedekleme planlaması bir firmaya rekabet avantajı sağlar ve çalışanlarını eğitip geliştirerek konumunu güçlendirir.
Yedekleme planlamasına başlamak istiyorsanız, çalışanlarınız hakkında ilgili ölçümler ve içgörüler sağlayarak en iyi değişim türünü elde etmenize yardımcı olabilecek bir kültür ve çalışan deneyimi anketi ve analiz platformu olan QuestionPro Workforce’a göz atın.
