Kayıtlar ve belge yönetimi, bir işletmenin günlük operasyonları için gereklidir. İşinizi düzenli tutmanın ve kolay yürütmenin büyük bir parçasıdır. Ancak işletmeler genellikle kayıt yönetimini göz ardı eder.
Kayıtların yönetilmesi, işletmenizin en önemli belgelerini düzenlemesine, güvende tutmasına, izlemesine, denetlemesine ve gözden geçirmesine ve artık ihtiyaç duyulmadığında güvenli bir şekilde imha etmesine yardımcı olabilir.
Bu blogda, bir kaydı yönetmenin ne olduğunu, sürecini ve en iyi uygulamaları tartışacağız. Hadi başlayalım.
Kayıt Yönetimi Nedir?
Kayıt yönetimi, proje kayıtlarının takip edilmesi ve doğru şekilde saklanması sürecidir. Proje kayıtlarını düzenleyen, planlayan ve takip eden bir sistemdir, böylece insanlar bunlara erişebilir ve gelecekte bunları kullanabilir. Kayıtlar, proje için önemli olan ve projeyi yönetmek için takip edilmesi gereken ayrıntıların listesidir.
Kayıt yönetimi hakkında düşündüğünüzde, ne tür bilgilerin tutulması ve nasıl tutulması gerektiğine karar vermeniz gerekir. Kayıtları nasıl ele alacağınızı ve toplayacağınızı ve ne kadar süreyle saklanmaları gerektiğini bilmeniz gerekir. İmha veya koruma kayıtlarının da dış olaylarla ilgisi vardır.
Kayıt Yönetimi Süreci
Kayıt yönetimi süreci, bir kaydın oluşturulmasından imha edilmesine veya bir arşivde saklanmasına kadar olan yaşam döngüsüdür. Burada, kayıt yönetimi sürecinin adımlarını inceleyeceğiz:
- Kayıt tanımlama ve kategorize etme
Kayıtların tanımlanması ve sınıflandırılması, yönetilmesi gereken önemli belge ve bilgilerin belirlenmesini ve türlerine, içeriklerine ve önemlerine göre kategorize edilmesini gerektirir.
- Kayıtların tutulması ve düzenlenmesi
Bu adım, kayıtların saklanması için uygun bir yer bulunmasını ve kolay erişilebilir ve geri alınabilir olacak şekilde düzenlenmesini gerektirir. Fiziksel dosyalama sistemleri, dijital veri tabanları veya ikisinin bir kombinasyonunu kullanmayı içerebilir.
- Kayıtların muhafazası ve korunması
Kayıtların muhafazası ve korunması, kayıtların güvenli ve emniyetli bir şekilde tutulmasını ve ihtiyaç duyuldukları sürece kullanılabilir olmalarını sağlamayı gerektirir. Koruyucu depolama malzemelerinin kullanılması, düzenli yedekleme yapılması ve hasar veya kayıpları önlemek için başka önlemler alınması gerekebilir.
- Kayıtların elde edilmesi ve kullanılması
Kayıt yönetiminin bu adımı, ihtiyaç duyanlara kayıtlara erişim izni verilmesini ve kayıtların gerektiğinde erişilebilir ve kullanılabilir olmasını sağlamayı gerektirir. Kayıtların kullanımı, insanların ihtiyaç duydukları bilgileri bulmalarına yardımcı olacak arama araçları, dizinler ve diğer araçları içerebilir.
- Belgelerin imhası
Bu adım, güncelliğini yitirmiş kayıtların yürürlükteki yasa ve yönetmeliklere uygun olarak imha edilmesini sağlar. Bu, kağıt kayıtların parçalanması, elektronik kayıtların silinmesi veya diğer imha yöntemlerini içerebilir.
Kayıt yönetiminin en iyi uygulamaları
Bazı kayıtlar her işletme için kritik öneme sahiptir. Gelecekte etkili bir şekilde çalışmak için bunları saklamalıdırlar. Aşağıda kayıtların yönetilmesi için en iyi uygulamalar yer almaktadır:
- İş hedeflerinizi tanımlayın
Her kuruluş kendi kayıtlarıyla ne yapması gerektiğine karar vermelidir. Bu, halihazırda mevcut olan depolama sistemlerine bakmak ve bunların nasıl kullanıldığını anlamak anlamına gelir. Gelecekte neye ihtiyaç duyulacağını anlamaya yardımcı olur.
Kayıtların yönetilmesi, kayıtların oluşturulması, imha edilmesi ve kayıtlardan kurtulmaya yönelik açık adımlar içermelidir. Süreç, işletmelerin doğru yasal kayıtları yapmasını sağlar. Ayrıca, şirketlerin kayıtları tutma kurallarına göre tutmalarına yardımcı olur.
- Kayıtlarınızı Sistematik Olarak Tanımlama ve Belgeleme
Kayıt yönetimi sürecinde önemli bir adım, kayıtları bulmak ve düzenlemektir. Çoğu zaman hangi kayıtların saklanması gerektiğine arşivler karar verir. Ancak genel olarak, bir şeyi kanıtlamak için kullanılabilecek her türlü kayıt her zaman saklanmalıdır. Kayıtları yönetmenin ilk karmaşık adımı, hangilerinin arşive konulacağını seçmektir.
- Kayıtlarınızı tutmak için bir program belirleme
Kayıtları tutmak için bir program oluşturmak, onları kaybetmenin maliyet ve risklerinden kaçınmanıza yardımcı olacaktır. Kayıtların ne kadar süreyle tutulması gerektiğine karar verir. İşte farklı kayıt türleri için program:
- Personel
Çalışan kayıtlarının yılda bir kez yönetilmesi yeterlidir.
- Finansal
Mali kaydın türüne bağlı olarak, program farklı süreler için ayarlanabilir. Örneğin, vergi ve muhasebe belgelerinin IRS kurallarına uygun olması için genellikle kişisel belgelere göre daha fazla zamana ihtiyacı vardır.
- Yasal
Yasal belgelerin ne kadar süreyle saklanması gerektiği, belgenin türüne ve işletmenin türüne bağlıdır.
- Kayıtların yönetilmesi için politikaların gözden geçirilmesi ve güncellenmesi
Kayıtları yönetmek için bir politika oluşturmak yeterli değildir. Şirketler, kayıtların nasıl ele alınacağına ilişkin politikalarını sık sık gözden geçirmeli ve güncellemelidir. Kayıtların doğru, kolay bulunabilir ve gizli tutulabilmesini sağlar. Tüm kayıtlar, belirlenen kayıt bakım politikası kapsamındaki bir alanda saklanmalıdır.
- Bir Kayıt Yönetimi Ekibi Oluşturma
Bir şirket bu alanda başarılı olmak için özel bir kayıt yönetimi ekibi geliştirmelidir. Ekip, tüm kayıtların takibinden ve saklanmasından sorumlu olmalıdır. Ayrıca, kayıtların ihtiyaç duyulduğu sürece güvende tutulmasını sağlamalıdırlar. Ekip ayrıca yer açmak için eski kayıtlardan kurtulmaktan da sorumlu olmalıdır.
- Ekip için Basit Bir İş Akışı Oluşturma
Kuruluşlar, kayıtları düzgün bir şekilde muhafaza etmek için bir kayıt yönetimi iş akışı oluşturmaya odaklanmalıdır. Aşağıdaki faktörleri iş akışına dahil edin:
- Verilerin alınması ve saklanması
- Verilerin şirket içinde kilit bir konumda tutulması
- Kayıt erişiminin kontrol edilmesi.
Kayıt yönetimi, organize prosedür ile sorunsuz bir şekilde işleyecektir.
- Güvenli bir yer seçme
Kayıt yönetiminin önemli bir parçası, bir kuruluşun dosyalarının nerede saklanacağını belirlemektir. Aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurarak kayıt yönetimi için iyi bir yer bulun:
- Birden fazla güvenlik katmanı olan herhangi bir yer, örneğin bir büyükelçilik alanı veya bir banka kasası.
- Dijital dosyalarınızla ilgilenen bulut bilişim hizmeti gibi bir şirket.
Doğru konum, şirket kayıtlarına istenmeyen erişimi engeller. Hassas verileri depolayan şirketler uygun bir yer seçmelidir.
- Kayıtların Takibi ve İzlenmesi
Kayıtlar sürekli olarak depolama tesislerine girip çıkmaktadır. Kayıtlar ayrıca departmanlar ve çalışanlar arasında da aktarılmaktadır. Bir izleme sistemi, iletim sırasında hiçbir dosyanın kaybolmamasını sağlamalıdır.
Günlük kurumsal faaliyetlerin kaydedilmesi, gelecekteki kararların ve süreçlerin geliştirilmesi için önemlidir. Kayıtlara erişim, şirketin doğru yolda olup olmadığını belirlemesi için gereklidir. Kayıtların takibi ve izlenmesi, kuruluşların gelecekteki başarılarına yardımcı olacaktır.
Sonuç
İşletmeler ve kişiler, etkili kayıt yönetimi sistemleri kullanarak önemli bilgilerin kolayca bulunabilmesini ve gerektiğinde bunlara ulaşılabilmesini sağlayabilir. Ayrıca, iyi bir kayıt yönetimi önemli bilgilerin kaybolmasını veya zarar görmesini önlemeye ve kuruluşların geçerli yasa ve kurallara uymasına yardımcı olabilir.
Kayıt yönetimi, iyi bir iş ve kişisel organizasyonun önemli bir parçasıdır. Verimliliği artırmaya ve riski azaltmaya yardımcı olabilir. Bu nedenle, gecikmeden, işletmenizin öne çıkması için bir tane oluşturun. Yardıma ihtiyacınız olursa QuestionPro ile iletişime geçin.
QuestionPro, kullanmak için mükemmel özelliklere sahip bir anket yazılımı ve veri yönetim platformudur. InsightHub ile verilerinizi daha iyi yönetebilir ve kullanabilirsiniz. InsightsHub araştırma kütüphanemiz gibi veri yönetimi araçlarımız da var.
Ayrıca, QuestionPro uzmanları verilerinizin yönetiminde size yardımcı olmak için her zaman hazırdır. Daha fazla bilgi edinmek için bir demo talep edin.
